業(yè)務管理系統(tǒng)流程確認-V1.1.doc

XXXXXXXX業(yè)務管理系統(tǒng)流程確認1、 引言1.1、 編寫目的本報告主要對XXXXXXXXXXXX的業(yè)務管理的需求進行整理歸納，以指導后繼的系統(tǒng)開發(fā)、測試和系統(tǒng)實施工作。1.2、 功能范圍系統(tǒng)主要對公司的業(yè)務經(jīng)營過程進行管理，包括GSP流程、采購入庫流程，銷售出庫流程、財務結算流程、倉庫流程等。1.3、 需求來源說明在需求溝通過程中，南京比碩科技有限公司實施人員與XXXXXXXXXXXX相關業(yè)務部門主要業(yè)務人員進行了現(xiàn)場交流，就業(yè)務管理中的流程進行了梳理，對業(yè)務細節(jié)進行了討論，演示了時空流通企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)-供應鏈系統(tǒng)（ST-CCERP V8.3 SCM ）的標準流程，并將之與XXXXXXXXXXXX的實際情況結合，整理出以下需求。軟件以此驗收，仍然響應其他需求變化，但以雙方協(xié)商結果為準。2、 詳細流程及需求2.1、質量管理 2.1.1、首營企業(yè)管理 業(yè)務流程圖： 流程及功能說明：1) 首營企業(yè)登記：由采購人員收集相關資質文件，按模塊的要求將數(shù)據(jù)錄入進系統(tǒng)。2) 審核：采購主管、質量管理人員、經(jīng)理對錄入的首營企業(yè)的資料進行審核，如果審核不通過，該數(shù)據(jù)資料則直接返回到登記處進行修改。3) 所有審核完成后，系統(tǒng)自動生成首營企業(yè)記錄，并按錄入的資料依據(jù)往來客商的分類方案對該單位進行編碼。4) 對于首營企業(yè)資料發(fā)生變動的，相關人員可以直接提取已完成審核的首營企業(yè)記錄進行修改，修改后，自動更新首營企業(yè)記錄和供應商檔案。5) 對于直接將企業(yè)資料初裝進系統(tǒng)的，可以將該單位的數(shù)據(jù)提取出來進行首營企業(yè)流程（主要是為了完善首營企業(yè)記錄）。2.1.2、首營單位管理 業(yè)務流程圖： 流程及功能描述：1) 首營單位登記：由銷售人員收集相關資質文件，按模塊的要求將數(shù)據(jù)錄入進系統(tǒng)。2) 審核：銷售主管、質量管理人員、經(jīng)理對錄入的首營企業(yè)的資料進行審核，如果審核不通過，該數(shù)據(jù)資料則直接返回到登記處進行修改。3) 所有審核完成后，系統(tǒng)自動生成首營單位記錄，并按錄入的資料依據(jù)往來客商的分類方案對該單位進行編碼。4) 對于首營單位資料發(fā)生變動的，相關人員可以直接提取已完成審核的首營單位記錄進行修改，修改后，自動更新首營單位記錄和供應商檔案。5) 對于直接將單位資料初裝進系統(tǒng)的，可以將該單位的數(shù)據(jù)提取出來進行首營單位流程（主要是為了完善首營單位記錄）。2.1.3、首營品種管理 業(yè)務流程圖：流程及功能描述：1) 首營品種登記：由銷售人員收集相關資質文件，按模塊的要求將數(shù)據(jù)錄入進系統(tǒng)。2) 審核：采購主管、質量管理人員、經(jīng)理對錄入的首營品種的資料進行審核，如果審核不通過，該數(shù)據(jù)資料則直接返回到登記處進行修改。3) 所有審核完成后，系統(tǒng)自動生成首營品種記錄，并按錄入的資料依據(jù)商品的分類方案對該品種進行編碼。4) 對于首營品種資料發(fā)生變動的，相關人員可以直接提取已完成審核的首營品種記錄進行修改，修改后，自動更新首營品種記錄和商品檔案。5) 對于直接將品種資料初裝進系統(tǒng)的，可以將該品種的數(shù)據(jù)提取出來進行首營品種流程（主要是為了完善首營品種記錄）。2.2、采購管理 采購入庫流程：流程及功能描述：1) 采購計劃分析：作用：根據(jù)庫存、銷售業(yè)務人員的要求制定采購計劃。描述：根據(jù)庫存的上下限、合理庫存、一段時間（時間可選）的銷售情況，平均銷售量（時間段可選）；界面上顯示在途數(shù)量（已做訂單未到貨）和業(yè)務人員的要貨數(shù)量；在生成計劃前使用過濾條件決定要計劃的品種，過濾條件包括供貨商、參考標識、生成計劃的方式（低于下限補足上限，補足合理補存、補足指定時間段內(nèi)的銷售等）。采購人員對系統(tǒng)生成的計劃數(shù)據(jù)進行審定和修改，并將修改后的數(shù)據(jù)保存為采購計劃（也可以手工制作采購計劃的功能）。采購人員可根據(jù)制定好的計劃向供應商要貨。2) 采購員可以將采購計劃直接轉換為采購合同（采購合同連號），也可以手工制定采購合同。確定購進的付款方式及賬期。3) 收貨入庫嚴格執(zhí)行采購合同：倉儲部門收貨人員收到供應商送達的貨物后，必須先檢查系統(tǒng)內(nèi)有無送貨單位、送貨品種的采購合同，如果沒有，則必須通知采購部制定采合同；若系統(tǒng)內(nèi)存在對應的采購合同，則收貨數(shù)量不得超出合同數(shù)量，否則必須修改合同或補一張采購合同。4) 倉儲部門收貨人員對送達貨物的數(shù)量、批號、有效期等進行記錄并錄入采購入庫通知單并打印，質管人員收到打印的采購入庫通知單后對藥品進行質量驗收（包括可見異物檢查），質量檢查通過后，方可通知倉庫管理員將貨物進行上架操作，倉庫管理員完成上架操作后，通知業(yè)務部門進行入庫操作，增加商品的庫存和對應單位的應付款。采購退出流程流程及功能描述：1) 該流程主要用于將貨物退回至供應商、客戶拒付貨款（有貨物退回）和超期限退貨并且該損失由供應商承擔等情況下適用。2) 在進行采購退出開票時，按以下步驟操作：l 確定要退貨品種的供貨商l 選定要退貨的品種l 檢索退貨品種對應的購進入庫單據(jù)并選擇l 錄入退貨數(shù)量3) 采購退出開票后，該單據(jù)可由對應的采購管理人員或主管進行審核（該步驟可省略）。4) 執(zhí)行采購退出開票單，減少對應品種的庫存和減少相應供貨商的應付款。采購退補價流程：流程及功能描述：1) 該流程用于采購價格調整、客戶拒付貨款（沒有貨物退回）并且該損失由供應商承擔時適用。2) 在進行退補價執(zhí)行時，按以下步驟操作：l 確定要退補價的供應商l 選擇要進行退補價的品種l 檢索退補價品種對應的購進入庫單據(jù)并選擇l 錄入差價或新價格3) 執(zhí)行采購退補價時，增減相應供貨商的應付款。4) 考慮到兩種情況：l 僅增減供應商應付款l 即增減供應商應付款、又重新核算銷售成本針對以上情況，在采購退補價中，僅增減供應商應付款，而重新核算銷售成本的功能將通過采購退補的類型進行控制。 采購業(yè)務結算流程： 流程及功能描述：1) 供應商開具發(fā)票并送達公司后，財務或采購管理人員將發(fā)票與該單位發(fā)生的采購業(yè)務（購進入庫、購進退出、采購退補價）進行對應，并在系統(tǒng)內(nèi)進行勾兌，即在系統(tǒng)將發(fā)票與購進業(yè)務的單據(jù)建立關聯(lián)并記錄相關信息（發(fā)票號碼、發(fā)票金額、發(fā)票開具日期等）。2) 在對供應商進行付款結算時，操作人員選定相應的單據(jù)、錄入對應的付款金額進行結算，勾兌時，提供兩種勾兌方式：l 按單據(jù)勾兌：針對采購業(yè)務單據(jù)進行結算（購進入庫、購進退出、購進退補價）l 按明細勾兌：針對采購業(yè)務單據(jù)的明細商品進行結算3) 在進行采購結算時，可使用登記的預付款來沖減該單位的應付款4) 2.3、銷售管理流程及功能描述：1) 在銷售業(yè)務中，銷售客戶預先支付的貨款可以在系統(tǒng)中進行登記，在后續(xù)的業(yè)務過程中，均可查看到該預付款。2) 首先在軟件中登記銷售合同，確定合同數(shù)量和單價。3) 銷售開票員提取銷售合同開具銷售單，也可以選擇單位對合同進行過濾，選擇單位的時候需要對該單位的證照效期進行色標顯示，紅色為有證照已經(jīng)過期，藍色為1個月內(nèi)即將過期；銷售單中，開具單據(jù)時選擇品種的批號信息，然后填寫批號的數(shù)量。4) 倉庫按貨物清單進行發(fā)貨。5) 倉庫將貨物發(fā)出后，復核人員對該筆貨物進行復核并記錄發(fā)貨人員和貨物件數(shù)，以備以后的工作量考核統(tǒng)計。6) 在稅控機上開具發(fā)票后，須在系統(tǒng)中對該張發(fā)票對應的銷售業(yè)務進行勾兌，登記內(nèi)容包括：發(fā)票號碼、發(fā)票金額、開具發(fā)票日期。7) 客戶支付貨款后，需要進行銷售結算，銷售結算時，系統(tǒng)提供自動勾兌、按單據(jù)、單據(jù)明細三種方式來進行結算；在結算時，界面上顯示對應單位的預收款余額，可以使用預收款進行結算。銷售退回1） 銷售退回通知單：銷售員根據(jù)銷售單位、歷史銷售記錄登記退貨品種、批次、數(shù)量，填寫退貨原因。2） 銷售退回審核：銷售經(jīng)理或采購經(jīng)理對需要退回的申請進行審核3） 銷售退回（GSP驗收）：質量部對退回的貨物進行質量驗收4） 銷售退回開票：銷售開票部門對驗收后的記錄進行開票登記5） 銷售退回入庫：倉庫對退回的商品進行入庫銷售退補價流程及功能描述：1) 該流程通過調整開票的價格來增減客戶的應收款2) 在進行退補價執(zhí)行時，按以下步驟操作：l 確定要退補價的客戶l 選擇要進行退補價的品種l 檢索退補價品種對應的購進入庫單據(jù)并選擇l 錄入差價或新價格3) 執(zhí)行銷售退補價時，增減相應客戶的應收款。銷售結算業(yè)務流程流程及功能描述：1) 對下游客戶開完發(fā)票后，在軟件中進行登記，把發(fā)票和對應的銷售單據(jù)對應起來。2) 在收回客戶的款項后，操作人員在結算勾兌中選定相應的單據(jù)、錄入對應的付款金額進行結算，勾兌時，提供三種勾兌方式：l 自動勾兌：系統(tǒng)自動的根據(jù)日期的先后順序進行勾兌。l 按單據(jù)勾兌：針對采購業(yè)務單據(jù)進行結算（購進入庫、購進退出、購進退補價）l 按明細勾兌：針對采購業(yè)務單據(jù)的明細商品進行結算2.4、財務管理財務管理主要涉及到采購、銷售結算，具體的流程在采購入庫和和銷售流程中描述。2.5、倉儲管理2.5.1、每個商品在系統(tǒng)中維護一個貨架位號，表示該商品在倉庫中的的存放位置，。系統(tǒng)提供架位號維護功能，在購進入庫時，也提供更新商品的架位號的功能。2.5.2、庫存盤點流程 盤點流程如下：準備盤點表：停止所有與庫存相關的業(yè)務操作，將系統(tǒng)內(nèi)的出入庫操作完成后再生成倉庫的靜態(tài)庫存表，打印后到倉庫進行實際盤點錄入實盤數(shù)據(jù)：根據(jù)倉庫實際盤點數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中盤點審核：對錄入的盤點數(shù)據(jù)進行審核盤點記賬：根據(jù)盤點數(shù)據(jù)，增減對應商品的庫存數(shù)量 臨時盤點：是系統(tǒng)保留的一步盤點功能，通過一步操作直接增減庫存，適用于動銷盤點操作。2.5.3損溢流程報損報溢開票申請：倉庫填寫損溢數(shù)據(jù)報損報溢審核：儲運部根據(jù)倉庫的損溢申請進行審核報損報溢GSP檢查：質量部對倉庫填寫的報損溢申請進行審核報損報溢執(zhí)行：提取上一步驟損溢數(shù)據(jù)，增減庫存2.5.4貨位間商品調撥 貨位間商品調撥主要用于企業(yè)內(nèi)部的貨位之間進行調貨即把貨物從一個貨位移到另一個貨位上去，可以通過此功能把合格品上的貨物移到不合格品庫或者退貨庫上，接著執(zhí)行另外的操作。2.5.5、在庫養(yǎng)護流程流程及功能說明：1) 每個月初確定系統(tǒng)內(nèi)的重點養(yǎng)護品種，系統(tǒng)提供以下三種方式來確定重點養(yǎng)護品種：a) 近效期6個月的藥品批量選擇b) 首營品種養(yǎng)護未滿6次的藥品c) 養(yǎng)護員操作時確定（通常是品種質量不穩(wěn)定）生成養(yǎng)護記錄檔案時，以上方式轉換為養(yǎng)護檔案的建檔目地：近效期、首營品種、質量不穩(wěn)定、麻黃堿、蛋白同化制劑等。2) 養(yǎng)護員實施養(yǎng)護時，系統(tǒng)按商品的架位號、批號列出當月或當前季度未養(yǎng)護的品種批次，養(yǎng)護員可根據(jù)實際情況進行批量選擇以生成養(yǎng)護計劃。3) 養(yǎng)護員執(zhí)行制訂的養(yǎng)護計劃，生成養(yǎng)護記錄檔案。2.6、查詢報表 查詢報表除系統(tǒng)已有的對業(yè)務流程中單據(jù)的查詢報表外，部分報表可根據(jù)要求進行現(xiàn)場開發(fā)。2.7、 特殊需求1、 采購訂單中打印合同，并且在打印合同時如果單位有證照效期即將過期的需要打印出提示信息（一個月為準）。2、 單位中的基本信息，填寫完整，填寫（倉庫人員，財務人員信息，質量人員信息，銷售總監(jiān)，法人，內(nèi)勤人員的聯(lián)系電話，qq，郵箱，生日）3、 進行限銷，按照批次進行限銷，采購人員在做訂單時就要填寫相應的限銷信息。（限銷區(qū)域）4、 采購發(fā)票登記時如果出現(xiàn)發(fā)票較多的時候只錄入進貨的實際數(shù)量對應的發(fā)票信息，另外提供一個多余發(fā)票登記的功能，用于填寫單位錄入后的剩余發(fā)票信息的信息（數(shù)量，品規(guī)，單價，金額）。5、 采購付款報表的查詢主要涉及到幾個條件：1、 在系統(tǒng)中必須進行了發(fā)票登記2、 必須符合賬期的設置：A、 以入庫的時間來計算B、 如果有預付款，可以把預付款查詢出來，并查看一下預付款登記的時間（單位基本信息中增加在途天數(shù)）。6、 應付查詢報表：查詢?nèi)我鈺r間段應付的金額（與單位賬期有關，同時是登記后的發(fā)票）。7、 銷售后打印出庫單，同時還要打印物流單（收貨人，收貨地址，電話）。8、 銷售開票時要對單位的銷售信貸期和銷售信貸額進行控制（高級口令可以通過）。9、 成本賬查詢：以發(fā)票為準的成本賬的查詢（期初+入庫-出庫=結存）10、 銷售賬齡表：通過設置銷售單位的一個賬期，查詢單位的任意時間（剛好在這段內(nèi)達到賬期）內(nèi)銷售應收明細款項，無需和銷售發(fā)票關聯(lián)。11、 品種的批準文號有效期進行預警提示12、 對于過期的品種進行相應的處理，把商品的基本信息中的停用改為是后，在做采購和銷售時攔截該品種。13、 在做采購時攔截采購單位的證照效期有許可證、營業(yè)執(zhí)照、質量證書有效期、質量保證協(xié)議有效期、委托書、組織機構代碼證。攔截下游客戶的證照效期有許可證、營業(yè)執(zhí)照、質量證書有效期、委托書。14、 設置品種的庫存上下限，庫存上限以品種前90天的銷售的平均值乘以50天得到，庫存下限以品種前90天的銷售的平均值乘以15天得到，每天計算一次，另外有個查詢能夠查詢品種的庫存上下限，以及庫存信息15、 銷售開票時對于需要使用折讓的單位的品種采用銷售退補價來實現(xiàn)。16、 在進行銷售或者采購的時候，必須要有相應的合同，在合同中進行定價，其他操作中不允許修改價格，并且在銷售開票時只能選擇合同，然后修改批號信息和