美的制冷家電集團(tuán)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

2005-4-16發(fā)布2005-4-16實(shí)施美的制冷家電集團(tuán)發(fā)布200x-xx-xx發(fā)布200x-xx-xx實(shí)施廣東美的集團(tuán)制冷家電集團(tuán)PAGE2美的制冷家電集團(tuán)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QG/ML01.02-2005公文管理修訂頁編制原因說明：為統(tǒng)一規(guī)范制冷家電集團(tuán)公文管理，特制訂本管理辦法。原章節(jié)號現(xiàn)章節(jié)號修訂（內(nèi)容）說明修訂人/時間本管理僅針對制冷家電、各公司一級單位編號發(fā)文進(jìn)行規(guī)定，各公司下屬部門詳細(xì)規(guī)定由各公司在本規(guī)定基礎(chǔ)上根據(jù)各公司實(shí)際情況自行發(fā)文規(guī)定李松波2005.3.31管理職能會審/日期：缺省單位審核意見/日期：缺省單位外會簽意見：同意楊志軍05.04.12同意歐亞非05.04.13同意熊杰05.04.14營運(yùn)管理部綜合管理會審：同意魏華05.04.16審批意見：同意李云海05.04.16注：流程清單內(nèi)所有文件審批發(fā)布必須按照清單規(guī)定的審批流程組織審批，并在此處寫明審批流程。流程：編制部門（營運(yùn)管理部）→單位外會簽（華管、榮管、美通管）→營運(yùn)管理部綜合管理會審→審批（營運(yùn)管理部總監(jiān)）流程清單外的文件審批流程由營運(yùn)管理部確定。QG/ML01.02-2005QG/ML01.02-2005美的制冷家電集團(tuán)2005-4-16批準(zhǔn)2005-4-16實(shí)施PAGE4/8美的制冷家電集團(tuán)2005-4-16批準(zhǔn)2005-4-16實(shí)施PAGE5/8美的制冷家電集團(tuán)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)公文管理QG/ML01.02-2005美的制冷家電集團(tuán)2005-4-16批準(zhǔn)2005-4-16實(shí)施PAGE1/81目的為使制冷家電及其下屬經(jīng)營單位公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作進(jìn)一步程序化、制度化、規(guī)范化，并使各個使用場所可獲得適用文件的有效版本，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。2范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于制冷家電、美的-東芝開利合資公司（以下簡稱：美的-東芝）、華凌及團(tuán)有限公司（以下簡稱：華凌）、榮事達(dá)合資公司（以下簡稱：榮事達(dá)）、重慶美的通用制冷設(shè)備有限公司（以下簡稱：美通）所有公文文件的管理。3、引用標(biāo)準(zhǔn)無4定義4.1公文文件——外來公文：指政府部門、行業(yè)協(xié)會等非本單位以外單位下（轉(zhuǎn)）發(fā)給制冷家電及其下屬子公司、經(jīng)營單位的公文。——請示、報告：指向主管領(lǐng)導(dǎo)、部門、公司和集團(tuán)請示報告工作、反映問題所用的公文，包括以制冷家電名義向美的集團(tuán)或美的集團(tuán)以外單位的請示、報告和制冷家電下屬各職能部、子公司等向制冷家電領(lǐng)導(dǎo)或主管部門的請示、報告?！评浼译妰?nèi)部公文：指在制冷家電及下屬子公司內(nèi)部使用的公文，包括制冷家電下發(fā)的或下屬各公司、單位下發(fā)的會議紀(jì)要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規(guī)定等。5管理要求5.1公文文種及使用公文按文種分為：通知、通告、通報、決定、規(guī)定、請示、申請、報告、會議紀(jì)要。5.1.1對制冷家電及子公司內(nèi)部公布需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。5.1.2制冷家電及子公司告知關(guān)于所屬任何單位發(fā)生的股權(quán)變更或公司更名時，用“通告”。5.1.3上級部門向下級部門傳達(dá)重要情況，用“通報”。5.1.4對內(nèi)部的各種重要事項(xiàng)做出規(guī)定和對重大行動做出安排用“決定”文種。5.1.5制冷家電或下屬各公司、單位對各種重要事項(xiàng)或某一類特殊問題下發(fā)階段性管理辦法時，使用“規(guī)定”。（注：對于制冷家電或各公司、單位在較長時間段需要執(zhí)行的管理制度、規(guī)范、辦法必須以“體系文件”形式下發(fā)，不能以公文文件格式下發(fā)）5.1.6下級部門向直接上級部門或領(lǐng)導(dǎo)請求指示、批準(zhǔn)或匯報工作時，用“請示”或“報告”文種。向跨級領(lǐng)導(dǎo)部門或領(lǐng)導(dǎo)請示、報告時必須以接受請示的直接下屬單位或部門的名義，并經(jīng)其直接下屬單位的職能管理部確認(rèn)后才能上報，不允許跨級別上報（例如：美的-東芝開利合資公司向美的集團(tuán)請求指示則必須以制冷家電名義請求指示，并經(jīng)營運(yùn)管理部確認(rèn)）；同一級別請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時，可直接用“申請”格式。5.1.7管委會、經(jīng)營檢討會、總結(jié)計(jì)劃會等重大會議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等，用“會議紀(jì)要”。5.2管理機(jī)構(gòu)、人員及其職責(zé)5.2.1營運(yùn)管理部為制冷家電公文的歸口管理部門。營運(yùn)管理部負(fù)責(zé)接收和處理外來文件及各公司對制冷家電領(lǐng)導(dǎo)的請示、報告，負(fù)責(zé)處理所有以制冷家電名義上報、下發(fā)的公文文件，并對制冷家電下屬各公司的公文處理工作負(fù)有檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督責(zé)任，對不按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公文處理的公司、單位、部門、人員進(jìn)行處罰；5.2.25.2.2各公司、單位的管理部門負(fù)責(zé)本公司、單位上報、下發(fā)文件的歸口管理，負(fù)責(zé)接收、處理、宣貫和落實(shí)制冷家電轉(zhuǎn)發(fā)的外來文件及制冷家電下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令等文件，負(fù)責(zé)接收、處理外公司、單位發(fā)來的行政、管理及其它相關(guān)文件；5.2.3各公司需設(shè)置專職信息員1名，各單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置兼職一級信息員1名，負(fù)責(zé)信息的傳遞、接收、處理和跟進(jìn)落實(shí)；5.3發(fā)文資格、效力5.3.1發(fā)文資格制冷家電、各子公司及各公司下屬子單位為具備發(fā)文資格的主體，其它部門、模塊、組等根據(jù)業(yè)務(wù)需要由各公司決定發(fā)文資格。（具體名單見本文件規(guī)定具備發(fā)文編號及署名的公司、單位名單）。制冷家電層面項(xiàng)目小組經(jīng)授權(quán)后、制冷家電層面各委員會具備發(fā)文資格。（具體要求見相關(guān)文件規(guī)定）5.3.2發(fā)文效力公文的效力對該公文的接收對象具備約束力，對該公文的非接收對象不具備效力，但非接收對象必須對該公文在接收對象的執(zhí)行、落實(shí)給予支持。5.4文件格式及發(fā)文流程5.4.1公文格式種類共分為正式公文、非正式公文、會議通知和會議紀(jì)要。5.4.2正式公文5.4.2.1正式公文包括但不限于：——制冷家電、各公司、單位范圍內(nèi)的重要人事任免決定、重大事件的處理決定；——對單位內(nèi)部的各種重要事項(xiàng)做出規(guī)定和對重大行動做出安排的正式公文；——以制冷家電、公司、單位名義向美的集團(tuán)和制冷家電、所屬公司領(lǐng)導(dǎo)作的請求指示、批準(zhǔn)或匯報工作；——對制冷家電、公司、單位內(nèi)部需要周知和共同執(zhí)行的事項(xiàng)的通知、通報；——公文的效力需要作用于制冷家電、公司或全單位的；——各公司、單位認(rèn)為需要用正式格式的其他公文。5.4.2.2正式公文格式包括文頭、行文、文尾三部分，具體模板以附件2為準(zhǔn)。a）正式公文文頭標(biāo)識、編號及公文署名發(fā)文機(jī)構(gòu)公文文頭標(biāo)識署名制冷家電集團(tuán)發(fā)文營運(yùn)管理部制冷家電營運(yùn)管理部文件營運(yùn)管理部財(cái)務(wù)管理部制冷家電財(cái)務(wù)管理部文件財(cái)務(wù)管理部人力資源部制冷家電人力資源部文件人力資源部審計(jì)監(jiān)察部制冷家電審計(jì)監(jiān)察部文件審計(jì)監(jiān)察部IT管理部制冷家電IT管理部文件IT管理部市場部制冷家電市場部文件市場部制冷家電美的-東芝家用空調(diào)事業(yè)部商用空調(diào)事業(yè)部海外事業(yè)部營運(yùn)管理部財(cái)務(wù)管理部營運(yùn)管理部財(cái)務(wù)管理部人力資源部注：如為請示則編號行文中加“請”字，如制冷家電名義向上級請示文件用“冷集請字[年度]當(dāng)年順序號”，以此類推。b）簽發(fā)人制冷家電及四大公司文件署簽發(fā)人姓名，其它正式公文均不署簽發(fā)人；c)密級按保密程度分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部和普通五級（僅保密文件可在正文左上角標(biāo)明，其余省略相應(yīng)標(biāo)識，由各部門信息員根據(jù)文件發(fā)送范圍和自制公文處理單上的說明按要求進(jìn)行處理）——絕密文件指一旦泄漏，將對制冷家電或美的集團(tuán)利益產(chǎn)生重大影響的文件，只發(fā)給制冷家電CEO、公司總裁/總經(jīng)理、副總裁/副總經(jīng)理及相應(yīng)單位負(fù)責(zé)人閱知?！??！胀ㄎ募缚梢詫ν夤_的文件。如會議通知、一般事務(wù)性公文、經(jīng)驗(yàn)介紹、企業(yè)宣傳資料等。d)急度按辦文時間要求分為特急、緊急和普通三類（特急、緊急文件可在正文左上角標(biāo)明，其余省略相應(yīng)標(biāo)識，由各部門信息員根據(jù)文件發(fā)送范圍和自制公文處理單上的說明按要求進(jìn)行處理）——特急文件指必須在收文或發(fā)文后半個工作日內(nèi)辦理完畢的文件?！o急文件指必須在收文或發(fā)文后一個工作日內(nèi)辦理完畢的文件?！胀ㄎ募赴凑Ｎ募幚砹鞒潭€工作日內(nèi)處理的文件。e)公文稱謂——在本規(guī)定中有上述正式公文編號的統(tǒng)稱為“各單位”；——各單位下屬子公司、部、分廠、車間統(tǒng)稱為“各部門”?！溆嘤芍评浼译娤聦俟靖鶕?jù)實(shí)際情況自行確定；f)文尾部分——對上級領(lǐng)導(dǎo)或單位領(lǐng)導(dǎo)用“呈”；——對上級單位用“報”；——對同級或不相隸屬的單位用“送”；——對下屬單位用“發(fā)”。5.4.2.3正式公文簽發(fā)流程制冷家電公文（以自制公文單格式報批，自制公文單格式見附件二）編制（單位負(fù)責(zé)人、公司總裁/總經(jīng)理）→單位外會簽（可缺?。鸂I運(yùn)管理部會審（綜合管理受理、總監(jiān)會審）→審批（制冷家電CEO）→下發(fā)b）制冷家電職能部公文編制（部門負(fù)責(zé)人）→單位外會簽（可缺?。鷨挝粚徍耍毮懿控?fù)責(zé)人）→下發(fā)c)制冷家電下屬公司公文（以自制公文單格式報批，自制公文單格式見附件二）編制（部門負(fù)責(zé)人）→單位審核（單位負(fù)責(zé)人）→單位外會簽（可缺?。鸂I運(yùn)管理部會審（總監(jiān)會審）→審批（公司總裁/總經(jīng)理）→下發(fā)d)公司下屬單位公文編制（部門負(fù)責(zé)人）→單位外會簽（可缺?。芾砺毮懿块T會審→審批（公司下屬單位負(fù)責(zé)人）→下發(fā)e)項(xiàng)目小組公文編制（部門負(fù)責(zé)人）→會簽→管理部或相關(guān)部門會審→審批（單位負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目組長）→下發(fā)5.4.4非正式公文5.4.4.1各單位及所屬子公司、部門等為制冷家電具備發(fā)非正式公文資格的單位，非正式公文只在部門內(nèi)部具有效力。5.4.4.2非正式公文一般指：除正式公文規(guī)定以外的其它文件，主要指與制冷家電、下屬公司經(jīng)營管理結(jié)合不很緊密，發(fā)送范圍比較小，日常性、臨時性通知、通告或決定等。5.4.4.3非正式公文格式包括標(biāo)題、正文和文尾，具體模板以附件2為準(zhǔn)。非正式公文編號、署名及舉例發(fā)文機(jī)構(gòu)署名發(fā)文機(jī)構(gòu)署名制冷家電營運(yùn)管理部冷營運(yùn)營運(yùn)管理部營運(yùn)營運(yùn)管理部財(cái)務(wù)管理部冷財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)管理部財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部人力資源部冷人力人力資源部人力人力資源部審計(jì)監(jiān)察部冷審計(jì)審計(jì)監(jiān)察部IT管理部冷ITIT管理部國內(nèi)市場部冷市場市場部海外華凌營運(yùn)營運(yùn)管理部財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部OEM美通管理部重美管理管理部財(cái)務(wù)部重美財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部研發(fā)部重美研發(fā)研發(fā)部制造部重美制造制造部銷售支持銷售支持5.4.4.4非正式公文簽發(fā)流程編制（部門負(fù)責(zé)人）→管理會審（各單位管理部或相關(guān)部門）→審批（單位負(fù)責(zé)人）→下發(fā)5.4.5會議通知5.4.5.1會議通知格式模板以附件為準(zhǔn)5.4.5.2會議通知編號發(fā)文機(jī)構(gòu)編號前綴發(fā)文機(jī)構(gòu)編號前綴制冷家電集團(tuán)發(fā)文冷會字美的-東芝芝會字營運(yùn)管理部營會字家用空調(diào)事業(yè)部冷家會字財(cái)務(wù)管理部財(cái)會字商用空調(diào)事業(yè)部冷商會字人力資源部人會字海外事業(yè)部冷外會字審計(jì)監(jiān)察部審會字冷內(nèi)會字IT管理部IT會字特X會字市場部市會字華會字特X會字營會字會財(cái)會字會空會字會雪會字會電會字會央會字會特X會字會會字會管理部管會字會財(cái)務(wù)部財(cái)會字會研發(fā)部研會字會制造部制會字特X會字銷售支持銷會字特X會字 其他公司、部門會議通知編號在此不作規(guī)定。5.4.5.3會議通知視會議涉及范圍和重大程度經(jīng)請示單位負(fù)責(zé)人或部門負(fù)責(zé)人同意后方可下發(fā)。5.4.6會議紀(jì)要5.4.6.1會議紀(jì)要格式模板以附件5為準(zhǔn)。5.4.6.2會議紀(jì)要須注明發(fā)文范圍，發(fā)放時按所屬級別由相關(guān)信息員下發(fā)，并嚴(yán)格按發(fā)文范圍下發(fā)。5.5公文處理流程5.5.1制冷家電外來文件統(tǒng)一由營運(yùn)管理部（綜合管理）負(fù)責(zé)簽收，并轉(zhuǎn)相關(guān)單位協(xié)助處理。其他單位原則上不得簽收制冷家電外來文件。5.5.2制冷家電、制冷家電職能部門、各公司向相關(guān)單位發(fā)文時，必須由其一級信息員向文件接收單位的一級信息員發(fā)文，并抄送制冷家電營運(yùn)管理部，然后由文件接收單位一級信息員進(jìn)行傳遞、接收、處理和跟進(jìn)；5.5.3各單位向其內(nèi)部下屬部門發(fā)文時，由本單位的一級信息員直接向該單位相關(guān)部門信息員發(fā)文，同時抄送所發(fā)單位的一級信息員及管理部門。5.5.4請示和報告應(yīng)嚴(yán)格分開。請示公文應(yīng)一文一事，不得多頭、越級報送，不要同時送同級和下級部門。請示或報告一律由秘書或資料員簽收，對內(nèi)容涉及多個部門的請示或報告，應(yīng)有相關(guān)部門注明會簽意見后，再送主管領(lǐng)導(dǎo)作批示；特殊情況另行處理。5.5.5以制冷家電名義下發(fā)的編號公文必須按擬稿、會簽、審核、打印校對、簽發(fā)、發(fā)放等程序執(zhí)行。5.5.5.1擬稿擬稿要符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī)及集團(tuán)、制冷家電有關(guān)規(guī)章制度；情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，文字精練，條例清楚，層次分明，用詞準(zhǔn)確、規(guī)范，簡明扼要；文種、體式、密級、急度劃分、行文符合規(guī)定；文件實(shí)施日期要盡可能明確。擬稿部門在組織簽發(fā)前須詳細(xì)填寫“自制公文處理單”（見附件3），擬稿部門領(lǐng)導(dǎo)要對文稿進(jìn)行審核。5.5.5.2會簽擬稿單位自行牽頭組織會簽，原則上在會簽前應(yīng)發(fā)征求意見稿至相關(guān)部門征求意見；會簽時間一般不超過1天，會簽單位如有意見須注明，以供擬稿單位和簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)參考。5.5.5.3審核所有以制冷家電名義下發(fā)的公文必須經(jīng)營運(yùn)管理部審核（綜合管理受理，總監(jiān)審核），以各單位名義下發(fā)的公文必須經(jīng)各單位管理部或相關(guān)部門審核，一般審核時間不超過1天。審核的主要內(nèi)容包括：是否需要行文，以什么名義行文；公文體式、文種、行文是否符合規(guī)定；文字表述是否精練，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文筆是否通順流暢，前后行文邏輯思維是否合理；公文內(nèi)容與黨和國家的方針政策、法律、法規(guī)及美的集團(tuán)、制冷家電、制冷家電子公司其他規(guī)章制度是否一致；要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)商會簽，達(dá)成一致意見；5.5.5.4打印校對以制冷家電名義下發(fā)的文件由營運(yùn)管理部負(fù)責(zé)打印，擬稿部門提供電子文本給營運(yùn)管理部。正稿打出來后，由營運(yùn)管理部和擬稿部門共同進(jìn)行校對，文件經(jīng)校對無誤后可送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，發(fā)送前要先按發(fā)文編號方法對公文進(jìn)行編號。5.5.5.5簽發(fā)。以制冷家電、子公司名義下發(fā)的公文必須由制冷家電CEO、子公司總裁/總經(jīng)理或其授權(quán)簽發(fā)。文件一經(jīng)簽發(fā)即生效。對已簽署但未下發(fā)的文稿，如根據(jù)實(shí)際情況需要修訂的由營運(yùn)管理部向簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)提出修訂意見并進(jìn)行修訂；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，對公文內(nèi)容不得自行修改。5.5.5.6上傳PDM及查詢——各級公文在下發(fā)當(dāng)日應(yīng)即時將電子文本上傳至PDM，按文件級別由相關(guān)級別信息員負(fù)責(zé)上傳。制冷家電及各單位在“PDM/文檔管理區(qū)”中所屬文件夾建立相應(yīng)的文件夾，密級等級為絕密的不上掛PDM，由起草部門保管原件，密級等級為機(jī)密的上掛密級文件相應(yīng)文件夾。如制冷家電集團(tuán)文件在“PDM\協(xié)同管理\文檔工作區(qū)\00.制冷家電集團(tuán)文件”中查詢，由制冷家電信息員負(fù)責(zé)上傳，共享范圍為該文件的發(fā)放范圍，以此類推。5.5.5.7宣貫。制冷家電及各公司公文發(fā)放后，各單位應(yīng)進(jìn)一步在本單位內(nèi)部組織學(xué)習(xí)宣貫。5.5.6部門公文擬稿、會簽、審核等應(yīng)參照制冷家電公文處理程序執(zhí)行，并須由主管副總經(jīng)理、單位總經(jīng)理或主管總監(jiān)簽字后方可下發(fā)。5.5.6.1各職能部、單位的編號財(cái)務(wù)文件須交制冷家電財(cái)務(wù)部備案；相關(guān)人事文件須交人力資源部備案。5.5.6.2公文可用電子郵件發(fā)送，但原文須打印出來蓋章或簽字，并歸檔保存；信息員應(yīng)設(shè)電子郵件回執(zhí)或打電話詢問，確認(rèn)相關(guān)人員已及時收到。5.6公文立卷歸檔和銷毀。各單位應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)權(quán)限，及時將有