電子郵件書寫規(guī)范.ppt

,電子郵件禮儀培訓(xùn),單 位：人事行政部-培訓(xùn)組 主講人：,有！而且不注重的話就容易引起下列問題,電子郵件有相關(guān)的禮儀嗎？,3,電子郵件禮儀,電子郵件禮儀,郵件主題-SUBJEUT,主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈 領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速 了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。,郵件主題-SUBJEUT,1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的 2、標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用才能顯示完你的標(biāo)題 3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收” 4、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理 5、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。 6、回復(fù)對方郵件時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。 7、遇到比較傻的反垃圾，在回復(fù)前手動刪除主題中自動插入的*提示-此郵件可能是垃圾郵件。,6,？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎,標(biāo)題的擬定原則,電子郵件禮儀,8,郵件稱呼與問候,恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度,Email開頭結(jié)尾最好要有問候語,最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”； 結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。,郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的， 要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的 “x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也 是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。,9,電子郵件禮儀,10,郵件正文,Email正文要簡明扼要，行文通順,Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然 后單獨寫個文件作為附件進行詳細(xì)描述。 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語 句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。,注意Email的論述語氣,根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)?語氣進行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “郵件門”就是 深刻的教訓(xùn)！,11,郵件正文,Email的正文應(yīng)多用1234之類的列表，將事情說明清楚,如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒 人有時間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。,一次郵件交待完整信息,最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封 什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。,盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查,這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。,12,郵件正文,合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述,對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述， 收件人一定會表揚你的體貼。,不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符,在商務(wù)信函里面使用:) 之類的笑臉字符會顯得比較輕佻，Business Email 不是情書， 所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。,少用模板,模板會增加郵件的大小，太過花哨的模板會影響郵件內(nèi)容的閱讀，如果沒有特殊的 圖像、表格或者按鈕等其他原因，應(yīng)當(dāng)盡可能的發(fā)送文本郵件。（包括回復(fù)郵件）,過于私人的事情最好不要在E-MAIL里面說,你永遠不知道收信人是否會轉(zhuǎn)發(fā)給別人看。因此為了安全，最好不要在E-mail這種白 紙黑字的東西上討論過于隱私或者過于敏感的事情。,13,電子郵件禮儀,附件是郵件的一個重要組成部分，注意以下幾點,郵件附件,1、如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 3、正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4、附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6、如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送； 或者把要發(fā)的附件上傳到某個空間或者網(wǎng)絡(luò)硬盤，然后在郵件中給出鏈接。,15,電子郵件禮儀,只在必要的時候才使用英文郵件,注意,注意,如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他； 如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。,尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件,英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中 有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也 應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示 成為亂碼天書。,郵件語言的選擇和漢字編碼,對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文,注意,注意,中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型， 字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。,選擇便于閱度的字號和字體,你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影 響郵件所涉及問題的解決。,郵件語言的選擇和漢字編碼,18,電子郵件禮儀,電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司 、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需 將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司 的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。,每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中 認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。,對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。 過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名 檔，靈活調(diào)用。,不要只用一個簽名檔,簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。 字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。,簽名信息不宜過多,郵件結(jié)尾簽名,20,電子郵件禮儀,郵件回復(fù)技巧,21,及時回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。 如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，云云”。不要讓對方苦苦等待，記?。杭皶r作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作 進行針對性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。 回復(fù)不得少于10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。,郵件回復(fù)技巧,22,不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。 要區(qū)分Reply和Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人就行了 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情 。 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。 轉(zhuǎn)發(fā)郵件 在轉(zhuǎn)發(fā)很長的郵件的時候，請對要轉(zhuǎn)發(fā)的郵件內(nèi)容進行概括。,23,電子郵件禮儀,正確使用郵件的發(fā)送、抄送、密送,要區(qū)分TO和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人） TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)的。 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然也可以回復(fù)EMAIL. 而BCC是密送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的，這個一般用在非常規(guī)場合。 TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列：按職位等級從高往低或者從低往高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象。 只給需要信息的人發(fā)郵件，不要占用他人的資源。 轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息 在你轉(zhuǎn)發(fā)郵件之前，首先確保所有收件人需要此信息，除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員