公司會議期間管理制度

公司會議期間管理制度第一章總則

為保證公司會議的效率與效果，規(guī)范會議期間的管理工作，特制定本制度。公司會議期間管理制度旨在明確會議組織、流程、紀要跟蹤、會議室管理等各方面要求，以促進公司決策的透明化、科學化，提高會議質(zhì)量，確保會議資源的有效利用。

一、適用范圍

本制度適用于公司全體員工參加的各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題協(xié)調(diào)會等。

二、基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、節(jié)約的原則。

2.會議內(nèi)容應(yīng)具有針對性、決策性和操作性。

3.會議組織應(yīng)確保公平、公正、公開。

三、會議分類

根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，公司會議分為以下幾類：

1.定期會議：如董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

2.臨時會議：因特殊情況或緊急事務(wù)需要召集的會議。

3.專題會議：針對某一特定問題或項目召開的會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織與管理工作由會議主持人負責。

2.會議主持人應(yīng)明確會議主題、議程、參會人員、會議時間等。

3.參會人員應(yīng)提前準備好相關(guān)材料，按時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

4.會議期間，參會人員應(yīng)嚴格遵守會議紀律，認真聽取發(fā)言，積極參與討論。

五、保密要求

1.會議內(nèi)容涉及公司機密或敏感信息的，參會人員應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定。

2.會議紀要、資料等涉及保密內(nèi)容的，應(yīng)按照公司保密要求進行妥善保管和使用。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。公司各部門應(yīng)認真貫徹執(zhí)行本制度，共同提高公司會議管理水平。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各階段任務(wù)，特制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議主持人應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和實際工作需要，明確會議主題，確保會議目標具有針對性和可操作性。

2.擬定會議議程：會議主持人應(yīng)制定詳細的會議議程，包括會議主題、討論事項、預計時長等，并在會前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，明確參會人員范圍，確保相關(guān)人員參會。

4.會議通知：通過郵件、電話或其他方式，將會議時間、地點、議程等信息通知參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責簽到工作，確保參會人員到場。

2.會議主持人宣布會議主題、議程和紀律要求，引導參會人員進入會議狀態(tài)。

3.會議發(fā)言：按照議程順序，各議題負責人進行發(fā)言，闡述觀點、分析問題、提出建議。

4.討論與決策：參會人員針對發(fā)言內(nèi)容展開討論，充分發(fā)表意見，最后由主持人進行總結(jié)，形成決策。

三、會議紀要

1.會議紀要的記錄：指定專人負責記錄會議紀要，包括會議主題、參會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會議紀要的整理與審核：會議結(jié)束后，會議紀要記錄人應(yīng)及時整理會議紀要，交由會議主持人審核。

3.會議紀要的發(fā)布：審核通過后，將會議紀要發(fā)送給所有參會人員，確保大家對會議內(nèi)容有共同的認識。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人對本次會議的成果、不足和改進措施進行總結(jié)。

2.參會人員對會議組織、議程安排、討論效果等方面提出意見和建議。

3.會議主持人根據(jù)總結(jié)和反饋，對下一次會議進行改進。

五、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實會議決策：各部門應(yīng)根據(jù)會議決策，制定具體實施方案，確保決策落實到位。

2.會議紀要歸檔：將會議紀要歸檔，以便日后查詢和追溯。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，充分發(fā)揮會議作用，對會議紀要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下為會議紀要跟蹤落實的具體措施：

一、明確責任主體

1.會議紀要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責任部門和責任人。

2.責任部門和責任人應(yīng)主動承擔起跟蹤落實的職責，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

二、制定實施計劃

1.責任部門應(yīng)根據(jù)會議紀要，制定具體的實施方案，明確任務(wù)目標、時間節(jié)點、責任人等。

2.實施方案應(yīng)具有可操作性，確保各項任務(wù)能夠按計劃推進。

三、跟蹤督促與協(xié)調(diào)

1.會議主持人或指定專人負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤督促，了解任務(wù)進展，協(xié)調(diào)解決問題。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難和問題，應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導，尋求支持和協(xié)助。

四、定期匯報與評估

1.責任部門應(yīng)定期向會議主持人或領(lǐng)導匯報任務(wù)進展情況，確保決策落實情況透明化。

2.會議主持人或領(lǐng)導應(yīng)對匯報情況進行評估，對未按計劃完成的任務(wù)進行分析，提出改進措施。

五、會議紀要落實情況的公示

1.為提高會議決策的透明度，可將會議紀要落實情況在公司內(nèi)部進行公示，接受全體員工的監(jiān)督。

2.公示內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)完成情況、存在的問題、改進措施等。

六、激勵機制

1.對會議紀要跟蹤落實到位、表現(xiàn)突出的部門和員工，給予適當?shù)莫剟詈捅碚?，激發(fā)工作積極性。

2.對于落實不力、拖延任務(wù)的部門和員工，視情節(jié)輕重，采取相應(yīng)的處罰措施，強化責任意識。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政部門提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.行政部門根據(jù)申請順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室，并在預訂確認后通知申請部門。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食。

2.會議開始前，相關(guān)人員應(yīng)提前到場檢查設(shè)備設(shè)施，確保正常運行。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀律，不得隨意離開座位，保持手機靜音或振動狀態(tài)。

4.會議結(jié)束后，應(yīng)將會議室恢復原狀，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，并通知行政部門。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由專人負責維護和管理，確保設(shè)備狀態(tài)良好。

2.使用會議室設(shè)備時，應(yīng)遵循操作規(guī)程，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時報告并處理。

3.非會議室專用設(shè)備，需經(jīng)行政部門同意后方可帶入會議室使用。

四、會議室安全保障

1.會議室應(yīng)定期進行安全檢查，確保消防設(shè)施、疏散通道等安全設(shè)施正常運行。

2.會議期間，參會人員應(yīng)了解緊急疏散路線，遇有緊急情況，聽從指揮，迅速疏散。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由行政部門統(tǒng)一管理，借用鑰匙需登記并按時歸還。

2.鑰匙借用者應(yīng)妥善保管鑰匙，不得轉(zhuǎn)借他人，遺失鑰匙需立即報告行政部門。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于通報批評、罰款等。

2.行政部門應(yīng)加強對會議室管理規(guī)定的宣傳和監(jiān)督，確保各項規(guī)定得到有效執(zhí)行。

第五章附則

為確保公司會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

二