會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)：內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)是財(cái)會(huì)工作重心的前移-以經(jīng)濟(jì)合同為例

內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)是財(cái)會(huì)工作重心的前移:以經(jīng)濟(jì)合同為例我們?cè)趯W(xué)習(xí)的過(guò)程中,都會(huì)看到類似”財(cái)會(huì)部門(mén)要做到對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程事先、事中和事后全過(guò)程的管理”這樣的論述.但是,仔細(xì)想想,現(xiàn)實(shí)中絕大多數(shù)單位的財(cái)會(huì)部門(mén)好像只是單位的記賬部門(mén),很少能真正做到全過(guò)程管理.如果不能做到全過(guò)程管理,則朱镕基同志的”不做假賬”的要求就很難實(shí)現(xiàn)——不做假賬要求單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和會(huì)計(jì)的記錄保持一致,做到類似于紀(jì)實(shí)文學(xué)的程度.

為了提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,財(cái)政部從2007年開(kāi)始不斷發(fā)布包括企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范等有關(guān)內(nèi)部控制的文件.很多單位也在實(shí)施和執(zhí)行這些文件,但是對(duì)內(nèi)部控制的理解還不夠透徹.內(nèi)部控制的實(shí)質(zhì)是:單位財(cái)會(huì)工作重心的前移,給整個(gè)單位樹(shù)立做事情的規(guī)矩.

我給很多單位上課的時(shí)候,問(wèn)學(xué)員非常簡(jiǎn)單的問(wèn)題:你們單位的經(jīng)濟(jì)合同什么時(shí)候到財(cái)會(huì)部門(mén)?雖然沒(méi)有做過(guò)精確的統(tǒng)計(jì),但是大多數(shù)學(xué)員的回答都是:在付款的時(shí)候.如果合同在付款的時(shí)候交到財(cái)會(huì)部門(mén),可以試想一下財(cái)會(huì)部門(mén)能夠參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程管理嗎?財(cái)會(huì)部門(mén)唯一能做的事情就是根據(jù)合同付款!因此,財(cái)會(huì)部門(mén)如果要管理好經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程,那么,經(jīng)濟(jì)合同就必須在簽訂之前經(jīng)過(guò)財(cái)會(huì)部門(mén)的會(huì)簽審批.財(cái)會(huì)部門(mén)從財(cái)經(jīng)紀(jì)律和是否符合單位效率效果的角度對(duì)合同在簽訂之前要有一個(gè)判斷和決策.在單位沒(méi)有這個(gè)規(guī)矩和要求之前,其他部門(mén)在合同簽訂之后甚至付款之時(shí)將合同交到財(cái)會(huì)部門(mén),財(cái)會(huì)部門(mén)也不能說(shuō)其他部門(mén)的做法不對(duì),因此,財(cái)會(huì)部門(mén)要做的事情是:明確經(jīng)濟(jì)合同的具體流程.如后面我所列出的經(jīng)濟(jì)合同的流程中的第四步驟——合同會(huì)簽和審批,就明確了合同應(yīng)該在簽訂之前交到財(cái)會(huì)部門(mén).有了這樣的規(guī)矩,以后財(cái)會(huì)部門(mén)和其他部門(mén)辦事情就很簡(jiǎn)單了:一切按照規(guī)矩來(lái).

經(jīng)濟(jì)合同管理業(yè)務(wù)流程

一、業(yè)務(wù)目標(biāo)

1管理目標(biāo)

1.1規(guī)范單位經(jīng)濟(jì)行為,強(qiáng)化合同管理,防范法律風(fēng)險(xiǎn),有效維護(hù)單位的合法權(quán)益.

1.2合同簽訂符合單位的效率和效果的要求.

2合規(guī)目標(biāo)

2.1合同訂立符合相關(guān)法律、法規(guī)和單位合同管理制度的規(guī)定.

二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

1管理風(fēng)險(xiǎn)

1.1合同內(nèi)容不完整,影響合同履行,致使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)受到影響.

1.2合同權(quán)利義務(wù)約定不明確,存在或然風(fēng)險(xiǎn).

1.3合同條款不完善,出現(xiàn)加重單位責(zé)任或排除單位權(quán)利的情形,不利于單位合法權(quán)益的保護(hù).

1.4合同的簽訂不符合單位管理效率和效果的要求,比如簽訂不需要的物資采購(gòu)合同.

2合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)

2.1違反相關(guān)法律、法規(guī),導(dǎo)致合同不能成立、無(wú)效或被撤銷.

2.2違反相關(guān)法律法規(guī)、侵害社會(huì)公共利益,受到行政或司法懲處.

2.3違反股份單位章程和相關(guān)內(nèi)部管理制度,合同不能通過(guò)內(nèi)部批準(zhǔn),影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng).

三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)

1合同依據(jù)

1.1合同主辦部門(mén)應(yīng)在本部門(mén)職責(zé)范圍和權(quán)限內(nèi)根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃訂立合同.經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃包括但不限于物資采購(gòu)計(jì)劃、資產(chǎn)維修計(jì)劃等.

2資信調(diào)查

2.1合同主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)審查(或者配合內(nèi)部資信管理部門(mén)審查)擬簽約對(duì)象的主體資格、資信情況及履約能力等,進(jìn)行綜合分析論證,合理選擇簽約對(duì)象,必要時(shí)可提請(qǐng)相關(guān)部門(mén)予以協(xié)助.

3文本選擇

3.1簽訂合同時(shí),應(yīng)首選使用法律事務(wù)部頒布的合同示范文本;其次,使用對(duì)方在法律事務(wù)部頒布的合同示范文本基礎(chǔ)上修改形成的合同文本;再次,使用雙方共同擬訂的文本;第四,使用對(duì)方合同文本.

4合同會(huì)簽及審批

4.1合同主辦部門(mén)根據(jù)合同的性質(zhì)、種類、關(guān)聯(lián)程度等確定合同會(huì)簽部門(mén),會(huì)簽部門(mén)一般包括財(cái)會(huì)部門(mén)、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門(mén)、計(jì)劃部門(mén)、法律事務(wù)部門(mén)等.

4.2合同會(huì)簽的表現(xiàn)形式為《合同會(huì)簽審批表》.各會(huì)簽部門(mén)根據(jù)職責(zé)分工對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行審查,在《合同會(huì)簽審批表》上發(fā)表會(huì)簽意見(jiàn).下屬單位可采取業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)等電子形式,進(jìn)行合同審批工作,其審批流程設(shè)計(jì)應(yīng)滿足本合同會(huì)簽流程的要求.

會(huì)簽部門(mén)有不同意見(jiàn)的,合同主辦部門(mén)應(yīng)主動(dòng)與會(huì)簽單位協(xié)商,取得一致意見(jiàn);無(wú)法取得一致意見(jiàn)的,列出各方的理?yè)?jù),按規(guī)定權(quán)限報(bào)批.

4.3履行完會(huì)簽程序的合同,按規(guī)定權(quán)限審批.

5文本審核

合同簽署前,文本必須經(jīng)過(guò)合同管理員審核.

5.1下列合同文本由合同主辦部門(mén)兼職合同管理員審核:(1)使用法律事務(wù)部頒布的合同示范文本簽訂合同的;(2)使用在法律事務(wù)部頒布的合同示范文本上做非實(shí)質(zhì)性修改的文本簽訂合同的.該審核應(yīng)該在合同會(huì)簽前完成.

5.2下列合同文本由法律事務(wù)部門(mén)專職合同管理員審核:(1)使用在法律事務(wù)部頒布的合同示范文本上做實(shí)質(zhì)性修改的文本簽訂合同的;(2)雙方共同擬訂的文本;(3)使用對(duì)方合同文本簽訂合同的.該審核前,合同文本必須經(jīng)過(guò)其他相關(guān)部門(mén)會(huì)簽.

5.3法律事務(wù)部門(mén)專職合同管理員以出具法律意見(jiàn)書(shū)作為表達(dá)修改意見(jiàn)的形式,法律意見(jiàn)書(shū)由法律事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā).

6合同編號(hào)

6.1合同文本經(jīng)過(guò)法律審核后,合同主辦部門(mén)的兼職合同管理員應(yīng)當(dāng)在合同簽署前按照《####單位合同事務(wù)管理辦法》有關(guān)規(guī)定對(duì)合同進(jìn)行編號(hào).由法律事務(wù)部門(mén)的專職合同管理員審查的合同應(yīng)由專職合同管理員登記編號(hào).

7合同簽署

7.1除法定代表人外,簽約人應(yīng)當(dāng)持有授權(quán)委托書(shū),在授權(quán)委托范圍內(nèi)簽訂合同.簽約人在沒(méi)有獲得授權(quán)委托書(shū)前,不得對(duì)外簽訂合同.

7.2授權(quán)簽約人應(yīng)按照《####單位授權(quán)委托管理辦法》相關(guān)規(guī)定辦理授權(quán)委托手續(xù),未經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)不得轉(zhuǎn)委托.

8合同蓋章

8.1合同簽署后,合同主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照《####單位合同事務(wù)管理辦法》有關(guān)規(guī)定申請(qǐng)加蓋合同專用章.蓋章時(shí),合同主辦部門(mén)須同時(shí)出示《合同會(huì)簽審批表》和相應(yīng)授權(quán)委托書(shū).

8.2除單位高級(jí)管理人員所簽署的合同可以加蓋行政印章并到法律事務(wù)部備案登記外,一律使用合同專用章.合同超過(guò)一頁(yè)的應(yīng)加蓋騎縫章.

8.3合同專用章由法律事務(wù)部門(mén)統(tǒng)一管理和使用.合同經(jīng)編號(hào)、會(huì)簽、審批及授權(quán)簽約人簽署后,方可加蓋合同專用章,并建立合同專用章使用登記本.合同專用章使用后,應(yīng)當(dāng)立即收回并妥善保管.

9合同履行

9.1合同履行過(guò)程中發(fā)生對(duì)方違約、履行不能等異常情況時(shí),合同主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知法律事務(wù)部門(mén)并積極配合專職合同管理員處理.

9.2合同履行過(guò)程中發(fā)生合同糾紛的,參照單位《####單位法律糾紛管理暫行辦法》及其實(shí)施細(xì)則處理.

10合同終結(jié)

10.1合同履行完畢后,合同主辦單位應(yīng)向?qū)！⒓媛毢贤芾韱T申請(qǐng)辦理銷號(hào)手續(xù),實(shí)行合同全過(guò)程的閉環(huán)管理.

11合同臺(tái)賬和報(bào)表

11.1合同主辦部門(mén)及法律事務(wù)部門(mén)均應(yīng)建立合同管理臺(tái)賬.

合同管理臺(tái)賬的主要內(nèi)容應(yīng)該包括:合同編號(hào)、合同名稱、標(biāo)的名稱、合同類別、合同金額、履行期限、我方承辦單位、我方簽約代表、對(duì)方名稱、對(duì)方簽約代表、合同文本份數(shù)、招標(biāo)議標(biāo)及談判情況、合同審查情況、簽訂日期、簽訂地點(diǎn)、履行情況、終結(jié)情況、備注等.

11.2下屬單位每年一月底前將上年度的合同報(bào)表上報(bào)法律事務(wù)部.

12例外

12.1合同主辦部門(mén)簽訂重大合同的,按《####單位合同管理實(shí)施細(xì)則》報(bào)單位主管部門(mén)按規(guī)定程序辦理.

13合同檢查

13.1下屬單位應(yīng)當(dāng)建立合同監(jiān)督檢查制度.下屬單位應(yīng)在每年一季度組織一次對(duì)上年度的內(nèi)部自查,并對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改.自查結(jié)果和整改情況應(yīng)當(dāng)形成書(shū)面報(bào)告在檢查結(jié)束后十五個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)法律事務(wù)部.法律事務(wù)部根據(jù)需要對(duì)部分單位進(jìn)行抽查.

四、相關(guān)制度目錄(制度后標(biāo)號(hào)為《內(nèi)控手冊(cè)配套規(guī)章制度匯編》目錄索引號(hào))

1.關(guān)于印發(fā)《####單位合同管理辦法》和《####單位法律糾紛管理暫行辦法》的通知(####單位[2002]298號(hào))

2.關(guān)于印發(fā)《####單位合同管理實(shí)施細(xì)則》和《####單位授權(quán)委托管理辦法》的通知(####單位[2003]419號(hào))

3.關(guān)于印發(fā)《####單位合同管理員管理辦法》和《####單位合同事務(wù)管理辦法》的通知(####單位合[2004]10號(hào))

4.《常用合同示