文件管理體系文件

人和商業(yè)控股有限公司經營管理事業(yè)部 文件管理體系執(zhí)行程序 目目 錄錄 一 建立文件管理體系的目的一 建立文件管理體系的目的 2 2 二 文件管理體系定義二 文件管理體系定義 2 2 三 文件發(fā)布類型文件發(fā)布類型 2 2 四 文件發(fā)布形式四 文件發(fā)布形式 2 2 五 文件管理原則五 文件管理原則 2 2 六 文件類別六 文件類別 3 3 七 文件收發(fā)流程七 文件收發(fā)流程 4 4 八 文件保管 借閱管理八 文件保管 借閱管理 4 4 九 文件管理體系表單模板和行文標準格式九 文件管理體系表單模板和行文標準格式 4 4 一 建立文件管理體系的目的一 建立文件管理體系的目的 1 加強事業(yè)部文件管理 規(guī)范事業(yè)部行文程序 2 強化文件體系為決策服務的作用 3 凡事做到有據可查 成為內控管理中復查 稽核的重要而有效的手段 二 文件管理體系定義二 文件管理體系定義 1 本體系范圍僅指所有經事業(yè)部行政辦和相關職能部門負責的收發(fā)文 2 所有文件的收發(fā) 分類 歸檔 借閱均歸由事業(yè)部行政辦統(tǒng)一管理 三 文件發(fā)布類型文件發(fā)布類型 1 上行文 經營管理事業(yè)部向公司或政府相關職能部門的一種行文 2 平行文 經營管理事業(yè)部與其他事業(yè)部之間的一種行文 3 下行文 經營管理事業(yè)部對所屬各職能部門及各團隊的一種行文 四 文件發(fā)布形式四 文件發(fā)布形式 1 對內發(fā)布 紙質 OA 辦公系統(tǒng) 2 對外發(fā)布 紙質 公司網站 信箱 五 文件管理原則五 文件管理原則 1 保密原則 凡是牽涉公司重大商業(yè)機密的文件須有嚴格的保密措施予以 保障 相關責任人須簽署保密協(xié)議 2 歸口管理 專人負責原則 文件的收發(fā) 分類 歸檔及借閱必須由歸口 部門指定專人負責 3 實效性原則 文件的處理與執(zhí)行要講求效率 以追求文件的實際效用為 目標 4 標準化 規(guī)范化原則 所有文件的格式 流程及檔案管理均須遵循所制 定的規(guī)范標準 以使文件管理系統(tǒng)的運轉高效 有序 六 文件類別六 文件類別 經營管理事業(yè)部文件體系分為外部來文和內部文件 1 外部來文 外部來文為政府相關職能部門 行業(yè)協(xié)會 社會團體和企事業(yè)單位的外 來文件 按來源可分為 政府相關職能部門 行業(yè)協(xié)會 社會團體 民間組織 公司或其他事業(yè)部 其他企事業(yè)單位等 2 內部文件 內部文件為經營管理事業(yè)部內部的各種通知 決定 報告 請示 計劃 總結和相關資料等文件 內部文件按類別可分為 行政管理類文件行政管理類文件 a 經營管理事業(yè)部領導機構構成及變更 職能部門構成及變更 b 經營管理事業(yè)部重大活動 c 行政事務 d 企業(yè)文化 e 法律事務 f 勞動合同管理 社會保險 薪酬福利 職務任免 績效等 g 員工教育和培訓 h 消防保衛(wèi) i 外事工作 經營管理類文件經營管理類文件 a 事業(yè)部經營戰(zhàn)略 計劃總結 各種統(tǒng)計報表 b 資產管理 產權變動 c 公司宣傳 d 商務合同 e 物資采購 保管和使用 f 招投標管理 設備物品類文件材料設備物品類文件材料 a 購置設備物品的審批 購置合同等 b 設備的驗收和安裝調試 c 設備物品的使用 維護和更新 七 文件收發(fā)流程七 文件收發(fā)流程 1 收文管理流程 行政辦簽收來文 登記 行政辦主任審閱處理 主管副總 總經理批示 行政辦下發(fā)批示處理文件 相關部門經理接收處理 行政辦歸檔管理 2 發(fā)文管理流程 發(fā)文部門起草公文 發(fā)文部門經理審閱 主管副總審核 總經理審批 行政辦校稿 打印 蓋章 發(fā)出 行政辦接收反饋并存檔 八 文件保管 借閱管理八 文件保管 借閱管理 1 文件由歸口部門負責收集并及時移交到行政辦 行政辦指定專人統(tǒng)一管 理 2 因工作需要借閱文件時 須填寫 文件借閱審批單 見 附件二 并經相應審批人批準后借閱 歸還時文件管理員應及時歸檔 3 借閱人必須保持資料的完整性 不得破損 4 如文件已過保存期限 須填寫 文件銷毀申請單 見 附件四 并經 相應審批人批準后銷毀 九 文件管理體系表單和行文標準格式九 文件管理體系表單和行文標準格式 附件一 文件歸檔登記表模板 文件歸檔登記表 序號序號歸檔日期歸檔日期文件名稱文件名稱文件編號文件編號歸檔人歸檔人經辦人經辦人備注備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 備注 標有密級的文件應在備注中寫明 備注 標有密級的文件應在備注中寫明 附件二 文件借閱審批單模板 文件借閱審批單 編號 編號 借閱申請部門借閱申請部門申請人申請人 文件名稱文件名稱 借閱日期借閱日期歸還日期歸還日期 借閱目的 借閱目的 部門經理審批部門經理審批主管副總經理審批主管副總經理審批 總經理審批總經理審批 附件三 文件借閱登記表模板 文件借閱登記表 文件名稱文件名稱編號編號借閱類型借閱類型借閱時間借閱時間返還時間返還時間借閱人簽字借閱人簽字保管人簽字保管人簽字 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 借閱 復制 附件四 文件銷毀申請表模板 文件銷毀申請表 文件名稱文件名稱 文件類別文件類別 歸屬部門歸屬部門 正正 副份數副份數保存期限保存期限 銷毀原因銷毀原因 經手人經手人部門負責人審核部門負責人審核 行政辦經手人行政辦經手人行政辦負責人復核行政辦負責人復核 總經理審批總經理審批 備注備注 附件五 發(fā)文申請表模板 發(fā)文申請表 文件名稱文件名稱 文件類別文件類別文件份數文件份數 緊急程度緊急程度密級密級 起草部門起草部門負責人負責人 發(fā)文說明 發(fā)文說明 審批意見 審批意見 終審意見 終審意見 批準發(fā)布 實施 發(fā)布日期 年 月 日 請修改 補充 核實 暫緩發(fā)布 不予批準 簽字 年 月 日 填報說明 填報說明 1 文件類別包括 規(guī)定 決定 決議 通知 通報 請示 報告 批復 函和會議紀要等 2 文件密級分為 絕密 機密 秘密 3 緊急程度分為 特急 急 平 4 各級別文件相應由總經理 主管副總經理或部門經理進行審批 并簽署終審意見 文件級別遵循 事業(yè)部文件管理制度中的規(guī)定 5 發(fā)文申請表后需附擬發(fā)文件的正文 附件六 文件發(fā)放登記表模板 文件發(fā)放登記表 發(fā)文部門發(fā)文部門收文部門收文部門序序 號號 發(fā)文日期發(fā)文日期文件名稱文件名稱文件類別文件類別文件編號文件編號 部門部門經辦人經辦人部門部門經辦人經辦人 備注備注 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 1010 填報說明 填報說明 屬于密級的文件和緊急程度為特急或急的文件應在備注中標明 附件七 收文登記表模板 收文登記表 收文部門收文部門轉呈部門轉呈部門發(fā)文部門發(fā)文部門序序 號號 收文日期收文日期文件名稱文件名稱文件類別文件類別文件編號文件編號 部門部門經辦人經辦人部門部門經辦人經辦人部門部門經辦人經辦人 備注備注 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 1010 填報說明 填報說明 屬于密級的文件和緊急程度為特急或急的文件應在備注中標明 附件八 上行文格式模板 部部文文件件 編編號號 簽簽發(fā)發(fā)人人 關于 的請示 報告 年 月 日 印章 主題詞主題詞