采購業(yè)務(wù)審計實施方案.doc

超市零售業(yè)采購業(yè)務(wù)審計實施方案為加強管理，完善各部門內(nèi)部控制制度，經(jīng)公司研究決定，對采購部采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計，結(jié)合公司實際情況，制定以下實施方案。一、審計目的加強管理，完善內(nèi)部控制制度。二、審計重點采購部部門制度建立及其執(zhí)行情況；采購計劃編制及其執(zhí)行情況；供應(yīng)商管理情況；采購合同檢查；商品管理及維護(hù)情況等。三、審計期間2016年1月至2017年6月，具體時間以審計通知時間為準(zhǔn)。四、審計范圍XX有限公司采購業(yè)務(wù)。五、審計重點與方法（一）采購制度建立及其執(zhí)行情況1.審計重點（1）內(nèi)部控制制度：內(nèi)部控制制度是否建立；制度是否健全、可操作；是否嚴(yán)格執(zhí)行。（2）部門職能職責(zé)和崗位分工：部門職能職責(zé)是否明確、清晰；崗位設(shè)置是否合理，分工是否明確；不相容崗位是否分離；是否定期崗位輪換。（3）采購業(yè)務(wù)循環(huán)及審批流程：采購業(yè)務(wù)循環(huán)流程是否順暢，審批權(quán)限是否明確。2.審計方法（1）內(nèi)部控制制度檢查：查看采購部內(nèi)部控制制度，對照制度檢查其執(zhí)行情況。如無內(nèi)控制度，詢問2-3名管理人員，了解部門實際管理情況。（2）部門職能職責(zé)及崗位分工檢查：查看部門職能職責(zé)及其崗位分工說明，詢問了解各崗位實際人員配備情況、崗位輪換情況。詢問部門是否制定有操作手冊或員工管理制度。（3）采購業(yè)務(wù)循環(huán)及審批流程：查看有無采購業(yè)務(wù)流程圖，檢查是否與實際業(yè)務(wù)處理流程、審批流程一致。如無流程圖，詢問了解實際業(yè)務(wù)處理流程和審批流程，查看各流程審批環(huán)節(jié)有無痕跡化資料。3.收集主要資料采購部內(nèi)部控制制度、部門職能職責(zé)及崗位分工說明、采購業(yè)務(wù)流程圖、采購業(yè)務(wù)調(diào)查問卷。（二）采購計劃編制及其執(zhí)行情況1.審計重點（1）采購計劃：采購部是否根據(jù)公司年度發(fā)展計劃、銷售目標(biāo)、庫存情況等，編制各門店年度采購計劃；采購計劃是否經(jīng)過審批后嚴(yán)格執(zhí)行。（2）采購預(yù)算：采購計劃是否納入采購年度預(yù)算管理；是否根據(jù)審批的采購計劃編制年度采購預(yù)算；預(yù)算是否分解至各具體項目；采購預(yù)算是否經(jīng)過審批后嚴(yán)格執(zhí)行。（3）計劃與預(yù)算控制：采購部是否制定計劃與預(yù)算控制方案或措施；是否按預(yù)算來分配采購人員操作權(quán)限；計劃與預(yù)算控制是否納入部門績效考核。（4）計劃與預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整：是否定期對計劃與預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析；對計劃與預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，是否及時申報調(diào)整。2.審計方法（1）采購計劃：收集年度采購計劃，查看計劃審批文件，對照公司年度發(fā)展計劃、銷售目標(biāo)等核對采購計劃編制依據(jù)及其編制方法。如無采購計劃，詢問了解實際控制方法，并收集相關(guān)痕跡化證明資料。（2）采購預(yù)算：收集年度采購預(yù)算，查看預(yù)算審批文件，對照采購計劃查看預(yù)算費用是否層層分解至各項目，并復(fù)核加計是否準(zhǔn)確。如無采購預(yù)算，詢問了解實際控制方法，并收集相關(guān)痕跡化證明資料。（3）計劃與預(yù)算控制：收集采購部預(yù)算控制方案或措施，如無方案，詢問了解實際控制措施或方法。獲取部分采購人員系統(tǒng)（商友/OA/管家婆）賬號，查看是否按預(yù)算設(shè)置采購限額，以及采購人員是否可越權(quán)采購下單。詢問了解采購部是否將計劃與預(yù)算控制納入部門員工績效考核，如有考核了解具體流程和方法。（4）計劃與預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整：結(jié)合各門店財務(wù)數(shù)據(jù)（決算)，對比分析預(yù)算與決算數(shù)據(jù)是否有較大差異，查看超預(yù)算支出是否經(jīng)過審批；查看有無計劃與預(yù)算執(zhí)行情況分析數(shù)據(jù)，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，查看有無及時進(jìn)行跟進(jìn)處理的痕跡化資料；收集計劃與預(yù)算調(diào)整資料，查看調(diào)整依據(jù)是否充分、真實，調(diào)整是否經(jīng)過相關(guān)部門及總經(jīng)理審批。3.收集主要資料年度采購計劃、采購預(yù)算、計劃與預(yù)算調(diào)整申請及審批文件、計劃與預(yù)算執(zhí)行情況分析表、調(diào)查問卷等。（三）供應(yīng)商管理情況1.審計重點（1）供應(yīng)商選擇：是否已建立科學(xué)的供應(yīng)商評估準(zhǔn)入制度，對供應(yīng)商經(jīng)濟(jì)資質(zhì)（代理權(quán)）、信譽等情況進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，建立供應(yīng)商信息管理平臺；是否按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。（2）供應(yīng)商管理：新增服務(wù)關(guān)系和調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，是否按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商信息管理平臺；與供應(yīng)商簽訂采購合同的同時，采購人員在切實防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，是否與供應(yīng)商簽訂廉潔協(xié)議。（3）供應(yīng)商維護(hù)：是否建立供應(yīng)商評估機(jī)制，搭建溝通平臺，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)分級管理。對未嚴(yán)格履行采購合同義務(wù)，影響公司經(jīng)營的行為，進(jìn)行處罰或淘汰；對合作良好的供應(yīng)商，定期或不定期與供應(yīng)商交流，詢問商品供、銷情況，財務(wù)款項結(jié)算情況等，以維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益，促進(jìn)雙方合作關(guān)系。2.審計方式（1）供應(yīng)商選擇：查看采購部是否制立供應(yīng)商管理制度。如尚未制訂制度，詢問了解實際管理方式，供應(yīng)商通過哪種渠道，哪種方法引進(jìn)，并取得相關(guān)佐證資料。審計獲取供應(yīng)商清單，抽查部分供應(yīng)商檔案，審查供應(yīng)商的選擇是否合規(guī)，是否獲取供應(yīng)商代理資質(zhì)，核實供應(yīng)商的引進(jìn)是否公平、公正。特別關(guān)注有無質(zhì)量檢測檢驗報告。（2）供應(yīng)商管理：查看供應(yīng)商管理檔案，獲取各供應(yīng)商商品采購目錄，與系統(tǒng)（商友/OA/管家婆）信息進(jìn)行比對，特別關(guān)注新品引進(jìn)，是否履行審批手續(xù)，是否有采購人員越權(quán)現(xiàn)象；抽查部分供應(yīng)商是否簽訂廉潔協(xié)議。（3）供應(yīng)商維護(hù)：詢問了解供應(yīng)商維護(hù)方式，獲取相應(yīng)的佐證資料；獲取審計期間退場供應(yīng)商資料，查看供應(yīng)商退場原因，重點關(guān)注非供應(yīng)商主觀因素退場原因。3.收集主要資料供應(yīng)商清單及其采購目錄、廉潔協(xié)議、供應(yīng)商檔案資料、調(diào)查問卷等。（四）采購合同檢查1.審計重點（1）采購定價：是否制定商品采購定價政策，采購定價權(quán)限是否明確；是否制定定價復(fù)核機(jī)制，采購總監(jiān)、部長、經(jīng)理等管理人員是否對采購人員定價進(jìn)行復(fù)核；商品調(diào)價是否合理，查看合同核實是否屬合同或協(xié)議約定調(diào)價事項，調(diào)價金額是否經(jīng)過雙方協(xié)商同意。如不屬合同約定事項調(diào)價，有無雙方協(xié)商記錄以及內(nèi)部審查記錄。（2）價外費用：是否制定價外費用（堆頭費、促銷費、返利、DM費、入場費、水電費、手續(xù)費等）收費標(biāo)準(zhǔn)；價外費用收取是否公平、公正。（3）合同條款：固定標(biāo)準(zhǔn)格式合同或框架協(xié)議條款是否聘請法律顧問審查；簽訂非固定格式合同或協(xié)議，或主要條款變更是否經(jīng)過審查，并咨詢法律顧問；對于影響重大、涉及專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，是否聘請外部專家、財會等專業(yè)人員參與談判；合同或協(xié)議是否引入競爭制度，確保供應(yīng)商具備履約能力；商品采購價格、商品調(diào)價、價外費用、貨款結(jié)算方式、采購下單方式、貨物配送方式、驗收地點、退換條款、“清場”條款約定、懲罰條款、權(quán)利與義務(wù)等是否清晰明了。（4）合同簽訂：是否對擬簽訂合同或協(xié)議的供應(yīng)商主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險評估和審查；采購合同的簽署是否經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)并履行必要的審批程序；到期合同是否履行相關(guān)程序重新簽訂協(xié)議。（5）合同管理：是否建立合同臺賬，對供應(yīng)商合同進(jìn)行管理；供應(yīng)商新增商品清單或原合同條款變更，是否重新簽訂合同或補充協(xié)議；合同主要信息是否完整、準(zhǔn)確錄入信息系統(tǒng)。2.審計方式（1）采購定價：詳問了解商品采購定價機(jī)制，收集商品采購定價政策性文件，抽查供應(yīng)商檔案，核實采購定價程序是否合規(guī)，是否履行復(fù)核及審批手續(xù)；收集商品調(diào)價協(xié)商記錄，對照合同，查看調(diào)價事項是否屬原合同約定調(diào)價事項，調(diào)價是否合理。合同外調(diào)價，除取得調(diào)價協(xié)商記錄外，是否有內(nèi)部審查記錄。（2）價外費用：抽查部分供應(yīng)商合同，檢查價外費用收取是否合理、合規(guī)；對照合同，檢查財務(wù)憑證，核對價外費用是否按合同收取；獲取部分供應(yīng)商溝通方式，與供應(yīng)商核實近期價外費用繳納情況。（3）合同條款：抽查供應(yīng)商合同，檢查合同條款是否清晰、完整。（4）合同簽訂：詢問了解合同簽訂流程，查看有無相關(guān)授權(quán)審批文件。收集采購部合同簽訂的相關(guān)依據(jù)或洽談記錄；詢問了解到期合同續(xù)簽處理流程，查看續(xù)簽合同簽訂是否合規(guī)。（5）合同管理：檢查有無合同臺賬，抽查核對紙質(zhì)檔案與臺賬信息是否一致；抽查部分供應(yīng)商合同，與信息系統(tǒng)核對合同條款是否一致。3.收集主要資料商品定價政策依據(jù)、價外費用收取標(biāo)準(zhǔn)、固定格式合同或框架協(xié)議、非固定格式合同或協(xié)議、合同臺賬、調(diào)查問卷等。（五）商品管理及維護(hù)1.審計重點（1）品類管理：是否制定形成適合公司的商品品類結(jié)構(gòu)；是否定期或不定期組織人員進(jìn)行市場調(diào)研，引進(jìn)新品淘汰滯銷商品。（2）商品陳列：是否參與制定賣場顧客動線規(guī)劃與商品陳列設(shè)計方案。（3）商品定價：是否制定商品定價政策或標(biāo)準(zhǔn)；商品定價依據(jù)是否充分，定價是否合理，是否過于追求商品毛利，而忽略消費者需求；商品變價依據(jù)是否充分，是否經(jīng)過審批。（4）商品維護(hù)：是否定期對商品銷售與庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測，對暢銷商品、促銷商品、滯銷商品、高庫存商品等采取措施；是否定期與各門店了解供應(yīng)商送貨時間、到貨率、商品質(zhì)量等情況。2.審計方法（1）品類管理：檢查是否制定商品品類結(jié)構(gòu)目錄或清單；檢查系統(tǒng)，篩選系統(tǒng)中“新品試用期”，檢查有無新品市調(diào)報告；檢查系統(tǒng)，篩選系統(tǒng)中“新品試用期”轉(zhuǎn)“試銷決定期”商品，檢查試用期間銷售數(shù)據(jù)，是否滿足轉(zhuǎn)試銷條件；檢查系統(tǒng)，篩選系統(tǒng)中“試銷決定期”轉(zhuǎn)“正?！鄙唐罚瑱z查試銷期間銷售數(shù)據(jù)，是否滿足轉(zhuǎn)正常銷售條件。（2）商品陳列：檢查商品陳列設(shè)計方案。（3）商品定價：收集并檢查商品定價政策或標(biāo)準(zhǔn)，如無定價政策或標(biāo)準(zhǔn)，詢問了解實際工作中定價方法，并收集相關(guān)佐證資料，分析定價是否合理，并復(fù)核定價依據(jù)。（4）商品維護(hù)：詢問了解是否有專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)分析，收集審計期間數(shù)據(jù)監(jiān)測分析報告，查看對異常數(shù)據(jù)采取的處理措施，