畢業(yè)論文試論秘書說話藝術(shù).doc

試論秘書說話藝術(shù)內(nèi)容摘要： 語言是人類最重要的交際工具。學(xué)習(xí)說話藝術(shù)，掌握口才技巧，是提高秘書人員的素質(zhì)，做好秘書工作的基本要求和必要條件。本文探討了秘書掌握說話藝術(shù)的重要性及提高說話藝術(shù)的方法。關(guān)鍵詞: 秘書 說話藝術(shù) 重要性 提高途徑秘書人員在平時的工作中，要向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況、提出建議、傳達指示、協(xié)調(diào)工作、接待信訪、接待來賓，有時還要代表組織、領(lǐng)導(dǎo)到基層或其它單位處理具體事件，開展這些工作要大量使用口語，這就要求秘書人員擁有良好的口才，講究說話的藝術(shù)。一、掌握說話藝術(shù)的重要性。1、掌握說話藝術(shù)是社會交際的需要。在社會交際中，除了運用書面語言外，更大量的是運用口頭語言。這就決定了口才的重要性。俗語說：“良言一句三冬暖，惡語傷人六月寒?！绷己玫娜穗H關(guān)系的建立，往往是由良好的對話開始的；而人際關(guān)系的交惡，很多時候也是由于出言不慎引起的。口才好，說話得體，在交往中必然受人尊敬，擁有良好的人際關(guān)系；相反，口才差，詞不達意，話不投機，在交往中必然被人看不起，受到冷遇。秘書部門是機關(guān)的窗口，秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，對內(nèi)對外的聯(lián)系非常廣泛，社會交往十分頻繁。因此，秘書人員要高度重視和認真研究說話藝術(shù)。2、掌握說話藝術(shù)是社會發(fā)展的要求。當今時代，科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，現(xiàn)代傳聲技術(shù)廣泛應(yīng)用，這就使地球的半徑縮短了，而使人的舌頭伸長了。隨著計算機的出現(xiàn)，語言自動識別系統(tǒng)開始形成，“人機對話”的時代已經(jīng)開始，現(xiàn)代傳聲技術(shù)更使人們的交際空間得到空前的擴展，在不久的將來，人們通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，運用口語進行交流和通信，將會如今天使用電話、電視一樣方便。新世紀的秘書工作，將充分利用高科技的成果，實現(xiàn)辦公自動化，書面交際也將越來越多地被口頭交際所替代，這對秘書人員的口頭交際能力和說話藝術(shù)提出了更高的要求。3、掌握說話藝術(shù)是做好秘書工作的需要。秘書部門是人際交往的樞紐，秘書人員必須經(jīng)常與各方面的人員發(fā)生聯(lián)系。在工作中，無論是傳達指示、匯報情況、接洽公務(wù)、接待來訪等，都是與人打交道，因此，需要利用口語來交流思想、傳遞信息，也需要利用口語來協(xié)調(diào)人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的工作氛圍。秘書人員口語技巧掌握得好，說話得體，不但能以理服人，以情動人，促進工作的開展，還能化解一些矛盾和沖突，推動問題的解決。過去人們常將秘書說成是“筆桿子”，其實是對秘書工作的一種片面理解，實際上，口語在秘書工作中起著十分重要的作用。一個只能動筆而不能動嘴的人或一個口才極差的人不是一個合格的秘書人員。但是在現(xiàn)實中，有的秘書對此認識不足，忽視了口語學(xué)習(xí)和鍛煉，對口語藝術(shù)掌握得不夠好，不分場合、不講分寸、隨意而說、沖口而出，因此經(jīng)常因不善說話而出現(xiàn)一些不愉快的情況，既影響了工作，也影響了機關(guān)的聲譽和形象。對此，秘書人員要引起足夠的重視。4、掌握說話藝術(shù)是塑造秘書人員自我形象的需要。古人說，言為心聲。口才是一個人的才華的體現(xiàn)，當今社會上都把口頭交際能力作為衡量人才的重要尺度。秘書人員運用好說話藝術(shù)，可以使人感到親切，也容易贏得別人的尊重，得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識。在一個單位里，口才好的人往往能夠很快地脫穎而出。相反地，如果一個人聲音含混，語言干癟，表達單調(diào)，則往往被認為是沒有才能而得不到重用。同時，在一定意義上，口才也是一個人內(nèi)在品德的表現(xiàn)，是一個人風(fēng)度的有機組成部分。一個情操高尚、品德良好的人，說話必然溫文爾雅、富于修養(yǎng)；而一個思想敗壞、品德惡劣的人，說話則往往是粗俗不堪，正所謂“狗嘴里吐不出象牙來?！比藗兺梢酝ㄟ^一個人的語言去評價他的價值。秘書人員常常通過自己的說話水平向社會顯示自己的價值。因此，秘書人員在加強品德修養(yǎng)的同時，也要注意提高自己的說話藝術(shù)，使內(nèi)在的優(yōu)秀品德和外在的良好口才相得益彰，完美統(tǒng)一。二、秘書如何掌握說話藝術(shù)。(一)講真情，說實話。秘書說話，怎樣達到講真情、說實話？關(guān)鍵的是一要真，二要實。首先，要有真摯的情感。情感是人對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的體驗，即人對客觀事物的態(tài)度的一種態(tài)度?！扒閯佑谥小北匾靶沃谕狻保f話作為表情達意的工具，承擔(dān)這種轉(zhuǎn)化任務(wù)。情感支配影響著說話，在言談交際中起著重要作用。以真摯的情感說話，能縮短同聽者的距離，讓人感到說者是真誠的，可信賴的，樂于接受說話人的觀點和思想，達到交際目的，此即“感人心者，莫先乎情”。其次，要有求實的精神。實事求是是我黨一貫工作作風(fēng)，也應(yīng)是秘書人員的工作作風(fēng)。秘書在參與政務(wù)過程，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息、提出意見或建議，應(yīng)真實確鑿，如實反映情況。秘書還應(yīng)善于把上級方針政策同本單位實際結(jié)合起來，解決實際問題。向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況時，不能只當“傳聲筒”，簡單地照傳照說。如領(lǐng)導(dǎo)指示有不完善、欠妥當之處應(yīng)從實際出發(fā)，提出修改建議，切不可隨聲附和，將錯就錯。事實證明，各級機關(guān)的工作，有了求實精神，才能說實話，鼓真勁，做實事，收實效，也才能得到群眾的理解和擁護。再次，有敢于承擔(dān)風(fēng)險的精神。說話中傳遞的信息有喜有憂，大部分人愛聽喜信息。憂信息意味著工作中有問題乃至過錯，“聞過則喜”者畢竟占少數(shù)，有些人是聞過則怒。進入現(xiàn)代社會，人與人之間的關(guān)系，雖與封建社會有本質(zhì)的不同，但也不能否認，由于人際間復(fù)雜乃至微妙的關(guān)系，下級與上級說話，假如傳遞的是憂信息，仍有一定風(fēng)險性。改革開放的新形勢，為秘書說話提供了客觀條件。現(xiàn)在，報憂的風(fēng)險性小多了。江澤民1990年1月10日在全國省、自治區(qū)、直轄市秘書長座談會上講到，秘書部門是上情下達、下情上達的樞紐。這是支持報憂，鼓勵報憂。但實際工作中，也不排除某些不高明的領(lǐng)導(dǎo)者，偏聽偏信，一葉障目，不喜報憂。這種情況下，秘書報憂仍有一定風(fēng)險，如可能導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不悅，引起對秘書個人不利的后果。事實證明，只有處理好報喜與報憂的關(guān)系，如實反映情況，才能保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確。秘書人員應(yīng)拋棄個人得失，具有敢承擔(dān)風(fēng)險的氣魄，既報喜，又報憂。最后，不說假話、大話、空話。（二）講原則，有分寸。秘書說話，既要講原則，又要講分寸，二者既對立，又統(tǒng)一。講原則是前提，在不違背原則的前提下講分寸。只講原則，不講分寸，易失之于簡單生硬；只講分寸，不講原則，就要犯錯誤。二者統(tǒng)一于說話過程中，相輔相成，缺一不可。秘書說話怎樣講原則呢？這涉及到秘書本人的政治修養(yǎng)、道德觀念、思想品質(zhì)、理論水平等多方面因素。有正確的世界觀、價值觀。有高度的責(zé)任感、使命感，有一定的政治理論及專業(yè)修養(yǎng)，講話時就容易做到堅持原則。講原則的前提是能分辨是非，明確哪些是正確的，哪些是不正確的。明確是非不一定都能堅持原則。有的秘書明知領(lǐng)導(dǎo)的某個決策有誤，不敢提相反意見；唯唯諾諾；領(lǐng)導(dǎo)做的某件事明明是違反政策的，秘書看在眼里，急在心上，出自某種個人考慮，裝聾作啞，不愿多言。另一種情況與之相反，有些秘書喜愛多嘴多舌，某些不宜說的事情，卻無所顧忌，和盤托出，造成工作被動，人際關(guān)系緊張。所以，說話講原則性，一要明辨是非，二要有責(zé)任感，能瞻前顧后，對自己的話負責(zé)，當則說，不當說絕對不說。秘書說話講原則的同時，還要講究策略，注意分寸，即表達內(nèi)容及方式要適度。說話有分寸，首先是個思想認識問題。看問題不武斷，是掌握分寸的前提。對客觀事物的判斷，要全面了解，辨證分析，周密思考，以得出恰當?shù)慕Y(jié)論。對人對事不要絕對地肯定或否定，不要急于下結(jié)論。說話有分寸，也是一種表達藝術(shù)。善于說話的秘書，要從以下幾方面把握說話分寸：（1）注意措詞。秘書對重要問題的說明，需格外注意用詞，精心選擇，認真推敲。此外，還要注意不說帶嘲弄、庸俗甚至粗魯?shù)难栽~，話要讓人聽著順耳，樂于接受。在正式場合，言談中帶有傷害對方情感的詞語，是種失禮的表現(xiàn)，也就失了分寸。（2）掌握“火候”說話有分寸，也需掌握“火候”。應(yīng)當講的必須講，不該講的一定不講，該早講的不能晚講，該晚講的也不能先捅出去，這是看準時機“火候”；有把握的話講，沒把握的話等想好了再講，這是看準自身條件“火候”；對方想聽時講，不想聽時少講或不講，這是看準語境“火候”。交談中發(fā)生爭執(zhí)，更要注意“火候”，不可“火上澆油”，而要“冷卻降溫”，節(jié)制感情，不吵不鬧，理直卻氣和。（3）委婉含蓄。說話講究分寸，經(jīng)常借助于委婉含蓄的表達手法。有些事情，點到為止，不可說透，不能把話說死，而要留有余地，以避免說話的武斷、生硬。秘書言談中，對一些重大的、敏感的問題，不便直言又不得不說的問題，采用委婉含蓄手法，機動靈活，避免被動。說話講究分寸，是“慎言”的表現(xiàn)。現(xiàn)代秘書處于復(fù)雜的人際關(guān)系中，更應(yīng)“慎言”。盡管許多人主觀上有“慎言”的愿望，有時仍免不了失言。不該說的事，脫口而出，尤其說了使對方難堪或傷害對方感情的話，引起不悅，甚至發(fā)生爭吵。一旦失言，自己首先要冷靜，主動承認說話不妥，以獲得聽者的諒解，不至于把關(guān)系搞僵。文過飾非，反復(fù)解釋，或矢口否認，當面賴帳，都不是明智的辦法。（三）講效率，貴簡明。古人為文貴簡明。崇尚“文約而事豐”。現(xiàn)代社會節(jié)奏越來越快，提倡寫短文，說短話，比任何時代都講究效率，注重簡明。說話簡明是種藝術(shù)。用最少量的話語傳達盡可能多的信息，需要扎實的表達功夫，有敏捷的思維，有提高說話的愿望。秘書說話達到簡明要求，應(yīng)從以下六個方面努力：（1）恰當選詞。精心選用最能反映說話要旨的詞語，使之“以一當十”，“言”半功倍。一段精彩言語，需字斟句酌，選表現(xiàn)力強的詞句，以求詞約意豐。（2）長話短說。說話羅嗦不止，不分主次，使聽者如墜入霧中，是令人頭疼的事。喜歡說長話者，失之于對說話對象缺少正確的判斷，作了過高或過低的估計。不要短話長說，而要長話短說。每次說話前，縝密思考，對講述內(nèi)容主次分清，確定祥略，有點有面，突出重點。要善于“截取”。根據(jù)需要，從長內(nèi)容中截下一段反映問題本質(zhì)的話述說，免去客套話。（3）通俗易懂。要做到通俗易懂，應(yīng)直抒胸臆，直言其理，不轉(zhuǎn)彎抹角，讓思想內(nèi)容直接流于言詞，使聽者即刻能領(lǐng)會、理解，省去因不解其意而揣摩、詢問的時間。還需注意說話不咬文嚼字，故弄玄虛。此外，說話不同于寫文章，應(yīng)少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句。（4）要切題。說話最忌離題胡扯，不著邊際。說話扣題，首先要明確中心說什么，定了中心，也就確定了說話材料的取舍。圍繞中心，對雜亂的材料整理、歸類，從中找出材料間的內(nèi)部聯(lián)系，能說明中心的留下，不能說明中心的去掉，這樣才能保證說話扣題。這是說話前必須經(jīng)歷的過程；否則，偏離中心，越扯越遠，廢話連篇。（5）免去不必要的重復(fù)。說話重復(fù)有必要、不必要之分。必要的重復(fù)起加深印象、突出重點的作用。重復(fù)作為一種表達技巧，運用得當，有助于說話內(nèi)容的深化；但運用不當，造成 贅，就是不必要的重復(fù)。要避免以下幾種重復(fù)：詞義重復(fù)、同詞重復(fù)、語句重復(fù)和傳遞方式重復(fù)。（6）戒掉口頭禪。口頭禪是一種語病。不少人說話帶口頭禪，其形成原因一是表達習(xí)慣，二是思路“卡殼”、思維不連貫，對某問題認識模糊，語言表達不暢，只能以口頭禪作為緩沖。有口頭禪語病的人，必須針對具體情況，有意克服，認真矯正。（四）善機變，巧應(yīng)對。善于機變，巧于應(yīng)對，是口語表達者應(yīng)具備的一種技巧。說話語境千變?nèi)f化，盡管說話者力求適合語境需要，但經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況，說話就需臨場調(diào)整內(nèi)容，改變方式，機敏、巧妙地應(yīng)付意外。說話善機變，需要具備一定條件。首先，是思維敏捷，反應(yīng)迅速。其次，知識面廣，注重思想修養(yǎng)。再次，把握準契機。善于機變，要審時度勢，從細微處見本質(zhì)，要求在適當?shù)臅r候說適當?shù)脑挘心e過良機。善機變，巧應(yīng)對在言談中經(jīng)常采用的方法有：（1）巧妙周旋。在某些特殊場合，交談對方提出一些刁鉆、帶挑釁性的問題，應(yīng)該在不影響關(guān)系的前提下，巧妙周旋，予以回駁。（2）針鋒相對。有時，說者與聽者由于出發(fā)點不同，其觀點可能是對立的。在一些公開場合，這種對立突然出現(xiàn)，應(yīng)處變不慌，迅速反應(yīng)，給以針鋒相對的回擊，以維護本方利益。（3）巧除尷尬。日常說話中，有時會出現(xiàn)令人難堪、尷尬的局面。此時需沉著冷靜，出其不意，巧妙回答對方，變被動為主動。（4）化險為夷。說話失誤是難免的事，造成失誤的一個原因是說話不動腦子，即無意識地說話，有時會產(chǎn)生意想不到的后果。這種情況下，需要緊急發(fā)揮機變技能，力爭在最短時間內(nèi)，把不良后果挽救回來。（5）變不利為有利。說話不當，可能要得罪人，要辦的事就辦不成了，令自己或相關(guān)者處于不利地位，巧妙應(yīng)對，有助于窘?jīng)r的改變。說話善于機變、巧于應(yīng)對，是機智的外露。擔(dān)任秘書工作的人，幾乎每天都需要運用這種機智，其效果諸如平息一位交談?wù)叩氖⑴?，能把一位同事的不平之鳴轉(zhuǎn)化為受歡迎的建議，或使自己擺脫尷尬被動的境地等。這是一種以不變應(yīng)萬變的本領(lǐng)，是堅持原則性與靈活性的具體表現(xiàn)。秘書說話藝術(shù)，應(yīng)是共性與個性的統(tǒng)一。既有一般秘書所共有的說話特征，也有個人說話實踐中形成的個性特征。這樣才不至于千人一面，眾口一詞，才會形成多姿多彩的語言表達技巧。秘書是領(lǐng)導(dǎo)同外界聯(lián)系的媒介，從秘書身上，可以看到領(lǐng)導(dǎo)的影子。比如，秘書待人熱情、親切、文明、禮貌，人們會聯(lián)想到其領(lǐng)