行政辦公管理指引

日常接待工作管理規(guī)定目的為促進工作的規(guī)范化，進一步提高公司日常接待的管理水平，制定本規(guī)定。第二條客戶接待分類1、貴賓接待貴賓接待主要是指對公司的重要客人、公司的重要客戶、外賓及相關政府相關部門及領導的接待。2、業(yè)務接待業(yè)務接待主要是指對營銷客戶洽談等的接待。3、普通接待普通接待主要是指對一般來訪客戶的接待.第三條接待場地1、客人來訪時要進行來訪登記，登記后前臺工作人員要立即通知被來仿者；2、如來訪客人為貴賓且人數(shù)較少時，安排到貴賓室等候，如人數(shù)較多時統(tǒng)一安排到會議室等候，業(yè)務接待或普通接待視來訪人數(shù)安排至會議室或洽淡室。3、接待場地環(huán)境要求1）物品擺放整齊，且表面無灰塵2）地面干凈無污物,室溫適宜，燈光合適.第三條相關部門職責及程序1、貴賓來訪相關領導需提前1天通知管理部部提前準備接待事宜；管理部在得知有貴賓來訪前,管理部要落實人員做好必要的安排:1）清掃、整理接待場所，備好茶水(水果鮮花需要請?zhí)崆?天告知）；2）按公司相關領導的指示安排車輛接送，預訂客房、客人返程機(車)票、就餐等。3）準備公司資料及通知相關人員陪同客人。2、業(yè)務接待及普通接待1）一般由相關業(yè)務部門自行安排接待,管理部行政人員隨時提供協(xié)助。2）如需就餐,相關業(yè)務部門應及時通知管理部行政人員。第三條前臺禮儀規(guī)范為規(guī)范前臺接待的形象，充分發(fā)揮前臺接待的窗口展示作用，維護良好的公司形象,特制定本規(guī)范。1、儀容規(guī)范1)前臺接待人員頭發(fā)梳理整齊，不化濃妝；保持口氣清新,以適合近距離交談；2）指甲修剪整齊,不涂抹鮮艷的指甲油,不宜使用濃郁的香水。3）前臺接待人員服飾要求職業(yè)裝，且干凈、簡約、不花哨.2、電話接聽禮儀規(guī)范1）電話接聽：接電話中，要勤說“請問”、“對不起"、“請稍等”之類的謙詞。2)在電話玲響后的第二、第三聲的時候接起電話。首先要說：“您好，盛業(yè)金融集團，請問有什么可以幫到您”，如因故遲接，要向來電者“對不起，讓你久等了”。3)做好電話記錄：前臺工作人員在接電話時，要隨時記錄電話內(nèi)容，這些記錄應簡潔完整，最好具備以下幾點：何時、何人、何地、何事、為什么、如何進行。4)禮貌掛斷電話：通話完畢后，可以詢問對方：“還有什么事嗎”或者“還有什么要吩咐的嗎”要表示感謝，并讓對方先掛斷電話。會議管理制度目的為進一步規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和效率，實現(xiàn)會議管理規(guī)范化、制度化，特制定本制度.第二條會議規(guī)范凡是會議,必有準備會前明確會議議程，應提前郵件或書面告知各參人員，明確具體的時間、地點、會議主題、會議主持人、會議記錄人員、會議資料準備等。2、凡是會議，必須守時開會請設定時間，盡量準時開始、準時結束;一個議題不宜過久，如不能得出結論可暫放,以免影響其他議題。3、凡是會議，必有主題和記錄。1）開會應有明確的會議目的；2）會議應有一個準確完整的記錄，各項決定要有具體的執(zhí)行人員及完成期限。4、凡是會議，必有結果。開會是為了解決問題，每個人都要積極參與到會議議程中來.5、凡是會議,必有事后追蹤1)“散會不追蹤,開會一場空“,對每項決議都要進行跟蹤、稽核、檢查，如遇問題及時溝通調(diào)整,確認各項決議都能完成.第三條會議室紀律1、開會前2-3分鐘參會人員應到達會場，勿遲到、缺席、早退.2、會場內(nèi)嚴禁吸煙、未經(jīng)批準，不得在會議期間進行私自討論。3、參會人員因特殊原因不能按時參會的，請?zhí)崆爸獣h召集人。4、會議期間應將手機設置為無聲或震動狀態(tài)，與會人員如有急事或有必須接聽的電話需離開會場,請知會會議主持人處理完畢后及時返回。第四條會議室使用制度1、會議室的使用由管理部負責管理及協(xié)調(diào),如公司有重要客人來訪及總經(jīng)理緊急召開會議，優(yōu)先安排會議室；一般情況下,會議室按照申請的先后順序使用.2、會議室使用需提前0.5-1天通知前臺預留，并告知相應的時間段;如需準備水果、鮮花也一并告知前臺。3、需要使用視頻會議系統(tǒng)或相關電子設備的，請?zhí)崆耙惶焱ㄖ狪T及異地使用方，做好相關安排；4、如臨時取消會議室的使用申請，再使用時需重新申請;應在所預約的時間到達會議室,如超過30分鐘未到達，管理部有權對會議室的使用另作安排。5、離開會議室前，請收拾好自己的物品，椅子歸位,關閉好會議室的燈光和其他設備。辦公室管理規(guī)定第一條員工儀容、儀表要求1、上班時間保持情緒飽滿,精神愉悅.2、頭發(fā)需保持清潔，發(fā)型自然整潔，嚴禁頭發(fā)臟亂及發(fā)型另類怪異.3、面容整潔,女性化妝宜淡妝,保持自然、和諧、莊重、活力的風格，禁止?jié)鈯y、怪妝。不得使用香味濃烈的香水。4、保持指甲衛(wèi)生，女性不得涂沫顏色濃重夸張的甲油。5、飾品佩戴應得體，禁止佩戴不符合職業(yè)形象的其它裝飾品。第二條員工著裝要求1、工作時間著裝應簡潔大方，符合職業(yè)形象，應穿著正裝或職業(yè)便裝,參加接待、大型會議等正式場合必須著正裝。2、著裝時要扣好衣扣，禁止敞胸露背。禁止在衣服前后印制內(nèi)容頹廢或不健康的文字和圖案。禁止將衣服隨意搭在肩上或圍在腰間。3、男員工衣領、袖口應保持潔凈，襯衫鈕扣必須扣整齊，禁止穿無領T恤、短褲、背心上班.4、女員工不得穿著暴露服裝、超短裙、奇裝異服及有透視效果的服裝。5、上班期間不得穿著拖鞋、休閑鞋類進入辦公區(qū)域.第三條員工日常工作行為規(guī)范1、辦公區(qū)請保持安靜，禁止高聲喧嘩、打鬧、打游戲等與工作無關之事。2、工作中請匆擅自查看他人電腦、翻閱文件、資料、報告等材料。3、請勿在辦公座位上吸煙。第四條公共辦公區(qū)域規(guī)范要求1、請自覺維護辦公環(huán)境的整潔和干凈，請勿在公共辦公區(qū)域吸煙.2、下班時請將重要文件收拾好，做到桌面整潔、辦公椅歸位。請勿私自挪動辦公區(qū)域內(nèi)的辦公家具、辦公設備及公司綠植。3、下班時，所有員工請關閉好自己使用和負責的電腦等設備，如果你是最后一個離開公司,請檢查所有的燈、打印機、飲水機等無需夜晚工作的電源。4、常規(guī)情況下消防門處于關閉狀態(tài)，非危急情況，請勿從消防門進出！5、空調(diào)溫度調(diào)節(jié)注意事項：最高溫度不高于28度，最低溫度不超過17度，調(diào)動的幅度2度以內(nèi).6、請各自注意保管好統(tǒng)一配備的移動柜鑰匙，避免丟失.7、各個部門主管負責監(jiān)督本部門所在的辦公區(qū)域。第五條茶水間、洽淡室、貴賓室規(guī)范要求1、茶水間1)如飲用機的飲用水已使用完，請最后一位同事及時關閉電源或主動換水，遇桶裝水已沒庫存，請及時通知前臺。2）請保持茶水間桌面清潔，垃圾丟入垃圾桶，勿用桶裝水清洗杯子；茶水滴到桌上請及時清理，以免留下茶跡。3)員工自帶午餐可用公司為員工提供的冰箱、微波爐，使用時請參照上面貼的使用注意事項；飯盒以及裝飯盒的袋子，請勿放置桌面。4）下午茶試行期間，時間初步定為下午16:00，一人一份。2、洽淡室1）暫定洽淡室為午餐用餐場所，用餐后請把桌面收拾干凈，桌子擺放整齊及關閉燈光.2）面談或會客使用后洽淡室后請關閉燈光.3、貴賓室1)接待客人如不可避免要吸煙，請打開抽風機，離開時請關閉。第六條公司行政服務的士呼叫服務，電召電話:83166666，83938000，96511；公司在前臺備了藥箱，針線盒以及女性衛(wèi)生用品，以便緊急之需；泊車卡：需辦理泊車卡的員工，可到前臺咨詢辦理.機票咨詢:如需私人訂票，前臺提供協(xié)助查詢航班信息.私人快遞郵寄.辦公用品管理規(guī)定目的為保證辦公用品的有效使用和妥善保管、規(guī)范辦公用品的管理和流程、節(jié)約成本,特制定本規(guī)定。第二條辦公用品范圍主要包括：A4紙、簽字筆、涂改液、計算器、文件夾、訂書機、剪刀、文件夾等.第三條辦公用品的購買及入庫1、常規(guī)性的辦公用品由管理部行政人員統(tǒng)一購置辦公用品,統(tǒng)一備存,各單位/部門請勿隨意自行購置。2、非常規(guī)或其他偶然性使用物品，如驗抄機、電風扇、電子配件、燒水壺等;對非常規(guī)的辦公用品，需求部門需提前填寫“辦公用品采購申請表”（附表1），交由部門主管審核,價值300元以上的，需管轄高管審核。3、辦公用品送至后，管理部行政人員負責核對所送貨單上的單價、數(shù)量、規(guī)格是否與申購的相符,確認無誤后填寫《入庫單》驗收入庫，登記入帳。第四條辦公用品領用和管理1、辦公用品的領用和管理由管理部行政前臺負責，常規(guī)的辦公用品，員工直接到前臺領取，并在“辦公用品領用登記表”做好登記。2、新入職員工，在入職當天發(fā)放配套的辦公用品。3、員工應自覺愛護公司財產(chǎn)、節(jié)約使用辦公用品。4、使用中的辦公用品出現(xiàn)問題及故障，使用人直接告知前臺，由管理部負責退換、保修、維修等事項。5、員工離職時，應將剩余辦公用品一并交給管理部。第五條辦公用品盤存辦公用品，每月清點一次,清點工作由管理部負責。清點要求做到帳物一致，如果不一致要查找原因,使兩者一致。附表1《辦公用品采購申請表》名片管理規(guī)定目的為使公司名片統(tǒng)一規(guī)范化,強化公司對外形象管理及展示,特定本規(guī)定。適用范圍適用于集團各單位/部門名片制作和使用管理.第三條名片印制范圍各單位總經(jīng)理、副經(jīng)理、各部門經(jīng)理/主管成員、因工作需要對外聯(lián)系業(yè)務人員。第四條名片印制要求管理部對集團名片實行統(tǒng)一管理，集團名片版樣統(tǒng)一規(guī)格，各單位參照集團的格式樣版制作，確保字體、字體大小、格式、紙張、顏色需一致。第五條名片申請流程及規(guī)定需印刷名片的員工，應鎮(zhèn)寫＂名片制作申請表＂，申請人應明確標示個人信息，包括姓名、職務、聯(lián)系電話、傳真、郵箱等,申請表經(jīng)部門主管審核后，傳至HR審核,最后交由管理部行政前臺制作.3、審核時應檢查申請人職務是否與名片申請單上的相符，因工作需要使用比實際較高的職務頭銜，需分管高管或總經(jīng)理審核。第六條名片的使用及注意事項1、員工辭職時請將剩余名片交回管理部，行政前臺進行粉碎銷毀。2、由于名片內(nèi)容信息發(fā)生變更時,應及時通知管理部印制更新新名片,行政前臺將未使用完的名片舊名片全部收回。3、交往中,員工應掌握名片遞送禮儀與交換規(guī)則，維護公司形象。附表1《名片制作申請表》收發(fā)快遞管理規(guī)定目的為了規(guī)范公司發(fā)快遞管理，防止快遞丟失節(jié)約快遞成本，提高工作高率，制定本規(guī)定。第二條寄件流程及規(guī)定1、寄件時所注明郵物品的性質(zhì)與緊急程度,合理性選擇快遞公司。緊急件、貴重件類選擇：順豐或EMS，普通件:發(fā)一般的快遞如圓通、申通、韻達等。2、寄件時到前臺領取及填寫快遞單，寄件人用正揩清晰填寫收件方和寄件方詳細資料（地址、收件人、聯(lián)系電話等）。3、寄件人填寫快遞單后將快遞件交由前臺核查,核查內(nèi)容包括：是否為私人件，快遞單是否填寫正確,核查完畢后通知相應的快遞公司收件，由前臺保留寄件單據(jù)。4、公司寄件由公司承擔費用，私人件由個人承擔,嚴禁公費郵寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴懲.5、保價：為避免風險，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000元至10000元的物品和易碎、易損件須進行保價。第三條前臺收件規(guī)定1、不需要支付到付快遞費的收件由前臺簽收、登記后，及時通知收件人簽字領取。2、需支付到付快遞費的快遞收件,前臺及時聯(lián)系收件人確保是否為公司件并支付其費用.3、前臺簽收所有公司快遞件必須進行登記,并讓收件人簽收，若收件人不在可通知部門相關人員代簽.4、公司所有的寄件快遞單統(tǒng)一由前臺保管（保管期為一年)，便于對帳和查詢。第四條遺損件索賠寄(收）件人發(fā)現(xiàn)所寄(收）快遞發(fā)生遺失或損失的，應第一時間將單號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進索賠。飛機票、火車票及酒店預定規(guī)定目的為進一步明確預定機票、車票及酒店的預訂管理工作，提高工作效率，規(guī)范費用支出，特制定此管理規(guī)定.第二條飛機票的預定規(guī)定1、飛機票、火車票的歸口部門為管理部，具體負責人為前臺文員.2、員工因公出差需預定飛機票時，將審批后的《出差申請單》交由前臺統(tǒng)一預定。如遇特殊情況臨時出差急需訂票，需上級領導郵件或致電前臺，前臺確認后方可預訂，出差回來后需要補上《出差申請單》.3、員工在申請訂票時須告知前臺個人證件信息、出發(fā)時間等相關事項，前臺查詢航班后把相關信息反饋給訂票人.4、員工非因公外出所需訂票,前臺可協(xié)助訂票，機票費用由本人支付，公司不予辦理報銷。第三條火車票的預定規(guī)定原則上由個人自行網(wǎng)上預訂或窗口購票并支付其費用,特殊情況外，可由前臺預訂，出差回來后訂票人需把火車票票據(jù)及時交至前臺報銷，個人原因遺失票據(jù)的，其費用將在工資中扣除。第四條酒店預定規(guī)定1、管理部的相關行政人員負責找尋與公司合作的酒店并簽訂相關的優(yōu)惠商務協(xié)議.2、員工出差或有接待需要求的單位/部門優(yōu)先安排已簽訂的酒店，相應的酒店接洽由當?shù)匦姓藛T負責，如當時沒有相應的行政人員則由所屬單位的行政人員負責。3、所有預定的酒店原則上費用先行墊付，回司后自行報銷。如遇特殊情況需掛公帳的，需要提前1天通知相關管理部的行政負責人協(xié)助辦理。固定資產(chǎn)管理辦法目的為加強對公司固定資產(chǎn)的管理,掌握固定資產(chǎn)的構成與使用情況，確認公司財產(chǎn)不受損失，特制定本制度。第二條界定標準1、為生產(chǎn)商品、提供勞務、出租或經(jīng)營管理而持有的。2、單位價值較高（一般在2，000元以上)，使用年限超過一年，辦公家具無論單價多少均列入固定資產(chǎn)。3、以下物品均也列入固定資產(chǎn)進行管理：=1\*GB3①打印機、照相機、復印機、一體機、傳真機等辦公室固定使用的電子設備無論單價多少均列入資產(chǎn)管理；=2\＊GB3②機械、運輸工具和其他與經(jīng)營有關的設備等；eq\o\ac(○，3）采購價格在1000元以上的均列入固定資產(chǎn)管理。不具備以上條件的，使用年限在一年以上的資產(chǎn)作為低值易耗品，仿照固定資產(chǎn)進行管理。第三條固定資產(chǎn)分類1、電子設備。包括各種辦公及文字處理設備,如電腦、相機、投影儀、集線器、攝像機、PC服務器、不間斷電源、防火墻、服務器、小型機、視頻會議系統(tǒng)、機柜、計算機存儲設備、路由器、網(wǎng)絡設備、復印機、打印機、掃描儀、裝訂機、傳真機及其它辦公、通訊及文字處理設備等。2、交通運輸設備。包括各類業(yè)務用車、管理用車等。3、辦公家具。4、無形資產(chǎn)。包括軟件、土地使用權及其他。第四條固定資產(chǎn)編號編號原則:板塊代碼+地區(qū)代碼+財務系統(tǒng)自動生成代碼1、盛業(yè)金融集團板塊代碼：FG2、盛業(yè)商業(yè)保理板塊代碼：FA3、盛業(yè)國際能源板塊代碼：RE4、盛業(yè)融資租賃板塊代碼：LE第五條固定資產(chǎn)的管理管理部作為固定資產(chǎn)的主要管理部門1、應設置固定資產(chǎn)實物臺帳，建立“固定資產(chǎn)卡片”2、對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一分類編號,定期組織對固定資產(chǎn)的清點，做到帳、物合一。3、財務部負責固定資產(chǎn)綜合核算，全面掌握固定資產(chǎn)的增減情況,以及正確認計提折扣等財務核算.第六條固定資產(chǎn)添置及入庫登記需要添置固定資產(chǎn)的各單位/部門，應填寫《固定資產(chǎn)購置申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理、財務部審核及總經(jīng)理簽字批準后交由管理部進行相應的采購.固定資產(chǎn)到達使用單位后，管理部和使用部門共同驗收，對固定資產(chǎn)核查、清點，并填寫《入庫單》.3、所有資產(chǎn)驗收后須入庫登記、填寫固定資產(chǎn)卡片，更新臺帳，落實使用負責人.第七條固定資產(chǎn)的調(diào)撥1、固定資產(chǎn)在公司內(nèi)部員工之間轉移調(diào)撥，需填寫“固