檔案室安全管理制度

檔案室安全管理制度制度編號：[企業(yè)標(biāo)識][制度編號]生效日期：[制度生效日期]修訂日期：[近來修訂日期]生效范圍：全體員工一、制度目的為確保企業(yè)檔案的安全、完整、可靠性，規(guī)范檔案存儲(chǔ)和使用，提高企業(yè)信息管理水平，訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部的檔案室及相關(guān)人員，且全部員工都有責(zé)任遵守本制度。三、檔案室管理責(zé)任企業(yè)管理層負(fù)責(zé)對檔案室的安全管理工作進(jìn)行組織和監(jiān)督，建立健全檔案室安全管理機(jī)制。檔案管理員負(fù)責(zé)具體的檔案室管理工作，保證檔案室的安全性、完整性和可靠性。全部員工都應(yīng)遵守本制度，對檔案室的安全負(fù)有責(zé)任。四、檔案室安全管理措施1.準(zhǔn)入管理只有經(jīng)過授權(quán)的員工才略進(jìn)入檔案室，未經(jīng)授權(quán)的人員禁止擅自進(jìn)入。檔案室門禁系統(tǒng)應(yīng)保持正常運(yùn)行，并定期檢查和維護(hù)和修理。進(jìn)入檔案室的員工需要進(jìn)行登記，并佩戴有效的工作證件。2.檔案存儲(chǔ)管理檔案室內(nèi)的檔案應(yīng)依照肯定的分類和編號進(jìn)行存放，并進(jìn)行認(rèn)真的登記。依據(jù)檔案的緊要性和保密級別，定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查。檔案室內(nèi)的檔案必需放置在防火、防潮、防塵的儲(chǔ)物柜或貨架上。檔案室應(yīng)進(jìn)行定期的環(huán)境檢查，確保溫度、濕度等環(huán)境條件適合。檔案室內(nèi)禁止存放易燃、易爆物品，不得將其他物品放置在檔案箱上。3.檔案借閱管理任何人需要借閱檔案都必需填寫《檔案借閱申請單》，并經(jīng)過授權(quán)人員批準(zhǔn)后才略取閱。借閱檔案必需進(jìn)行登記，并確保檔案的完整返回。借閱檔案的人員需要對檔案室內(nèi)的檔案進(jìn)行細(xì)致查閱，不得有翻閱檔案時(shí)無故離開的行為。檔案室應(yīng)保存借閱檔案的登記信息及歸還時(shí)間，并進(jìn)行備案。4.檔案復(fù)制和銷毀管理未經(jīng)授權(quán)，禁止私自復(fù)制或銷毀檔案。需要復(fù)制或銷毀檔案的人員需提交《檔案復(fù)制申請單》或《檔案銷毀申請單》，并經(jīng)過審批后方可執(zhí)行。檔案復(fù)制應(yīng)確保復(fù)制的準(zhǔn)確性，并記錄復(fù)制的時(shí)間和人員信息。檔案銷毀應(yīng)依照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案的安全銷毀，并記錄銷毀的時(shí)間和人員信息。5.突發(fā)情況處理檔案室在突發(fā)情況下應(yīng)立刻啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)措施進(jìn)行搶救檔案。檔案室應(yīng)備有應(yīng)急物資和設(shè)備，以應(yīng)對可能發(fā)生的突發(fā)情況。檔案室內(nèi)發(fā)生突發(fā)情況后，應(yīng)立刻報(bào)告有關(guān)部門，采取相應(yīng)措施防止事態(tài)擴(kuò)大。五、違規(guī)處理對不遵守本制度的人員，將依據(jù)違反的程度和后果，進(jìn)行相應(yīng)的違規(guī)處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、停職、降職、解雇等。對涉嫌違法犯罪的人員應(yīng)當(dāng)移交相關(guān)部門處理。六、制度的執(zhí)行和監(jiān)督檔案管理員負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。相關(guān)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案室安全管理工作，并定期進(jìn)行檢查和評估。全部員工都有責(zé)任監(jiān)督和報(bào)告檔案室安全管理的問題，不得因私心或其他原因掩蓋和隱瞞問題。依據(jù)制度的修訂情況，相關(guān)部門可對員工進(jìn)行培訓(xùn)和考核，以提高員工的檔案室安全管理意識。七、附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理層全部，制度的修訂應(yīng)經(jīng)過內(nèi)