ch05公共關(guān)系傳播(實(shí)操部分之二展覽會.ppt

展覽會 1 展覽會 一種綜合運(yùn)用各種媒介 手段 推廣產(chǎn)品 宣傳企業(yè)形象和建立良好公共關(guān)系的大型活動 各行各業(yè) 形形色色的展覽會世界展覽王國 2 德國有世界展覽王國的美譽(yù) 過去五年平均每年舉辦144個國際博覽會 吸引世界各地16 6萬家參展商及900萬至1000萬參觀者 2004年 德展覽公司的營業(yè)總額近25億歐元 參展商和參觀者每年為德國博覽會支出近100億歐元 博覽會還為交通 旅游 酒店 餐飲等行業(yè)帶來約250億歐元的經(jīng)濟(jì)效益 展覽會規(guī)模 國際 國家 地區(qū) 北京國際機(jī)床展覽會中國國際服裝展覽會 上海中國藝術(shù)展覽會 華北經(jīng)濟(jì)貿(mào)易洽談會 世界 1999年昆明世界園藝博覽會2010上海世界博覽會 國際展覽局 4 展覽會目標(biāo) 樹立 維護(hù)公司形象 融洽客戶關(guān)系開發(fā)市場和尋找新客戶 低成本接觸合作客戶 約原成本的40 結(jié)識大量潛在客戶介紹新產(chǎn)品或服務(wù) 展示想象和實(shí)力物色代理商 批發(fā)商或合資伙伴銷售成效 工作量少 質(zhì)量高 簽單率高 5 提高現(xiàn)有市場的現(xiàn)有產(chǎn)品和服務(wù)向現(xiàn)有市場推出新產(chǎn)品或服務(wù)將現(xiàn)有的產(chǎn)品或服務(wù)投向新的市場將新的產(chǎn)品或服務(wù)投向新的市場增強(qiáng)公司在現(xiàn)有市場的形象將公司推向新的市場 展會性質(zhì) 按目的按行業(yè)設(shè)置按觀眾構(gòu)成按貿(mào)易方式 形象展 商業(yè)展 行業(yè)展 公眾展 專業(yè)展 綜合展 零售展 訂貨展 6 網(wǎng)上展覽 網(wǎng)上展覽被稱為永不落幕的展覽會 目前只是實(shí)物展覽的補(bǔ)充和配角 但有望后來居上 成為現(xiàn)代會展業(yè)的主體 網(wǎng)上展覽具有以下優(yōu)點(diǎn) 1 成本更低 速度更快 成功可能性更大 2 機(jī)會平等 無論企業(yè)強(qiáng)弱 只要產(chǎn)品合適就有可能找到合適的買家 3 可減少中間商的盤剝 越來越多買家在想方設(shè)法直接向生產(chǎn)廠家購買產(chǎn)品 2010年世博會世博會導(dǎo)航 專業(yè)性展覽會 在固定或規(guī)定的地點(diǎn) 規(guī)定的日期和期限內(nèi) 由主辦者組織 若干參展商參與的通過展示 促進(jìn)產(chǎn)品服務(wù)的推廣和信息技術(shù)交流的社會活動 專業(yè)性展覽會的等級評定分為四個級別 由高到低依次為A級 B級 C級 D級 A級 面積 展出凈面積不少于5000平方米 特殊裝修展位面積比至少達(dá)到20 參展商 境外參展商展位面積與展出凈面積的比值不少于20 觀眾 展覽期間專業(yè)觀眾人次與觀眾總?cè)舜伪戎挡簧儆?0 境外觀眾人次不少于觀眾總?cè)舜蔚? 展覽的連續(xù)性 同一個專業(yè)性展覽會連續(xù)舉辦不少于5次參展商滿意率 按參展商滿意率調(diào)查表的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行 其中總體評價結(jié)論為很滿意和滿意的數(shù)量總和 應(yīng)不低于參展商總數(shù)的80 相關(guān)活動 專業(yè)性展覽會期間組織與專業(yè)性展覽會主題相關(guān)的活動 酒店用品展覽會 10 芝加哥工具展米蘭時裝展?jié)h諾威工業(yè)博覽會漢諾威計算機(jī)博覽會柏林國際旅游博覽會慕尼黑國際建筑機(jī)械博覽會紐倫堡國際玩具博覽會 廣州 中國進(jìn)出口商品交易會世界博覽會 上海 11 知名度較高的展覽會 米蘭時裝展 12 一 舉辦展覽會注意事項 1 明確展覽會的主題和目的 2 確定參展單位和參展項目 3 明確參觀者的類型 4 選擇展覽的時間和地點(diǎn) 5 培訓(xùn)展覽會的工作人員 6 準(zhǔn)備展覽會的輔助設(shè)備和相關(guān)服務(wù) 7 成立專門對外發(fā)布新聞的機(jī)構(gòu) 負(fù)責(zé)和新聞界進(jìn)行聯(lián)系的一切事宜 8 設(shè)計展覽會的徽志 準(zhǔn)備好紀(jì)念品及輔助宣傳資料 9 入口處設(shè)立咨詢臺和簽到簿 或留言簿 貼出展覽會平面圖 10 確定展覽會的費(fèi)用預(yù)算 11 注意采用公關(guān)技巧 把展覽會辦得有生氣 有吸引力 有新聞價值 13 二 企業(yè)參加展會的基本流程 1 挑選 預(yù)訂展位 根據(jù)展會主 承辦方的展位圖紙 挑選好展位 填寫 參展企業(yè)展位申請表 傳真或寄給展會主 承辦方 2 繳納展位預(yù)訂金 通過現(xiàn)場交款或匯款等方式繳納展位預(yù)訂金 展會主 承辦方收到展位預(yù)訂金后 向參展企業(yè)出具 展位預(yù)訂書 和展位預(yù)訂金收據(jù) 3 繳清展位費(fèi)余款和所有參展費(fèi)用 繳清費(fèi)用后 展會主 承辦方向參展企業(yè)出具 展位確認(rèn)書 參展商指南 以及參展費(fèi)用發(fā)票 4 布展 一般而言 展會開展前兩天 參展商即可進(jìn)入展會場館進(jìn)行展位布置 搭建 5 展出 交易 6 撤展 展會最后一天撤展 展會主 承辦方對撤展起止時間會有個規(guī)定 另外 撤展時需要向展會主 承辦方開具撤展證 方能出展館 三 組織參展應(yīng)注意的細(xì)節(jié)問題 1 展品選擇 展品有吸引力占到39 的比重 應(yīng)予重點(diǎn)考慮 選擇展品三原則 針對性代表性廣西展館風(fēng)味小吃獨(dú)特性2010北京殼牌 毫無隱私 15 2 展示方式 充分運(yùn)用圖表 資料 照片 模型 道具 模特或講解員等 借助裝飾 布景 照明 視聽設(shè)備等手段 各館的稀世珍寶實(shí)物展示 車展 百姓試駕名車 16 17 分析 1 以實(shí)物展示的方式 充分調(diào)動觀眾的參與積極性 體現(xiàn)出直觀 形象 生動的特點(diǎn) 帶有很強(qiáng)的娛樂性質(zhì) 是新聞報道的好題材 2 組織通過制造新聞熱點(diǎn) 主動吸引新聞界人士的關(guān)注 率先作出高檔車也可讓所有觀眾盡情試坐試駕的方式 體現(xiàn)出其大家風(fēng)范 產(chǎn)品質(zhì)量過硬 18 3 展臺設(shè)計國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為9平方米 小型展位 中型展位 148平方米大型展位 150 370平方米超大型展位 370平方米A 協(xié)調(diào) 好看 注重視覺沖擊力 B 空間環(huán)境的開放性 通透流動性 可塑性和有機(jī)性 給人以自由 親切 讓人可感 可知 可以自由進(jìn)入 參觀和交流 C 不可喧賓奪主 不可過于標(biāo)新立異 不要忽略展示 會談 咨詢 休息等展臺的基本功能 2010最具創(chuàng)意展臺北京現(xiàn)代專業(yè)人士指出 照明可將展覽品認(rèn)識度提高30 50 19 D 展臺設(shè)計還要考慮企業(yè)計劃舉辦的其他活動配套 如公關(guān)活動 發(fā)布會 表演等 最清新的表演E 展覽設(shè)計在造型選擇上注意 考慮展位利用率的最大化 產(chǎn)品擺設(shè)布局的合理性 考慮人流心理及流向 考慮安全性 考慮施工難度及成本因素符合參觀對象的審美導(dǎo)向 環(huán)保意識融入其中 不要使用展館及相關(guān)規(guī)定嚴(yán)禁使用的材料 展會標(biāo)準(zhǔn)展位設(shè)計 24 汽車展覽會平面圖 25 凱迪拉克耗資千萬 綠動未來展臺 光 電 聲 影 雕塑綜合運(yùn)用 營造 綠色科技 氛圍 體現(xiàn)人車精彩互動 展示 零排放 概念車 未來綠色汽車品牌的真正引領(lǐng)者 展臺中還出現(xiàn)了精心打造的具備光電效果的金屬樹 種植在綠色動力新車旁 影射 環(huán)保 科技 理念 與凱迪拉克 綠動未來 相契合 一般可預(yù)定的展覽服務(wù)有 楣板 電氣 地毯 視聽器材 給排水 展位清潔服務(wù)植物擺設(shè) 電話 電腦 打印機(jī) 垃圾簍 家具 在一些著名展會里 國內(nèi)企業(yè)的攤位很多仍停留在 三板一桌加兩凳 的水平 流行的展示用具主要有3大類 一次性使用展具循環(huán)便攜式展具循環(huán)租用式展具 4 人員配備 要求 配備人員 第一 選派合適類型或相關(guān)部門的人員 第二 根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量 第三 注重人員的基本素質(zhì) 相貌 聲音 性格 自覺性 能動性等 第四 加強(qiáng)現(xiàn)場培訓(xùn) 如專業(yè)知識 產(chǎn)品性能 演示方法等等 注意問題 1 除與客戶洽談商務(wù)外 工作人員應(yīng)堅持站立參展 不應(yīng)閑聊看書 少打私人電話 2 避免怠慢潛在客戶的行為 3 展會上發(fā)資料要注意合適的方法 31 5 測定展覽會效果 主辦有獎測驗(yàn)活動 設(shè)置觀眾留言簿 主動征求意見 當(dāng)場召開觀眾座談會或茶話會 搜集觀眾的反映 向登記的參觀者寄出感謝信 發(fā)放調(diào)查信件 表格 了解觀眾的意見 32 三 開放參觀開放參觀 指組織或企業(yè)為了讓公眾更好地了解自己或?yàn)橄龑Ρ窘M織的某些誤解 通常由公關(guān)部門負(fù)責(zé)組織和邀請有關(guān)公眾前來本組織參觀 常見主題 1 擴(kuò)大組織的知名度 提高美譽(yù)度 2 促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)拓展 3 和諧組織與社區(qū)的關(guān)系 廣東大亞灣核電站 4 增強(qiáng)員工或家屬的自豪感 33 1986年 我國決定在廣東大亞灣建造核電站時 前蘇聯(lián)切爾諾貝利核電站突然發(fā)生核泄露 造成嚴(yán)重人員傷亡和環(huán)境污染 面對核泄露慘狀 我國香港各界 各階層人士紛紛陳詞議論 反對在與香港毗鄰的大亞灣建造核電站 一時風(fēng)雨滿城 輿論嘩然 為了證實(shí)大亞灣核電站的安全可靠 我國政府在加強(qiáng)輿論宣傳的同時 請香港選民代表參觀了大亞灣站址 并在現(xiàn)場向他們介紹了各種安全的防御措施和多方面的核能知識 這些代表回香港后 社會和新聞界的許多反對意見就漸漸地銷聲匿跡了 34 一 準(zhǔn)備工作確定參觀日期成立專門機(jī)構(gòu)宣傳準(zhǔn)備工作確定對外開放參觀的內(nèi)容選擇參觀路線做好解說和接待工作做好歡送工作 收集參觀者意見對待所有參觀者一視同仁 35 1 日期 不但要考慮開放參觀的時間 也要考慮整個參觀活動所需的時間 最好安排在一些特殊的日子 如周年紀(jì)念日 企業(yè)開工日等 盡量避開重大節(jié)日 并考慮好天氣 季節(jié)的變化等 要有足夠時間準(zhǔn)備對外開放參觀活動 規(guī)模較大的開放參觀活動需要3 6個月的準(zhǔn)備時間 如果還要準(zhǔn)備大規(guī)模的展覽會 編印紀(jì)念冊或其他特別節(jié)目 則需時間更多 這時就需要注意時間安排的合理性 36 2 成立專門機(jī)構(gòu) 從有開放參觀的構(gòu)想起一直到結(jié)束 都應(yīng)有高層主管人員參與其事 并成立專門的活動籌備委員會 委員會組成成員 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo) 公關(guān)人員 行政或人事部門人員等 根據(jù)參觀的不同目的 選擇不同的人參加 如參觀強(qiáng)調(diào)服務(wù)或產(chǎn)品 還要請銷售部門人員參加 37 3 宣傳準(zhǔn)備工作 說明書或宣傳材料 發(fā)放給參觀者 參觀前放映電影 電視片或幻燈片 贈送有紀(jì)念性的小冊子 有用的傳播媒介 38 宣傳準(zhǔn)備工作 1 情況介紹 如宣傳小冊子 2 實(shí)物展覽 參觀組織的成果展覽室 陳列資料 模型 樣品 考慮參觀者的需要和興趣 3 現(xiàn)場觀摩 讓參觀者參觀現(xiàn)場 如 生產(chǎn)經(jīng)營設(shè)備和工藝流程 廠區(qū)環(huán)境或營業(yè)大廳 員工的教育和培訓(xùn)設(shè)施 科技開發(fā) 實(shí)驗(yàn) 中心 組織服務(wù) 娛樂 福利 衛(wèi)生等設(shè)施 39 5 選擇參觀路線 提前劃好參觀線路 防止參觀者越過參觀所限范圍 出現(xiàn)不必要的麻煩和事故 防止秘密技術(shù)或某些制造過程的細(xì)節(jié)泄露 40 參觀路線的選擇要求做到 1 能引起參觀者的興趣 2 能保證參觀者的安全 3 對組織正常工作干擾小 7 接待服務(wù) 1 挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說人員 2 制作并寄發(fā)請柬 3 設(shè)立接待服務(wù)處 茶水 用餐 盥洗 休息場所 4 準(zhǔn)備特殊的參觀用品 如衛(wèi)生服 安全帽等 5 準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品 如果邀請的對象有兒童 要特別小心 41 二 參觀種類與接待方式 1 定時參觀 以公文或電話預(yù)先約定參觀時間與范圍 1 團(tuán)體參觀 機(jī)關(guān)學(xué)校 社會團(tuán)體 以煙茶招待 或免于招待 外國海軍代表團(tuán)參觀中國軍艦 2 貴賓參觀 政府首長 社會名流 以咖啡 西點(diǎn) 冷飲 煙茶或其他方式招待 由公司高級人員陪同 單位簡報 胡主席參觀微軟 3 普通參觀 客戶 業(yè)務(wù)來往人員 以煙茶招待 由管理部或有關(guān)部門派員陪同 客戶參觀2 臨時參觀 臨時決定來廠參觀 42 四 溝通性會議禮節(jié)性聚會 根據(jù)與會者的共同興趣和愛好 舉行聚餐會 歌詠會 文娛晚會 或化妝舞會等 對話 原指黨政機(jī)關(guān)就各項重大政策問題廣泛地與社會各界群眾進(jìn)行相互協(xié)商和交流 例行性會議 社會組織出于階段性工作的需要而舉行或參加的會議 43 1 禮節(jié)性聚會 會議組織者必須在會議形式上多做文章 使會議始終處于歡快的氣氛之中 形式 聚餐會 歌詠會 文娛晚會 或化妝舞會等 44 45 2 對話 參與者雙方存在著某種利益差異或一定的信息隔絕 言談講究 誠 要開誠布公 在 誠 的前提下 在遵循禮貌原則的基礎(chǔ)上 可以同對方發(fā)生爭論 對話與談判區(qū)別在于 談判最后一般需要達(dá)成一個確定的協(xié)議 明確雙方利益關(guān)系 而對話無需明確的格局 追求的是 知曉和理解 46 3 例行性會議中 言談注意要點(diǎn) 第一 簡明扼要 盡量縮短時間 第二 主題突出 并使每個與會者都感到所談內(nèi)容與他們有關(guān)系 第三 要不斷地發(fā)現(xiàn)和歸納議題的要點(diǎn) 并對此發(fā)表看法 以調(diào)整和推進(jìn)會議的整體進(jìn)程 47 五 慶典活動慶典活動是社會組織面向社會和公眾展現(xiàn)自身 體現(xiàn)自身的領(lǐng)導(dǎo)和組織能力 社交水平以及文化素養(yǎng) 通過邀請知名人士和記者參加 還可以擴(kuò)大影響 全國各地每年的慶典活動 約有兩三千個 48 慶典一般類型 慶典活動 如國慶 校慶 廠慶 店慶 開業(yè)典禮 奠基典禮等 日 周 月 年 的慶典 紀(jì)念活動 如紀(jì)念 五四 活動 紀(jì)念黨的生日活動等 剪彩儀式 如開業(yè)剪彩 開幕剪彩等 49 50 51 企業(yè)周年慶典 52 慶典活動準(zhǔn)備工作 確定活動主題 進(jìn)行策劃安排和宣傳 海報 宣傳品 廣告等 擬定出席的賓客名單 一般包括政府要員 社區(qū)負(fù)責(zé)人 知名人士 社團(tuán)代表 同行代表 員工和公眾代表和新聞人士 提前將請柬送到其手中 事先確定致賀詞 致答詞人名單 賀詞 答詞應(yīng)言簡意賅 確定主要關(guān)鍵儀式人員 除本單位負(fù)責(zé)人外 還應(yīng)有知名人士作為來賓共同參加 安排各項接待事宜 簽到 接待 剪彩 攝影 錄像 擴(kuò)音等服務(wù)禮儀人員 并提前到達(dá)指定崗位 安排其他節(jié)目 舞獅耍龍 樂隊伴奏 歌舞節(jié)目 鑼鼓 鞭炮禮花等 結(jié)束后的安排 組織來賓參觀 征求意見 53 慶典程序 簽到 宣布開始 宣布來賓 致賀詞 致答詞 剪彩 54 2009 蘭州大學(xué)百年校慶 北京大學(xué)的百年校慶1998年 北京大學(xué)舉行百年校慶 北大未名生物集團(tuán)策劃了給母校的賀禮 校慶專列 專列在盛大的歡送隊伍的注視下從深圳出發(fā) 列車每到一站 就敲鑼打鼓迎接上車的校友 歡迎北大 新生 的橫幅令校友備感親切 進(jìn)行 北大往事 演講 車廂之間進(jìn)行對歌 重溫 長明教室 最后 校友們在條幅上簽名留念 55 六 贊助活動贊助 是社會組織以捐贈方式 向某一社會事業(yè)或社會活動提供資金或物質(zhì)的一種公關(guān)專題活動 對社會的貢獻(xiàn)行為 信譽(yù)投資和感情投資 企業(yè)改善社會環(huán)境和社會關(guān)系最有效的方式之一 56 贊助的目的追求新聞效應(yīng) 擴(kuò)大社會影響 增強(qiáng)廣告效果 提高經(jīng)濟(jì)效益 聯(lián)絡(luò)公眾感情 改善社會關(guān)系 提高社會效益 樹立良好形象 社會組織贊助的步驟和管理 1 明確目的2 調(diào)查研究3 擬定贊助計劃4 審核評定5 具體實(shí)施6 測定效果 57 接近客戶的30秒 決定了成敗 準(zhǔn)備工作 一 接近客戶前明確主題根據(jù)主題選擇適當(dāng)?shù)慕咏椒?和未曾碰過面的客戶約時間見面想約客戶參觀展示向客戶介紹贊助項目基本原則 先近后遠(yuǎn) 先親后疏 先重點(diǎn)后一般 先大后小 先團(tuán)體后個人 把80 的時間花在20 的客戶身上 尋找客戶的方法1 查閱各種匯編資料 統(tǒng)計資料 名錄資料 報章資料 客戶名錄 同學(xué)名錄 會員名錄 協(xié)會名錄 職員名錄 名人名錄 電話黃頁 廣告黃頁 公司年鑒 企業(yè)年鑒等 2 查閱行業(yè)出版物 3 通過熟人介紹 名錄互換 4 上網(wǎng)查找 5 出席會議 研討會 說明會 展覽會 洽談會 培訓(xùn)會 59 二 接近注意點(diǎn)1 迅速打開準(zhǔn)客戶的 心防 防備 心理 由于人們對不太熟悉的人都會產(chǎn)生一種本能的防備心理 無形中就在準(zhǔn)客戶和業(yè)務(wù)員之間筑起了一道防衛(wèi)的墻 打開客戶心防的基本途徑是 讓客戶產(chǎn)生信任 引起客戶的注意 引起客戶的興趣 2 介紹項目前 先推銷自己TOYOTA的神谷卓一的經(jīng)驗(yàn)之談 接近準(zhǔn)客戶時 不需要一味地向客戶低頭行禮 也不應(yīng)該迫不及待地向客戶說明項目 這樣做 反而會引起客戶逃避 在無數(shù)次的體驗(yàn)揣摩下 我終于體會到 與其直接說明項目不如談些有關(guān)客戶的太太 小孩的話題或談一些社會新聞之類的事情 讓客戶喜歡自己才成敗的關(guān)鍵 因此接近客戶的重點(diǎn)是讓客戶對你本人抱有好感 從心理上先接受你 常用的接近話語的要點(diǎn) 接近客戶的技巧 如何成功突破層層關(guān)口 公司接待員 秘書及關(guān)鍵人士 一 面對接待員的技巧1 用堅定清晰的語句告訴接待員你的意圖 注意 如果不知道要拜訪者姓什么 如何了解 告知你要拜訪的具體部門和職務(wù) 或直接講名字 準(zhǔn)備好幾個拜訪的對象 2 適時和接待員打招呼請教接待員的姓名 以便下次見面時能立即叫出他 她的名字 二 面對秘書的技巧1 向秘書介紹自己 并說明來意例 我是 公司的 我要向 領(lǐng)導(dǎo)報告 麻煩你轉(zhuǎn)答 2 關(guān)鍵人士不在或正在開會時 請教秘書的姓名 將名片或資料 請秘書轉(zhuǎn)交給拜訪對象 了解關(guān)鍵人士的個性 作風(fēng) 興趣及工作時間等 向秘書道謝 告別 三 會見關(guān)鍵人士的技巧步驟一 接近的技巧 參照接近客戶的談話步驟 步驟二 結(jié)束談話后的告辭技巧 感謝對方在百忙當(dāng)中