社區(qū)檔案資料管理制度

社區(qū)檔案資料管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范社區(qū)檔案資料的管理，確保檔案資料的安全性、可用性和完整性，提高生產(chǎn)管理效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)以及公司的實(shí)際情況，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于社區(qū)的檔案資料管理工作，包含社區(qū)辦公室、財務(wù)部門、人力資源部門、業(yè)務(wù)部門等。第三條定義檔案資料：指社區(qū)在工作過程中產(chǎn)生、接收或保管的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)等電子或紙質(zhì)載體。檔案管理：指對檔案資料進(jìn)行全面管理、保管、利用、傳遞和銷毀等工作的一系列活動。檔案管理員：指負(fù)責(zé)社區(qū)檔案管理工作的專職人員。機(jī)密檔案資料：指對社區(qū)經(jīng)營和管理具有緊要意義，泄露可能對社區(qū)正常運(yùn)營造成嚴(yán)重?fù)p失的檔案資料。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)第四條檔案管理機(jī)構(gòu)社區(qū)設(shè)立檔案管理部門，由特地的檔案管理員負(fù)責(zé)具體工作。第五條檔案管理部門的職責(zé)負(fù)責(zé)訂立、完善和執(zhí)行檔案管理制度和操作規(guī)程。組織檔案資料的收集、整理、登記、編目和存儲工作。維護(hù)檔案資料的安全，確保檔案資料不遭到損毀、丟失和泄露。訂立檔案資料的借閱和調(diào)閱制度，確保檔案資料的合理利用和及時供應(yīng)。定期對檔案資料進(jìn)行審查和整理，及時清理和銷毀無效檔案。供應(yīng)檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。第三章檔案的保管與利用第六條檔案的管理要求檔案資料應(yīng)依照分類、編目等要求進(jìn)行歸檔和整理，確保檔案的有序存放和易于查找。檔案管理部門應(yīng)訂立檔案存放區(qū)域的保管規(guī)定，確保檔案的安全性和防火防災(zāi)措施。對機(jī)密檔案資料，應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊保管，限制檔案的查閱、復(fù)制和傳遞。檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱和調(diào)閱制度，明確借閱程序和時限，并做好檔案的跟蹤管理。檔案管理部門應(yīng)依據(jù)需要，訂立檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和備份計劃，確保檔案的長期保管和可用性。第七條檔案的利用原則檔案管理部門應(yīng)依照法律法規(guī)和公司的要求，對申請人進(jìn)行身份核實(shí)，確保檔案的合法利用。檔案管理部門應(yīng)及時供應(yīng)申請人所需的檔案資料，并做好檔案的歸還和更新工作。對于檔案的復(fù)制和傳遞，應(yīng)依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和記錄，確保檔案的安全性和準(zhǔn)確性。第四章檔案的保密和銷毀第八條檔案的保密社區(qū)的全部檔案資料都應(yīng)當(dāng)視為機(jī)密信息，并采取相應(yīng)的保密措施，禁止私自泄露或外傳。檔案管理部門應(yīng)訂立檔案的保密措施和管理制度，對機(jī)密檔案資料要加強(qiáng)安全管理。檔案管理部門應(yīng)對檔案管理員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高其對檔案保密工作的認(rèn)得和本領(lǐng)。第九條檔案的銷毀檔案管理部門應(yīng)依據(jù)檔案的保管年限和業(yè)務(wù)需要，訂立檔案的銷毀計劃，并依照計劃進(jìn)行銷毀工作。檔案的銷毀應(yīng)遵從相關(guān)法律法規(guī)和公司要求，對檔案進(jìn)行合理、安全和環(huán)保的處理。檔案管理部門應(yīng)做好檔案銷毀工作的記錄和備份，紀(jì)錄銷毀的檔案資料和時間，以備查閱和審核。第五章檔案管理的監(jiān)督和評估第十條監(jiān)督和檢查公司的內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改看法。公司的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督，并及時解決檔案管理中的問題。第十一條評估和改進(jìn)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行評估，并依據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)和提升。檔案管理部門應(yīng)自動收集用戶的反饋看法，及時進(jìn)行整理和反饋，并對相關(guān)問題進(jìn)行改進(jìn)。第六章附則第十二條本制度的解釋權(quán)歸社區(qū)全部，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。第十三條本制度自發(fā)布