文秘工作的寫作基礎與技巧

文秘工作的寫作基礎與技巧商務文秘寫作原則實事求是的原則精簡的原則精簡是使公文處理活動能夠更加準確、便捷、高效的保證。繁文褥節(jié)一直是困擾公文處理活動實現(xiàn)高效的突出問題。黨和政府的有關領導曾一再要求反對黨八股，倡導搬文山，填會海，但這些問題始終未能得到很好的解決。今天商品經(jīng)濟社會對于公文處理活動的時效性要求更高，質(zhì)量要求更嚴，因此必須要化繁為簡，刪繁就簡。首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結(jié)構(gòu)、種類都要力求簡化。其次，公文的運轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán)節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯的機會，最終實現(xiàn)逐步簡化過程。第三，公文處理的實踐者必須從觀念上破除那種陳腐的以為繁瑣、層次多必有效的舊觀念，樹立起精簡的意識，認識到簡便易行的程序、責任到人的工作安排、規(guī)范功用強的方法、工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。高效的原則效率和質(zhì)量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節(jié)奏、高時效，更取決于公文處理的高質(zhì)量，只有將每項工作、每個環(huán)節(jié)都做到準確、細致、嚴謹、周到，使公文處理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質(zhì)完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實現(xiàn)。公文處理的質(zhì)量涉及到了公文處理活動構(gòu)成的各個要素，涉及到了工作過程的每個環(huán)節(jié)，涉及到了評估審核的指標體系。首先，質(zhì)量的高低不僅要依靠設備、物質(zhì)、材料、工具等硬的因素，也要依靠人的主觀努力、信息的保證和制度的完備等很多軟的因素，只有在兩個方面都達到高的質(zhì)量，效率才能真正有保證。否則，只是片面的強調(diào)速度，強調(diào)快，強調(diào)客觀設備條件、物質(zhì)條件是否具備，就有可能欲速則不達，出現(xiàn)只重物而不重人的傾向。商務文書寫作要素：主旨在主旨方面，應該遵循正確，務實，集中，鮮明的原則。材料在材料方面，應該遵循收集要多，選擇要嚴，使用要巧的原則。結(jié)構(gòu)另外，好的商務文書還應該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導致在不應該浪費筆墨的地方花費很多不必要的時間，而需要去強調(diào)的內(nèi)容則被相應的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇篇段合一式、分層表達式、分條列項式等方式。語言如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進行填充和豐富的血肉。在語言方面，應該做到風格平直樸實莊重，表達規(guī)范準確簡練，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。秘書技能：寫好工作總結(jié)的方法一根據(jù)工作職能進行總結(jié)這是一種最主要的總結(jié)角度，常用于年度工作報告，用于對工作進行全面總結(jié)。如稅務部門的主要職能是執(zhí)好法、收好稅、帶好隊、服好務，某省國稅局在總結(jié)工作時就歸納為稅收收入躍上新臺階;依法治稅得到新加強;隊伍素質(zhì)有了新提高;納稅服務有了新改進等部分，這就是從工作職能出發(fā)來總結(jié)工作的。二根據(jù)工作思路進行總結(jié)如果工作思路與眾不同或別有創(chuàng)新，也可以圍繞工作思路來總結(jié)。某省國稅局抓稅收分析工作，先從宏觀稅負查找可能存在問題的行業(yè)，然后再對該行業(yè)可能存有疑點的企業(yè)進行微觀評估，然后進一步總結(jié)經(jīng)驗、汲取教訓、制定制度，形成長效機制。整項工作思路清晰，層層遞進，富有啟發(fā)性。該單位在經(jīng)驗總結(jié)時就歸納為宏觀分析定方向;微觀分析找問題;健全機制求長效三部分，在全國交流時產(chǎn)生了很大反響。一般來說，用這種角度來總結(jié)工作，效果好壞主要取決于思路是否清晰、深刻、新穎。三根據(jù)工作特色進行總結(jié)四根據(jù)采取的工作措施進行總結(jié)這也是很常見的方法，主要用于對某方面的工作進行總結(jié)。如某市紀檢部門抓執(zhí)行力建設時采取了統(tǒng)一思想、轉(zhuǎn)變作風、加強督辦、素質(zhì)培訓四大措施，總結(jié)時就歸納為統(tǒng)一思想抓落實;轉(zhuǎn)變作風抓落實;督促檢查抓落實;提高能力抓落實四部分。又如某市工商局從教育引導、內(nèi)外監(jiān)督、健全制度和嚴格懲處等方面抓規(guī)范執(zhí)法工作，總結(jié)時就歸納為創(chuàng)新載體，提升教育的針對性;內(nèi)外并重，增強監(jiān)督的實效性;建章立制，確保機制的長效性;狠抓不懈，提高查處的準確性。這是根據(jù)工作措施進行總結(jié)的典型例子。五根據(jù)開展工作的時間順序進行總結(jié)這種方法一般用于對專項工作進行總結(jié)。如完成某個重點項目后，從領導重視，精心組織;制定方案，分工負責;加強協(xié)調(diào)，形成合力;抓好試點，健全方案;狠抓落實，強化執(zhí)行;總結(jié)提高，優(yōu)化改進等六方面進行總結(jié)。這個例子所采取的角度就是開展工作的先后順序。應該說，這種方式能完整描述整項工作的全貌，但缺點是重點不突出，特點不明顯，寫不好很容易變成流水賬，難以給人留下深刻的印象。六根據(jù)關鍵詞進行總結(jié)黨代會、中央全會等各種重要會議，往往會提出一些新的理念，出現(xiàn)一些熱點詞匯。合理利用這些熱點詞匯來總結(jié)工作，既可以體現(xiàn)時代氣息，又可以提升文稿的高度。七根據(jù)參與主體來總結(jié)當某方面工作或者某個重大項目完成后，一般都要召開會議，總結(jié)工作，表彰先進。這種場合的總結(jié)部分，往往圍繞參與該工作的各主體來構(gòu)思。如某次抗洪搶險救災工作總結(jié)表彰會議的總結(jié)部分就采用了這種方法，在整個抗洪搶險中，黨中央高度關注;受災省區(qū)的各級黨委和政府，認真貫徹執(zhí)行黨中央、國務院的方針;人民解放軍和武警部隊堅決響應黨和人民的召喚;人民群眾是奪取抗洪搶險勝利的主力軍和真正英雄，這是按參與主體總結(jié)的一個經(jīng)典范例。八根據(jù)解決的問題來總結(jié)在總結(jié)工作時，針對解決的問題來歸納，往往也會取得很好的效果。有一次，筆者所在單位的服務部門總結(jié)工作，客觀來說這個部門做了很多工作，也采取了很多創(chuàng)新的措施，成效也比較明顯，但上級領導聽了匯報并不滿意，批評思路不清楚，工作針對性不強?；厝ズ?，該部門對材料進行了重新補充和梳理，從解決臉難看、事難辦、門難進等問題出發(fā)，將工作總結(jié)為進一步提高服務意識，盡量讓老百姓少受一點氣;進一步改進服務環(huán)境，盡量讓老百姓少跑一點路;進一步優(yōu)化服務手段，盡量讓老百姓少花一點錢;進一步提升工作效率，盡量讓老百姓少排一點隊四個方面，得到了領導的認可。用這種角度來總結(jié)工作，針對性強，直接鮮明，能給人留下較深的印象。一、基礎知識主題是文章的統(tǒng)帥和綱領，是文章的核心;主題源于，主題不能先行，必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標題。文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度;設置線索;安排層次;劃分段落;設計開頭與結(jié)尾;處理過渡和照應等。文章的結(jié)構(gòu)應達到嚴謹(嚴密精細，無懈可擊)、自然(順理成章，開闔自如)、完整(勻稱飽滿，首尾圓合)、統(tǒng)一(和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾)文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法;②喻證法;③類比法;④對比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。二、公文的特點和種類根據(jù)不同的標準，公文可從不同角度進行如下分類：(1)根據(jù)形成和作用的公務活動領域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。(2)根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類(3)根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。(4)根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領導指導性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。(5)根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。三、寫作技巧1.把握特點所謂特點，是與其它文體相比較而呈現(xiàn)出的不同點和區(qū)別點。分析和認識總結(jié)文體的特點，是寫好總結(jié)的關鍵所在。不了解這一特點，就抓不到重點，也就很難寫出有特色的。總結(jié)與其它的文體相比較，有五個不同特點。一是在內(nèi)容上，不是寫現(xiàn)在，而是寫過去。就是對已經(jīng)做過的一個時期的，進行全面地、系統(tǒng)地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統(tǒng)化、科學化。二是在對象上，不是寫群眾，而是寫機關。就是領導機關在組織領導、指導思想、工作作風和工作方法上，有什么經(jīng)驗，有什么教訓，看以前服務得怎么樣今后怎樣繼續(xù)服好務。三是在方法上，不是我說你怎么樣，而是說我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認識，自我肯定，自我表揚自我批評，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現(xiàn)，也有用第三人稱的。四是在目的上，不是預測情況，估算數(shù)字，盤算問題，而是肯定成績，找準問題，悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導明天?？偨Y(jié)工作不是目的，目的在于吸取經(jīng)驗教訓，做好當前和今后的工作。如果只是把總結(jié)當成收錄材料的容器，寫成流水賬，就達不到預期的效果。五是在體裁上，不是記敘文而是議論文?？偨Y(jié)不只是對情況與事實作概略性的綜合歸納，而主要是對事物作本質(zhì)的分析，把感性認識上升到理性認識，從中找出事物發(fā)展的基本規(guī)律。揭示規(guī)律性的東西很重要，不僅要千方百計找出規(guī)律，清楚明白地反映規(guī)律，而且要用事實明白無誤地說明規(guī)律。六是在作用上，就是向本單位職工群眾報告情況和向上級匯報情況及向外單位介紹情況和經(jīng)驗。向群眾作總結(jié)并報告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向上級匯報工作，是讓上級機關全面了解下面工作的情況，以便及時獲得上級機關的指導;向外單位介紹本單位的工作情況和經(jīng)驗教訓，是提供學習借鑒。2.區(qū)分類型總結(jié)的文體細分有很多種，但無論是從內(nèi)容上分，或是從范圍上分，或是從時間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結(jié)，一種叫專題性工作總結(jié)。(一)全面性工作總結(jié)。就是對一個單位、一個部門、一個組織的一個時期、一個階段的工作實踐進行全面總結(jié)。凡在機關工作的同志，都經(jīng)常和這種文體打交道，其關鍵是要總結(jié)經(jīng)驗和教訓。全面總結(jié)，一般時間跨度長，涉及的范圍廣，包含的內(nèi)容多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點，縱深結(jié)合。我認為，解決這個問題的有效辦法就是要搞好三個統(tǒng)一：一是統(tǒng)一總結(jié)的中心內(nèi)容。是以反映工作情況為主，還是以反映經(jīng)驗體會為主，要有一個明確的思想。二是統(tǒng)一總結(jié)的主題思想。寫全面總結(jié)要樹立一個主題思想，確定一個主題，圍繞主題寫就不會走題。不樹立一個主題思想，寫出來的總結(jié)就很難突破一般化。三是統(tǒng)一工作形勢的估價。寫全面總結(jié)之前，要對本單位、部門、組織在該階段的工作形勢有一個明確的評價，搞清楚總的形勢如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經(jīng)驗值得總結(jié)推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問題和原因需要總結(jié)上報。在這些方面統(tǒng)一了思想認識，執(zhí)筆者就有了主攻方向，結(jié)構(gòu)編排就容易，就易產(chǎn)生靈感，下筆也就順暢。(二)專題性工作總結(jié)。就是對某項工作進行專題總結(jié)，也就是單獨對某一項工作、某一個方面的經(jīng)驗教訓進行專門總結(jié)。其特點是突出一個專字，要求內(nèi)容專、主題專、事例專、經(jīng)驗專、寫作手法也專。在寫專題總結(jié)時，必須對有關專題的內(nèi).容、原則、要求、方法，全面深刻地認識和理解，知道所要寫的總結(jié)專在那里，專的是否有理，專的是否有據(jù)，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結(jié)寫成一般性的總結(jié)。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進行。3.突出經(jīng)驗寫總結(jié)的根本目的，不只是為了肯定成績和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經(jīng)驗教訓，做好當前和今后的工作。這種目的，要求我們在寫總結(jié)中，不能滿足于把成績講夠、把問題找準、把措施定好，應該在總結(jié)經(jīng)驗上多動腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結(jié)里面只總結(jié)出一條有普遍指導意義的經(jīng)驗，也是成功的。我感到寫好經(jīng)驗總結(jié)，要把握好以下三點。(一)要有精巧的構(gòu)思。開好頭、結(jié)好尾、突出中間，這是寫好經(jīng)驗總結(jié)的基本要求。古人作樂府詩，講究鳳頭、豬肚、豹尾，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實飽滿，結(jié)尾要像豹尾一樣威風有力。我認為，這個原則同樣適用于我們寫工作總結(jié)。要竭盡全力把情況部分寫得很漂亮，把經(jīng)驗部分寫得很充實(飽滿)，把措施部分寫得很有力。4.創(chuàng)新出彩一篇好文章，重要的標準是義理創(chuàng)新，言前人所未言，發(fā)前人所未發(fā)。無疑，這種創(chuàng)