物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理制度

三茅活動平臺HR的借力成長通道：/物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)管理制度

1.

基本任務(wù)

管理處財(cái)務(wù)管理的基本任務(wù)是:

物業(yè)管理處的財(cái)務(wù)管理為獨(dú)立運(yùn)作及核算，與物業(yè)管理

公司分開?；I集和管理物業(yè)管理處的資金和資產(chǎn)，組織

日常財(cái)產(chǎn)運(yùn)作和會計(jì)核算，協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)開支，真實(shí)地、系

統(tǒng)地、全面地反映公司的經(jīng)營狀況，監(jiān)督各項(xiàng)財(cái)務(wù)計(jì)劃

的執(zhí)行情況。

1．

會計(jì)制度

1.1管理處的業(yè)務(wù)范圍，所屬國內(nèi)行業(yè)，執(zhí)行其所屬行業(yè)之會計(jì)制度。

1.2執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定的會計(jì)制度。

2．

會計(jì)年度

2.1為了符合國內(nèi)《會計(jì)法》要求，管理處需按國內(nèi)規(guī)定的會計(jì)年度，即自公歷1

月1日起至12月31日止，編制一套符合國內(nèi)要求的會計(jì)報告。

3．

記帳本位幣

管理處記帳以人民幣為單位。

4．

收入和費(fèi)用的確認(rèn)

管理處正確劃分資本性支出和權(quán)益性支出，對各項(xiàng)收入和費(fèi)用的確認(rèn)采用權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。

2.

公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的基本工作

2.1財(cái)務(wù)匯報流程

1.

財(cái)務(wù)匯報流程

1.1

管理處財(cái)務(wù)每月定期向項(xiàng)目中心物管部報告。

1.2

物管部財(cái)務(wù)每月定期向項(xiàng)目中心財(cái)務(wù)部報告。

2.

財(cái)務(wù)匯報格式

2.1

為統(tǒng)一口徑、便于匯總，管理處統(tǒng)一使用公司總部規(guī)定的財(cái)務(wù)報告格式。

3.

財(cái)務(wù)報告分類

3.1月報、季報和年報

4.

財(cái)務(wù)報告組成及內(nèi)容

4.1

財(cái)務(wù)報告組成按公司總部統(tǒng)一規(guī)定編報，其主要報告有：

4.1.1

資產(chǎn)負(fù)債表；

4.1.2

損益表；

4.1.3

現(xiàn)金流量表;

4.1.4

其他報表（包括但不限于固定資產(chǎn)，應(yīng)收賬，應(yīng)付賬，收入明細(xì)賬等）。

4.2財(cái)務(wù)報告中管理處核算或反映的內(nèi)容按公司總部統(tǒng)一規(guī)定執(zhí)行。

5.

財(cái)務(wù)報告提交與審批時間

5.1季報應(yīng)于每月5日以前、年報應(yīng)于年度終了10日內(nèi)，報公司總部物業(yè)經(jīng)理審批。

5.2公司總部物業(yè)經(jīng)理應(yīng)在收到管理處財(cái)務(wù)報告次日起3日內(nèi)審?fù)?，并將?cái)務(wù)報告

返還各管理處。

6.

對外公布資料：按廣州市物業(yè)管理辦法每季公布收支表給業(yè)戶查看。

2.2預(yù)算及審批預(yù)算流程

1.預(yù)算制度

1.1管理處的一切財(cái)務(wù)收支活動都要按財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行，受財(cái)務(wù)預(yù)算的制約；

1.2管理處的財(cái)務(wù)預(yù)算由年度財(cái)務(wù)預(yù)算、季度財(cái)務(wù)預(yù)算組成；

1.3管理處的財(cái)務(wù)預(yù)算要樹立全局觀念，搞好綜合平衡，做到統(tǒng)籌兼顧；

1.4財(cái)務(wù)預(yù)算需經(jīng)地區(qū)總監(jiān)審批后才能執(zhí)行；

1.5預(yù)算編制禁止巧立名目，弄虛作假。

2.預(yù)算編制根據(jù)

2.1

管理處業(yè)務(wù)范圍及工作方式；

2.2

管理處所在地區(qū)生活及工資水平；

2.3由管理處付薪的員工人數(shù)；

2.4

管理處擁有或控制的固定資產(chǎn)的構(gòu)成及數(shù)量、價值等；

2.5租賃的房屋、設(shè)施等的數(shù)量及價格；

2.6

其他

3.預(yù)算編制、審批及撥款流程

3.1前季度第二個月月末各管理處部門向財(cái)務(wù)提供預(yù)算所需數(shù)據(jù)，然后財(cái)務(wù)部按總

2.2

管理處現(xiàn)金儲存量在規(guī)定限額內(nèi)（現(xiàn)暫定在不超過5，000元。每當(dāng)現(xiàn)金余額

到達(dá)現(xiàn)金存量下限（500元）時，出納要通知會計(jì)，并準(zhǔn)備轉(zhuǎn)帳支票預(yù)約簽署。

財(cái)務(wù)部要每月咨詢管理處主管，建議財(cái)務(wù)部主管修訂現(xiàn)金存量上下限。

2.3

每次提款由出納負(fù)責(zé)安排，管理處派員與出納一同提款。

3.2按金管理

1.退還裝修押金及裝修工作證押金程序

1.1

裝修后3個月內(nèi)，管理處對已裝修單位驗(yàn)收合格后，填寫《裝修按金發(fā)還申請表》，并附上文件憑證.

1.2

管理處經(jīng)理簽名同意后可予以退還裝修押金及工作證押金。

1.3

財(cái)務(wù)核實(shí)發(fā)還申請表后才發(fā)放款項(xiàng)。

3.3支出報銷流程

1.

支出簡化流程

1.1各部門需指定一人與財(cái)務(wù)部對口辦理有關(guān)支出報銷管理工作。（其他人員支

出報銷亦統(tǒng)一由部門與財(cái)務(wù)部對口）

1.2

部門任何支出，先向財(cái)務(wù)部索取《付款申請表》，填好后連同有關(guān)單據(jù)合格、

發(fā)票等并作背書，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字。

1.3

管理處經(jīng)理簽批后，再交財(cái)務(wù)部核對。會計(jì)核對后，將付款申請書及有關(guān)

單據(jù)交財(cái)務(wù)部出納。

1.4出納登記現(xiàn)金日記帳，將簽署后的付款申請書與發(fā)票、原始憑證等交會計(jì)。

1.5財(cái)務(wù)部會計(jì)入帳，制作憑證。

1.6若要開支票，會計(jì)負(fù)責(zé)準(zhǔn)確支票并安排蓋章。

1.7遇到物業(yè)經(jīng)理審批權(quán)限以外，需要總部審批的支出，由物業(yè)經(jīng)理與有關(guān)高層

預(yù)約時間審批。

2.支出報銷時限

2.1由管理處負(fù)責(zé)人確定每周的某段時間天為報銷日期，非特殊情況，其他時間不審

批報銷。

2.2管理處人員有因工預(yù)借款項(xiàng)，應(yīng)在完成業(yè)務(wù)返回管理處后3日內(nèi)報銷結(jié)帳，對有

特殊情況的其清帳日期亦不得超過30天。出差前領(lǐng)款亦不可以早于出差前3天領(lǐng)款。

3.現(xiàn)金預(yù)支

3.1管理處貨品購買，盡可能地使用非現(xiàn)金結(jié)算方式

。

3.2預(yù)借現(xiàn)金必須填寫《借支單》，經(jīng)管理處主管簽字后，向出納領(lǐng)款，副本留在出

納處，正本予會計(jì)入帳，但出納及會計(jì)要在副本上簽署確認(rèn)。預(yù)借現(xiàn)金必須在

借出日起3日以內(nèi)歸還/清帳。清賬前，借款人需個人承擔(dān)借款責(zé)任；每次借款

不得越過人民幣3000元，若部門總借款共3次而未清賬時，共3000元便不可

再預(yù)借款項(xiàng)。

3.3員工使用現(xiàn)金應(yīng)取得原始憑證/合格方案并背書，填《付款申請表》，本人簽字后，

交管理處經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，會計(jì)審核，向出納領(lǐng)款。有預(yù)借現(xiàn)金者，應(yīng)同時還清所

借現(xiàn)金。

3.4若有特殊情況不能取得原始憑證/合格方案，用款人應(yīng)以書面形式說明原因，并得

到部門主管核實(shí)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部審核，作為自制憑證入帳。

注：凡采購辦公用品及各種設(shè)備、物料，要經(jīng)行政部辦理入倉出倉手續(xù)，并簽字核實(shí)。

3.4

帳戶管理

1.戶口分類

物業(yè)管理公司

物業(yè)管理處

戶口類別

負(fù)責(zé)人

用

途

戶口類別

負(fù)責(zé)人

用

途

1、基本戶口

財(cái)務(wù)總監(jiān)

作收支費(fèi)用

1、小額戶口

物業(yè)經(jīng)理

支付日常支出

（儲備額不超過10,000元）

（3000元以下）

2、大額戶口

財(cái)務(wù)總監(jiān)

處理日常收款及轉(zhuǎn)帳

至小額戶

3、按金戶口

財(cái)務(wù)總監(jiān)

收取裝修按金、

管理費(fèi)按金

4、基金戶口

財(cái)務(wù)總監(jiān)

收取資產(chǎn)儲備金

注：每個管理處均開設(shè)以上類別戶口

2.戶口運(yùn)作

1.小額戶

1.1

支付RMB3,000或以下物業(yè)管理處營運(yùn)開支。

1.2小額戶運(yùn)作類似備用金運(yùn)作模式,資金不足時以實(shí)報實(shí)銷的形式大額戶轉(zhuǎn)入。

1.3小額戶不收管理費(fèi)和其他物業(yè)管理處的收入。

1.4戶口簽名人除管理物業(yè)管理公司的地區(qū)總監(jiān)與財(cái)務(wù)總監(jiān)外，物業(yè)管理公司主管

（KK

LEUNG）可單獨(dú)執(zhí)行。

2.大額戶

2.1

主要支付RMB3,000以上的物業(yè)管理處營運(yùn)收入。

2.2大額戶運(yùn)作類似公司的基本戶運(yùn)作模式，資金不足時以實(shí)報實(shí)銷形式大額戶調(diào)

入。

2.3大額戶收管理費(fèi)和其他物業(yè)管理處的營運(yùn)開支。

2.4資金不足由所屬物業(yè)管理公司免息借入補(bǔ)足，一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或

會由基金戶撥入應(yīng)付。

2.5戶口簽名人參考廣州項(xiàng)目中心下屬公司銀行戶運(yùn)作模式，物業(yè)管理公司主管（KK

LEUNG）可單獨(dú)簽RMB3000可以下的支票。

3.按金戶

3.1

專門收支物業(yè)管理處客戶的各類按金。

3.2

戶口簽名人參考廣州項(xiàng)口管理中心下屬公司銀行戶運(yùn)作模式,物業(yè)管理公司主管(KK

LEUNG)要單獨(dú)簽RMB3000或以下的支票。

4.基金戶

4.1

專門收支物業(yè)管理處客戶的各類基金。

4.2

一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或會由基金戶調(diào)撥至大額戶應(yīng)付。

4.3

戶口簽名人參考廣州項(xiàng)目中心下屬公司銀行戶運(yùn)作模式,物業(yè)管理公司主管

(KK

LEUNG)可單獨(dú)簽RMB3000或以下的支票。

4.

固定資產(chǎn)的管理

4.1

計(jì)價方法

1.

資產(chǎn)計(jì)價采用歷史成本原則。

2.凡單位價值2，000元以上，使用期限在一年以上的，并在使用中保持原來物質(zhì)

形態(tài)的資產(chǎn)，列為固定資產(chǎn)。

3.設(shè)備或物品要作報廢,填寫《物品報廢申請表》

4.2折舊

1.折舊按照建時的成本價及預(yù)期可使用年限，以直線法每月計(jì)算，不預(yù)計(jì)殘值和清

理費(fèi)用。

2.購建的固定資產(chǎn),從次月開始計(jì)提折舊；處理的固定資產(chǎn)從次月開始不計(jì)折舊。

資產(chǎn)

預(yù)計(jì)可使用年限

汽車

10年

電腦及其輔件

3年

家具

5年

辦公室儀器

5年

裝修

3年

其他

報總部批準(zhǔn)后執(zhí)行

5.費(fèi)用的管理

5.1報銷手續(xù)

1.用款申請

1.1購買大宗物品（1,000元以上）需做三份報價分析填報《報價分析表》；在有

預(yù)算情況下1,000元以下由管理處經(jīng)理審批：1,000元至3,000元由總部物業(yè)

經(jīng)理審批；3000元以上由總經(jīng)理或授權(quán)物業(yè)經(jīng)理審批。

2.報銷手續(xù)

2.1持原始憑證（購物發(fā)票）填寫《付款申請表》，經(jīng)手人按審批單要求填寫后交

管理處有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。

2.2報銷審批單由管理處經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名后，現(xiàn)金開支的結(jié)清余款，有備用金

的補(bǔ)足備用金。1000元以下之零星開支費(fèi)用，由管理處經(jīng)理審批予以報銷。

3.備用金

3.1各部門主管因公需零星購物的可申請備用金，備用金限額管理處經(jīng)理1,000元，

各部門主管300元。

3.2申請備用金需填寫《借支單》由總部物業(yè)經(jīng)理簽名同意，再到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取，作

為本部門購物使用。

4.車費(fèi)報銷手續(xù)

4.1管理處派員外出辦事，根據(jù)取回的合理憑證填寫《付款申請表》（車票）貼在后

面，經(jīng)手人簽名、交由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽名后結(jié)清余款。

5.2工資發(fā)放

1.工資發(fā)放

1.1財(cái)務(wù)部于每月2日前將工資發(fā)放資料報總部物業(yè)經(jīng)理審批。

1.2物業(yè)經(jīng)理應(yīng)在每月2日前審批完畢，并將工資發(fā)放資料返回管理處財(cái)務(wù)部。

1.3管理處于每月8日根據(jù)審批后的工資資料發(fā)放工資。

1.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備支票及匯款單。

1.5人事部負(fù)責(zé)考勤及核實(shí)出席時間

5.3應(yīng)酬費(fèi)用

1.應(yīng)酬費(fèi)用

1.1所有應(yīng)酬費(fèi)用（包括送禮）必須由財(cái)務(wù)部另冊詳盡列同被接待單位的資料、日期、

人數(shù)、地點(diǎn)。

1.2與管理處有關(guān)的對外單位發(fā)生的應(yīng)酬費(fèi)用，管理處人員內(nèi)部的文娛活動費(fèi)用，應(yīng)

在預(yù)算中另列。

1.3應(yīng)酬費(fèi)用只為管理處部份有業(yè)務(wù)上需要的員工而設(shè)。各部門員工的應(yīng)酬費(fèi)必須事

先經(jīng)公司主管經(jīng)理同意。

1.4管理處每月應(yīng)酬費(fèi)用不得超出預(yù)算上限，及每次應(yīng)酬費(fèi)用不得超出RMB500元。若管理處主管認(rèn)為當(dāng)月需較多應(yīng)酬或某次應(yīng)酬將超出標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)預(yù)先請示物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后,方能為之。

6.營業(yè)收入的管理

6.1

管理費(fèi)收取指引

涉及部門：管理處管業(yè)部、財(cái)務(wù)部

1.繳交管理費(fèi)方法

1.1繳交現(xiàn)金

1.2銀行劃帳

2.出管理費(fèi)單之安排（包括日期、部門跟進(jìn)）

3.追收程序

3.1正?！l(fā)通知書致業(yè)戶

3.2欠費(fèi)追收—特別函件

3.3再跟進(jìn)追收—律師信

4.每段時間報告

4.1每周管理費(fèi)收取明細(xì)

4.2每二周管理費(fèi)收取明細(xì)

4.3每月管理費(fèi)收取明細(xì)

5.表格

5.1管理費(fèi)事宜(表格一)

5.2再次催款通知(表格二)

5.3最后催繳通知(表格三)

5.4管理費(fèi)收取明細(xì)（適用每周，每二周，每月）

表格一

花園

編號：

致：

居

座

單元業(yè)主

先生/女士：

有關(guān)：管理費(fèi)事宜

您好！根據(jù)本處記錄，貴單元

月份之管理費(fèi)仍未付清，唯恐

閣下公務(wù)繁忙，一時遺忘，現(xiàn)特函通知。管理費(fèi)等必須于每月七日內(nèi)繳付。懇請

閣下盡快前來管理處繳交。

若

閣下已繳付上術(shù)款項(xiàng)，請不須理會本通知書。

如

閣下有疑問，可到管理處或致電管理處查詢，電話：

。

專此奉達(dá)，敬祝商安！

物業(yè)管理處

年

月

日

表格二

花園

編號：

致：

居

座

單元業(yè)主

先生/女士：

再次催款通知

您好！本處于上次致

閣下的專函中提及

月份之管理費(fèi)共人民幣

元，至今仍未付清。截至本函日期為止，貴單位之總欠款額為人民幣

元。本處唯恐

閣下公務(wù)繁忙，一時遺忘，現(xiàn)特函通知。懇請

閣下盡快前來管理繳納。

凡超過7日未付款的，將按月息1.5%的滯納金有為采取有關(guān)程序追討。為避免不必要的附加費(fèi)用之損失，本處懇請

閣下早日繳清上述欠款。

請鼎力支持為盼！

專此奉達(dá)，敬祝商安！

物業(yè)管理處謹(jǐn)啟

年

月

日

花園

編號：

致：

居

座

單元業(yè)主

先生/女士：

最后催繳通知

您好！本處已兩次致函于

閣下請付清

月份之管理費(fèi)共人民幣

元、水費(fèi)共人民幣

元，至今仍未清付。截至本函日期為止，貴單位之總欠款額為人民幣

元（其中滯納金

元），請

閣下務(wù)必于本月30日前付清。

如屆時貴單元仍未繳納上述款項(xiàng)及滯納金（按管理公約規(guī)定結(jié)算），本處在不得已的情況下，將采取相應(yīng)措施。敬請諒解。

特此通知！敬祝商祺！

物業(yè)管理處謹(jǐn)啟

年

月

日

8.

附件一

例行程序時間表

1.預(yù)算程序時間

1.1季前第二個月月末各部門向財(cái)務(wù)部提交并由財(cái)務(wù)部匯總下季度預(yù)算。

1.2季前第三個月第一個星期管理處將預(yù)算呈交總部物業(yè)經(jīng)理。

2.工資發(fā)放程序時間

2.1

每月2日前管理處將工資發(fā)放資料報總部物業(yè)經(jīng)理審批。

2.2每月6日前總部物業(yè)經(jīng)理應(yīng)在二日內(nèi)審批完畢并將工資發(fā)放資料返回管理處。

2.3每月8日管理處依據(jù)審批后的工資發(fā)放資料發(fā)