第07章.辦公中的桌面信息管理.ppt

1、第7章，辦公室桌面信息管理，辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，2，本章介紹，在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行電子郵件溝通和桌面信息管理，如管理郵件、安排約會(huì)、建立聯(lián)系人和任務(wù)等。并且使用相關(guān)軟件可以提高這些活動(dòng)的管理效率。本章介紹了使用Outlook在桌面上組織和共享信息以及與他人交流的方法，主要描述了其基本功能和具體操作，包括創(chuàng)建和維護(hù)聯(lián)系人列表、創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件、創(chuàng)建和應(yīng)用任務(wù)、使用日歷管理約會(huì)和會(huì)議以及創(chuàng)建和應(yīng)用日記和筆記。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教學(xué)計(jì)劃，水利水電出版社，3，本章主要知識(shí)點(diǎn)，聯(lián)系人的創(chuàng)建和維護(hù)，電子郵件的創(chuàng)建和應(yīng)用，收發(fā)和管理任務(wù)，使用日歷創(chuàng)

2、建約會(huì)，使用日歷安排會(huì)議日記和筆記的使用，辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教學(xué)計(jì)劃，水利水電出版社，4，7.1桌面信息管理和OUTLOOK軟件簡(jiǎn)介，Outlook in Office軟件可用于組織和共享桌面上的信息以及與他人交流。它可以管理郵件、約會(huì)、聯(lián)系人和任務(wù)，還可以跟蹤活動(dòng)、打開和查看文檔以及共享信息。具體來說，用戶可以管理他們的收件箱、維護(hù)日歷、安排與其他人的約會(huì)、組織聯(lián)系人、實(shí)時(shí)更新個(gè)人和業(yè)務(wù)信息、管理任務(wù)、組織個(gè)人和業(yè)務(wù)待辦事項(xiàng)列表、記日記以記錄和跟蹤各種類型的重要活動(dòng)、寫筆記以記錄和備忘錄問題、想法、說明和其他內(nèi)容、將Outlook與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合使用以查看網(wǎng)頁、通過電子郵件發(fā)送超鏈接和網(wǎng)頁，

3、以及共享日歷和聯(lián)系人信息。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，5，7.2使用Outlook創(chuàng)建聯(lián)系人的操作步驟如下：1正確配置OUTLOOK，正常啟動(dòng)后點(diǎn)擊“文件”和“新聯(lián)系人”命令，打開“未命名聯(lián)系人”窗口。2在“聯(lián)系人”窗口中逐項(xiàng)輸入聯(lián)系人信息。3輸入一個(gè)人的所有信息后，選擇窗口中的“文件”和“保存”命令保存相應(yīng)聯(lián)系人的信息，并按照同樣的方法依次輸入其他人的信息。最后，單擊“保存并關(guān)閉”按鈕退出“聯(lián)系人”的創(chuàng)建。7.3使用電子郵件7.3.1創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件1創(chuàng)建電子郵件(1)啟動(dòng)Outlook并選擇“文件”/“新建”/“郵件”命令(2)在空白電子郵件窗口中執(zhí)行以下操作：辦公

4、自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教學(xué)計(jì)劃，水利水電出版社，6。“收件人”文本框：輸入收件人的電子郵件地址抄送文本框：輸入其他收件人的電子郵件地址，注意使用“、”或“；”在多個(gè)抄送人員的電子郵件地址中間分開。密件抄送文本框：同時(shí)輸入郵件副本收件人的電子郵件地址。與抄送文本框的區(qū)別在于，該文本框中的電子郵件地址對(duì)其他收件人不可見。主題框：輸入短消息主題文本?！罢摹笨颍涸谥黝}的下部，輸入郵件的內(nèi)容，并根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母袷交?，或者以“附件”的格式添加文件?nèi)容。2發(fā)送郵件單擊窗口中的“發(fā)送”按鈕完成發(fā)送郵件。3接收電子郵件單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的類型。新收到的郵件將被放入

5、“收件箱”，用戶可以隨時(shí)閱讀郵件。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教學(xué)計(jì)劃，水利水電出版社，7，7.3.2管理郵件1分揀郵件2過濾郵件3郵箱管理7.4任務(wù)創(chuàng)建和使用1任務(wù)創(chuàng)建(1)單擊Outlook面板中的任務(wù)圖標(biāo)打開任務(wù)窗口。(2)選擇并單擊文件、新建和任務(wù)，彈出未命名任務(wù)窗口。(3)在顯示的窗口中，執(zhí)行以下操作：在“主題”文本框中輸入任務(wù)名稱：“周日外出訪問”。在開始/結(jié)束日期下拉列表框中單擊“”，并選擇開始和結(jié)束日期。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，8。單擊“狀態(tài)”下拉列表框中的“”，選擇任務(wù)狀態(tài)(未開始、正在進(jìn)行等)。)。單擊優(yōu)先級(jí)列表框中的“”，選擇任務(wù)級(jí)別(低、正常和高)。選擇“

6、提醒”復(fù)選框設(shè)置提醒時(shí)間和聲音(單擊“”選擇提醒聲音)。(4)點(diǎn)擊“保存并關(guān)閉”按鈕保存。2任務(wù)分配任務(wù)分配是將已建立或新創(chuàng)建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容發(fā)送給他人，從而將特定的任務(wù)分配給任務(wù)承擔(dān)者。操作步驟如下：(1)點(diǎn)擊Outlook面板中的“任務(wù)”圖標(biāo)，雙擊右側(cè)“任務(wù)列表”框中要分配的任務(wù)主題，打開任務(wù)或新建一個(gè)任務(wù)。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，9。(2)在窗口的“-Task”窗口中點(diǎn)擊“Action”菜單下的“Assign Task”命令，或點(diǎn)擊常用工具欄中的“Assign Task”按鈕，彈出窗口。(3)在“收件人”文本框中輸入任務(wù)收件人的電子郵件地址。主題、截止日期、開始

7、時(shí)間等。在對(duì)話框中已經(jīng)填寫，如果有任何更改可以修改。7.5日歷的使用7.5.1使用日歷創(chuàng)建約會(huì)以下是說明如何使用日歷創(chuàng)建約會(huì)的示例。問題情況如下：2004年5月31日晚7: 00，為海天公司董事長(zhǎng)約翰先生舉行生日聚會(huì)，地點(diǎn)：西園西餐廳。要使用日歷安排上述約會(huì)，操作步驟如下：1 .單擊Outlook欄中的日歷圖標(biāo)，選擇文件、新建和約會(huì)，彈出未命名約會(huì)窗口。2在“未命名-任命”窗口，做以下操作：辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，10，(1)進(jìn)入：約翰的生日聚會(huì)；在“主題”文本框中；(2)在“位置”文本框中輸入：西園西餐廳；(3)在“開始時(shí)間”中選擇04-05-31和19:00；(4)在“

8、結(jié)束時(shí)間”中選擇04-05-31和21:00；(5)選擇“提醒”復(fù)選框，設(shè)置提醒的提前時(shí)間：15分鐘。3單擊工具欄上的“保存并關(guān)閉”按鈕，完成約會(huì)創(chuàng)建。7.52使用日歷安排會(huì)議如果您想使用日歷安排本節(jié)中的示例所要求的產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)議，操作步驟如下：1單擊Outlook面板中的“日歷”圖標(biāo)打開“日歷”窗口。2在日歷窗口中，選擇“活動(dòng)”/“新全天事件”命令，彈出“未命名事件”窗口，如圖7-15所示，點(diǎn)擊選擇“計(jì)劃”標(biāo)簽。水利水電出版社辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，11，圖7-15，“未命名-事件”窗口的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡，水利水電出版社辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，12，3點(diǎn)擊“添加其他人”按鈕右側(cè)的“”，點(diǎn)

9、擊下拉菜單中的“從地址簿添加”命令，彈出“選擇與會(huì)者和資源”，辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社， 13、4在圖7-16對(duì)話框中“顯示名稱來源”右側(cè)的下拉列表框中選擇與會(huì)者所在的文件夾； 在“姓名”列表框中選擇與會(huì)者的姓名；單擊必需、可選或資源按鈕；最后，單擊確定返回圖7-15所示的對(duì)話框。5點(diǎn)擊“預(yù)約”標(biāo)簽，在“主題”文本框中輸入主題描述“產(chǎn)品策劃”，在“地點(diǎn)”文本框中輸入會(huì)議地址“公司多媒體工作室”，如圖7-17所示。6單擊“發(fā)送”按鈕，將會(huì)議日程發(fā)送給指定的與會(huì)者。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，14，7.6日記和筆記的使用，7.6.1日記條目的創(chuàng)建(1)打開“文件”

10、菜單，選擇“新建”下的“日記條目”，打開編輯日記的窗口。(2)窗口中的輸入內(nèi)容如圖7-18所示，其中：“主題”文本框：輸入日記中記錄的活動(dòng)或事件的簡(jiǎn)要總結(jié)；“條目類型”下拉列表：點(diǎn)擊右側(cè)的“”選擇能夠表達(dá)日記內(nèi)容的類型。公司文本框：輸入錄制活動(dòng)組織者的公司名稱；“時(shí)間”列表框：選擇記錄的活動(dòng)或事件的日期、時(shí)間和持續(xù)時(shí)間；“文本”編輯框：輸入關(guān)于此活動(dòng)或事件的簡(jiǎn)短想法和意見。(3)單擊“保存并關(guān)閉”按鈕，完成日志條目的創(chuàng)建。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，15，圖7-18創(chuàng)建日記條目視圖，辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，16，7.7.2使用注釋1創(chuàng)建注釋的方法有很多種，本

11、節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：打開“文件”菜單，指向“新建”，點(diǎn)擊“備注”命令，立即在彈出的黃色備注紙上輸入要記錄的文本。2編輯便箋(1)編輯文本單擊Outlook主窗口文件夾列表中的便箋打開一個(gè)便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標(biāo)，并在黃色便箋紙中進(jìn)行修改。(2)設(shè)置音符的顏色：右鍵單擊音符圖標(biāo)，指向快捷菜單中的“顏色”項(xiàng)，在下一級(jí)菜單中單擊相應(yīng)的顏色名稱，可以根據(jù)音符的不同內(nèi)容將音符設(shè)置為粉色、藍(lán)色、綠色和白色。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，17。在辦公業(yè)務(wù)處理過程中，經(jīng)常需要桌面信息管理活動(dòng)。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook的功能，包括電子郵件的處理。使用日歷安排

12、會(huì)議和約會(huì)；任務(wù)分配；聯(lián)系人、筆記、日記等的使用。合理使用這些功能可以提高辦公室工作的效率和質(zhì)量。在學(xué)習(xí)過程中，讀者應(yīng)熟悉聯(lián)系人的創(chuàng)建方法和聯(lián)系人文件夾的應(yīng)用；能夠創(chuàng)建、發(fā)送、接收、分類、過濾和管理電子郵件；能夠使用日歷創(chuàng)建約會(huì)和安排會(huì)議；了解任務(wù)創(chuàng)建和任務(wù)分配的方法；知道如何寫筆記和日記以及它們的功能。辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)電子教案，水利水電出版社，18，學(xué)習(xí)主題1，請(qǐng)將親屬、朋友、同學(xué)等經(jīng)常聯(lián)系的人的信息輸入Outlook并建立聯(lián)系文件夾；然后使用Outlook創(chuàng)建一封包含兩個(gè)附件的電子郵件，并將其發(fā)送給你的三個(gè)朋友。電子郵件地址應(yīng)該從上面建立的“聯(lián)系人”文件夾中選擇。2使用Outlook的“日歷”來安排一周內(nèi)的學(xué)習(xí)任務(wù)和課外活動(dòng)。如