行政人事管理制度手冊

行政人事管理制度手冊

目錄

1.行政人事部組織架構及人員編制

.組織結構

.人員編制

2.管轄范圍

3.崗位職責

3.1行政人事經理崗位職責

3.2行政人事主管崗位職責

3.3行政人事助理崗位職責

3.4物資采購員崗位職責

3.5倉庫管理員崗位職責

3.6宿舍管理員崗位職責

4.工作規(guī)程/制度

4.1行政管理工作規(guī)程

4.1.1公文處理工作規(guī)程

4.1.2印章管理工作規(guī)程

4.1.3保密管理工作規(guī)程

4.1.4檔案管理工作規(guī)程

4.1.5固定資產管理工作規(guī)程

4.1.6辦公用品管理工作規(guī)程

4.1.7會議制度

4.1.8員工制服管理工作規(guī)程

4.1.9倉庫管理工作規(guī)程

4.1.10宿舍管理制度

4.1.11員工食堂管理制度

4.2人事管理工作規(guī)程

4.2.1人事招聘、調配、勞動關系解除管理工作規(guī)程

4.2.2培訓管理工作規(guī)程

5.相關質量記錄表格

5.1附件一《發(fā)文處理單》

5.2附件二《外來文件清單》

5.3附件三《文件傳閱單》

5.4附件四《文件發(fā)放登記表》

5.5附件五《用章申請表》

5.6附件六《印章借用審批表》

5.7附件七《檔案移交書》

5.8附件八《檔案移交案卷目錄表》

5.9附件九《卷內目錄》

5.10附件十《檔案借閱申請表》

5.11附件十一《檔案借還登記表》

5.12附件十二《檔案鑒定申請表》

5.13附件十三《檔案鑒定與銷毀目錄》

5.14附件十四《資產登記表》

5.15附件十五《資產調撥單》

5.16附件十六《固定資產報廢審批表》

5.17附件十七《低值易耗品報廢審批表》

5.18附件十八《固定資產賠償審批表》

5.19附件十九《資產盤點表》

5.20附件二十《資產移交表》

5.21附件二十一《打印/復印登記表》

5.22附件二十二《辦公用品領用登記表》

5.23附件二十三《行車記錄表》

5.24附件二十四《會議簽到表》

5.25附件二十五《入庫單》

5.26附件二十六《出庫單》

5.27附件二十七《臺賬》

5.28附件二十八《物品領用登記表》

5.29附件二十九《物品借用登記表》

5.30附件三十《盤點表》

5.31附件三十一《員工招聘登記表》

5.32附件三十二《面談記錄表》

5.33附件三十三《轉正審批表》

5.34附件三十四《調動通知書》

5.35附件三十五《交接清單》

5.36附件三十六《員工離職表》

5.37附件三十七《培訓（會議）記錄表》

5.38附件三十八《培訓計劃表》

1.行政人事部組織架構及人員編制

組織架構（略）

人員編制：

各項目根據(jù)項目的規(guī)模和實際情況確定人員編制。

2.管轄范圍

行政人事部是項目的行政人事職能部門，在公司領導及客戶服務中心的指導下開展工

作。主要負責客戶服務中心的行政管理和人力資源管理工作。包括行政事務、制度建設、

后勤保障、對外事務、人員招聘、人員培訓、薪酬管理、人員考核等工作。

3.崗位職責

3.1行政人事部經理崗位職責

3.1.1層級關系：

3.1.1.1直接上級：總物業(yè)經理

3.1.1.2直接下級：行政人事副經理、行政人事助理、物資采購員、倉庫管理員、宿舍管

理員

3.1.2崗位職責：

3.1.2.1貫徹執(zhí)行總物業(yè)經理下達的各項工作指示；

3.1.2.2定期向總物業(yè)經理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.1.2.3及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題，組織協(xié)調工作流程的改進，主動協(xié)調并有效解決客服中

心內的問題。

3.1.2.4制訂、修訂本部門的工作程序和規(guī)章制度，經批準后組織施行并監(jiān)督檢查落實情

況；

3.1.2.5負責客戶服務中心各種會議、活動的組織籌備工作；

3.1.2.6代表客戶服務中心與外界有關部門和機構聯(lián)絡并保持良好合作關系，接待客戶服

務中心重要來訪客人，處理行政人事方面的重要函件；

3.1.2.7負責統(tǒng)籌客服中心的資產及檔案管理工作；統(tǒng)籌客服中心各類證照的辦理；

3.1.2.8負責統(tǒng)籌客戶服務中心的后勤服務工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境；

3.1.2.9組織客戶服務中心有關法律事務的處理工作，指導、監(jiān)督、檢查客戶服務中心保

密工作的執(zhí)行情況；

3.1.2.10負責協(xié)調客戶服務中心部門間的合作關系，調解工作中發(fā)生的問題，定期組織做

好辦公職能檢查；

3.1.2.11協(xié)助公司建立并維護組織架構，明確各部門職責及各崗位權責及工作關系；

3.1.2.12負責規(guī)范與完善公司相關管理制度，積極倡導企業(yè)文化導向，推動與營造客服中

心健康文化氛圍；推進集團內部的企業(yè)文化建設，增加員工對企業(yè)的歸屬感和忠

誠度;

3.1.2.13建立、推進、完善符合公司業(yè)務需求及發(fā)展的培訓體系，組織落實培訓工作，提

高員工的任職技能，促進員工的職業(yè)化發(fā)展；

3.1.2.14建立和培訓職業(yè)化的人才隊伍，培養(yǎng)、選拔及推薦本系統(tǒng)優(yōu)秀干部；

3.1.2.15負責組織員工集體活動及文化生活；

3.1.2.16完成上級領導交辦的其他工作。

3.2行政人事主管

3.2.1層級關系：

3.2.1.1直接上級：行政人事經理

3.2.1.2直接下級：無

3.2.2崗位職責：

3.2.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經理下達的各項工作指示；

3.2.2.2定期向行政人事經理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.2.2.3協(xié)助行政人事經理開展后勤、資產管理等工作；

3.2.2.4負責辦理客戶服務中心各類營業(yè)證照及年審工作，對各類證照及時進行檔案登記;

3.2.2.5協(xié)助行政人事經理監(jiān)督、檢查本部門各崗位工作任務的執(zhí)行情況；

3.2.2.6完成上級領導交辦的其他工作。

3.3行政人事助理

3.3.1層級關系：

3.3.1.1直接上級：行政人事經理

3.3.1.2直接下級：無

3.3.2崗位職責：

3.3.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經理下達的各項工作指示；

3.3.2.2定期向行政人事經理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.3.2.3負責控制客戶服務中心各項行政費用的開支；

3.3.2.4協(xié)助組織客戶服務中心的團隊及文化活動：

3.3,2.5在上級的領導下，具體行使本部門的檔案管理、人員招聘、客戶服務中心內部溝

通、文件收發(fā)等工作；

3.3.2.6貫徹執(zhí)行員工的思想教育、業(yè)務培訓、企業(yè)文化建設，不斷提高員工的思想覺悟

和業(yè)務水平；

3.3.2.7負責審核、辦理員工請假、銷假手續(xù)，匯總、審核各部門的考勤情況，定期制作

員工薪酬表；

3.3.2.8配合各部門的人員配備、人員結構調整以及人員招聘、后勤組織工作；

3.3.2.9負責客戶服務中心對內、對外關系的聯(lián)系、協(xié)調工作；

3.3.2.10負責客戶服務中心人事、文檔管理工作，收集各類人員信息建立人才庫，為推動

客戶服務中心物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻策；

3.3.2.11完成上級領導交辦的其他工作。

3.4物資采購員

3.4.1層級關系：

3.4.1.1直接上級：行政人事經理

3.4.1.2直接下級：無

3.4.2崗位職責：

3.4.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經理下達的各項工作指示；

3.4.2.2定期向行政人事經理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.4.2.3嚴格執(zhí)行公司關于物資采購的有關規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務水平；

3.4.2.4負責日常零星物資采購，收集采購資料，填寫和匯總各部門提交的《物資申請單》

或《物資/服務供方（品牌）申請表》，報行政人事經理、總物業(yè)經理審批后，方

可采購，對手續(xù)不齊全的申請物資不予購買，嚴禁在采購時收取回扣或有違公司

財務管理相關規(guī)定的行為；

3.4.2.5做到所需物資及時購買，及時入庫，做好登記和報銷手續(xù)；

3.4.2.6了解各類物資的合理價格及要求，確保物美價廉，努力節(jié)約成本開支；

3.4.2.7每月對各部門日常維修材料、清潔用具進行集中采購，積極認真的完成采購、供

應工作，保證物品質量、價格的合理性；

3.4.2.8每季度填寫《物資采購統(tǒng)計表》、《采購工作評估表》，并于每季度首月15日前

報總物業(yè)經理、公司行政人事部、公司財務部備案；

3.4.2.9完成上級領導交辦的其他工作。

3.5倉庫管理員

3.5.1層級關系：

3.5.1.1直接上級：行政人事經理

3.5.1.2直接下級：無

3.5.2崗位職責：

3.5.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經理下達的各項工作指示；

3.5.2.2定期向行政人事經理提交周、月、年度工作報告及計劃；

3.5.2.3嚴格執(zhí)行公司倉庫管理的規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務水平；

3.5.2.4負責對經過檢驗合格的物資按指定位置入庫，核實后登記入賬；

3.5.2.5根據(jù)物資的性能、品種、型號、用途、包裝等特點以及易燃、易爆、易揮發(fā)、易

受潮物資的特性和倉庫條件，實行分區(qū)分類的物資定位管理，倉庫內各類物資必

須做好標識，所有物資包裝標識一律向外；

3.5.2.6物資的出庫必須憑客戶服務中心經理簽發(fā)的《物資領（借）用單》，項目應清楚，

否則應拒絕發(fā)放物資；

3.5.2.7對于日常借出之用具、器具，入庫時應認真檢證，確認無損后方可入庫，對于不

常用的工具、器具要定期維護；

3.5.2.8保持倉庫環(huán)境的溫、濕度，并做好清潔工作，配備好必要的滅火器材；

3.5.2.9物資出庫必須及時登帳，物資要按照先進先出的原則發(fā)放；

3.5.2.10每月25號需對庫存物資進行盤點，并報行政人事經理審核后，報總物業(yè)經理審批;

3.5.2.11每月28號前統(tǒng)計上月材料使用情況，并將下月所需材料申請表報行政人事經理審

核，報總物業(yè)經理審批后，交采購員購買；

3.5.2.12負責客戶服務中心各類資產的管理工作，設立資產分類賬本，每月進行核查工作,

掌握各類資產的使用狀況、技術性能；

3.5.2.13負責資產（包括低值易耗品）購置或報廢；

3.5.2.14熟悉使用公司資產管理軟件，根據(jù)每月資產核查情況及時予以修改更正；

3.5.2.15對樣板房物資和地產方委托代管物資進行管理；

3.5.2.16完成上級領導交辦的其他工作。

3.6宿舍管理員

3.6.1層級關系：

3.6.1.1直接上級：行政人事經理

3.6.1.2直接下級：無

3.6.2崗位職責：

3.6.2.1貫徹執(zhí)行行政人事經理下達的各項工作指示；

3.6.2.2負責監(jiān)督做好員工宿舍公共區(qū)域的衛(wèi)生清掃及整理工作；

3.6.2.3按規(guī)定對住宿人員進行登記，安排床位；

3.6.2.4檢查工作區(qū)域內住宿秩序及安全工作；

3.6.2.5保持樓層內各項設施的完好和運行正常；

3.6.2.6對住宿人員提供叫早、留言、傳呼電話等服務；

3.6.2.7處理工作區(qū)域內出現(xiàn)的意外情況；

3.6.2.8完成上級領導交辦的其他工作。

4.工作規(guī)程/制度

4.1行政管理工作規(guī)程

4.1.1公文處理工作規(guī)程

4.1.1.1目的

使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更及時、準確、規(guī)范、保密。

4.1.1.2適用范圍

所有外來及本中心文件。

4.1.1.3公文的處理

4.1.1.3.1公文種類：除外來函外，本中心的公文是中心及所屬物業(yè)公司在企業(yè)管理過程

中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹中心決策、執(zhí)行

上級和主管部門的指示、發(fā)布規(guī)章制度、實行行政管理措施、請示和答復問題、

報告情況和交流經驗，協(xié)調內部和對外交往的重要工具，也是中心行使職能的

重要手段和依據(jù)。根據(jù)實際工作需要，按照公文使用范圍和作用主要使用下列

文種:

4.1.1.3.1.1決議：凡經過會議討論通過，要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項。

4.1.1.3.1.2決定：對某些重要事項或重要問題做出安排或處理。

4.1.1.3.1.3通知：是“發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關（部門）、同級機關（部門）和

不相隸屬機關（部門）的公文批轉所屬客服中心，要求屬下部門辦理或需要周

知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種”。常用“會議通知”、“任免通知”

等。

4.1.1.3.1.4通報：通報工作情況或好壞典型事例及經驗教訓，表彰先進、批評后進等用

“通報”。

4.1.1.3.1.5報告：向上級機關（部門）匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級機關（部

門）的詢問等。

4.1.1.3.1.6請示：請求上級機關（部門）對某些重要工作做出指示、答復和批準事項時用

1月不。

4.1.1.3.1.7批復：批準或答復下屬單位（部門）請示的事項。

4.1.1.3.1.8函：與不相隸屬機關（部門）或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和

答復問題等用“函”。

4.1.1.3.1.9會議紀要：記載或傳達會議主要精神和決定事項。

4.1.1.3.2公文格式

嚴格參照由物業(yè)管理中心下發(fā)的《金碧物業(yè)有限公司地區(qū)分公司公文發(fā)文標準

格式》及集團恒地司辦字［2007］第005號公文標準格式執(zhí)行。

4.1.1.3.3發(fā)文辦理

4.1.1.3.3.1公文起草的基本要求

4.1.1.3.3.1.1重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準確，篇幅

要簡短，結構要嚴謹，層次要分明；

4.1.1.3.3.1.2擬搞人必須要按公文的文種格式行文，用鋼筆書寫或打印，不得用圓珠筆

或紅筆書寫；

4.1.1.3.3.1.3文稿在呈送領導審批簽發(fā)之前，負責擬稿的人員要對公文進行認真核對。

4.1.1.3.3.2公文的審批簽發(fā)程序

行文稿先由行文部門經理審核簽名，再送行政人事助理核稿，不屬急件，一

般不得直接將文稿呈送中心領導；如需會簽的，送會簽部門審稿，然后由行

政人事助理將符合要求的文稿送中心有關領導簽發(fā)。“請示”、“報告”和

對外行文由中心總物業(yè)經理簽發(fā)，一般例行事務性公文，由部門經理簽發(fā)，

最后安排打印。

4.1.1.3.3.3正式發(fā)文需填寫《發(fā)文處理單》，簽發(fā)人同意簽發(fā)后方可用印、分發(fā)及登記。

4.1.1.3.3.4公文正式印制前，行政部（行政人事部）應當進行復核，重點是：審批、簽

發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經復核需要

對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

4.1.1.3.4收文辦理

4.1.1.3.4.1一切外來公函，統(tǒng)一由行政人事助理簽收、登記并根據(jù)實際需要及時分送（各

部門應簽收），同時，應填寫《文件發(fā)放登記表》；

4.1.1.3.4.2根據(jù)公文性質和內容，由行政人事助理提出處理意見，送領導閱示，或根據(jù)

需要交有關業(yè)務部門辦理，并附《文件傳閱單》；

4.1.1.3.4.3凡需業(yè)務部門經辦的公文，由行政人事助理負責催辦，并將落實結果報告主

管領導。

4.1.1.3.4.4承辦公文是指接受辦理下級單位請示的公文和其它需要批復的公文，以及轉

發(fā)翻印的公文等。承辦請示的公文，凡屬本中心權限范圍內能批復的事項，

一般先由業(yè)務部門提出意見，經領導審批或會議決定后再批復呈文單位，時

限一般不得超過一周，重要事項和重要問題的請示，可直接送領導審閱后批

復，時限不得超過三天。承辦公文部門要提高辦事效率，及時催辦和跟蹤，

避免延誤。

4.1.1.3.5公文歸檔

4.1.1.3.5.1公文辦理完畢后，應當及時整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

4.1.1.3.5.2歸檔范圍內的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理，要保證歸

檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

4.1.1.3.5.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他機關保存復印件或其他

形式的公文副本。

4.1.1.3.5.4本單位負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，

由其兼職機關整理、歸檔。

4.1.1.3.5.5擬制、修改和簽批公文書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

4.1.1.3.6公文的整理與銷毀

4.1.1.3.6.1公文由行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

4.1.1.3.6.2行政人事部應當建立健全本單位公文處理的有關制度。

4.1.1.3.6.3密級文件應當在辦公室閱辦，不準帶離，不準擅自傳閱或復印。復制上級單

位的秘密公文，須經上級領導批準或授權。翻印件應當注明翻印單位名稱、

翻印日期和份數(shù)；公文復印件作為正式公文使用時，應該加蓋復印單位證明

章。復制公文應當與正式公文同樣管理。

4.1.1.3.6.4公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生

效力。

4.1.1.3.6.5公文銷毀應按公司規(guī)定進行。

4.1.1.4引用文件和相關質量記錄

4.1.1.4.1《發(fā)文處理單》

4.1.1.4.2《外來文件清單》

4.1.1.4.3《文件傳閱單》

4.1.1.4.4《文件發(fā)放登記表》

4.1.2印章管理工作規(guī)程

4.1.2.1目的

加強、規(guī)范印章的管理，維護印章的法定權威及使用效用。

4.1.2.2范圍

本制度適合于中心印章管理及設有部門印章的各部門印章管理。

4.1.2.3職責

行政人事部是印章管理的職能部門，負責監(jiān)督本規(guī)定的實施。

4.1.2.4印章的啟用與停用、銷毀

4.1.2.4.1印章啟用（包括舊印章?lián)Q用新印章）。由中心或啟用印章部門提出書面申請，行

政人事部審核，按公司規(guī)定審批后申報、刻制、啟用。

4.1.2.4.2印章停用。由中心或擬停用印章部門提出書面申請，行政人事部審核，按公司

規(guī)定審批后執(zhí)行。

4.1.2.4.3印章銷毀。按公司規(guī)定執(zhí)行。

4.1.2.5印章保管

4.1.2.5.1中心印章：行政人事部印章管理員管理。

4.1.2.5.2部門印章：由部門經理指定專人管理。

4.1.2.5.3印章應存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應及時收存鎖好。

4.1.2.6印章使用審批規(guī)定

4.1.2.6.1中心印章的使用，由中心總經理負責審批，部門印章的使用，由部門經理負責

審批。

4.1.2.6.2使用各級印章須先填寫行政人事部制定的《用章申請表》，呈報負責審批的領

導簽字同意后，方可到印章管理員處加蓋印章。

4.1.2.6.3印章管理員必須認真檢查用印文書審批手續(xù)，審批程序完成后才能用印。

4.1.2.6.4不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊需要，需按

公司規(guī)定權限審批。

4.1.2.6.5如因工作需要將印章帶出室外使用，應事先填寫《印章借用審批表》報批，獲

準后由印章管理人員和經辦人共同攜帶出外使用。

4.1.2.6.6出現(xiàn)急需用印的文書，在有審批權的領導未能及時簽字的情況下，須由印章管

理員和用印申請人共同在場，電話請示有權審批的領導，經同意后方可蓋章。

審批權人返回后的1個工作日以內完成補簽手續(xù)。

4.1.2.7責任

印章管理人員嚴禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，中心一律視作個人行為,

由此而引起的法律責任以及其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承

擔。同時中心將視其情節(jié)輕重，給予相應的行政或經濟處罰，觸犯法律的移送

司法機關處理。

4.1.2.8引用文件和相關質量記錄

4.1.2.8.1《用章申請表》

4.1.2.8.2《印章借用審批表》

4.1.3保密管理工作規(guī)程

4.1.3.1目的

加強中心對保密工作的規(guī)范，嚴謹，確保中心保密工作落實到中心每一個員工。

4.1.3.2適用范圍

中心及所屬各部門。

4.1.3.3保密員的設立

中心行政人事部設保密員（由行政人事助理兼任）1人，負責中心秘密文件、

資料以及涉密業(yè)務的管理工作，各部相應確定兼職保密員1人。

4.1.3.4保密事項

4.1.3.4.1與中心有關的調查案件、檢舉揭發(fā)材料。

4.1.3.4.2中心各級須保密的辦公會議記錄。

4.1.3.4.3財務會計憑證、會計報表、統(tǒng)計報表、員工工資表等。

4.1.3.4.4本中心質量體系有關文件資料。

4.1.3.5秘密文件、資料的管理

4.1.3.5.1所有秘密文件未經制發(fā)機關批準或授權不得擅自翻印，如需復制，須按規(guī)定申

請審批。

4.1.3.5.2收發(fā)秘密文件資料，由行政人事部保密員負責；有關調查材料，檢舉揭發(fā)材料

由行政人事部或部門專人負責；凡著名中心領導親啟件，由領導拆封；秘密文

件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記，履行簽字手續(xù)，嚴禁將

秘密文件、資料放在不安全的地方。

4.1.3.5.3秘密文件、資料必須放入保密柜內，由保密員管理，個人不得保存；定期清查

退，如發(fā)現(xiàn)丟失，要及時報告并追查處理。

4.1.3.6通訊保密規(guī)定

4.1.3.6.1各部門由專人管理的辦公設備，非本機使用人員未經許可不得擅自使用。

4.1.3.6.2電腦工作人員要嚴守保密制度，避免重要業(yè)務資料和檔案資料外泄、更改或丟

失。

4.1.3.6.3任何個人都不準在通信、通話中涉及本中心在商業(yè)競爭中的重要信息；個人不

得偷看中心秘密文件和打聽中心秘密性的會議內容。

4.1.3.7泄密的處理

凡發(fā)生遺失中心秘密文件、資料或泄密案件時，應立即向行政人事部保密員和中

心領導報告，并及時采取補救措施；發(fā)生竊密案件，還應及時向當?shù)毓膊块T報

告。

4.1.4檔案管理工作規(guī)程

4.1.4.1目的

使中心的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

4.1.4.2適用范圍

客戶服務中心所有檔案及對業(yè)主檔案的管理。

4.1.4.3職責

4.1.4.3.1行政人事部是客服中心檔案管理的主管部門，需設立中心統(tǒng)一檔案客服中心，

每三個月組織各部門檔案員進行檔案互檢，每半年組織各部門檔案員檔案資料

移交工作。

4.1.4.3.2行政人事部負責中心行政檔案、人事檔案、中心證照、中心對外往來的各類公

文、中心內部重要文件；中心內部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關政策、

法規(guī)等等的管理工作。

4.1.4.3.3管家部負責業(yè)戶檔案資料、物業(yè)資料、出租房屋資料、車輛資料、收費資料、

業(yè)主委員會資料等的管理工作。

4.1.4.3.4工程部負責工程設計、施工資料、維修、保養(yǎng)計劃、外委工作記錄等技術檔案

及工程圖紙等的管理工作。

4.1.4.3.5保安部負責治安、消防、保衛(wèi)、安全、秩序等相關資料的管理工作。

4.1.4.3.6社區(qū)文化部負責社區(qū)文化資料的管理工作。

4.1.4.4檔案管理范圍

4.1.4.4.1行政檔案資料

4.1.4.4.2人事管理相關材料?？蛻舴罩行娜藛T設置、招聘、培訓、定崗定編、調配、

變遷文件、人事勞資文件、技術職稱等文件。

4.1.4.4.3中心證照及其他相關資料。

4.1.4.4.4中心對外往來的各類公文、中心內部重要文件等。

4.1.4.4.5中心內部重大活動、事件記錄。包括但不限于獎狀、獎旗、獎杯、證書、紀念

品。

4.1.4.4.6物業(yè)管理相關政策、法規(guī)等。

4.1.4.4.7業(yè)戶檔案資料。主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶

入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。

4.1.4.4.8物業(yè)資料。

4.1.4.4.9物業(yè)經營管理資料。各客戶服務中心經營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設

文件、委外、合作文件。

4.1.4.4.10出租房屋資料.

4.1.4.4.11車輛資料。

4.1.4.4.12收費資料。

4.1.4.4.13業(yè)主委員會資料。

4.1.4.4.14工程技術檔案。包括工程設計、施工資料、維修、保養(yǎng)計劃、外委工作記錄等。

4.1.4.4.15工程圖紙資料?？煞譃椋航ㄖ┕D、結構施工圖、給排水施工圖、供配電施

工圖、消防施工圖、空調系統(tǒng)圖、智能化系統(tǒng)圖等。

4.1.4.4.16治安資料。

4.1.4.4.17消防資料。

4.1.4.4.18保衛(wèi)、安全、秩序資料。

4.1.4.4.19社區(qū)文化資料。

4.1.4.4.20其他資料。

4.1.4.5檔案資料的移交和歸檔要求

4.1.4.5.1移交前資料管理

4.1.4.5.1.1檔案資料在移交前由中心檔案資料員負責存檔管理。

4.1.4.5.1.2中心必須設置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋

（盒）內，中心檔案資料員對應歸檔資料的完整、完好負責。

4.1.4.5.1.3存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可

定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進行一次移交。對于自己保存的

檔案資料，按類別和年限兩級分類分柜存放。

4.1.4.5.2移交

4.1.4.5.2.1根據(jù)需要，客戶服務中心定期將以下資料移交至物業(yè)分公司統(tǒng)一管理（移交

相關表格請參見《檔案移交書》、《檔案移交案卷目錄表》、《卷內目錄》），

實物檔案、聲像檔案、資料類檔案等其他資料由中心檔案管理員負責自行統(tǒng)

一管理：

4.1.4.5.2.1.1工作計劃、國家與當?shù)赜嘘P的法律法規(guī)、以中心及職能部門等名義發(fā)出或

制定的文件以及與中心職能有密切關系或由中心承擔有關責任并需要執(zhí)行

的重要文件等檔案資料

4.1.4.5.2.1.2重大、突發(fā)事件的處理資料。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設備

設施等方面及自然災害的突發(fā)重大事件的經過和處理過程記錄及相關材

料。

4.1.4.5.2.1.3合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產檔案資料等。主要包括中心所簽訂的合同

資料，監(jiān)察職能部門對中心進行檢查的書面及取證材料以及中心固定資產

相關材料。

4.1.4.5.2.2資料歸檔前各客戶服務中心檔案資料管理員須按類整理好，并填寫檔案資料

移交表，履行移交手續(xù)。

4.1.4.5.2.3移交時，物業(yè)分公司和各客戶服務中心檔案資料管理員須仔細核對移交的資

料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章。

4.1.4.5.2.4移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務中心交接人各留存一份。

4.1.4.5.2.5對調出、離職等人員，在辦理調離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室

簽字確認，行政人事部門不得辦理調離手續(xù)。

4.1.4.5.3歸檔要求

4.1.4.5.3.1要求及時、準確、規(guī)范地進行歸檔。

4.1.4.5.3.2歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附

件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷應進

行分類、排列，并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄。

4.1.4.5.3.3幅面一般采用標準A4型(297mmx210mni),圖樣折疊時標題欄露在右下角。非

A4圖幅圖紙可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風琴式折疊成A4規(guī)格，豎

向按順時針方向向內折，圖紙應采用國家標準圖幅，圖表欄露在外面。

4.1.4.5.3.4文件書寫和載體材料應能耐久保存，如使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽

字筆等，不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應清楚，圖樣清

晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

4.1.4.5.3.5歸檔的文件原則上一律為原件(除歸檔范圍表中列明為復印件外)，要盡量

追加原件，必要時復印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不

能以復印件歸檔。

4.1.4.5.3.6熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注

明原件存放處。

4.1.4.5.3.7歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

4.1.4.5.3.8歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深

等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來。

4.1.4.5.3.9聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合集團檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和

標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件

應有相應的紙質文件材料一并保存。

4.1.4.6檔案資料的借閱

4.1.4.6.1檔案資料借閱事項規(guī)定

4.1.4.6.1.1借閱的檔案資料必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。借出的檔案資料一般

不超過7天，超過7天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過15

天者，對相關責任人進行失職問責處理，在借閱期間造成重要資料丟失者，

對相關責任人進行失職問責并報上級領導部門處理。

4.1.4.6.1.2借閱者不經允許不得隨便摘抄、拍照、復制檔案資料，凡經允許摘抄、復制

的檔案資料必須由檔案資料管理人員進行審查和核對。

4.1.4.6.1.3借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得在檔案資料

上涂改、劃線、圈點等，并保證如期歸還。

4.1.4.6.1.4實物檔案一般不外借，聲像檔案資料應以復印件提供利用。

4.1.4.6.2借閱審批權限

4.1.4.6.2.1證照、各種重要決定、決議、紀要、合同、協(xié)議、上級批示、中層以上人員

人事檔案、重大突發(fā)事件處理相關記錄、管理監(jiān)察類檔案等由客戶服務中心

物業(yè)總經理審批。

4.1.4.6.2.2業(yè)戶檔案的使用和借閱須由客戶服務中心物業(yè)總經理審批，超過三十份業(yè)戶

檔案外傳、復印需同時經物業(yè)分公司總經理審批。

4.1.4.6.2.3一般人事檔案資料由行政人事部經理審批。

4.1.4.6.2.4三十份以下（不含三十份）設備資產檔案、工程檔案、設備檔案由部門主管

審批，超過三十份需部門經理審批。

4.1.4.6.2.5十份以下（不含十份）實物檔案、聲像檔案由部門主管審批，三十份以下（不

含三十份）需部門經理審批，超過三十份需同時經中心物業(yè)總經理審批。

4.1.4.6.2.6一般客戶服務資料、業(yè)主委員會資料、社區(qū)文化資料、物業(yè)經營資料、工程

維修資料、設備運行資料、治安工作資料、消防工作、綠化與保潔資料等由

保管部門主管審批。

4.1.4.7檔案資料密級確定及管理

4.1.4.7.1各客戶服務中心檔案資料密級分為機密、秘密、普通三等級。

4.1.4.7.2查閱機密檔案資料，只能在檔案室內查閱。

4.1.4.7.3須在設備完好的保險裝置中保存密級資料，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖。

4.1.4.7.4檔案室的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應及時

報告主管領導，查明情況嚴肅處理。

4.1.4.8檔案資料分類及編目原則

嚴格參照《金碧物業(yè)有限公司檔案管理辦法》執(zhí)行。

4.1.4.9檔案資料管理和鑒定

4.1.4.9.1檔案室的設置

4.1.4.9.1.1客戶服務中心可根據(jù)自身實際情況，是否設置與檔案室分開的獨立資料保管

室。若技術資料不多或者空間不夠的情況下，可只設立綜合檔案室或兩者合

并統(tǒng)一存放，但在室內須分類明確，至少保證具有相對獨立的空間并能保證

資料的安全與完備。

4.1.4.9.1.2庫房設置的具體要求：

4.1.4.9.1.2.1庫房相對獨立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高

溫等設備的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危險物品，配備滅火器材,

標示禁止煙火標志。

4.1.4.9.1.2.2庫房內應保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計，每周定時測記。標準溫

度14-24℃,標準濕度45-60%；聲像類庫房溫度宜18-24℃,相對濕度宜

35-45%。

4.1.4.9.1.2.3庫房內盡力按分類設置，檔案資料柜（架）應按分類，順序整齊排放，并

與窗戶垂直，以免陽光直射并便于通風，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號,

編制檔案資料存放位置索引。

4.1.4.10檔案資料統(tǒng)計

4.1.4.10.1各客戶服務中心在每年12月31日前對檔案資料的收進、移出、整理、鑒定、

保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進行統(tǒng)計。

4.1.4.10.2各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯數(shù)字書寫，且字跡工整。

4.1.4.10.3各客戶服務中心檔案員將統(tǒng)計結果報客戶服務中心總經理。

4.1.4.10.4統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數(shù)據(jù)準確，符合

客觀實際。

4.1.4.11檔案資料的鑒定

4.1.4.11.1檔案資料一經歸檔，未經檔案資料主管領導鑒定和批準，任何人不得擅自銷毀。

4.1.4.11.2經鑒定后仍無法確定其保存價值的檔案資料?，應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定

（請參見《檔案鑒定申請表》）。

4.1.4.11.3技術檔案資料鑒定時，需附工程口技術部門的專業(yè)意見。

4.1.4.11.4不能單純從保管期限，年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量

后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。

4.1.4.12檔案資料的銷毀

4.1.4.12.1經鑒定后批準銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥善處理，不得作其他用途或

當作廢紙出售（請參見《檔案鑒定與銷毀目錄》）。

4.1.4.12.2銷毀檔案資料須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核做銷毀的檔案資料。銷

毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清

冊上簽字。

4.1.4.12.3檔案室應及時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

4.1.4.13相關文件和記錄表格

4.1.4.13.1《檔案移交書》

4.1.4.13.2《檔案移交案卷目錄表》

4.1.4.13.3《卷內目錄》

4.1.4.13.4《檔案借閱申請表》

4.1.4.13.5《檔案借還登記表》

4.1.4.13.6《檔案鑒定申請表》

4.1.4.13.7《檔案鑒定與銷毀目錄》

4.1.5固定資產管理工作規(guī)程

4.1.5.1目的

使中心的固定資產得到有效管理，有效使用資產，防止資產流失，嚴格控制成

本，合理調配物資，更好地為中心發(fā)展服務，特制定本制度。

4.1.5.2適用范圍

中心各部門。

4.1.5.3職責

行政人事部負責中心所有資產的申購及公用資產的管理，各部門使用人/資產管

理員負責所使用的資產的管理。

4.1.5.4資產的劃分及資產管理流程

4.1.5.4.1資產按公司有關制度規(guī)定劃分為低值易耗品和固定資產，對低值易耗品不必編

號造卡，只登記造冊列入管理。

4.1.5.4.2資產管理流程：所有資產須經申購批準后才能購買，且購買的資產須入庫后才

能領用，資產的調撥報廢須按以下4.1.5.7條規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5.5資產的申購

由行政人事部根據(jù)各部門申購計劃，先進行審核簽署意見，報中心總經理審批,

然后遵循公司資產采購規(guī)定程序報批購置。

4.1.5.6資產入庫

4.1.5.6.1一切購進的物資材料，均需資產管理員、采購員和使用部門指定人員共同驗收,

檢查購進物品的型號、規(guī)格、質量、數(shù)量等是否符合要求，相關資料是否齊全（含

采購審批表、合同、承諾書、發(fā)票、送貨單、說明書等）。

4.1.5.6.2驗收合格后，由資產管理員填寫進倉單，經手人簽字后辦理入庫手續(xù)。

4.1.5.6.3物資入倉后資產管理員應及時將使用說明書、保修卡、圖紙等相關資料存檔，

以備日后保養(yǎng)、維修使用。

4.1.5.6.4已辦理入庫的固定資產、低值易耗品，資產管理員填寫資產登記卡并登記臺帳

（《資產登記表》），要求手續(xù)完善，登帳及時，記錄詳細，包括資產名稱、品

牌、型號、數(shù)量、金額、購入時間、使用地點、責任人等，并通知使用部門辦理

領用手續(xù)。

4.1.5.7資產的調撥、報廢、賠償管理

4.1.5.7.1中心對固定資產進行合理配置，實行誰使用誰管理的辦法，部門有專人管理，

責任到人。

4.1.5.7.2固定資產和低值易耗品調撥，由使用部門填寫《資產調撥單》，資產管理員簽

署意見，按流程審批后完成。資產調撥后資產管理員須及時在臺帳上注明并更

改相關部門資產登記資料，并報財務部門做相應變更登記。

4.1.5.7.3資產報廢或因遺失、損壞、被盜需賠償時，由使用部門填寫《固定資產報廢審

批表》或《低值易耗品報廢審批表》、《固定資產賠償審批表》，資產管理員

簽署意見，財務部填寫折舊情況并簽署意見，然后按公司規(guī)定權限審批。財務

部按批準意見辦理會計業(yè)務，資產管理員進行資產臺帳整理。

4.1.5.8資產的檢查

固定資產和低值易耗品盤點工作由行政人事部會同財務部和使用部門進行。按

公司規(guī)定要求定期盤點（特殊情況需臨時盤點除外），固定資產盤點必須對實

物逐一進行清點并由資產管理員填寫《資產盤點表》，如果發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧，

應查明原因，由資產管理員寫出書面報告，財務部簽署意見后按資產管理權限

審批。財務部按批示進行帳務處理。

4.1.5.9資產的移交

4.1.5.9.1若資產管理員發(fā)生變換，需進行資產管理移交，填寫《資產移交表》，雙方簽

字后由分管領導簽批.

4.1.5.9.2凡因交接不清、管理不善而造成資產丟失或損壞的，要追究資產管理員及至部

門負責人的責任

4.1.5.10引用文件和記錄表格

4.1.5.10.1《資產登記表》

4.1.5.10.2《資產調撥單》

4.1.5.10.3《固定資產報廢審批表》

4.1.5.10.4《低值易耗品報廢審批表》

4.1.5.10.5《固定資產賠償審批表》

4.1.5.10.6《資產盤點表》

4.1.5.10.7《資產移交表》

4.1.6辦公用品管理工作規(guī)程

4.1.6.1目的

為了規(guī)范中心辦公用品管理，使中心的辦公用品延長使用壽命，節(jié)約辦公費用開支。

4.1.6.2適用范圍

中心所轄各部門。

4.1.6.3職責

4.1.6.3.1行政人事部負責公司所有辦公用品的購置、公用辦公設備的保管及管理。

4.1.6.3.2各部門使用人/資產管理員負責所使用的辦公設備的管理。

4.1.6.4辦公物品分類

4.1.6.4.1辦公設備：A、復印機；B、傳真機；C、電話；D、辦公桌椅、文件柜；E、保險

柜；F、電腦及打印機；G、掃描儀；H、車輛；I、對講機；J、其他。

4.1.6.4.2辦公日用品：A、各種信簽；B、材料紙；C、各種表格；D、筆；E、筆記本；F、

計算器；G、其他。

4.1.6.5管理規(guī)定

4.1.6.5.1行政人事部根據(jù)各部門采購計劃，按公司規(guī)定進行采購、保管、發(fā)放和登記。

4.1.6.5.2辦公設備中，公用辦公設備如復印機，由行政人事助理負責日常管理及保養(yǎng)，安

排給個人使用的辦公設備如電腦，由使用人負責管理及保養(yǎng)；辦公設備的日常維修由各部門

報到辦公室，由行政人事部負責聯(lián)系廠家進行維修。

4.1.6.5.3保險柜由財務人員使用。

4.1.6.5.4各部門的辦公桌椅及文件柜由行政人事部統(tǒng)一登記及調配，任何人不得私自調

換。文件柜及辦公桌椅的使用者對其負有保管及維護的責任，行政人事部需定期進行清理及

登記，以確保不丟失，不損壞。

4.1.6.5.5各部門經理指定專人負責領取辦公用品，并監(jiān)控使用情況。

4.1.6.6有關使用規(guī)定

4.1.6.6.1電話：

4.1.6.6.1.1嚴禁撥打“聲訊”電話。

4.1.6.6.1.2禁止上班時間閑聊，原則不得撥打私人電話；如有特殊需要，不得超過3分鐘。

4.1.6.6.1.3非本中心人員不得使用辦公電話。

4.1.6.6.2電腦及打印機：

4.1.6.6.2.1專人專機，非本機操作人員未經許可嚴禁擅自操作。

4.1.6.6.2.2外來存儲設備或光盤嚴禁上機操作，以防帶毒傳染，破壞電腦程序。

4.1.6.6.2.3需打印的文件，須到行政人事助理處填寫《打印/復印登記表》,經批準，方

可打印。

4.1.6.6.3復印機：

4.1.6.6.3.1禁止復印私人物件。

4.1.6.6.3.2各部門因工作需要復印，須到行政人事助理處填寫《打印/復印登記表》，經

批準，再復印。

4.1.6.6.4傳真機及掃描儀

4.1.6.6.4.1禁止傳真或掃描私人物件。

4.1.6.6.4.2傳真材料，須辦理登記手續(xù)，發(fā)往外地材料需批準，再傳真。

4.1.6.6.5車輛

4.1.6.6.5.1各部門用車需提前一天與行政人事部提出申請，便于行政人事部統(tǒng)一調配車

輛，達到節(jié)約用車和方便工作的目的。

4.1.6.6.5.2車內備有《行車記錄表》，司機須在該記錄表簽署行駛數(shù)據(jù)，以便于核實車

輛行駛數(shù)據(jù)。

4.1.6.6.5.3行政人事部每半月檢查車輛行駛情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

4.1.6.6.5.4車輛在行駛中發(fā)生停車費、過橋費，均由使用人在用車單上簽字認可。

4.1.6.6.5.5凡是報銷票據(jù)，均由行政人事部審核后，交由總經理批準，按照財務規(guī)定執(zhí)

行。

4.1.6.6.5.6車輛需要維修，司機填寫車輛維修單報行政人事部經理審批，并在行政人事

部的具體指導下到指定修配廠維修車輛。

4.1.6.7引用文件和相關質量記錄

4.1.6.7.1《打印/復印登記表》

4.1.6.7.2《辦公用品領用登記表》

4.1.6.7.3《行車記錄表》

4.1.7會議制度

4.1.7.1目的

加強對會議的規(guī)范管理，確保會議的質量和促進問題的解決。

4.1.7.2適用范圍

客戶服務中心各種會議

4.1.7.3職責

4.1.7.3.1行政人事部負責中心級會議的組織，通知，會議紀要的擬寫、下發(fā)。

4.1.7.3.2各部門負責人負責本部門會議的組織及會議紀要的擬定，中心級會議會議精神

的傳達。

4.1.7.3.3行政人事部負責中心級會議紀要存檔工作，并對各部門會議記錄存檔工作進行

不定期檢查。

4.1.7.3.4各部門負責本部門內部會議的記錄、整理、存檔工作。

4.1.7.3.5所有會議紀要須在會議后的24小時前完成，經審批后下發(fā)。

4.1.7.4會議準備

4.1.7.4.1確定會議時間、地點。

4.1.7.4.2確定與會者名單。

4.1.7.4.3會場布置，包括會場空間安排、會議座位安排以及會議用品和設備調配。

4.1.7.4.4負責會議通知的落實。

4.1.7.4.5參加會議人員進入會場時要在《會議簽到表》上簽到，以便更好地安排會議工作。

4.1.7.4.6分發(fā)會議文件和材料。

4.1.7.5會議種類

4.1.7.5.1中心月度例會：1、各部門匯報本月工作完成情況及下月工作計劃，提出需公

司或其它部門配合解決事宜，以及公司領導布置下月工作。2、如有領班以上人員轉正，要

在會上做轉正述職報告，然后由其他部門經理給予點評。

4.1.7.5.2中心周例會：上周工作總結及本周工作計劃，提出需公司或其它部門配合解決

事宜，以及公司領導布置下周工作。

4.1.7.5.3各項專題會議：圍繞會議專題進行研究、確定。

4.1.7.5.4各部門周例會：各部門各員工本周工作總結及下周工作計劃。

4.1.7.5.5各班組會議：各班組對當日工作的計劃和總結，無需提交會議紀要。

4.1.7.5.6凡中心級會議，會議組織部門均需提前3天下發(fā)會議通知（固定日期的，不另行

通知）。

4.1.7.6與會人員應遵守會議紀律，保證準時參加，不遲到不早退，有事會前請假；會議期

間手機調震動,會議期間禁止吸煙等。

4.1.7.7參會人員必須準備好一本會議記錄本，并認真做好會議記錄，有關本部門的事件要

重點標注，認真落實。

4.1.7.8與會人員除公司規(guī)定需保密的事項外，均需做好會議精神的傳達和落實工作。

4.1.7.9由各部門經理負責會議事項的檢查催辦，使會議精神落到實處，防止不重視會議交

辦的事項。

4.1.7.10質量記錄表格

4.1.7.10.1《會議簽到表》

4.1.8員工制服管理工作規(guī)程

4.1.8.1目的：

提升中心形象，提高員工服務意識，進一步加強對中心各類員工制服的有效管理。

4.1.8.2范圍：

本程序適用于中心員工制服管理工作的管理和控制。

4.1.8.3職責：

4.1.8.3.1行政人事部是中心制服的歸口管理部門，行政人事助理負責中心員工制服的管理

工作，含申購、保管和發(fā)放。

4.1.8.3.2各部門經理負責本部門員工制服的添減計劃的編制、員工制服的收發(fā)和日常使用

的管理。首批大量制服的制作由物業(yè)分公司負責招標確定供應商及簽訂服裝制作合同。

4.1.8.3.3行政人事經理負責中心員工制服管理工作的監(jiān)督控制。

4.1.8.4工作程序：

4.1.8.4.1制服的分類（以制服款式劃分，含服裝配飾）

4.1.8.4.1.1部門經理級以上人員制服;

4.1.8.4.1.2女（行政）管理人員制服;

4.1.8.4.1.3男（行政）管理人員制服:

4.1.8.4.1.4女接待員制服;

4.1.8.4.1.5男接待員制服;

4.1.8.4.1.6酒吧服務員制服;

4.1.8.4.1.7工程技術人員制服;

4.1.8.4.1.8保安員制服;

4.1.8.4.1.9保潔員制服;

4.1.8.4.1.10其他制服。

4.1.8.4.2制服管理

4.1.8.4.2.1員工的制服只限本人使用，不得轉借他人。

4.1.8.4.2.2除特殊要求外，員工在崗工作時必須穿著本工種的制服，且保持整潔。主管領

導有指導與監(jiān)督員工穿制服的責任。

4.1.8.4.2.3所有員工著裝須統(tǒng)一配套，不能將制服隨意搭配穿著。

4.1.8.4.2.4所有（行政）管理人員和普通員工，下班休息時不允許穿著印有中心名稱字樣

的制服外出。

4.1.8.4.2.5如因外事活動需要，經部門經理批準，可穿著便服上班。

4.1.8.4.2.6為維護中心良好形象，員工都有責任保持個人服裝的整潔及完好。各類配件佩

戴位置應標準，工作牌、裝備須齊全。如非工作原因造成污損，應自費清洗或修補，

公司不予以支付。

4.1.8.4.2.7員工未按規(guī)定著裝，中心對相關責任人進行處罰，由行政人事部負責執(zhí)行。

4.1.8.4.2.8（行政）管理人員的制服（新款或舊款）領用后不予退還，按領用時間長短折

價扣款。

4.1.8.4.2.9工程技術人員、保安員、保潔員調離本崗位或離職前必須將制服退回中心資產

管理員處，退回的制服必須洗凈、曬干。如制服丟失，應在當月工資中扣除折價

款。

4.1.8.4.2.10物業(yè)分公司內部調動的人員，制服費用由訂做單位負責出資，離職時由所在

單位負責按制度核查該員工的制服使用年限并執(zhí)行制度規(guī)定。因工作原因，導致

制服意外受損，經部門經理查實，可由制服發(fā)放部門給予維修，無法維修的可按

規(guī)定審批后予以換發(fā)；如屬丟失、人為損壞、未到報廢期破舊等，可由使用人向

發(fā)放制服部門提出申請購買，費用在當月工資中扣除。

4.1.8.4.3制服的訂做

制服的款式、顏色由金碧物業(yè)有限公司統(tǒng)一定制，由物業(yè)分公司統(tǒng)一招標選定供應商，

任何人不得隨意更改制服的樣式。各客戶服務中心根據(jù)相關文件要求負責本單位零星入職人

員制服的立項及申購工作。

4.1.8.4.4制服的發(fā)放、更換、補領

4.1.8.4.4.1制服的發(fā)放部門為行政人事部，發(fā)放人為中心的資產管理員。制服發(fā)放要建立

發(fā)放登記卡，標明發(fā)放日期，由領用人簽字。

4.1.8.4.4.2員工在試用期滿，轉正后方可量身定做制服；

4.1.8.4.4.3未能及時領取制服和制服不合身者，各部門應在3個工作日內將名單及型號報

制服發(fā)放部門，否則按不著裝處理。制服發(fā)放部門必須在15個工作日內解決。

4.1.8.4.4.4制服按季節(jié)分為冬裝和夏裝兩款，原則上每年5月1日至10月31日換穿夏裝,

每年11月1日至次年4月30日換穿冬裝。

4.1.8.4.5制服的保管

4.1.8.4.5.1行政人事部將不定期組織對所保管制服進行質量及完好程度的檢查，如發(fā)現(xiàn)丟

失、短缺或損壞現(xiàn)象，將追究當事人的責任。

4.1.8.4.5.2行政人事部倉管員負責中心倉庫制服的盤點、核實及保管工作。

4.1.8.4.5.3各類制服按不同工種進行分類、編目，在分類卡上注明制服尺碼、顏色、制服

種類、季節(jié)類別等情況，并每月對各類制服予以清查盤點。

4.1.8.4.6制服的報廢及處理

4.1.8.4.6.1各部門在接到中心更換服裝的通知后，應指定專人對所保管屬淘汰、報廢或舊

款制服進行清查、盤點，經審核無誤后將擬處理方案提交中心倉管員，報廢處理方案

經行政人事部經理確認報批后統(tǒng)一安排報廢處理。

4.1.8.4.6.2倉管員負責對倉庫內各類報廢制服的清查及監(jiān)督處理。

4.1.8.4.7制服的更換期限

工程技術人員夏裝、保潔員制服更換期限為1年，其他制服更換期限為2年以上（含2

年），服裝配飾的更換期限為1年。

4.1.8.4.8制服清洗

4.1.8.4.8.1制服清洗由行政人事部安排。

4.1.8.4.8.2行政人事部按規(guī)定對不能自行洗燙的制服進行統(tǒng)一安排，如因自行清洗制服而

造成制服出現(xiàn)變形、破損，則需由員工賠償，具體賠償方法參照上述規(guī)定。

4.1.9倉庫管理工作規(guī)程

4.1,9.1目的

為規(guī)范和理順倉庫物品入倉、保管、出倉、盤點等的管理，確保倉庫物品的貯存質量及

有效利用。

4.1.9.2范圍

適用于客戶服務中心一級倉庫（即綜合倉庫）和二級倉庫（即各部門倉庫）的物料倉庫的

管理。

4.1.9.3職責

3.1行政人事部是中心資產、采購物品的歸口管理部門，倉庫管理員具體負責一級倉庫的管

理，對二級庫的管理進行監(jiān)管。

3.2各部門技術人員針對本部門采購的專業(yè)技術物品協(xié)助倉庫管理員進行驗收。

3.3中心主管領導負責倉庫管理工作的監(jiān)管和控制。

4.1.9.4物品堆放與防護

4.1.9.4.1物品的儲存，根據(jù)物品的屬性、特點和用途安排合適存放的位置,并按照倉庫管

理“ABC法則”進行，（A類物品為經常被使用的；B類物品為一般經常被使用；C類為

不需要經常被使用的物品）。

4.1.9.4.1.1凡進出量大并無防潮要求的物品落地堆放，用轉量小的物品用貨架存放。

4.1.9.4.1.2易燃、易爆、揮發(fā)性強物品，須遠離熱源，保持包裝完好，密封不好的應及時

采取適當?shù)姆雷o措施（如換包裝），并盡量不放在貨架上，擺放地上，既方便倒取，

又減少因碰撞而產生火花的危險；做好防火措施，按規(guī)定配備一只4公斤的滅火器。

4.1.9.4.1.3吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品，須用磚或木架空放置、置放干燥地上

或貨架上；如超長（如管材）或散裝物品（如水泥），可置放架空層上，防潮通風；也可

倚墻而立，體積重的應在墻上預設穩(wěn)固鐵