北侖區(qū)公務(wù)卡單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）操作手冊.doc

北侖區(qū)公務(wù)卡單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）操作手冊一、軟件安裝雙擊桌面上Internet Explorer，打開IE，在地址欄里輸入46:8000/gsoftserver，輸入回車，按系統(tǒng)提示進行安裝。二、單位財務(wù)聯(lián)絡(luò)員公務(wù)用卡軟件流程操作手冊公務(wù)卡操作流程578964132核算中心公務(wù)卡合作銀行預(yù)算單位財務(wù)部門個人卡用戶商品、服務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)3245公務(wù)卡報銷基本流程圖1、個人在使用個人卡進行公務(wù)購買前應(yīng)事先征詢相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意；2、在領(lǐng)導(dǎo)同意后，用個人公務(wù)卡采購商品和服務(wù)；3、憑購買的發(fā)票和購物小票或購物清單進行審批；4、憑審批后的發(fā)票和pos小票至單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）處申請報銷；5、單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）登錄核算中心公務(wù)卡報銷系統(tǒng)后，輸入個人卡號、消費時間、消費金額進行查詢；6、單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）根據(jù)返回的信息，對發(fā)票和pos小票進行核對，核對無誤后保存，同時打印報銷回單，并交與報銷人確認；確認后的信息保存在核算中心服務(wù)器內(nèi)作為單位公務(wù)卡支出臺帳；7、單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）根據(jù)本單位的實際情況及時對消費記錄的支出科目、資金來源等會計信息進行補充，并按本單位的規(guī)定定期進行分類匯總后，生成結(jié)報單和公務(wù)卡還款信息匯總表（此表須提交代理銀行），并在表上簽字確認，連同報銷單據(jù)提交單位財務(wù)負責(zé)人(會計核算中心會計)。單位財務(wù)負責(zé)人(會計核算中心會計)在收到公務(wù)卡還款的申請后，應(yīng)根據(jù)結(jié)報單的還款金額、公務(wù)卡還款信息匯總表的金額及有關(guān)單據(jù)進行核對，核對無誤后簽發(fā)，并在匯總表上簽字確認。8、區(qū)核算中心在收到預(yù)算單位的撥款申請(資金結(jié)報單)后，通過網(wǎng)上結(jié)算系統(tǒng)將資金劃入預(yù)算單位在代理銀行開設(shè)的公務(wù)卡還款賬戶。9、代理銀行在收到還款資金及匯總清單后，根據(jù)匯總清單的還款明細將資金打入個人公務(wù)卡內(nèi)，完成報銷流程。另：個人在以現(xiàn)金購買商品和服務(wù)后，根據(jù)文件要求需要劃到個人卡的，也可按上述流程操作?，F(xiàn)金報銷的消費記錄，必須在“刷卡地點及理由”一欄填寫用款理由，并遞交核算中心或區(qū)財政審核備案，審核完成后才能生成資金結(jié)報單。（一）、單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）錄入1、單位出納在進行報銷操作時，除了對發(fā)票進行審核外，公務(wù)刷卡方式的報銷還要求報銷人提供pos機小票，如圖1： 需要審核的地方： 處是報銷人卡號處是消費刷卡的日期和時間處是消費的金額處是消費的地點或?qū)Ψ絾挝幻Q 圖1 1、點擊“公務(wù)卡管理”，選擇“消費記錄管理”，如圖2：圖22、出現(xiàn)“個人公務(wù)卡報銷”頁面后，雙擊“單位”后的空白處，彈出單位選擇畫面，選擇單位，然后點擊“確認”，如圖3：圖33、雙擊“持卡人”后的空白處，選擇報銷人，然后點擊“確認”，如圖4：圖44、在類型處選擇“刷卡”（現(xiàn)金報銷選擇“現(xiàn)金”），輸入交易日期和時間（即圖1pos小票中的處，在同一天報銷同一金額時，還要輸入時間），交易金額（指圖1pos小票處的金額），然后點擊“查詢”，如圖5圖55、如果出現(xiàn)“無明細交易”說明銀行尚無此交易信息（一般會遲延1-2天），請暫停報銷，等有交易信息后再報銷，如果時間已超過兩天，請及時聯(lián)系區(qū)核算中心或區(qū)財政局或代理銀行進行詢問； 如果有交易信息，會出現(xiàn)一條消費信息，對持卡人、消費地點及交易金額進行核對后，輸入報銷金額（報銷金額不得大于交易金額和發(fā)票金額）；如圖6：圖66、如果還有公務(wù)卡報銷的，請變更持卡人、交易日期和交易金額后，繼續(xù)點擊“查詢”后輸入報銷金額，出現(xiàn)如圖7圖77、如果是現(xiàn)金報銷形式，請在選擇持卡人后，在“類型”選項中選擇“現(xiàn)金”，“交易日期”系統(tǒng)默認實際報銷日期（即當前日期），“交易金額”輸入實際報銷金額，然后點擊“查詢”，如圖8圖88、可以看到第4條記錄，類型為“現(xiàn)金”，在“地點及支付申請理由”一欄輸入使用現(xiàn)金的理由（必須輸入，否則審核不會通過）和“報銷金額”后完成查詢，對合計數(shù)進行核對無誤后，選擇“存入”，如圖9，即完成了所有公務(wù)卡報銷的查詢核對工作，系統(tǒng)出現(xiàn)如圖10，打印報銷回單讓報銷人簽字：注：如果有某一條記錄錯誤，可以選中后，點擊“刪除”以刪除該記錄。 圖9 圖109、在對單位卡進行回補之前，需要對上述記錄進行信息補充。先退出上述窗口，點擊“公務(wù)卡管理”，選擇“還款記錄管理”，如圖11圖1110、在彈出的“公務(wù)卡條件選擇”中，先點擊“實體單位”旁的選擇按鈕，選擇單位，如圖12：圖1211、在彈出的窗口中選擇單位，一般情況下只有一家單位可以選擇，選擇后點擊“確認”，如圖13：圖1312、點擊“交易時間”旁的按鈕，選擇交易時間（交易時間是指刷卡的時間，建議選擇的時間跨度大一點），同樣的方法選擇“確認日期”（確認日期指在公務(wù)卡管理系統(tǒng)中的錄入時間，可以相對準確），如圖14、15：圖14圖1513、在“消費類型”的下拉菜單中選擇“全部”，如圖16圖1614、在“數(shù)據(jù)狀態(tài)”欄選擇“未生成報銷單”，然后點擊“確認”，如圖17：注：如選擇“保存當前條件”，下次進入依然會和選擇后的界面一樣，如果日期有變更，請重新選擇“確認日期”。圖1715、在“公務(wù)卡還款記錄管理”窗口，如果1、2條記錄的消費類型是一樣的話，可以全部選上（即在該條記錄上單擊，該條記錄會都變成藍色），必須補充上“功能科目”、“專項用途“、“經(jīng)濟科目”、“經(jīng)費渠道”、“經(jīng)費類型”、 “指標來源”、“費用類型”、“摘要”等（相關(guān)數(shù)據(jù)項可以通過提取指標來進行直接選取，可參照步驟15-1到15-3），若未補全，則不能生成報銷單，然后點擊“保存”，在彈出的提示窗口上點擊“確定”，如圖18：圖1815-1、點擊，在條件窗口中如圖（圖18-1）：窗口中的數(shù)據(jù)一般不用進行修改，直接點擊確認即可。即出現(xiàn)本預(yù)算單位的所以指標數(shù)據(jù)（圖18-2），在圖18-2中的指標數(shù)據(jù)中，選取要列支公務(wù)卡的支付的指標數(shù)據(jù)，點擊確認，就可以完成“功能科目”、“專項用途“、 “經(jīng)費渠道”、“經(jīng)費類型”、 “指標來源”、這些數(shù)據(jù)的補充。圖18-1圖18-215-2、補充經(jīng)濟科目，點擊中的三點，在經(jīng)濟科目選擇窗口中選取經(jīng)濟科目。15-3、補充費用類型，點擊如圖18-3中費用類型的下拉菜單，按實際業(yè)務(wù)基本支出和項目支出進行選取。圖18-315-4、補充摘要，可以實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)輸入內(nèi)容， 如：購礦水、辦公費等。16、錄好1、2條后，如果還要錄其他記錄，先取消原來的記錄選擇（即在原選中的記錄上單擊），然后再選中要操作的記錄，重復(fù)15的步驟后，點擊“保存”。17、公務(wù)卡記錄拆分操作：（1）由于可能存在一次公務(wù)卡消費有多個對應(yīng)經(jīng)濟科目等原因，因此提供了拆分功能。進入“公務(wù)卡管理”中的“還款記錄管理”（詳見公務(wù)卡操作流程），選取要拆分的記錄后，點擊“拆分”，如圖19：圖19（2）點擊“增行”后，會出現(xiàn)兩條相同記錄，如圖20：圖20（3）在“報銷金額”一欄輸入要拆分的金額（注：拆分的金額合計必須小于等于原金額），點擊“保存”，即完成記錄的拆分，如圖21：圖2118、把全部記錄補齊后，點擊“退出”，如圖22：圖2219、在報銷工作結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)實際情況定期對個人公務(wù)卡進行還款，選擇“公務(wù)卡管理”中的“生成報銷單”，如圖23：圖2320、再次出現(xiàn) “公務(wù)卡條件選擇”畫面，進行選擇后（具體操作參閱10-14步），點擊確認，如圖24圖2421、進入“公務(wù)卡還款記錄生成報銷單管理”頁面后，請對每筆記錄進行核對，并對匯總數(shù)進行核實（此匯總數(shù)就是該次回補單位卡的金額），核對無誤后，請把要生成報銷單的全部記錄選上（即逐個單擊），點擊“生成報銷單”，如圖25圖2522、如果出現(xiàn)以下畫面（見圖26），說明有記錄未經(jīng)核算中心或區(qū)財政局審核（現(xiàn)金必須經(jīng)過核算中心審核），請等候?qū)徍送瓿?，如急需生成報銷單，請致電核算中心或區(qū)財政局；圖2623、如沒有未審批記錄，立即進入“公務(wù)卡還款生成報銷單”窗口，先跳出公務(wù)卡還款匯總表，點打印，如圖28，打印出的匯總表交預(yù)算單位財務(wù)負責(zé)人（區(qū)會計算中心會計）審核。圖28圖2925、會出現(xiàn)和網(wǎng)上銀行操作中相同的一個對話框，其中的“單位名稱”、“開戶行”、“帳號”都已經(jīng)自動取好（即公務(wù)卡還款帳號），請點擊“發(fā)送”后，點擊“確認”，如圖26： 圖30（二）單位負責(zé)人審核（核算中心會計審核）請參閱會計核算中心操作流程二、其他操作（一）公務(wù)卡記錄查詢1、登錄系統(tǒng)后，點擊“集中結(jié)算”，如圖31圖312、在“公務(wù)卡管理”中選擇“記錄查詢”，如圖32：圖323、在彈出表格中選擇條件后進行查詢（詳細查詢方式見公務(wù)卡流程10-14步），“確認日期”指錄入POS記錄的日期；“結(jié)報日期”指生成報銷單日期；“交易日期”指具體消費日期，如圖33 圖334、可以在“記錄查詢”補打公務(wù)卡還款匯總表，如圖34 圖34（二）、報銷單據(jù)查詢1、進入“集中結(jié)算”窗口，點擊“報銷單據(jù)查詢”下的“單據(jù)查詢”或“列表查詢”，如圖75圖752、選擇“單據(jù)查詢”，會出現(xiàn)圖76窗口，按要求進行選擇后，會出現(xiàn)單張單據(jù)的詳細信息；圖763、選擇“列表查詢”，會出現(xiàn)一個彈出窗口，選擇后，進入符合條件的查詢列表，如圖77：圖774、進入列表后，如需查詢詳細信息，可單擊“查詢”，如圖78：圖78（三）、審批進度查詢1、點擊進入“審批中心”，如圖79圖792、在左上角的“審批處理”中選擇“審批進度查詢”，如圖80圖803、只要是操作員有權(quán)限的審批記錄都會出現(xiàn)，可點擊“過濾”，按數(shù)據(jù)列的條件進行過濾，如圖81：圖81三、單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）在使用過出現(xiàn)地常見問題1、 單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）進行POS查詢的時系統(tǒng)提示無對應(yīng)明細？答：原因有以下幾點，A、核對POS條上的是否是62開頭的公務(wù)卡進行刷卡消費的；B、輸入的相應(yīng)信息同POS條上的信息是否一致。C、公務(wù)卡刷卡消費的時間到單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）掃報銷的時間是否是T+2以上的時間（一般刷卡消費后，在系統(tǒng)中能查詢到要間隔2-3天）。這幾個原因外還查詢不到，就電告區(qū)核算中心或公務(wù)卡代理行。2、 公務(wù)卡系統(tǒng)中的條件選擇窗口中的“確認日期”、“結(jié)報日期”、“交易日期”是什么含義？答：“確認日期”是指報銷人向單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）辦法報銷時，由單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）輸入公務(wù)卡系統(tǒng)的日期?！敖Y(jié)報日期”是指單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）向區(qū)會計核算中心生成資金結(jié)報單提請公務(wù)卡還款申請的日期。“交易日期”是指POS條上的刷卡消費日期。注意：現(xiàn)金報銷時，確認日期同交易日期是同一個日期。3、 公務(wù)卡系統(tǒng)中公務(wù)卡還款記錄查詢中的銀行返回碼是什么含義？答：公務(wù)卡系統(tǒng)中公務(wù)卡還款記錄查詢中的銀行返回碼是指從單位出納（財務(wù)聯(lián)絡(luò)員）向區(qū)核算中心提交公務(wù)卡還款申請后，由公務(wù)卡系統(tǒng)實時同公務(wù)卡代理行交換公務(wù)卡還款時的信息提示過程相關(guān)動態(tài)信息狀態(tài)。4、 公務(wù)卡系統(tǒng)中公務(wù)卡還款記錄查詢中的銀行返回碼提示交易成功，已經(jīng)說明資金已經(jīng)匯入個人公務(wù)卡了嗎？ 答：否。只是說明公務(wù)卡的批量還款信息已經(jīng)得到公務(wù)卡代理行的初步驗證。還款明細數(shù)據(jù)已經(jīng)送止公務(wù)卡代理行。5、 公務(wù)卡系統(tǒng)中公務(wù)卡還款記錄查詢中的銀行返回碼提示交易成功后，多久才會把資金劃入個人公務(wù)卡？答：在工作日里，一般情