2024年工程備用金使用制度范例（四篇）

第4頁共4頁2024年工程備用金使用制度范例備用金管理制度第一章總則第一條為確保日常運營中零星支付的順利進行，特設立專用備用金儲備。第二條備用金分為定額備用金與臨時備用金（借款）兩種類型。第二章備用金分類第三條定額備用金：指因支出頻繁等原因需長期周轉的現(xiàn)金，具有時間跨度長、數(shù)額相對固定的特點。第四條臨時備用金：指因臨時性需求而借支的現(xiàn)金，具有一次性使用、時間周期較短的特征。第三章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷流程一、工作人員需臨時借用備用金時，應首先向財務部申領“借款單”。財務人員依據(jù)實際需求向借款人發(fā)放一式兩聯(lián)的“借款單”。借款人需按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫借款單，并按既定流程完成簽字手續(xù)。財務人員需審核簽字后的“借款單”內(nèi)容是否準確無誤，確認無誤后方可辦理付款。二、借款人員完成業(yè)務后，應在三日內(nèi)向財務部提交“報銷單”，并詳細填寫各項規(guī)定內(nèi)容。經(jīng)主管領導審批后，將“報銷單”返回財務部。財務人員依據(jù)財務制度嚴格審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。三、在辦理報銷手續(xù)時，財務人員需查閱“備用金”臺賬，核對報銷人員的原借款金額。對于報銷后產(chǎn)生的超支部分，應及時以現(xiàn)金形式退還本人；若報銷后金額低于原備用金，則應要求報銷人退回差額部分以結清借款。四、對于因業(yè)務需要長期借用備用金的人員，財務部可根據(jù)實際情況核定固定金額，并明確使用范圍。使用部門需設立專人負責定額備用金的管理，該人員需妥善保管支付憑證、發(fā)票及報銷單據(jù)，并設立備用金登記簿，詳細記錄各項零星支出。經(jīng)管人員需按月向財務部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，前賬未清者不得繼續(xù)借款。如遇特殊情況無法按時結算，需提前向財務負責人說明原因，經(jīng)同意后方可延期。五、財務部經(jīng)理需對借款的合理性進行復審，并對借款總額進行總體監(jiān)督。同時，根據(jù)前期現(xiàn)金使用情況進行分析，依據(jù)現(xiàn)金管理制度做出判斷。第二條備用金與借款額度管理一、采購員借用的零星采購款項，單次不得超過____元。對于超過____元的材料采購，應由供貨方提供合法、真實、完整的原始資料，并按規(guī)定程序經(jīng)審核批準后，到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付及結算手續(xù)。單筆超過____元的采購，必須遵循工程部制度規(guī)定，通過合同審批程序進行采購。二、員工因公出差借款，需根據(jù)預計的出差天數(shù)、往返路費、住宿費等費用核定借款額度。三、各工程項目的備用金額度，根據(jù)各項目具體情況暫定為每周____萬至____萬。如遇特殊情況，需由項目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明情況并獲得審批。四、其他借款根據(jù)實際情況核定金額。第三條備用金借款支付方式備用金與借款的支付方式包括現(xiàn)金、支票及其他銀行結算方式。具體支付方式應根據(jù)工作需要和管理需求確定。備用金額度根據(jù)支出業(yè)務的變化進行調(diào)整，并對使用對象和用途范圍進行嚴格審定。第四條備用金管理細則一、實行專人借支、專人負責制度，嚴禁將備用金全部或部分轉借他人或以臨時備用金名義借支。二、以支票及銀行結算方式借款的，必須在銀行結算票據(jù)上簽收，并在《付款憑單》上注明票據(jù)號碼。三、對于理賠、押金等性質(zhì)的借支，在取得對方單位正式收據(jù)后，應及時辦理轉賬手續(xù)。四、具體借支人為借支款項的責任人。若發(fā)生轉借或其他情況而未辦理相關財務手續(xù)的，財務部不予承認。五、部門審核主管為各種臨時性備用金歸還的第一責任人，需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報賬歸還手續(xù)。六、以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還或以本人發(fā)生的費用報銷抵沖。七、因生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時間進行催收。八、出納需于每月____號前清理臨時性個人備用金借款。對于不按時歸還的，財務部將向人事部提供相關信息及欠款金額，并從其工資中扣除。九、定額備用金的借款時間最長不得超過一年，每年需清理一次。如需繼續(xù)借用，需重新辦理申請審批手續(xù)。每年清理時間為____月____日。十、財務部有權對各部門備用金的使用情況進行抽查。一旦發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定使用、挪用或占用備用金的情況，財務部有權收回借用的備用金。十一、對于使用率不高的備用金，財務部應及時收回并重新核定備用金金額，同時收回差額部分。十二、若2024年工程備用金使用制度范例（二）備用金管理制度第一章總則一、為確保日常小額支付需求，特設立專用備用金儲備。二、備用金分為定額備用金與臨時備用金（借款）兩類，以滿足不同情境下的資金需求。第二章備用金分類三、定額備用金系指因頻繁支出而需持續(xù)周轉的現(xiàn)金，其特點在于使用時間長且相對固定。四、臨時備用金則針對臨時性需求而借支，具有一次性、使用時間較短的特點。第三章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷手續(xù)一、員工需臨時借用備用金時，應首先向財務部申領“借款單”。財務人員依據(jù)實際需求發(fā)放一式兩聯(lián)的“借款單”，借款人需按規(guī)定格式填寫并辦理簽字手續(xù)。財務人員審核無誤后，方可辦理付款。二、業(yè)務完成后，借款人須在三日內(nèi)向財務部提交“報銷單”，填寫完整并經(jīng)主管領導審批后，返回財務部。財務人員依據(jù)財務制度審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。三、報銷時，財務人員需查閱“備用金”臺賬，對超支部分及時退還，不足部分則要求借款人退回余額以結清原借款。四、長期借用備用金的人員，由財務部根據(jù)實際情況核定固定數(shù)額并明確使用范圍。使用部門應設專人管理，妥善保存相關票據(jù)，并設立登記簿記錄支出情況。經(jīng)管人員需按月向財務部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，前賬未清不得續(xù)借。特殊情況下需延期結算的，需提前向財務負責人說明并獲批準。五、財務部經(jīng)理對借款合理性進行復審，并依據(jù)現(xiàn)金管理制度進行總體監(jiān)督與分析。第二條備用金與借款額度一、采購員零星采購用款單次限額為____元，超出此限額的材料采購應由供貨方持合法憑證，經(jīng)審核批準后辦理支付手續(xù)。單筆超過____元的采購需遵循工程部合同審批程序。二、員工因公出差借款額度根據(jù)預計天數(shù)、費用等核定。三、各工程項目備用金額度根據(jù)項目情況暫定為每周____萬至____萬，特殊情況需由項目經(jīng)理向總經(jīng)理申請審批。四、其他借款額度根據(jù)實際情況核定。第三條備用金借款支付方式備用金與借款支付方式包括現(xiàn)金、支票及其他銀行結算方式，具體依據(jù)工作與管理需求辦理。備用金額度隨支出業(yè)務變化而調(diào)整，并對使用對象和用途進行嚴格審定。第四條備用金管理細則一、實行專人借支、專人負責制，嚴禁轉借或以臨時備用金性質(zhì)借支他人。二、以支票及銀行結算方式借款的，需在票據(jù)上簽收并注明票據(jù)號碼。三、理賠、押金等性質(zhì)借支在取得正式收據(jù)后，可及時辦理轉賬手續(xù)。未經(jīng)財務手續(xù)轉借的，財務不予承認。四、部門審核主管為臨時性備用金歸還的第一責任人，需監(jiān)督經(jīng)辦人及時辦理報銷歸還手續(xù)。五、現(xiàn)金借款原則上由借款人以現(xiàn)金方式歸還或以費用報銷抵沖。六、因生活困難等原因的借款按核定歸還時間催收。七、出納需每月清理臨時性個人備用金借款，逾期未還者將從工資中扣除。八、定額備用金借款期限最長不超過一年，每年清理一次。需續(xù)借者需重新辦理審批手續(xù)，清理時間為每年____月____日。九、財務部有權隨時抽查備用金使用情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用將收回備用金。十、對使用率不高的備用金應及時收回并重新核定金額。十一、確需增加備用金額度的，按初次申請流程辦理；跨年度使用備用金的需在年底重新辦理借款手續(xù)。十二、因人員變動導致的定額備用金責任人變更需辦理變更手續(xù)，即原責任人還款、新責任人借款。十三、財務部每年末需對其他應收款-備用金科目進行對賬，并請借款人簽字確認。2024年工程備用金使用制度范例（三）尊敬的各部門：為提升異地分公司的日常運營效率，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，我們特此制訂本規(guī)定。此規(guī)定將適用于所有異地分公司。以下是具體的管理細則：1、備用金持有權限：每個異地分公司僅允許一名負責人或行政人員持有備用金，且一人一責。2、備用金使用規(guī)定：2.1需設立《備用金使用記錄表》（附件一），詳實記錄備用金使用情況。2.2對于小額采購，若采購總額不超過____元，可由分公司負責人簽字批準后，使用備用金進行。2.3對于緊急采購任務，采購金額超過____元，需提交由分公司負責人及VP簽字的申請單至營銷管理部，注明“申請使用備用金”。經(jīng)營銷管理部審核確認采購必要性并簽字同意后，分公司方可使用備用金。2.4每月最后一個星期需對本月備用金使用情況進行報銷。2.5備用金報銷沖抵完成后，方可申請下一次備用金。2.6每月最后一個工作日，需將本月《備用金使用記錄表》轉交營銷管理部存檔。3、備用金借款額度與周期：3.1備用金借款額度上限為____元。3.2原則上，借款周期不得低于____個月，且需在上次備用金借款報銷沖抵完成后，方可申請新的備用金。4、備用金借款流程：4.1由分公司負責人或行政人員通過財務系統(tǒng)提交“借款申請”，收款賬戶應為公司專用的備用金銀行卡。4.2經(jīng)部門領導、分管高管及財務負責人在財務系統(tǒng)上審批，財務負責人需重點核查上次備用金借款是否已沖抵完成。4.3申請人將審批通過的借款申請電子版發(fā)送至營銷管理部。4.4營銷管理部將單據(jù)內(nèi)容備案，經(jīng)分管高管簽字確認后提交財務。4.5財務部門根據(jù)單據(jù)信息辦理付款。5、備用金報銷流程：5.1借款人根據(jù)實際使用情況，填寫“日常費用報銷單”以沖抵相應借款，整理好對應的發(fā)票、采購申請單復印件、銀行卡流水清單，寄送至營銷管理部。5.2營銷管理部整理好發(fā)票、采購申請單、銀行流水和報銷單進行備案，隨后提交財務進行報銷。5.3若報銷發(fā)票不符合公司財務規(guī)定，財務部門將不予報銷沖抵備用金。6、備用金使用人員必須嚴格遵守以上規(guī)定，對于違反任一條款達三次的，將取消該分公司的備用金權限。7、本規(guī)定由公司營銷管理部負責解釋和修訂。8、本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。敬請各部門嚴格遵守，共同維護公司的運營秩序。2024年工程備用金使用制度范例（四）#備用金管理制度一、備用金借款周期1.原則上，備用金的借款周期不得低于____個月。2.借款人需在上次備用金借款報銷沖抵完全完成后，方可申請下一次備用金借款。二、備用金借款流程1.提交申請：外地分公司負責人或行政人員需在財務系統(tǒng)上提交“借款單”，其中收款賬戶需指定為公司備用金專用銀行卡，?？顚Ｓ?。2.審批流程：借款單需經(jīng)部門領導、分管高管及財務負責人在財務系統(tǒng)上審批通過。財務負責人需重點審核該分公司上次備用金借款是否已沖抵完成。3.提交營銷管理部：提單人將審批通過的借款單電子版發(fā)送給營銷管理部。4.備案與遞交：營銷管理部將單據(jù)內(nèi)容備案后，經(jīng)分管高管手簽，再遞交至財務部門。5.付款辦理：財務部門根據(jù)單據(jù)信息辦理付款手續(xù)。三、備用金報銷流程1.費用分類與申報：借款人需根據(jù)備用金實際使用情況，將當月需報銷的費用分類填報“日常費用報銷單”，并附上相應的票據(jù)、采購申請單復印件及銀行卡流水清單，整理后寄送至營銷管理部。2.審核與備案：營銷管理部整理好相關票據(jù)及報銷單后，進行備案，并上交財務部門進行報銷審核。3.報銷標準：若報銷票據(jù)不符合公司財務規(guī)定，財務部門將不予報銷沖抵備用金。四、備用金使用規(guī)定1.使用范疇：備用金主要用于項目預算遺漏費用、返工費用、人工差旅費、材料上漲增加費用及臨時產(chǎn)生的其他費用等。2.活動執(zhí)行：經(jīng)辦人員需憑總經(jīng)理簽字核準的項目費用預算表及書面申請（含請款單及費用預算表），向項目負責人申請備用金。財務部門憑項目負責人簽字的請款單向經(jīng)辦人員發(fā)放備用金，經(jīng)辦人員需在活動結束后三天內(nèi)憑有效單據(jù)沖抵備用金。3.項目執(zhí)行：臨時執(zhí)行任務時，經(jīng)辦人員憑總經(jīng)理簽字核準的《臨時項目執(zhí)行通知單》向行政部門申請備用金。固定項目執(zhí)行時，經(jīng)辦人員憑《固定項目執(zhí)行通知單》向行政部門申請備用金，并需在每月____號前憑有效單據(jù)沖抵備用金。五、項目應急費用（不可預見費用）使用程序1.定義與用途：不可預見費用用于應對未能預見的事件或變化，以防備因失誤或疏忽造成的成本增加。2.申請額度：申請額度原則上不得超過項目總費用的____%，特殊情況下不得超過____%。3.審批流程：經(jīng)辦人員需在執(zhí)行活動項目前，將該費用編入《項目費用預算表》中，報總經(jīng)理審批。六、公司備用金管理辦法1.管理目的：為規(guī)范公司備用金管理，減少資金占用，加快資金周轉，提高資金使用效率，特制定本辦法。2.使用范疇：備用金主要用于因公出差、物資采購、處理公司事務借款及公司對外收費多退少補的周轉金借款等。3.審批制度：項目及個人對公司的借款實行項目負責人審批制度，項目負責人需認真審核借款申請后再簽署同意意見，并承擔第一責任人職責。