2.3書面溝通解析

模塊二：商務(wù)溝通的一般技巧言語溝通非言語溝通口頭語言肢體語言副語言物體操縱傾聽書面語言二OO六年三月某日，總經(jīng)理給新來的總經(jīng)理助理曹小姐布置了一個(gè)任務(wù)，要求她向各個(gè)部門下發(fā)崗位職責(zé)空白表格，并要求各個(gè)部門在當(dāng)天下午兩點(diǎn)之前上交總經(jīng)辦?？偨?jīng)理問曹小姐是否明白意思？她說完全明白，于是就去執(zhí)行。結(jié)果到了下午，事情出來了：到了規(guī)定的時(shí)間，技術(shù)部沒有按時(shí)上交?？偨?jīng)理問曹小姐：你向技術(shù)部怎么傳達(dá)的？曹小姐說，完全按正確的意思傳達(dá)的。總經(jīng)理又問為什么技術(shù)部沒上交？曹小姐說技術(shù)部就是沒上交，不知道為什么。總經(jīng)理把曹小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會(huì)議室，問這個(gè)事情。技術(shù)部負(fù)責(zé)人回答說，當(dāng)時(shí)他沒有聽到曹小姐傳達(dá)關(guān)于上交時(shí)間的要求。而曹小姐說，自己確實(shí)傳達(dá)了，為什么公司十二個(gè)部門就技術(shù)部沒聽清楚？技術(shù)部負(fù)責(zé)人說，確實(shí)沒有聽到。到底是曹小姐沒傳達(dá)，還是技術(shù)部沒聽到？沒有書面的東西，說不清楚。

商務(wù)書面溝通說和寫的區(qū)別：說：口語化、不嚴(yán)密、別人不一定能理解和記住、表達(dá)時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)失誤寫：具有邏輯性、能夠傳達(dá)給多人、能夠保存、傳達(dá)的信息更準(zhǔn)確、讓人一看就懂學(xué)好文書有什么用呢？A.又是一年落葉黃，一層秋雨一層涼。整日工作挺辛苦，天涼別忘加衣裳。保重身體多餐飯，珍惜友情常想想。中秋快樂，合家團(tuán)圓！B.月圓家圓錢包圓人兒圓！心順情順工作順天天順！祝中秋快樂，萬事如意，合家團(tuán)圓美滿！有空請(qǐng)我吃飯哦！C.月很圓，花更香，保重身體要健康；魚在游，鳥在叫，愿你天天哈哈笑；手中書，杯中酒，祝你好運(yùn)天天有！歡樂多，憂愁少，預(yù)祝中秋節(jié)快樂！D.在這美好的中秋佳節(jié)里，希望您身體健康、工作順利、闔家歡樂！圓您渡過一個(gè)美好的中秋夜晚！請(qǐng)大家先看看，以下的短信分別適合發(fā)給誰：是哥們？很好的朋友？不經(jīng)常聯(lián)系的朋友？長(zhǎng)輩？上級(jí)？客戶？戀人？文書寫作是：1.職場(chǎng)必備2.社交需要3.永遠(yuǎn)不會(huì)失去的一種技能4.生活、工作的得力助手文書的寫作要點(diǎn)內(nèi)容、用詞準(zhǔn)確要點(diǎn)明確易于對(duì)方理解簡(jiǎn)潔對(duì)象明確、格式正確商務(wù)文書的種類商務(wù)文書不發(fā)行的文書發(fā)行的文書記錄對(duì)外文書企業(yè)內(nèi)部文書碰頭會(huì)議、記錄等采訪記錄會(huì)議記錄電話記錄問候信函商務(wù)信函策劃、提案書各種報(bào)告書提議書請(qǐng)示書策劃、提案書各種報(bào)告寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤要與不要

目的要明確

信息要全面

行文要簡(jiǎn)短

使用短句

強(qiáng)調(diào)最重要的

段落分明

總結(jié)和結(jié)論

盡量生動(dòng)

隨意開始

寫寫停停

被動(dòng)句

雙重否定

長(zhǎng)句

無關(guān)信息

錯(cuò)別字

過長(zhǎng)一、商務(wù)信函寫作商務(wù)信函在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中使用頻率高,效果明顯,方便易行。其目的在于傳達(dá)意見,從事商務(wù)交往上的接洽、安排和發(fā)展,以便求得對(duì)方的理解和合作。一旦發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí),又常常作為書面證據(jù),具有重要的法律意義。親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日【課堂練習(xí)】判別兩封信的高下，并說明原因親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬茫哼@是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人語意含糊語法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無關(guān)信息文書過長(zhǎng)說明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動(dòng)知道此信發(fā)給誰表明積極的態(tài)度只寫了一頁XXX公司：作為XX市最大的工藝品出口商，我公司非常希望能與貴公司建立貿(mào)易關(guān)系。附上我公司最新產(chǎn)品目錄及報(bào)價(jià)，若有符合您需求的產(chǎn)品，請(qǐng)隨時(shí)與我們聯(lián)系，我們將給予貴公司最大的優(yōu)惠。此致敬禮！

XXXX2007.6.30收信人稱呼（頂格寫，后面加冒號(hào)。）啟詞：寫信的原因，目的（在稱呼下面另起一行，前空兩格?。┱模ㄔ趩⒃~下另起一行空兩格。）應(yīng)酬過度祝頌語（祝語一般分為兩行書寫,”此致”空兩行，“敬禮”頂格）

寄信人署名日期寫作格式15您好別來無恙問候式承前式xx大吉茲（為、因、悉）據(jù)（查實(shí)、了解）贊頌/公文式啟詞1上周曾發(fā)一傳真件，今仍具函，為××事”“貴公司×月×日賜函已悉正文1一文一事清楚明了簡(jiǎn)潔注意情感分寸應(yīng)酬過度1如“我方相信，經(jīng)過此次合作，雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。祝詞213即頌時(shí)綏、敬頌臺(tái)安此致敬禮商祺祝萬事如意、誠(chéng)祝生意興隆引用不用常用祝頌詞1中文公文英文2012年7月7日

二〇一二年七月七日7/7/2012署名、日期1二、商務(wù)報(bào)告的寫作與商務(wù)信函一樣，商務(wù)報(bào)告也是很常見的商務(wù)文件。商務(wù)報(bào)告是搜集、研究事實(shí)的人出于特定目的而要求提交報(bào)告的人之間的書面信息交流形式。通常是形成決策的依據(jù)。正式商務(wù)報(bào)告的格式前頁封面扉頁目錄摘要主頁前言主體總結(jié)建議附頁附錄注釋參考資料正式報(bào)告的三大內(nèi)容三、備忘錄

與用于組織外部溝通的商務(wù)信函不同，備忘錄主要用于同本組織內(nèi)部人員之間的溝通。備忘錄是記錄有關(guān)活動(dòng)或事務(wù)，起揭示或提醒作用，以免忘卻的一種記事性文書。備忘錄的類型主要有個(gè)人備忘錄、交往式備忘錄、計(jì)劃式備忘錄。通常備忘錄包括五個(gè)部分：接收人姓名、發(fā)送人姓名，標(biāo)題、日期和主體。不需附加的問候、地址或簽名。備忘錄送達(dá)：王達(dá)先生（人事總監(jiān)）發(fā)送人：李蘊(yùn)（培訓(xùn)部經(jīng)理）主題：中層干部培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)間：3月11日15時(shí)（周一）根據(jù)您的指示，我草擬了一份“中層干部培訓(xùn)計(jì)劃”，供您審批。此次有關(guān)本年度中層干部培訓(xùn)的會(huì)議將于本周五下午召開。此前，我必須完成所有會(huì)議議程、文件資料的準(zhǔn)備工作。所以請(qǐng)您在周四下午之前對(duì)此份培訓(xùn)計(jì)劃作出指示，以便我作進(jìn)一步的調(diào)整和修改。附：《2006年度企業(yè)中層干部培訓(xùn)計(jì)劃》一份四、電子郵件

由于電子郵件方便快捷的特點(diǎn)，已逐漸取代了備忘錄和商務(wù)信函的作用。由于電子郵件的風(fēng)格比較隨意，語言比較活潑，重視電子郵件通信中的禮儀十分重要。日期：2010年4月12日，星期四，9：03至：jcglxz@163.com由;RonHein(ron@)主題：服務(wù)項(xiàng)目與報(bào)價(jià)尊敬的顧客：感謝您的詢問和**。我們?yōu)轭櫩吞峁┑姆?wù)有以下幾個(gè)方面：

1.制作簡(jiǎn)歷和求職材料

2.查找和編輯學(xué)術(shù)資料

3.編輯手冊(cè)報(bào)告您可以通過電話和我們進(jìn)一步討論為您提供的服務(wù)和相應(yīng)的價(jià)格。羅剛

M公司市場(chǎng)部經(jīng)理

2010年4月12日電話（025）95869341

傳真（025）95869333

電子郵件：ron@

網(wǎng)址：五、明信片和答復(fù)卡片

明信片和答復(fù)卡片以其快速、廉價(jià)的特點(diǎn)成為許多商務(wù)人士喜愛的溝通工具。明信片和答復(fù)卡片一般用于傳遞簡(jiǎn)短的商務(wù)信息如致謝、恭賀、尋求對(duì)方答復(fù)等。

明信片范例（寄件公司名稱及地址）親愛的顧客：感謝您近來的訂貨，我們公司現(xiàn)正在辦理有關(guān)事宜。您將在10天內(nèi)得到答復(fù)。在這一段時(shí)間內(nèi)如果您對(duì)所訂購(gòu)貨物有疑問的話，請(qǐng)與我們聯(lián)系。并請(qǐng)把印刷在明信片背面左下角的參考號(hào)通知我們。以便于我們保證您的貨物不致延期。

電話購(gòu)物有限公司六、組織活動(dòng)必備的文書1.通知2.邀請(qǐng)函的寫作3.開幕詞的寫作確保接受者能收到姓名使用全名No.某年某月某日市場(chǎng)部某某：關(guān)于召開市場(chǎng)部全體會(huì)議的通知題目一目了然本月的全體例會(huì)即將召開，相關(guān)事項(xiàng)如下：正文簡(jiǎn)潔正文日期：某年某月某日地點(diǎn)：會(huì)議室議題：1.市場(chǎng)部的情況匯報(bào)2.下季度銷售計(jì)劃3.其他文書編號(hào)和發(fā)送年月日編號(hào)是為了方便文書整理辦公室年月日（一）通知寫作要點(diǎn)：1.稱呼要用敬語2.題目簡(jiǎn)潔明了3.正文最好寫上季節(jié)問候語以及感謝話4.明確目的和意義5.相關(guān)事宜中寫清楚日期、地點(diǎn)6.結(jié)束語和落款（二）邀請(qǐng)函的寫作中秋晚會(huì)準(zhǔn)備就緒，現(xiàn)需要邀請(qǐng)嘉賓前來參加晚會(huì)，請(qǐng)問，你準(zhǔn)備如何邀請(qǐng)嘉賓呢？打電話太冒失！發(fā)郵件他不一定會(huì)看！呵呵，寫個(gè)邀請(qǐng)函吧?。〕霭嬷苣昙o(jì)念慶賀會(huì)邀請(qǐng)函敬啟值此春花爛漫之際，衷心祝愿貴公司事業(yè)蒸蒸日上。平時(shí)承蒙貴公司關(guān)照，在此表示誠(chéng)摯的謝意。為紀(jì)念本公司創(chuàng)立50周年而發(fā)行的美術(shù)全集將于近日出版發(fā)行。為了紀(jì)念這一具有深遠(yuǎn)意義的時(shí)刻，我們決定舉行慶賀會(huì)。希望您能在百忙之中抽出時(shí)間出席，您的蒞臨將是我們莫大的榮幸。日期時(shí)間：某年某月某日幾點(diǎn)至幾點(diǎn)地點(diǎn)：某某飯店隨信附送：會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)圖尊敬的王先生：此致敬禮某某公司請(qǐng)柬（1）在封面上寫“請(qǐng)柬”（請(qǐng)貼）二字。（2）抬頭寫被邀請(qǐng)者（個(gè)人的姓名或單位）名稱。（3）交待活動(dòng)內(nèi)容，如開座談會(huì)、聯(lián)歡晚會(huì)、過生日等；交待舉行活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)，如果是請(qǐng)看戲或其它表演還應(yīng)將入場(chǎng)券附上。（4）結(jié)尾。如“致以——敬禮”、“順致——崇高的敬意”等。（5）署明邀請(qǐng)者（個(gè)人、單位）的名稱和發(fā)出請(qǐng)柬的時(shí)間請(qǐng)柬×××先生：茲定于十月一日上午八時(shí)在本廠會(huì)議室召開新產(chǎn)品簽定會(huì)，敬請(qǐng)光臨指導(dǎo)。

××市曲酒廠×年×月×日（三）開幕詞是各黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在會(huì)議開始前由主持人或領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。各位來訪嘉賓、瑞強(qiáng)全體員工：大家晚上好！值此中秋佳節(jié)到來之際，我向各位嘉賓、演員、全廠員工及你們的家屬們表示節(jié)日的祝賀和誠(chéng)摯的問候！瑞強(qiáng)的不斷發(fā)展，是因?yàn)橛邢衲鷤冞@樣兢兢業(yè)業(yè)的員工共同努力，也是因?yàn)橛辛讼衲鷤冞@樣盡職盡責(zé)的員工的付出，瑞強(qiáng)才有了更好的發(fā)展前景。成績(jī)的取得來之不易，我們?nèi)饛?qiáng)員工頑強(qiáng)拼搏、開拓進(jìn)取，同時(shí)也有供應(yīng)商兄弟單位的鼎力支持，在這里，我向兄弟單位、全體員工及一直默默支持我們工作的家屬們表示最衷心的感謝！

瑞強(qiáng)中秋晚會(huì)上的講話展望我們?nèi)饛?qiáng)今后的工作，我們要以創(chuàng)新為動(dòng)力，以維護(hù)穩(wěn)定安全為前提，以降低成本、不斷改善、以增加收入為目標(biāo)，團(tuán)結(jié)進(jìn)取，讓我們的瑞強(qiáng)的明天更美好！最后，預(yù)祝晚會(huì)圓滿成功，祝大家渡過一個(gè)輕松、愉快的中秋節(jié)!現(xiàn)在我宣布晚會(huì)開始。1.你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求，（內(nèi)容見后）而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。尊敬的主管：您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年了。我先后多次參加過公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對(duì)我的工作很有幫助，使我深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為期2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因如下：“6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識(shí)已經(jīng)陳舊，需要更新?，F(xiàn)在學(xué)習(xí)儲(chǔ)備一些專業(yè)知識(shí)，可以有利于將來工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒有舉辦。這個(gè)為期2個(gè)月的進(jìn)修班是省計(jì)委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會(huì)難得。綜上所述，希望您能夠批準(zhǔn)我的請(qǐng)求。此致敬禮王海賓

2002年10月9日國(guó)慶節(jié)即將到來，請(qǐng)為某公司設(shè)計(jì)兩款風(fēng)格鮮明的節(jié)日賀卡寄給廣大客戶，表示公司對(duì)其真摯的節(jié)日祝賀并同時(shí)進(jìn)行企業(yè)形象的宣傳及巧妙的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)。要求：格式正確，內(nèi)容新穎，文字標(biāo)點(diǎn)規(guī)范。【實(shí)踐環(huán)節(jié)2】【實(shí)踐環(huán)節(jié)3】中秋佳節(jié)即將來臨，你所在的社團(tuán)、班級(jí)或公司要舉行一次中秋晚會(huì)，請(qǐng)你以“中秋”為主題（題目自擬），寫一篇通知，通知你所在的社團(tuán)成員、班級(jí)同學(xué)、公司員工前來觀看晚會(huì)。

關(guān)于舉行2013中秋聯(lián)誼會(huì)

暨首屆“鄉(xiāng)情互動(dòng)，資源共享”論壇活動(dòng)的通知

各會(huì)員單位：為了慶祝中華民族傳統(tǒng)節(jié)日，弘揚(yáng)民族文化優(yōu)秀傳統(tǒng)，增進(jìn)會(huì)員單位之間的交流合作，加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，促進(jìn)本商會(huì)會(huì)員單位更好地在川發(fā)展，商會(huì)決定舉行歡度中秋暨首屆“鄉(xiāng)情互動(dòng)，資源共享”論壇討論活動(dòng)，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、活動(dòng)主題：鄉(xiāng)情互動(dòng)，資源共享二、活動(dòng)時(shí)間：2011年9月12日下午五點(diǎn)（下午1點(diǎn)后棋牌室已開放）三、活動(dòng)地點(diǎn)：寬庭（光華大道四威南路18號(hào)公園內(nèi)，康定紅酒店對(duì)面）四、參加人員：1.特邀嘉賓：商會(huì)高級(jí)顧問、上海市政府駐成都辦事處全體成員；2.四川省上海商會(huì)會(huì)員單位領(lǐng)導(dǎo)、家屬及企業(yè)代表；3.部分上海在川企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和代表。五、活動(dòng)內(nèi)容：1.商會(huì)企業(yè)家各行業(yè)代表就資源共享論壇發(fā)言；2.會(huì)員單位聯(lián)歡活動(dòng)，文藝節(jié)目由會(huì)員單位提供；3.活動(dòng)抽獎(jiǎng)，獎(jiǎng)品由會(huì)長(zhǎng)、常務(wù)副會(huì)長(zhǎng)單位提供（會(huì)員單位可自愿提供）。聯(lián)系人：郭玲之聯(lián)系電話兼?zhèn)髡娲ㄊ∩虾Ｉ虝?huì)秘書處二