京信通信系統(tǒng)控股有限公司付款審批流程優(yōu)化方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1京信通信系統(tǒng)控股有限公司背景...............................................................................1

2京信通信系統(tǒng)控股有限公司的付款審批流程現(xiàn)狀...................................................1

3京信通信系統(tǒng)控股有限公司目前付款審批流程現(xiàn)狀存在的問題...........................2

3.1設(shè)備采購付款審批流程存在的問題................................................................2

3.1.1采購人申請單沒有部門領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審核.................................................3

3.1.2付款審批流程較冗長.............................................................................3

3.2日常經(jīng)營費(fèi)用審批流程存在的問題................................................................3

3.2.1申請付款審批缺乏高層審批控制.........................................................3

3.2.2對于金額大小無區(qū)分審批流程問題.....................................................3

4京信通信系統(tǒng)控股有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計...............................................4

4.1對于經(jīng)辦人申請單沒有部門領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審核優(yōu)化設(shè)計....................................4

4.2對于付款審批流程較冗長優(yōu)化設(shè)計................................................................5

4.3對于日常經(jīng)營費(fèi)用申請付款審批缺乏高層審批控制和對于金額大小無區(qū)

分審批流程問題的優(yōu)化設(shè)計...........................................................................................5

5小結(jié)...............................................................................................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

京信通信系統(tǒng)控股有限公司付款審批流程

優(yōu)化方案設(shè)計

1京信通信系統(tǒng)控股有限公司背景

京信通信成立于1997年，是一家集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售及服務(wù)于一體的通信

與信息解決方案及服務(wù)提供商，在通信網(wǎng)絡(luò)、行業(yè)應(yīng)用等領(lǐng)域提供場景化的解

決方案和技術(shù)服務(wù)，涵蓋基站天線及子系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、智能科技產(chǎn)品及解決

方案等，集團(tuán)于2003年在香港聯(lián)交所主板上市（2342.HK）。

京信通信在廣州科學(xué)城設(shè)有總部研發(fā)基地，在各產(chǎn)品領(lǐng)域均掌握了核心關(guān)

鍵技術(shù)，擁有眾多自主的知識產(chǎn)權(quán)。在廣州開發(fā)區(qū)設(shè)有全球生產(chǎn)基地。

京信通信積極拓展全球市場，先后在亞太、歐洲、北美、南美設(shè)立了近10

個海外分支機(jī)構(gòu)，在中國內(nèi)地設(shè)有30余個分支機(jī)構(gòu)，建立起覆蓋全球的市場服

務(wù)網(wǎng)絡(luò)，全球業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展。

2京信通信系統(tǒng)控股有限公司的付款審批流程現(xiàn)狀

京信通信屬于IT技術(shù)服務(wù)行業(yè)。技術(shù)服務(wù)公司需要大量的技術(shù)開發(fā)、設(shè)備、

人工勞務(wù)、原材料投入。因此，大量的支付單據(jù)需要總部在SPA財務(wù)系統(tǒng)中高

效率的付款流程做支撐。

根據(jù)京信通信公司《總部財務(wù)審批制度》，目前京信通信公司付款主要包

括集團(tuán)固定資產(chǎn)購置、技術(shù)開發(fā)、材料、人工、勞務(wù)成本、稅金等款項(xiàng)，且公

司著重于技術(shù)開發(fā)，設(shè)備購置業(yè)務(wù)較多?，F(xiàn)將公司付款辦理流程分為兩大類，

一是公司的設(shè)備采購付款審批流程；二是公司的日常經(jīng)營費(fèi)用付款審批流程。

如圖2-1和2-2。總的來說，京信通信公司的付款流程主要包括采購人申請、

分公司財務(wù)部審核、總部財務(wù)部或分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)審批、出

納付款等環(huán)節(jié)。

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

京信通信系統(tǒng)控股有限公司的設(shè)備采購付款審批流程

總部財務(wù)部/分

采購部門分公司財務(wù)部總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)出納

管領(lǐng)導(dǎo)

開始

提交付款申請單、是是是審核并付

審核審核審核

提供相關(guān)資料、采款

購合同

否否否

退回

結(jié)束

圖2-1京信通信系統(tǒng)控股有限公司的設(shè)備采購審批流程

京信通信系統(tǒng)控股有限公司的日常經(jīng)營費(fèi)用付款審批流程

經(jīng)辦人部門經(jīng)理分公司財務(wù)部出納

開始

提交生產(chǎn)計劃表、是是審核并付

付款申請單審核審核

款

否否

退回

結(jié)束

圖2-2京信通信系統(tǒng)控股有限公司的日常經(jīng)營費(fèi)用付款審批流程

兩種審批流程的主要內(nèi)容：第一種是設(shè)備采購付款審批方式流程，由采購

部門填制付款申請單，交由財務(wù)部記賬，最終出納付款；第二種付款方式是公

司的日常經(jīng)營費(fèi)用付款審批流程，由經(jīng)辦人提交申請單，然后由財務(wù)部門負(fù)責(zé)

審批，審批后分公司的出納人員安排匯款結(jié)算。

3京信通信系統(tǒng)控股有限公司目前付款審批流程現(xiàn)狀存在的問

題

3.1設(shè)備采購付款審批流程存在的問題

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

由以上京信通信系統(tǒng)控股有限公司的付款審批流程的現(xiàn)狀，我們可以發(fā)現(xiàn)

公司的在其付款審批流程方面暫時可以滿足公司的日常經(jīng)營需求，公司也結(jié)合

自身業(yè)務(wù)范圍，出臺了公司規(guī)章制度，但是整體考慮發(fā)現(xiàn)公司的付款審批流程

依然存在以下一些問題。

3.1.1采購人申請單沒有部門領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審核

公司要做到防范付款環(huán)節(jié)的風(fēng)險，需要對該環(huán)節(jié)各項(xiàng)資料進(jìn)行嚴(yán)格的審查。

缺少部門領(lǐng)導(dǎo)審核讓公司存在很大的隱患問題。首先，京信通信公司是一個大

集團(tuán)，經(jīng)濟(jì)管理應(yīng)當(dāng)實(shí)行層級管理制度，其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批流程應(yīng)當(dāng)逐級向上

匯報。如果越級上報將不利于公司的管理，會增加公司高層工作量。第二，在

采購收支的審批方面，由于沒有直屬部門領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)審核，而直接向上級財務(wù)

部門呈遞申請單，缺少一次審查流程，容易出現(xiàn)錯誤，返工次數(shù)多，導(dǎo)致公司

辦事效率低下。

3.1.2付款審批流程較冗長

從流程圖中可以看出高層付款審批比較嚴(yán)格，審批流程長環(huán)節(jié)多，涉及的

人員范圍廣，加之并不是每個流程節(jié)點(diǎn)都能得到按時審批，因此從整體上增加

了付款審批的耗時。另一方面一些金額較小的款項(xiàng)沒有必要讓高層去審批只需

要告知即可，然而在目前的付款審批流程中，所有單據(jù)的審核千篇一律，沒有

按照重要性進(jìn)行精簡、優(yōu)化。

3.2日常經(jīng)營費(fèi)用審批流程存在的問題

3.2.1申請付款審批缺乏高層審批控制

公司如果沒有形成健全的采購與付款流程，部門人員容易擅自進(jìn)行流程調(diào)

整，從而給公司經(jīng)濟(jì)利益帶來風(fēng)險。從京信通信的日常經(jīng)營費(fèi)用的審批現(xiàn)狀發(fā)

現(xiàn)，公司日常經(jīng)營費(fèi)用付款申請單由各部門提交，然后財務(wù)部門負(fù)責(zé)審批，審

批后分公司的出納人員安排匯款結(jié)算。首先，不難看出此流程過于簡單，缺少

必要的崗位職責(zé)控制。其次，采購審批環(huán)節(jié)沒有進(jìn)行審批分權(quán)，這使得采購部

門權(quán)力過大，容易讓高層失去對采購環(huán)節(jié)的控制。

3.2.2對于金額大小無區(qū)分審批流程問題

付款申請沒有結(jié)合采購合同的不同金額對審批流程進(jìn)行調(diào)整。對于公司大

批量采購，按照原來采購審批流程程序嚴(yán)格審批，容易出現(xiàn)付款流程過長而不

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

能及時付款，在某個審批節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)延遲審批導(dǎo)致未走完全部流程也是導(dǎo)致逾期

付款的一個重要原因。

4京信通信系統(tǒng)控股有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計

根據(jù)設(shè)備采購付款審批流程存在的問題，公司可以做出以下改進(jìn)：

4.1對于經(jīng)辦人申請單沒有部門領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審核優(yōu)化設(shè)計

京信通信系統(tǒng)控股有限公司的設(shè)備采購審批流程

總部財務(wù)部/分

采購部門采購部經(jīng)理分公司財務(wù)部總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)出納

管領(lǐng)導(dǎo)

開始

提交生產(chǎn)計劃表、是是是是審核并付

付款申請單和采審核審核審核審核

款

購合同

否否否否

退回

結(jié)束

圖4-1京信通信系統(tǒng)控股有限公司設(shè)備采購審批優(yōu)化流程

采購部門：采購部申請人在公司SAP系統(tǒng)填寫付款申請，如實(shí)填寫付款事

項(xiàng)、時間、原因，確定資金金額合理性，確保合同、發(fā)票信息準(zhǔn)確、且對方公

司已將商品所有權(quán)上的主要風(fēng)險和報酬全部轉(zhuǎn)移給我方。同時，上傳合同掃描

件及發(fā)票信息。確認(rèn)付款事項(xiàng)按合同進(jìn)行。還要確保所提供資料真實(shí)、充分。

采購部經(jīng)理：核實(shí)采購部申請人的申請是否屬實(shí)，核實(shí)該付款事項(xiàng)是否符

合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，審核付款事項(xiàng)是否按合同規(guī)定執(zhí)行，并把控本部門和分公司的費(fèi)

用資金情況等。

分公司財務(wù)部：審查前端審核流程是否符合規(guī)定，檢查發(fā)票是否真實(shí)、合

法合規(guī)，核對發(fā)票、入庫單相關(guān)信息是否與經(jīng)辦人所提供資料相一致，判斷所

付款項(xiàng)是否合理。

總部財務(wù)部/分管領(lǐng)導(dǎo)：審核原始憑證金額、時間等信息，判斷付款事項(xiàng)是

否符合公司財務(wù)制度，是否按合同執(zhí)行，評價該付款事項(xiàng)是否有相關(guān)風(fēng)險等。

總經(jīng)理／分管領(lǐng)導(dǎo)：判斷該項(xiàng)付款對后期公司經(jīng)營可能造成的影響，判斷

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

該事項(xiàng)是否和公司的經(jīng)營政策相適應(yīng)等。

出納：檢查審核流程是否已經(jīng)完畢，核對金額、客戶名稱、銀行賬號是否

正確，制單付款。

4.2對于付款審批流程較冗長優(yōu)化設(shè)計

由于京信通信在國內(nèi)擁有30多家分支機(jī)構(gòu)，會使得總部工作繁雜，所以公

司高層領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)該把主要時間放在付款審批流程上，而是把精力放在公司如何

存活、資金如何使用分配等戰(zhàn)略上。因此對于簡單、重要性不強(qiáng)的付款審批流

程，只需要告知高層領(lǐng)導(dǎo)即可。因此，可以將付款審批流程做以下調(diào)整：

京信通信系統(tǒng)控股有限公司的設(shè)備采購審批優(yōu)化流程

總部財務(wù)部/分

采購部門采購部經(jīng)理分公司財務(wù)部總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)出納

管領(lǐng)導(dǎo)

開始

知悉

提交生產(chǎn)計劃表、是是是審核并付

付款申請單和采審核審核審核

款

購合同

否否否

退回

結(jié)束

圖4-2京信通信系統(tǒng)控股有限公司的設(shè)備采購審批優(yōu)化流程

財務(wù)部門的三次審批：第一層審批是由分公司的財務(wù)部門進(jìn)行審批簽字；

第二層審批是由總部財務(wù)部門進(jìn)行審批簽字；第三層審批是公司法人知悉業(yè)務(wù)

內(nèi)容并付款簽字。

4.3對于日常經(jīng)營費(fèi)用申請付款審批缺乏高層審批控制和對于金

額大小無區(qū)分審批流程問題的優(yōu)化設(shè)計

根據(jù)日常經(jīng)營費(fèi)用付款審批流程存在的問題，公司可以做出以下改進(jìn)：

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

京信通信系統(tǒng)控股有限公司的日常經(jīng)營費(fèi)用付款審批優(yōu)化流程

總部財務(wù)部/分

經(jīng)辦人部門經(jīng)理分公司財務(wù)部總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)出納

管領(lǐng)導(dǎo)

開始

提交生產(chǎn)計劃表、是是是是審核并付

付款申請單審核審核、制單審核審核

款

否否否否

退回

結(jié)束

圖4-3京信通信系統(tǒng)控股有限公司的日常經(jīng)營費(fèi)用審批優(yōu)化流程

首先，增加了高層財務(wù)人員對日常經(jīng)營費(fèi)用的審批審查流程，既讓各部門

的權(quán)力不那么集中，也能讓高層對各部門項(xiàng)目進(jìn)行管理控制，讓部門、上下級

之間相互制衡。但在此過程中公司高層不可能事無巨細(xì)，所有事情都攬過來做。

這時，對于預(yù)算內(nèi)的款項(xiàng)，公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)金額大小區(qū)分其重要性，根據(jù)款項(xiàng)的

大小下放審批權(quán)限，如圖4-4：

圖4-4京信通信系統(tǒng)控股有限公司的采購流程圖

對于京信通信公司來說，一般認(rèn)為，公司日常費(fèi)用開支小于2萬元為告知

型，大于2萬元為批準(zhǔn)型；固定資產(chǎn)購置等大宗付款，小于20萬元為告知型，

大于20萬元為批準(zhǔn)型。

根據(jù)預(yù)算內(nèi)的款項(xiàng)和其重要性，可將公司采購行為粗略分成日常費(fèi)用開支

和固定資產(chǎn)購置支出。對于2萬元以內(nèi)的日常費(fèi)用開支，由部門經(jīng)辦人員經(jīng)辦，

報部門經(jīng)理、分公司財務(wù)部門審核，對于高層只需抄送知悉即可。2萬元以上的

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)