大學(xué)計算機基礎(chǔ)（第六版）課件 05-3 辦公軟件基礎(chǔ)知識與功能設(shè)計-演示稿軟件

第5章辦公軟件基礎(chǔ)知識與功能設(shè)計5.4

演示文稿軟件目錄演示文稿概述演示文稿基本概念功能設(shè)計與操作原理演示文稿制作流程案例分析5.4.1

演示文稿概述PowerPoint

2016是微軟公司推出的Office

2016中的重要組件，主要用來制作演示文稿（俗稱幻燈片），用于各種工作匯報、企業(yè)宣傳、產(chǎn)品推介、婚禮慶典、項目競標、管理咨詢、學(xué)術(shù)交流、課件制作等一系列活動。通過嵌入對象(例如文本框、表格、公式、藝術(shù)字、圖形、圖像、動畫、音頻、視頻等多媒體信息)，對對象進行主題的設(shè)置和內(nèi)容的美化、添加動畫和超鏈接，可以使演示文稿具有炫目的視覺效果、動態(tài)的交互功能和強烈的感染力。5.4.2

演示文稿基本概念制作演示文稿的基礎(chǔ)知識內(nèi)容視圖格式1．制作演示文稿的基礎(chǔ)知識幻燈片是視覺形象頁，通過添加文本、圖形、圖像等對象向觀眾傳遞靜態(tài)信息，通過動畫、音頻、視頻等對象向觀眾傳遞過程性信息。幻燈片是演示文稿的一個個單獨的部分。一個演示文稿文檔由若干張幻燈片組成，每張幻燈片是背景與對象的組合體，每張幻燈片上可以存放許多對象元素，例如占位符、圖片、文本框、音頻、視頻等。我們可以通過切換視圖對幻燈片進行編輯或操作，可以使用模板、主題、母版、配色方案和幻燈片版式等方法來設(shè)計幻燈片外觀。2．內(nèi)容（1）占位符占位符是指創(chuàng)建新幻燈片時出現(xiàn)的虛線方框。這些方框作為放置幻燈片標題、文本、圖片、圖表、表格等對象的位置，實際上它們是預(yù)設(shè)了格式、字形、顏色、圖形、圖表位置的文本框。（2）其他對象幻燈片中可以根據(jù)需要插入一些對象，如文本框、圖形、圖像、剪貼畫、藝術(shù)字、頁眉和頁腳、OLE對象等，前面章節(jié)中已有詳細介紹，在此不再敘述。另外，我們還可以根據(jù)需要插入一些多媒體對象，例如音頻、視頻、Flash動畫等。3．視圖演示文稿軟件提供了多種視圖，分別用于突出編輯過程的不同部分。改變視圖可用“視圖”功能區(qū)，或使用屏幕下方狀態(tài)欄右側(cè)的視圖按鈕。（1）普通視圖普通視圖由左窗格、幻燈片窗格和備注窗格組成。幻燈片窗格可以編輯幻燈片中的對象，如文本、圖形、表格等。備注窗格中可以輸入備注文字。左窗格中有兩張選項卡（標簽），分別為“幻燈片”和“大綱”。“幻燈片”選項卡中以縮略圖方式顯示多張幻燈片，并可選擇多張幻燈片進行移動、刪除等操作；“大綱”選項卡主要顯示并可編輯各張幻燈片中大綱形式的文字，不包含圖形等其他對象。（2）幻燈片瀏覽視圖在主窗口中，以縮略圖顯示演示文稿中的多張幻燈片，并可以對幻燈片進行刪除、移動等重新排列和組織，但不能對幻燈片中的具體內(nèi)容進行編輯。（3）閱讀視圖閱讀視圖在方便審閱的窗口中查看演示文稿，而不是使用全屏的幻燈片放映視圖。此時，如果要更改演示文稿，可以隨時從閱讀視圖切換至某個其他視圖。（4）幻燈片放映視圖觀看放映效果，從當前幻燈片開始放映。4．格式設(shè)計幻燈片格式可以使用模板、主題、母版、配色方案和幻燈片版式等方法。（1）模板模板是指預(yù)先設(shè)計了外觀、標題、文本圖形格式、位置、顏色及演播動畫的幻燈片的待用文檔?！澳０濉睘镺ffice用戶免費提供了多種實用的模板資源，用戶可以在O模板庫中自由下載。（2）主題主題是一組統(tǒng)一的設(shè)計元素，可以作為一套獨立的選擇方案應(yīng)用于文件中，是顏色、字體和圖形背景效果三者的組合。使用主題可以簡化演示文稿的設(shè)計過程，使演示文稿具有某種風(fēng)格。（3）母版母版分為幻燈片母版、備注母版和講義母版。幻燈片母版是特殊的幻燈片，是幻燈片層次結(jié)構(gòu)中的頂層幻燈片，存儲著有關(guān)演示文稿的主題和幻燈片版式的信息，包括背景、顏色、字體、效果、占位符大小和位置等。每個演示文稿至少包含一個幻燈片母版，修改幻燈片母版，可以實現(xiàn)對演示文稿中的每張幻燈片進行統(tǒng)一的樣式更改。用戶也可以自己在母版中添加占位符。（4）幻燈片版式幻燈片版式是演示文稿軟件預(yù)先設(shè)計好的，創(chuàng)建新幻燈片時，用戶可以從中選擇需要的版式，不同的版式對標題和副標題文本、列表、圖片、表格、圖表、自選圖形和視頻等元素有不同的排列方式。有的版式有兩項元素，有的版式有三項或更多的項。每一項屬于一個占位符，用戶可以移動或重置占位符的大小和格式，使它與幻燈片母版不同。應(yīng)用一個新版式時，所有的文本和對象仍都保留在幻燈片中，但是要重新排列它們，以適應(yīng)新的版式。5.4.3

PowerPoint2016功能設(shè)計與操作原理PowerPoint文件設(shè)計內(nèi)容設(shè)計和格式化功能設(shè)計和面板操作原理幻燈片動態(tài)效果設(shè)計幻燈片放映1．PowerPoint文件設(shè)計PowerPoint創(chuàng)建和編輯的文檔，主要涉及5種文件：（1）默認文檔格式為為ppt（2003之前）和pptx或pptm（2010）。（2）模板文件為pot（2003之前）或potx（2016），可隨時方便使用模板創(chuàng)建和編輯文檔，用戶也可以自己創(chuàng)建。（3）網(wǎng)頁文件為html或mhtml，即可將文檔直接保存或轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁文件。（4）放映格式（.ppsx），雙擊后可以直接進行放映。（5）轉(zhuǎn)換文檔：Adobe公司的便攜文檔格式pdf，支持跨平臺（與操作系統(tǒng)平臺無關(guān)），已成為主流格式。演示文稿文檔可直接轉(zhuǎn)換為pdf格式的文檔。2．內(nèi)容設(shè)計和格式化（1）組織幻燈片對幻燈片的組織包括新建、移動、復(fù)制、刪除、隱藏幻燈片等操作，在對幻燈片進行操作前，首先要掌握如何選定相應(yīng)幻燈片。（2）插入對象在幻燈片中可以插入文本框、剪貼畫、圖片、自選圖形、藝術(shù)字、表格、圖表、SmartArt圖等普通對象，另外，根據(jù)需要還可插入音頻、視頻、動畫等多媒體對象。（3）格式化對幻燈片內(nèi)的對象進行排版或格式化操作，主要包括，一是字符格式化，包括對文本內(nèi)容進行修飾；二是段落格式化，包括段落對齊、段落縮進、設(shè)置行距及段間距、編號與項目符號、設(shè)置文本大綱級別等；三是幻燈片格式化，主要包括主題設(shè)置、背景設(shè)置、幻燈片版式設(shè)置、母版設(shè)置、頁眉和頁腳設(shè)置等；四是對象格式化，例如圖片、藝術(shù)字、自選圖形、SmartArt圖形等對象，選中后可通過相應(yīng)功能區(qū)的命令對其進行格式化。3．功能設(shè)計和面板操作原理PowerPoint軟件的功能界面設(shè)計分為兩種：一是面向“功能”劃分功能類別，把相近的功能歸為同一類別；二是面向“服務(wù)”劃分功能類別，即基于任務(wù)流程歸納和劃分功能類別。在PowerPoint

2003及以前版本中，都采用第一種方式，將相近的功能歸為同一類別，并設(shè)置于菜單中形成工具集，以菜單方式和工具欄方式呈現(xiàn)功能。依據(jù)相近功能劃分，分為9個功能菜單：

“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“幻燈片放映”、“窗口”和“幫助”等形成菜單欄，它們位于標題欄下方。在PowerPoint

2016中，將功能以面向“服務(wù)”劃分類別，以“主選項卡”類別和“面板”為功能區(qū)的方式，共14個主選項卡類別（如圖5-22所示），默認顯示為其中的8個主選項卡，即“開始”、“插入”、“設(shè)計”、“切換”、“動畫”、“幻燈片放映”、“審閱”、“視圖”等。每個選項卡中有4到8個功能面板，其中布局了若干命令按鈕和工具控件。為了更方便和具體的服務(wù)，系統(tǒng)還設(shè)計有：動態(tài)選項卡（也稱工具選項卡，共14個）和浮動工具欄，在操作過程中，系統(tǒng)會依據(jù)當時的狀態(tài)自動顯示相應(yīng)的選項卡和工具欄，這些選項卡和工具欄提供了更細致和具體的工具按鈕。如當選中文本框時，主選項卡中就會自動出現(xiàn)“繪圖工具”格式選項卡，為操作文本框?qū)ο筇峁┓?wù)。主選項卡功能區(qū)文件菜單文本占位符左窗格動態(tài)選項卡：繪圖工具-格式選項卡幻燈片窗格視圖切換按鈕狀態(tài)欄備注窗格快速訪問工具欄標題欄圖5-22

PowerPoint

2010面向“服務(wù)”界面設(shè)計4．幻燈片動態(tài)效果設(shè)計（1）動畫動畫是指對幻燈片中的文本或其他對象（如圖表、圖形或圖片）添加的特殊視聽效果，用于突出重點或增加演示文稿的趣味性，幻燈片中的對象可以按時間、速度、方式和路徑的設(shè)置進行自定義動畫顯示，例如可以將幻燈片中的標題設(shè)計成“自底部飛入”。（2）幻燈片切換幻燈片切換是對幻燈片設(shè)置的一些特殊效果，作為幻燈片放映時引入的形式，即從一張幻燈片變換成另一張幻燈片時的動畫設(shè)置。用戶可以選擇各種不同的切換并改變其速度，也可以改變切換效果，以引出演示文稿新的部分或者強調(diào)某一張重要的幻燈片。（3）超鏈接為了增強交互性，可以通過“超鏈接”實現(xiàn)在放映時從一張幻燈片跳轉(zhuǎn)到其他目標位置，例如跳轉(zhuǎn)到演示文稿中的另一張幻燈片、其他文檔、某個Web站點等。任何文本或?qū)ο蠖伎梢员辉O(shè)置超鏈接。（4）動作按鈕動作按鈕包含了一些形狀，如左箭頭和右箭頭等，類似于超鏈接，可以插入到演示文稿的幻燈片中，并為這些按鈕定義超鏈接。使用這些按鈕可以使幻燈片在演示時，通過鼠標單擊迅速跳轉(zhuǎn)到其他目標位置。5．幻燈片放映（1）幻燈片放映方式PowerPoint提供了三種放映方式，分別是：演講者放映:可以以全屏幕方式放映演示文稿。放映時演講者具有完整的控制權(quán)，可以將演示文稿暫停或跳轉(zhuǎn)，可以為幻燈片添加備注信息等。觀眾自行瀏覽:類似于“閱讀視圖”，以窗口方式放映，適用于小規(guī)模的演示。在展臺瀏覽:以全屏幕方式放映，適用于展覽會場或會議。這種放映方式以“排練計時”來切換幻燈片，放映過程中大多數(shù)菜單和命令都不可用，按【Esc】鍵可結(jié)束放映。（2）自定義放映“自定義放映”是指將演示文稿中的某些幻燈片組合起來，形成一個放映單元，同一演示文稿可以按需要形成多個放映單元。假設(shè)要使用同一個演示文稿對公司中的不同部門做演示，演示時所使用的幻燈片的數(shù)量以及次序各有不同，此時可以針對不同的部門分別定義“自定義放映”。（3）排練計時通過對演示文稿進行排練計時可以為每張幻燈片記錄放映時所需要的時間。排練結(jié)束時，如果用戶選擇保留放映時間，則在幻燈片瀏覽視圖中可以看到每張幻燈片的放映時間。5.4.4

演示文稿制作流程在PowerPoint 2010中，對演示文稿的編輯和排版，一般包括以下步驟和流程：（1）新建演示文稿文檔，可以創(chuàng)建空白文檔，也可以根據(jù)模板創(chuàng)建。（2）對幻燈片進行頁面設(shè)置、主題、母版等外觀設(shè)置。（3）創(chuàng)建幻燈片，創(chuàng)建時需要選擇相應(yīng)幻燈片版式。（4）在幻燈片中插入相應(yīng)對象。（5）對幻燈片中對象進行格式設(shè)置。（6）對幻燈片中相應(yīng)對象進行動畫設(shè)置。（7）對幻燈片的切換效果進行設(shè)置。（8）設(shè)置幻燈片放映方式，查看放映效果。（9）檢查、校驗和打印演示文稿。5.4.5

案例分析1．知識點

此案例涉及到頁面設(shè)置、主題及背景樣式設(shè)置、幻燈片版式、文本級別設(shè)置、插入對象、設(shè)置對象格式、設(shè)置動畫、設(shè)置切換效果、建立超鏈接、自定義放映等知識點和操作。2．編輯排版要求：

（1）將演示文稿分為兩個節(jié)，將前兩張幻燈片作為一節(jié)，命名為“第1節(jié)”，其他幻燈片作為一節(jié)，命名為“第2節(jié)”。

（2）為每個小節(jié)分別設(shè)置名為“暗香撲面”和“波形”的主題樣式。

（3）將第一張幻燈片，調(diào)整為“標題幻燈片”版式。

（4）在第一張幻燈片中，插入音頻文件

“月光.mp3”，設(shè)置其為連續(xù)播放的背景音樂。（5）在第一張幻燈片中，加上副標題，標題內(nèi)容為作者姓名和當前日期。插入一個“人物”類剪貼畫。將主標題設(shè)置動畫為“輪子”，將副標題設(shè)置動畫為“浮入”，將剪貼畫設(shè)置進入動畫效果為

“螺旋飛入”。為主標題設(shè)置地址為的超鏈接。（6）將第二張幻燈片中最后三行文本的文本級別降低一個文本級別，并設(shè)置項目符號。（7）將第三張幻燈片中文本轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形“列表”類中的“垂直曲形列表”形狀，插入對象后，對其中的內(nèi)容和圖案進行編輯。（8）在標題為“2014年同類圖書銷量統(tǒng)計”的幻燈片頁中，插入一個6行6列的表格，列標題分別為“圖書名稱”、“出版社”、“出版日期”、“作者”、“定價”、“銷量”。對表格進行動畫設(shè)置，動畫方式為“翻轉(zhuǎn)式由遠及近”。（9）在標題為“編寫組”的幻燈片中，插入組織結(jié)構(gòu)圖。將本幻燈片背景樣式設(shè)置為“水滴