技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度

合 資 電器有限公司技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度編輯日期：二零一零年十月- 可編輯修改 -技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度一、適用范圍本制度規(guī)定了技術(shù)研發(fā)中心檔案管理人員的職責(zé),以及技術(shù)檔案的建立、維護(hù)要求，規(guī)定了公司技術(shù)擋案的審查、批準(zhǔn)、復(fù)審、借閱及消毀的程序與規(guī)則。本制度適用于技術(shù)研發(fā)中心關(guān)于技術(shù)檔案管理工作。二、檔案管理崗位責(zé)任制1、分管領(lǐng)導(dǎo) (技術(shù)研發(fā)中心 )職責(zé)1.1 、組織宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和公司關(guān)于檔案工作各項規(guī)章制度。1.2 、加強(qiáng)對公司檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計劃，列入議事日程，督促各相關(guān)技術(shù)研發(fā)項目組按要求做好應(yīng)做的工作。1.3 、關(guān)心檔案工作和檔案(室)的建設(shè)與發(fā)展，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與公司各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2、檔案員職責(zé)2.1 、貫徹實施檔案法等檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹公司檔案管理制度。2.2 、對技術(shù)研發(fā)中心工作過程形成的各種擋案材料,負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和歸檔,同時負(fù)責(zé)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.3 、負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為技術(shù)研發(fā)中心的各項工作需要提供服務(wù)。2.4 、按年度向公司擋案部門報送完整且備于查詢的各類檔案統(tǒng)計材料。3、技術(shù)研發(fā)項目（小組）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)3.1 、 技術(shù)研發(fā)項目確定后， 負(fù)責(zé)配備兼職檔案管理人員，用于技術(shù)研發(fā)執(zhí)行過程中，各類檔案的收集、整理與立卷工作。3.2 、幫助兼職檔案人員解決工作中的實際困難,并不定期進(jìn)行抽查。3.3 、 組織項目小組人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行公司檔案工作的規(guī)章制度。3.4 、積極配合兼職檔案人員做好項目檔案的歸檔工作,對歸擋材料的完整性、正確性與及時性負(fù)責(zé)。3.5 、協(xié)同兼職檔案人員監(jiān)督、檢查項目執(zhí)行過程各類文件材料的立卷、整理組卷與歸檔驗收等工作。3.6 、負(fù)責(zé)檢查本項項兼職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)。4、技術(shù)研發(fā)項目兼職檔案人員職責(zé)4.1 、根據(jù)項目不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目， 合理分類存放， 同時便于日常應(yīng)用 ,堅持日常整理。4.2 、負(fù)責(zé)項目文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.3 、需要?dú)w檔的項目案卷，做到組卷合理，頁號編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要。4.4 、保管好項目應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。4.5 、主動接受公司檔案人員對項目擋案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時間向公司檔案室移交相關(guān)檔案材料。4.6 、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。4.7 、按公司檔案室的要求，對項目檔案歸擋時再次整理，并編制檢索工具。三、 檔案文件材料收集與歸檔制度收集歸檔范圍 :本公司在技術(shù)研發(fā)過程中,形成的具有保存價值的，與本公司 關(guān)系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議記錄、圖紙、登記表、獎品(獎狀)、照片、錄音帶與錄像資料等 ),都屬于技術(shù)研發(fā)中心工作過程應(yīng)收集歸檔的材料范圍。1、項目研發(fā)中心文件材料1.1 、各種技術(shù)研發(fā)項目的專業(yè)會議記錄或會議紀(jì)要。1.2 、技術(shù)研發(fā)項目工作計劃、規(guī)定、方案、總結(jié)與匯報材料。1.3 、針對技術(shù)研發(fā)工作形成的各種調(diào)查、檢查、考察報告。1.4 、向公司請示工作形成的文書。1.5 、各項決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、守則等。1.6 、科研設(shè)備、技術(shù) /工藝原圖、藍(lán)圖及文字材料。1.7 、技術(shù)研發(fā)過程中重要活動的照片、錄音/錄像資料。1.8 、上級針對公司技術(shù)研發(fā)而頒發(fā)的獎狀、獎旗及獎品等。1.9 、電報與重要的研發(fā)工作日記。3、上級文件材料3.1 、有關(guān)單位與本公司針對技術(shù)研發(fā)共同進(jìn)行工作、聯(lián)合召開會議等共同署名的文件材料。3.2 、有關(guān)單位與本公司針對技術(shù)研發(fā)而簽訂的合同、合約與協(xié)議。3.3 、有關(guān)單位與本公司涉及技術(shù)研發(fā)形成的重要來往文書。3.4 、有關(guān)單位針對技術(shù)研發(fā)下達(dá)的方針、政策性文件。4、下級文件材料4.1 、技術(shù)研發(fā)項目執(zhí)行過程中年/季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。4.2 、重要的調(diào)查 /檢查報告、典型材料、重要的請示等文件。4.3 、重要的技術(shù) /工藝原圖、藍(lán)圖及文字材料等。四、歸檔份數(shù)文字類檔案一式兩份，其中:正文與原簽發(fā)稿件各一份作為存檔使用，一份用于文件的匯編。五、歸檔方法和時間1、凡技術(shù)研發(fā)過程各研發(fā)項目形成的各類文件，由各項目專職人員負(fù)責(zé)收集， 交由綜合檔案室歸檔。2、一項工作完成時 (包括一個項目 /一個會議 /一個問題的解決等 )，由各項目專職人員負(fù)責(zé)收集，交由綜合檔案室歸檔。3、外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項活動結(jié)束時,應(yīng)即時交檔案員歸檔。4、每年一月底前 ,由技術(shù)研發(fā)中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對全年形成的各類文件，進(jìn)行全面、徹底的歸檔檢查，把上年度應(yīng)歸檔的全部文件材料移交公司檔案室。六、歸檔要求1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)由各項目負(fù)責(zé)人或兼職檔案員收集。2、正文與底稿 (簽發(fā)稿 ),主件或附件、請示與批復(fù)均一起歸檔。3、歸檔文件材料檢查注意事項與要求：檢查應(yīng)蓋公章/檢查應(yīng)有（責(zé)任）簽字/文件的標(biāo)題、內(nèi)容 /文件簽.收.發(fā)日期等。4、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿/原件，不得使用復(fù)制件替存。5、歸檔的照片、錄音 /錄像材料要有文字說明。6、凡是歸檔的文件材料 ,必須經(jīng)過初步整理，把同一個具體問題的文件材料,集中在一起，按文件的先后順序,排列形成好完整的文擋。六、檔案鑒定1、技術(shù)研發(fā)項目完成后形成的各類檔案,歸擋前的鑒定工作由技術(shù)研發(fā)中心配合公司檔案室共同進(jìn)行。2、經(jīng)確定 “ 存毀”的檔案,由技術(shù)研發(fā)中心與公司檔案室負(fù)責(zé)人共同簽字記錄,現(xiàn)場予以 “ 存毀”。3、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序， 辦好鑒定手續(xù)。七、檔案借閱管理檔案的借閱 ,應(yīng)遵守以下規(guī)定 :1、公司各相關(guān)部門借閱技術(shù)研發(fā)中心檔案，按照公司制定的檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。2、外單位來人查閱技術(shù)研發(fā)中心檔案，需公司總經(jīng)理簽發(fā)意見，否則不得抄錄或借出。3、機(jī)密、絕密檔案借閱一律需公司總經(jīng)理簽發(fā)。4、現(xiàn)場查閱各門類檔案 ,嚴(yán)禁查閱人在檔案文件材料上劃道/涂改/折卷/裁剪/拍照/撕毀等。5、經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案材料，借出時間不得超過一周，并不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用時 ,借閱人要辦續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。6、公司珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等一律不借出。7、凡私自抄錄、攝 /描繪、折散、刪刮、撕毀公司檔案等行為者,公司將嚴(yán)格按照國家檔案法 /保密法予以追究法律責(zé)任。8、按期返還借閱的檔案材料，歸擋時要認(rèn)真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。9、絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。10、發(fā)現(xiàn)有泄密擋案的事件，應(yīng)立即報告，及時追查。11、嚴(yán)禁將機(jī)密檔案文件帶回家中或在領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱檔案文件。八、現(xiàn)場（室）檔案管理1、按專業(yè)類別對檔案材料進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、 系統(tǒng)化、科學(xué)化， 以利于檔案的完全性保護(hù)。2、堅持防治結(jié)合方針，切實做好檔案的防盜/防水/防火/防潮/防鼠/防蟲/防泄密等工作，確保檔案完整安全。3、保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。4、擋案管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上/下班各檢查一次檔案的周邊環(huán)境，每月清理二次檔案柜，發(fā)現(xiàn)有紙張破損的案卷，