合并郵件發(fā)放函證講解

郵件合并基本情況介紹郵件合并的用途：什么是“郵件合并”呢？為什么要在“合并”前加上“郵件”一詞呢？其實(shí)“郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時(shí)提出的。如何處理郵件？計(jì)算機(jī)的方法就是復(fù)制粘貼。適用的情況為：有一部分固定內(nèi)容的模版，其中一部分的項(xiàng)目是需要變動的情況下。也就是說，可以批量處理數(shù)據(jù)的更改情況下的資料生成。具體地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，“郵件合并”因此而得名。顯然，“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，在我們實(shí)際工作主要應(yīng)用范圍為：批量生成報(bào)告，以及批量生成企業(yè)函證，以及在固定模版情況下的意見書等有廣泛的應(yīng)用。Word2002以上的版本中新增了“郵件合并”任務(wù)窗格式的“郵件合并向?qū)А保@讓我們在使用“郵件合并”操作時(shí)更加方便和容易。實(shí)現(xiàn)合并郵件的步驟：(一)建立主文檔（一個(gè)對于是否使用以及在使用中如何組織數(shù)據(jù)的一個(gè)思考過程）“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。(二)準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源（如何取得數(shù)據(jù)源？）數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作。(三)把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中（文檔與數(shù)據(jù)源的連接問題）前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個(gè)合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易。這是郵件合并的最基本步驟，理解郵件合并主要還是一個(gè)對于問題的思考過程，而郵件合并這個(gè)功能的設(shè)置主要解決的是計(jì)算機(jī)處理問題，其中如何組織數(shù)據(jù)需要你進(jìn)行思考。思考：我們要取得什么樣子的結(jié)果？――――目的我們目前擁有什么樣子的數(shù)據(jù)？－―――材料如何使用郵件合并功能？―――工具一句話：我們使用什么樣子的工具能夠把材料加工為我們需要的目的文檔？實(shí)例講述：E:\詢證函制作如何使用合并郵件功能制作企業(yè)函證？思考：函證是根據(jù)企業(yè)提供的往來情況數(shù)據(jù)，將這部分的數(shù)據(jù)填列到我們“企業(yè)詢證函”的簡單重復(fù)機(jī)械勞動過程，這個(gè)過程中主要是復(fù)制（Ctrl+c）和粘貼（Ctrl+v）的重復(fù)使用，有可能使用的還有切換頁面（Alt＋tab），這幾個(gè)功能應(yīng)用是最基本的！人在進(jìn)行這樣操作過程中出錯(cuò)的機(jī)率很高，因?yàn)橹貜?fù)所以容易亂?。?！我們經(jīng)常使用的制作函證的方法：1、手工填寫。缺點(diǎn)：速度慢，準(zhǔn)確性差，而且字跡也是一個(gè)問題。2、復(fù)制、粘貼。優(yōu)點(diǎn)：比手工的要快，字跡工整。缺點(diǎn)：準(zhǔn)確性還是存在問題，重復(fù)勞動多。這樣的情況下，就需要進(jìn)行使用合并郵件功能！在審計(jì)過程中，我們能夠得到的有科目余額表和往來帳款明細(xì)表，有了這些就可以是制作往來的函證了。第eq\o\ac(○,1)步將取得的資料加工為需要的格式，這個(gè)可以使用的方法很多，在對于數(shù)據(jù)的處理過程中會講述，主要的使用方法就是一些基本的應(yīng)用。圖表SEQ圖表\*ARABIC1改造為這樣的格式在處理的過程中就比較清晰，可以一目了然。第eq\o\ac(○,2)步對往來函證的模板進(jìn)行處理，思考需要通過郵件合并功能取得的數(shù)據(jù)為那些：圖表SEQ圖表\*ARABIC2綠色區(qū)域?yàn)樾枰M(jìn)行從excel文檔中取數(shù)的區(qū)域，對應(yīng)的關(guān)系為：函證編號＝函證編號單位名稱＝致貴公司欠＝貴公司欠欠貴公司＝欠貴公司上述的關(guān)系在合并郵件中比較重要，需要明確關(guān)系才能實(shí)現(xiàn)連接的準(zhǔn)確性，這也是我們使用郵件合并的目的！明確的上述問題，就可以進(jìn)行下一步了?。〉趀q\o\ac(○,3)步進(jìn)行合并郵件1、顯示合并郵件的工具欄：視圖－－工具欄－－合并郵件圖表SEQ圖表\*ARABIC32、顯示合并郵件的步驟工具欄：工具－－信函與郵件－－合并郵件圖表SEQ圖表\*ARABIC43、根據(jù)屏幕的提示就可以進(jìn)行了，前兩步按照默認(rèn)的情況選擇就好，進(jìn)行到第三步驟的時(shí)候點(diǎn)擊，就會出現(xiàn)圖表SEQ圖表\*ARABIC5圖表SEQ圖表\*ARABIC6然后選擇數(shù)據(jù)源“函證明細(xì)表”由于數(shù)據(jù)源的工作薄可能是多工作表工作薄，可能出現(xiàn)下面的狀況：圖表SEQ圖表\*ARABIC7這樣情況下，選擇數(shù)據(jù)所在工作表就可以了，word中也提供了篩選功能，與excel中的相近，可以使用：圖表SEQ圖表\*ARABIC8圖表SEQ圖表\*ARABIC9通過點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”，進(jìn)行相關(guān)的插入。完成此步驟的操作以后，就可以點(diǎn)擊進(jìn)行相關(guān)的預(yù)覽了。思考：對于數(shù)字的問題，由于在處理的時(shí)候有時(shí)候數(shù)字的格式并不是我們需要的#,###,#00.00格式，因此需要進(jìn)一步對其數(shù)字格式進(jìn)行相關(guān)的處理，相關(guān)方法主要涉及域的問題，打開域的方法為alt＋f9,對數(shù)字的地方修改其公式：即添加一個(gè)“,\####,###,###.00”注意在“,\#”后面有一個(gè)空格的存在。圖表SEQ圖表\*ARABIC10關(guān)閉域也是Alt＋f9。完成上述上個(gè)步驟合并郵件基本完成了，還有一些對于文件進(jìn)行整理的過程。作完之后可以對于文件進(jìn)行，合并到新文檔的處理，這樣就可以變成單獨(dú)文檔的函證信了?？偨Y(jié)：在合并郵件的過程中遇到的問題不會很多，對于出現(xiàn)的問題可以在網(wǎng)絡(luò)，或者通過詢問，或者看脫機(jī)的幫助都可以解決，因此在這個(gè)過程中應(yīng)該步存在技術(shù)問題，主要是一個(gè)解決問題的能力，也就是我們對于word這一個(gè)工具的運(yùn)用的思考，如何正確的思考用最簡單快捷的方式完成工作才是最重要的，word作為一個(gè)office的組件由于其大部分的計(jì)算的應(yīng)用被人忽視，因此在實(shí)際工作中，只是作為一個(gè)打字工具在被應(yīng)用，這可以說是