會(huì)議管理制度及流程

會(huì)議管理制度及流程會(huì)議管理制度及流程一、會(huì)議的分類會(huì)議可分為內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議。內(nèi)部會(huì)議是企業(yè)內(nèi)部人員之間交流溝通、決策、研究工作的一種形式，如領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議、部門會(huì)議、小組會(huì)議等。外部會(huì)議則是組織方對(duì)外發(fā)出邀請(qǐng)，邀請(qǐng)外部人員參加的一種形式，如合作伙伴會(huì)議、招標(biāo)會(huì)議、客戶會(huì)議等。二、會(huì)議的組織與準(zhǔn)備1、會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)與成員會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該按照會(huì)議類型、規(guī)模和目的來設(shè)立，保證會(huì)議的有效性和高效性。會(huì)議的主持人必須是具有一定資歷和經(jīng)驗(yàn)的人員，要有較強(qiáng)的綜合能力、邏輯思考能力、協(xié)調(diào)能力以及組織管理能力。參會(huì)人員應(yīng)該是按照會(huì)議主題和議題來確定的，不要無關(guān)人員參加會(huì)議，避免浪費(fèi)時(shí)間。2、會(huì)議的召開時(shí)間和地點(diǎn)會(huì)議的召開時(shí)間應(yīng)該提前幾天或幾周確定，并通知參會(huì)人員。召開時(shí)間最好避免在周六、周日和節(jié)假日，以免影響參會(huì)者的正常休息時(shí)間。會(huì)議的地點(diǎn)應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員居住地、工作地等因素進(jìn)行選擇。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該為寬敞、明亮、安靜和沒有干擾因素的環(huán)境。3、會(huì)議的議程和材料會(huì)議的議程應(yīng)該由主持人制定，根據(jù)會(huì)議的目的和規(guī)模來確定。要考慮到時(shí)間安排、必要性和重要性、討論的優(yōu)先級(jí)等因素，為參會(huì)人員提供清晰、具體、易于理解的議程。會(huì)議的材料必須在會(huì)議召開前送到參會(huì)人員手中，以便他們事先了解會(huì)議的背景和議題，做好準(zhǔn)備。4、會(huì)議的設(shè)備和布置會(huì)議室的設(shè)備應(yīng)該滿足開展會(huì)議的要求，如音響設(shè)備、投影儀、電腦、椅子、桌子等等，以便為參會(huì)人員提供便利和支持。會(huì)議室的布置應(yīng)該烘托會(huì)議氣氛和提高參會(huì)者的參與度和滿意度，如會(huì)議桌的布置、墻面和背景等。會(huì)議的中心位應(yīng)該是主席臺(tái)和主席桌，以便主持人主持以及參會(huì)人員可以更加清晰地了解討論的情況。三、會(huì)議的流程1、會(huì)議開始主持人致詞，介紹與會(huì)人員，說明會(huì)議的目的和議程，并簡(jiǎn)要介紹概況。主持人還要檢查設(shè)備是否齊備，并提醒參會(huì)者熄掉手機(jī)，尊重會(huì)議的氣氛。2、討論議程按照議程逐一展開，主持人需要提醒參會(huì)者注意時(shí)間和討論進(jìn)度，并保證討論的質(zhì)量和效果。討論過程中需要注意聽取不同意見和聲音，不偏聽偏信，不斷總結(jié)和歸納，以便達(dá)成共識(shí)和目的。3、表決和決策在討論結(jié)束后，主持人會(huì)根據(jù)討論的結(jié)果進(jìn)行表決和決策，確定下一步的工作和行動(dòng)計(jì)劃。表決和決策需要尊重多數(shù)人的意見，保證公正和合理性。4、結(jié)束與總結(jié)會(huì)議結(jié)束后，主持人會(huì)進(jìn)行總結(jié)并致辭，回顧會(huì)議的成果和不足之處。參會(huì)者應(yīng)該通過反饋和評(píng)價(jià)，提供建設(shè)性的意見和建議，以便為下一次會(huì)議做好準(zhǔn)備。四、會(huì)議的管理1、會(huì)議行動(dòng)計(jì)劃的制定和跟蹤經(jīng)過會(huì)議的討論和決策，需要制定行動(dòng)計(jì)劃，并跟蹤和評(píng)估行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行情況和效果，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)。2、會(huì)議記錄和檔案保管會(huì)議記錄是會(huì)議的重要資料，應(yīng)該做好記錄和保管。會(huì)議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確、清晰、具體，可以是文字記錄或音頻記錄或視頻記錄。3、會(huì)議評(píng)價(jià)和反饋會(huì)議結(jié)束后需要做好參會(huì)者的評(píng)價(jià)和反饋，以便提高下次會(huì)議的質(zhì)量和效果。會(huì)議評(píng)價(jià)應(yīng)該包括會(huì)議主題、議程安排、參會(huì)人員、設(shè)備和布置、行動(dòng)計(jì)劃的制定和跟蹤等方面?？傊?，會(huì)議是企業(yè)內(nèi)部和外部溝通交