出差與行車費報銷制度

出差與行車費報銷制度一、目的和適用范圍1.1目的：為規(guī)范公司員工出差和行車費的報銷流程，提高費用管理效率，確保經(jīng)濟(jì)合理和公平公正。1.2適用范圍：適用于公司全部員工在業(yè)務(wù)出差期間的相關(guān)費用報銷。二、出差申請與批準(zhǔn)2.1出差申請：員工在確認(rèn)需要出差時，應(yīng)提前向上級主管提交出差申請。申請內(nèi)容包含出差時間、出差地方、出差目的、估計費用等，并附上出差計劃。2.2出差批準(zhǔn)：上級主管收到員工的出差申請后，審查并決議是否批準(zhǔn)。假如批準(zhǔn)，應(yīng)及時以書面形式通知員工，并將批準(zhǔn)的出差內(nèi)容記錄備案。2.3出差計劃更改：如因特殊情況需要更改出差計劃，員工應(yīng)提前向上級主管提出更改申請，并說明原因。經(jīng)上級主管確認(rèn)后，方可進(jìn)行更改。三、出差費用報銷3.1出差費用范圍：出差費用包含但不限于交通費、留宿費、餐飲費、機票費用等與出差相關(guān)的必需費用。不包含個人娛樂、購物等非業(yè)務(wù)性支出。3.2出差費用憑證：員工在出差過程中發(fā)生費用支出后，應(yīng)妥當(dāng)保存相關(guān)發(fā)票和憑證。全部費用憑證必需明確顯示金額、項目、日期等信息。3.3出差費用記錄：員工應(yīng)按規(guī)定填寫出差費用報銷單，認(rèn)真記錄發(fā)生的費用，包含日期、費用項目、金額等，同時附上相應(yīng)的費用憑證。3.4發(fā)票要求：費用憑證必需為正規(guī)發(fā)票，包含普通發(fā)票、增值稅專用發(fā)票等。發(fā)票上的信息必需真實準(zhǔn)確，不得有涂改、錯漏等情況。3.5公司人員陪伴費用：如出差期間需有公司人員陪伴，陪伴人員的費用應(yīng)由主管部門提前確認(rèn)并列入出差預(yù)算中，陪伴人員的費用報銷與主辦人員相同。3.6預(yù)支費用：如有需要，員工可以提前申請預(yù)支出差費用。預(yù)支費用在歸還發(fā)生后，需按規(guī)定程序填寫預(yù)支申請單，并在報銷單中列明。四、行車費報銷4.1行車費范圍：行車費包含員工在公務(wù)期間使用私人車輛所發(fā)生的油費、停車費、過路費等費用。4.2行車費憑證：員工在使用私人車輛行駛期間，應(yīng)妥當(dāng)保存相關(guān)的油費發(fā)票、停車票、過路費票據(jù)等費用憑證。4.3行車費標(biāo)準(zhǔn)：公司對行車費用有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以確保費用合理合規(guī)。具體標(biāo)準(zhǔn)由公司財務(wù)部門訂立，并不定期進(jìn)行調(diào)整，員工可向財務(wù)部門查詢。4.4行車費報銷申請：員工在結(jié)束行車后，應(yīng)依照公司規(guī)定填寫行車費報銷申請單，認(rèn)真記錄行車費用，包含日期、行車?yán)锍?、費用項目等，并附上費用憑證。4.5私車公用補貼：公司鼓舞員工使用公共交通工具出差，假如員工確實需要使用私人車輛，可向公司申請私車公用補貼，具體補貼標(biāo)準(zhǔn)由公司財務(wù)部門訂立。五、報銷審核與發(fā)放5.1報銷單審核：員工提交的費用報銷單由部門主管核實費用的真實性、合理性，并確認(rèn)報銷范圍內(nèi)的費用符合公司規(guī)定。5.2報銷審批：部門主管審核通過后，將費用報銷單交給財務(wù)部門進(jìn)行審批。財務(wù)部門對費用的準(zhǔn)確性、合規(guī)性進(jìn)行核實，如有問題進(jìn)行反饋并要求員工修改。5.3費用發(fā)放：經(jīng)財務(wù)部門審核無誤后，將費用報銷金額通過銀行轉(zhuǎn)賬或現(xiàn)金方式發(fā)放給員工。同時，將報銷單歸檔并保管相應(yīng)的報銷記錄。六、違規(guī)處理6.1若員工自身或在出差過程中存在虛報費用、濫用費用、涂改憑證等違規(guī)行為，將被視為嚴(yán)重違紀(jì)行為，公司將采取相應(yīng)的紀(jì)律處分措施，包含但不限于警告、行政處分、經(jīng)濟(jì)懲罰等。6.2若員工發(fā)現(xiàn)他人在出差報銷過程中存在上述違規(guī)行為，應(yīng)樂觀向公司相關(guān)部門舉報，并供應(yīng)可信的證據(jù)進(jìn)行支持。公司將對舉報內(nèi)容進(jìn)行核實，如屬實將予以嘉獎。七、附則7.1本制度自正式發(fā)布之日起生效，并對公司全體員工具有管束力。7.2上級主管有權(quán)對本制度進(jìn)行解釋，并依據(jù)公司最終需要進(jìn)行必需的調(diào)整和修改，調(diào)整和修改后的制度應(yīng)重新發(fā)布。7.3本制度相關(guān)事宜（如報銷單、憑證要求、費用標(biāo)準(zhǔn)等）的具體操作細(xì)則由財務(wù)部門另行訂立并發(fā)布。7.