公司文件及資料管理制度

公司文件及資料管理制度第一條總則為規(guī)范公司文件及資料的管理，確保公司信息的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率和協(xié)同本領(lǐng)，特訂立本《公司文件及資料管理制度》。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部部門、員工以及與公司有合作關(guān)系的外部合作伙伴。第三條文件及資料的定義文件：指公司內(nèi)部產(chǎn)生或收到的各類書面、電子或其他形式的文件，包含但不限于公文、合同、報告、備忘錄、會議紀(jì)要、往來信函等。資料：指公司內(nèi)部產(chǎn)生或收集的各類數(shù)據(jù)、圖表、手冊、規(guī)范、統(tǒng)計報表等，以及公司與外部合作伙伴之間共享的相關(guān)信息。第四條文件及資料的歸檔管理文件及資料的歸檔責(zé)任人由各部門確定，并上報公司辦公室備案。歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)訂立歸檔方案、管理歸檔系統(tǒng)并監(jiān)督執(zhí)行。文件及資料應(yīng)依照文件編號、日期、名稱等要素進(jìn)行分類、整理并標(biāo)注清楚可讀的文件名稱、歸檔日期等信息。歸檔責(zé)任人應(yīng)定期檢查歸檔系統(tǒng)，確保文件及資料完整、存放有序，并進(jìn)行必需的清理與整理工作。歸檔系統(tǒng)應(yīng)設(shè)有權(quán)限掌控機(jī)制，確保文件及資料僅授權(quán)人員可訪問，防止信息泄露。第五條文件及資料的存儲與保管公司文件的存儲介質(zhì)應(yīng)做到多重備份、分散存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。電子文檔的存儲應(yīng)采用專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備，依照權(quán)限管理原則設(shè)置文件夾和文件權(quán)限，并進(jìn)行定期的備份。紙質(zhì)文件應(yīng)存放在防潮、防火、防竊等環(huán)境條件良好的檔案室，并依照保密等級進(jìn)行分類存放。歸檔責(zé)任人應(yīng)編制文件及資料的存儲和保管清單，并及時更新并備份在公司內(nèi)部系統(tǒng)。第六條文件及資料的查閱與借閱員工有查閱本部門或其他部門文件及資料的需要時，應(yīng)向歸檔責(zé)任人提出申請，并注明查閱目的、時間和具體文件或資料名稱。針對緊要機(jī)密文件或資料，員工須供應(yīng)合理的查閱理由，并經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和資料歸屬部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后方可查閱。歸檔責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)供應(yīng)所需文件或資料，并記錄查閱人、時間、目的等相關(guān)信息。借閱公司文件及資料的員工需填寫借閱登記表并經(jīng)過主管部門審核和批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件及資料。第七條文件及資料的保管期限與銷毀公司文件及資料的保管期限應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)、合同商定等規(guī)定執(zhí)行，依據(jù)內(nèi)容的緊要性和保密等級劃分不同的保管期限。已經(jīng)到期的文件及資料應(yīng)及時銷毀，銷毀方式可以采用物理破壞或?qū)I(yè)數(shù)據(jù)銷毀技術(shù)，確保文件及資料不被恢復(fù)。文件及資料的銷毀由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)，并應(yīng)編制銷毀清單、備案銷毀證明，并按規(guī)定時間報送公司辦公室備案。第八條文件及資料的安全與保密公司文件及資料應(yīng)依據(jù)保密等級進(jìn)行分類、加密及限制訪問權(quán)限，保護(hù)公司緊要信息的安全與保密。員工應(yīng)嚴(yán)守保密義務(wù)，不得私自復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)、泄露公司文件及資料。離職員工應(yīng)如實交還公司的文件及資料，不得攜帶離開。外部合作伙伴在與公司進(jìn)行文件及資料共享時，應(yīng)簽署相關(guān)保密協(xié)議，并遵守公司的保密規(guī)定。第九條文件及資料管理的違規(guī)處理對違反本制度的員工，依據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，可采取口頭警告、書面警告、記過、降級、解除勞動合同等紀(jì)律處分措施。對有意泄露公司緊要文件及資料的員工，公司有權(quán)采取法律訴訟等手段追究其法律責(zé)任，并保存追究經(jīng)濟(jì)賠償?shù)臋?quán)利。第十條規(guī)章制度的修訂本制度的修改及修訂由公司管理層決策，并由公司辦公室負(fù)責(zé)宣布并進(jìn)行相