華為行政會(huì)議室管理制度

華為行政會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范華為公司行政會(huì)議室的管理，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量與決策效率。制定與實(shí)施本管理制度，應(yīng)遵循以下原則：

-規(guī)范性：確保會(huì)議流程的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化；

-高效性：提高會(huì)議效率，縮短無(wú)效會(huì)議時(shí)間；

-公平性：確保各部門、各層級(jí)對(duì)會(huì)議室資源的使用公平；

-保密性：加強(qiáng)會(huì)議內(nèi)容的保密工作，防止信息泄露。

第二條適用范圍

本管理制度適用于華為公司全球范圍內(nèi)所有行政會(huì)議室的管理與使用。

第三條管理機(jī)構(gòu)

設(shè)立會(huì)議室管理部門（以下簡(jiǎn)稱“部門”），負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)及調(diào)度工作。部門應(yīng)設(shè)立專門的管理崗位，明確崗位職責(zé)，制定工作流程。

第四條會(huì)議類型

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，將會(huì)議分為以下類型：

-例會(huì)：定期舉行的常規(guī)性會(huì)議；

-專題會(huì)：針對(duì)特定主題或項(xiàng)目召開(kāi)的會(huì)議；

-緊急會(huì)議：因突發(fā)事件或緊急情況需立即召開(kāi)的會(huì)議。

第五條會(huì)議級(jí)別

根據(jù)參會(huì)人員級(jí)別和會(huì)議內(nèi)容，將會(huì)議分為以下級(jí)別：

-高級(jí)別會(huì)議：公司領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議；

-中級(jí)別會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目經(jīng)理主持的會(huì)議；

-基礎(chǔ)級(jí)別會(huì)議：普通員工參加的會(huì)議。

第六條參會(huì)人員職責(zé)

參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議通知準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，并對(duì)會(huì)議內(nèi)容保密。

第七條制度修訂

本管理制度根據(jù)公司發(fā)展需要，由部門負(fù)責(zé)定期進(jìn)行修訂。修訂后的管理制度需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并通知全體員工。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)為會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人，需提前向部門提交會(huì)議申請(qǐng)。

2.會(huì)議申請(qǐng)應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、會(huì)議類型、會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議室需求、會(huì)議議程等。

3.會(huì)議申請(qǐng)人需在會(huì)議召開(kāi)前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急會(huì)議可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)縮短時(shí)間。

二、會(huì)議通知

1.部門收到會(huì)議申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員，確保相關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)參加。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。

3.會(huì)議通知可通過(guò)郵件、電話、短信等方式進(jìn)行。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，部門負(fù)責(zé)安排專人進(jìn)行會(huì)議簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.簽到表需記錄參會(huì)人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。

3.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘，核對(duì)簽到情況，對(duì)未到人員及時(shí)聯(lián)系。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容有序進(jìn)行。

2.會(huì)議議程應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員，以便于大家提前準(zhǔn)備。

3.會(huì)議議程可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，但需經(jīng)主持人同意。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議過(guò)程中，指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完成，并發(fā)送給主持人及相關(guān)部門。

3.會(huì)議記錄需作為會(huì)議紀(jì)要的附件，一并存檔。

六、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)討論情況，引導(dǎo)參會(huì)人員形成決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策的實(shí)施。

3.會(huì)議決策需在會(huì)議紀(jì)要中體現(xiàn)，并跟蹤落實(shí)。

七、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)總結(jié)會(huì)議成果，對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

2.主持人需提醒相關(guān)部門及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并跟蹤落實(shí)。

3.會(huì)議結(jié)束后，部門負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保會(huì)議室環(huán)境整潔。

八、會(huì)議反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人或指定人員需收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，以提高會(huì)議質(zhì)量。

2.會(huì)議反饋可通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷、口頭反饋等形式進(jìn)行。

3.部門應(yīng)定期分析會(huì)議反饋，針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄員在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，詳細(xì)記錄會(huì)議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分配等信息。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用清晰、簡(jiǎn)潔、規(guī)范的語(yǔ)言，確保信息的準(zhǔn)確傳達(dá)。

3.會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

二、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布

1.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)或指定的信息平臺(tái)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)利益方。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)確保覆蓋所有相關(guān)人員，以便于大家了解會(huì)議內(nèi)容和決策要求。

三、決策任務(wù)的分配與跟蹤

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策任務(wù)應(yīng)分配給具體責(zé)任人，并明確完成時(shí)限。

2.部門應(yīng)建立決策任務(wù)跟蹤機(jī)制，定期檢查任務(wù)進(jìn)度，確保決策的有效執(zhí)行。

3.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)任務(wù)進(jìn)展情況，遇到問(wèn)題應(yīng)及時(shí)溝通解決。

四、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行反饋

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)設(shè)立反饋機(jī)制，收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的意見(jiàn)和建議。

2.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)分析原因，制定解決方案，并調(diào)整執(zhí)行計(jì)劃。

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)會(huì)議提供參考。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)歸檔，以便于日后查詢和追溯。

2.歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保資料的完整性和可檢索性。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔工作應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保信息安全。

六、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制和執(zhí)行情況進(jìn)行回顧，識(shí)別存在的問(wèn)題和改進(jìn)點(diǎn)。

2.根據(jù)回顧結(jié)果，更新會(huì)議紀(jì)要的編制流程和跟蹤機(jī)制，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率。

3.鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的管理流程，提升整體會(huì)議管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需根據(jù)會(huì)議需求提前預(yù)訂。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息，以便于管理部門合理安排。

3.管理部門應(yīng)設(shè)立會(huì)議室預(yù)訂平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室資源的在線查詢和預(yù)訂，提高預(yù)訂效率。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括但不限于音響設(shè)備、投影儀、白板等。

2.確保會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施完好，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合公司形象。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境整潔。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不隨意離開(kāi)會(huì)議室。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，恢復(fù)原狀，確保會(huì)議室的整潔和設(shè)備完好。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，確保會(huì)議室使用安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期進(jìn)行安全演練。

3.管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室鑰匙、設(shè)備等物品的管理，防止丟失或損壞。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.管理部門應(yīng)定期分析會(huì)議室使用情況，合理調(diào)整會(huì)議室資源配置，提高使用效率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，節(jié)省會(huì)議室資源。

3.通過(guò)對(duì)會(huì)議室使用情況的統(tǒng)計(jì)分析，為未來(lái)會(huì)議室建設(shè)和改造提供依據(jù)。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.對(duì)造成會(huì)議室設(shè)備損壞的，責(zé)任人需按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行