有效時(shí)間管理【非常經(jīng)典，打燈籠都找不到的好資料】

1 有效時(shí)間管理 2 大綱 一、時(shí)間管理的概念 二、時(shí)間管理的誤區(qū) 三、五代時(shí)間管理歷程 四、時(shí)間管理與習(xí)慣的關(guān)系 五、時(shí)間到哪里去了 六、時(shí)間管理的十大關(guān)鍵 七、時(shí)間管理的理論和原則 3 在開始之前 . 4 如果您的 餘 生只剩下三天 , 您 會(huì) 做那三件事情 ? 請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題 5 時(shí)間管理是什麼？ 6 一、時(shí)間管理的概念 （一）什么是時(shí)間？ 在我們探討“時(shí)間管理”這個(gè)問(wèn)題以前，不妨先來(lái)讀篇文章： 1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內(nèi)容如下： 諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現(xiàn)在要離開母校了，我沒(méi)有什么禮物送給你們，只好送你們一句話。 這一句話是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問(wèn)。 以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現(xiàn)在年富力強(qiáng)的時(shí)候，努力做一種專門學(xué)問(wèn)。少年是一去不復(fù)返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。 有人說(shuō)：出去做事之后，生活問(wèn)題急需解決，哪有功夫去讀書？即使要做學(xué)問(wèn)，既沒(méi)有圖書館，也沒(méi)有實(shí)驗(yàn)室，哪能做學(xué)問(wèn)？ 7 我要對(duì)你們說(shuō)：凡是要等到有了圖書館才讀書的，有了圖書館也不肯讀書；凡是要等到有了實(shí)驗(yàn)室方才做研究的，有了實(shí)驗(yàn)室也不肯做研究。你有了決心要研究一個(gè)問(wèn)題，自然會(huì)節(jié)衣縮食去買書，自然會(huì)想出法子來(lái)設(shè)置儀器。 至于時(shí)間，更不成問(wèn)題。達(dá)爾文一生多病，不能多做工，每天只能做 1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績(jī)！每天花 1點(diǎn)種看 10頁(yè)有用的書，每年可看 3600多頁(yè)書； 30年讀 11萬(wàn)頁(yè)書。 諸位， 11萬(wàn)頁(yè)書可以使你成為一個(gè)學(xué)者了。可是每天看 3種小報(bào)也得費(fèi)你 1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費(fèi)你 1點(diǎn)半鐘的光陰?？葱?bào)呢？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！ 易卜生說(shuō)：你的最大責(zé)任就是把你這快材料鑄造成器。 學(xué)問(wèn)就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問(wèn)便是毀了你自己。 再會(huì)了，你們的母校眼睜睜地要看你們 10年之后成什么器。 8 看到胡適先生的這一番語(yǔ)重心長(zhǎng)的話語(yǔ)，你有何感受？ “ 時(shí)間就是效率 ” 、 “ 時(shí)間就是金錢 ” 、 “ 時(shí)間就是生命 ” 、 “ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰 ” ，諸如此類的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？ 9 什么是 “ 時(shí)間 ” 時(shí)間的定義： 從過(guò)去 通過(guò)現(xiàn)在 到將來(lái) ， 連續(xù)發(fā)生的 ， 各種事件的 “ 過(guò)程 ” 。 10 （二）時(shí)間的四項(xiàng)獨(dú)特性： （ 1）供給毫無(wú)彈性 （ 2）無(wú)法蓄積 （ 3）無(wú)法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。 （ 4）無(wú)法失而復(fù)得 11 個(gè)人思考： 如果銀行每天早晨向你的帳號(hào)撥款 8.64萬(wàn)元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒(méi)有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有 8.64萬(wàn)元。 請(qǐng)問(wèn)：你如何用這筆錢？ 12 （三）時(shí)間管理的內(nèi)涵 “ 時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。 時(shí)間管理的對(duì)象是？ 13 時(shí)間 管理是什 麼 ? 時(shí)間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習(xí)慣，讓自己更富績(jī)效，更富效能。 把事情很快地做完，叫做效率 把事情很快又很對(duì)地做完，叫做效能 時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃。 14 時(shí)間 管理不是什 麼 ? 時(shí)間本身不是問(wèn)題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣多。 所以時(shí)間管理的問(wèn)題不在於時(shí)間 ， 而是在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間。 15 時(shí)間管理的重要性 “ 時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問(wèn)題，但從來(lái)沒(méi)像今天這么重要過(guò) 1. 時(shí)間有限，而工作無(wú)限 2. 解決努力工作卻并不快樂(lè)的問(wèn)題 3. 能主導(dǎo)自己的生命 4. 能實(shí)現(xiàn)自己的理想 5. 能兼顧自己和別人的要求 6. 尋求事業(yè)、家庭與社會(huì)生活平衡的需要 7. 做到忙而不盲，減輕學(xué)習(xí)和工作 壓力 16 由于時(shí)間所具有的獨(dú)特性，時(shí)間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現(xiàn)：每天我們有 24小時(shí)，每小時(shí)由 60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計(jì)就是 8.64萬(wàn)秒。擁有這樣的一筆財(cái)富，我們?cè)趺纯梢砸暥灰?？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問(wèn)題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來(lái)考慮。 17 有人曾粗略地統(tǒng)計(jì)過(guò)一個(gè)活到 72歲的美國(guó)人對(duì)時(shí)間是怎么花的： 睡覺： 21年 工作： 14年 個(gè)人衛(wèi)生： 7年 吃飯： 6年 旅行： 6年 排隊(duì)： 6年 學(xué)習(xí)： 4年 開會(huì)： 3年 打電話： 2年 找東西： 1年 其它： 3年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受 ？ 18 要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象，并非易事。那么，我們的問(wèn)題究竟在哪里呢？ 19 二、時(shí)間管理的誤區(qū) 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 我們要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該把諸如環(huán)境變化，計(jì)劃沒(méi)用等原因當(dāng)做工作中的借口 。 20 查爾斯 史瓦在半世紀(jì)前擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問(wèn)李愛菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰(zhàn)：“請(qǐng)告訴我如何能在辦公時(shí)間內(nèi)做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問(wèn)費(fèi)?！崩類鄯朴谑沁f了一張紙給他，并向他說(shuō)“寫下你明天必須做的最重要的各項(xiàng)工作，先從最重要的那一項(xiàng)工作做起，并持續(xù)地做下去，直到完成該項(xiàng)工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著手進(jìn)行第二項(xiàng)重要的工作。倘若任何一項(xiàng)著手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔(dān)心。只要手中的工作是最重要的，則堅(jiān)持做下去。假如按這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作，那么即使運(yùn)用任何其它方法，你也同樣無(wú)法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習(xí)慣。當(dāng)這個(gè)建議對(duì)你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用”。 數(shù)星期后，史瓦寄了一張面額兩萬(wàn)伍仟美元的支票給李愛菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來(lái)之所以能夠躍升為世界最大的獨(dú)立鋼鐵制造者，據(jù)說(shuō)可能是導(dǎo)因于李愛菲的那數(shù)句真言。 21 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng) 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： * 職責(zé)權(quán)限不清，工作內(nèi)容重復(fù) *“事必躬親，親力而為” *溝通不良 *工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 要改善組織不當(dāng)： 首先，學(xué)會(huì)如何拒絕請(qǐng)托： 其次，學(xué)會(huì)利用資源： 22 誤區(qū)之三：時(shí)間控制不夠 在我們當(dāng)中，在時(shí)間管理上最大的惡習(xí)就是拖延時(shí)間，以致到頭來(lái)一事無(wú)成。下面提供了一個(gè)拖延商數(shù)的測(cè)驗(yàn)，請(qǐng)你先做一下自我評(píng)核。 23 請(qǐng)據(jù)實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案： （ 1）為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者下壓力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機(jī)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 5）當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當(dāng)?shù)拇饛?fù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 24 （ 6）我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 （ 10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 25 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)： 每一個(gè)“非常同意”評(píng) 4分，“略表同意”評(píng) 3分，“略表不同意”評(píng) 2分，“極不同意”評(píng) 1分。 1、總分小于 20分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣。 2、總分在 21至 30分之間：表示你有拖延的毛病，但不太嚴(yán)重。 3、總分多于 30分：表示你或許已患上嚴(yán)重的拖延毛病。 26 誤區(qū)之四：整理整頓不足 辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因?yàn)殡s亂是人為的?！半s亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì)變得雜亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì)遭遇同樣的命運(yùn)。套用“帕金森定律” “ 工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導(dǎo)出“文件堆積定律” “ 文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間?！?當(dāng)你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當(dāng)你需要一份信息時(shí)，是否滿文件夾地翻個(gè)底朝天？下面是一份“文件處置測(cè)驗(yàn)”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。 27 請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問(wèn)號(hào)“？”。 1、訂購(gòu)文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。 3、來(lái)自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。 4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來(lái)的問(wèn)卷。 5、部屬交來(lái)的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的 E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來(lái)函，要求取得你的部門的市場(chǎng)（或其它）調(diào)查報(bào)告。 9、某管理顧問(wèn)公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購(gòu)，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購(gòu)。 10、客戶寄來(lái)的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。 28 假如你在以上十二個(gè)問(wèn)題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的 “ ？ ” ，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾） 29 誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) 我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： *個(gè)人的消極態(tài)度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏噓不已，做白日夢(mèng) *工作中閑聊 30 好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區(qū)，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际恰艾F(xiàn)在”所塑造的。因此，我們要記取“過(guò)去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來(lái)”。送給大家一句話： 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請(qǐng)善用它！ 31 三、五代時(shí)間管理理論進(jìn)程 32 第一代： “ 公雞型 ” 做個(gè)備忘錄 ， 當(dāng)日事當(dāng)日畢 。 好處： 知道自己做了那些工作； 壞處： 你被各種 “ 事件 ” 所控制 。 結(jié)果： 逢山開路 、 遇水架橋； 后知后覺 ， 忙而無(wú)效 ！ 33 “ 公雞型 ” 的問(wèn)題 注重 “ 事件 ” ： 定義：所做之事均有記錄 。 問(wèn)題： 是否真正需要做這些事情 ？ 關(guān)鍵詞： 你可能成為時(shí)間的 “ 奴隸 ” ！ 34 第二代： “ 倉(cāng)鼠型 ” 事先做一個(gè) 行事履歷 、 日程表 ， 事先規(guī)劃安排行程 反映出時(shí)間管理已注意到規(guī)劃未來(lái)的重要 好處： 事先有準(zhǔn)備 ， 效率明顯提高； 壞處： 你會(huì)更忙碌 ， 可能迷失方向 。 35 “ 倉(cāng)鼠型 ” 的問(wèn)題 追求 “ 效率 ” ： 定義：少用時(shí)間 ， 做更多的事情 。 問(wèn)題： 你真正需要和追求的是 “ 效率 ” 嗎 ？ 關(guān)鍵詞： 你會(huì)成為一架不停工作的 “ 機(jī)器 ” ！ 36 第三代： “ 北極熊型 ” 先明確個(gè)人價(jià)值觀與目標(biāo)的關(guān)系， 規(guī)劃、定優(yōu)先順序。 也就是依據(jù)輕重緩急設(shè)立短、中、長(zhǎng)程目標(biāo)，再逐日地訂定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的計(jì)劃，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭(zhēng)取最高的效率 。 好處： 確立了個(gè)人價(jià)值觀及與目標(biāo)； 壞處： 可能會(huì)缺乏整體的團(tuán)隊(duì)觀念 。 結(jié)果： 對(duì)事件的判斷取決于個(gè)人價(jià)值觀 。 37 “ 北極熊型 ” 的問(wèn)題 追求自身利益： 定義：個(gè)人價(jià)值觀和利益至上 。 問(wèn)題： 個(gè)人英雄主義時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了 ！ 關(guān)鍵詞： 你可能會(huì)成為一個(gè) “ 孤家寡人 ” ！ 38 第四代： “ 群狼型 ” 追求集體利益： 定義：先做對(duì)的事 ， 再把事做對(duì) ！ 強(qiáng)調(diào)： 選擇和確定最重要的事情先去做； 強(qiáng)調(diào)企業(yè) 、 團(tuán)隊(duì) 、 個(gè)人的均衡性； 39 “ 群狼型 ” 的基本觀念 要素： 先做重要的事情 ， 而非緊急的事； 要求個(gè)人利益必須符合團(tuán)隊(duì)利益 。 關(guān)鍵詞： 學(xué)會(huì)判斷重要性與緊急性的區(qū)別 。 40 “ 群狼型 ” 的