青島市照片歸檔與管理規(guī)范解釋

青島市照片

歸檔與管理規(guī)范解釋一、歷年進(jìn)館照片檔案存在問題二、照片檔案管理規(guī)范解釋一、歷年進(jìn)館照片檔案存在問題依據(jù)：關(guān)于印發(fā)《青島市照片歸檔與管理規(guī)范》（青檔字[2005]14號(hào)）

*存在問題：1、題名A、題名要完整，不能出現(xiàn)如“公司大門”，“職代會(huì)照片”等。題名要體現(xiàn)出具體時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物等要素。B、題名中的時(shí)間不可只體現(xiàn)月和日，要有年度。如：“3月2日，**領(lǐng)導(dǎo)來我公司參觀”。C、題名中涉及到重要人物時(shí)，人名要全稱，不能出現(xiàn)“王總，徐總”等字樣。如,2002年1月12日，***公司在黃海飯店召開檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)，圖為大會(huì)主席臺(tái)，左起，徐總、王總、劉書記。應(yīng)改為：2002年1月12日，***公司在黃海飯店召開檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)，圖為大會(huì)主席臺(tái)，左起，(總經(jīng)理)徐**、(副經(jīng)理)王**、(書記)劉**。2、責(zé)任者：責(zé)任者要用規(guī)范名稱，不能出現(xiàn)如“辦公室、宣傳處，技術(shù)處”等名稱。3、照片掃描（相關(guān)要求請(qǐng)參照《青島市企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》）A、掃描的照片一定要去白邊。B、掃描的照片必須大于600dpi，不能在照片上加說明文件，只要單純的照片，不能把說明一起掃描。4、照片的選擇A、如果是關(guān)于會(huì)議的照片，要選擇帶橫幅的，要體現(xiàn)出地點(diǎn)、事件、主要人物等主要信息，拍攝人和拍攝時(shí)間要完備B、照片命名一定要按《規(guī)范》中的規(guī)定命名

SP2006100001C、如果一個(gè)事件有N張照片，一定是一張照片一個(gè)檔號(hào)/題名。不能建立一個(gè)文件夾把這些照片放里面，只給一個(gè)檔號(hào)。例如：會(huì)議開幕式有三張照片，分別是一張帶橫幅的全景，另兩張分別是兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)講話，三個(gè)題名分別是“二OO二年四月十六青島市企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)場觀摩會(huì)在青島黃海橡膠集團(tuán)召開，圖為觀摩會(huì)的開幕儀式”，“二OO二年四月十六青島市企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)場觀摩會(huì)在青島黃海橡膠集團(tuán)召開，圖為青島黃海橡膠集團(tuán)黨委書記***在講話”?！岸﨩O二年四月十六青島市企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)場觀摩會(huì)在青島黃海橡膠集團(tuán)召開，圖為青島市檔案局局長***在講話。”三張照片的時(shí)間地點(diǎn)事件都要寫清楚5、存儲(chǔ)照片的光盤應(yīng)該包括三部分內(nèi)容(光盤劃分)A、readme.txt要完整填寫說明文件的內(nèi)容全宗號(hào)，按照《關(guān)于公布青島市檔案館第二批接收檔案單位和檔案門類的通知》（青檔字〔2005〕74號(hào)）中的要求填寫，未給定全宗號(hào)的，該項(xiàng)可暫空。

年度項(xiàng)，如果是歷史以來的照片，此項(xiàng)可以填寫起止年度。套別分別填寫A和BB、data(文件夾)照片檔案的檔號(hào)的編寫要嚴(yán)格按照《規(guī)范》中所要求的格式編寫一個(gè)年度同一保管期限內(nèi)一個(gè)流水號(hào)6、光盤封面的填寫指的是光盤內(nèi)電子文件的門類，而不是光盤本身的門類檔號(hào)：369GP.SP-26應(yīng)該與盤面內(nèi)容一致00026用數(shù)字代替不用漢字表示，1代表長久注：上報(bào)的光盤要一式兩套(AB)本單位保存要一式三套(ABC)VCD、DVD光盤應(yīng)標(biāo)注為VCD或DVD，CD光盤應(yīng)標(biāo)注為CD-DA，用CD-R光盤刻錄的各種電子文件應(yīng)標(biāo)注為ISO9660/Joliet

二六脊背用大寫漢字表示注：光盤表面要用專用筆寫上光盤檔號(hào)369GP.SP-267、照片名不規(guī)范。如“SP20061000013月1日，我院邀請(qǐng)社會(huì)各界專家召開“‘十一五’發(fā)展規(guī)劃論證會(huì)”8、光盤封面用藍(lán)色硬紙制作，必須與光盤盒本身的尺寸一致，不能有大有小影響美觀9、盤面上不能貼透明膠布等10、光盤脊背要用大寫漢字表示11、光盤面要用專用筆寫上光盤檔號(hào)如：369GP.SP-26，有的單位寫上單位名稱、事由等情況都是不允許的12、照片檔案進(jìn)館要求AB兩套，兩張光盤除了套別和說明文件有所改動(dòng)，其它項(xiàng)目一致13、關(guān)于“盤號(hào)”進(jìn)館照片光盤封面和脊背上的“盤號(hào)”，應(yīng)該按進(jìn)館的盤號(hào)為準(zhǔn)。如：2006年進(jìn)館一個(gè)光盤，盤號(hào)為00001，2007年進(jìn)館兩個(gè)光盤，其盤號(hào)應(yīng)該是00002和00003，2008年從00004開始。*14、往年沒有進(jìn)館的單位，今年8.20前必須將歷年具有重要價(jià)值的照片全部制作成光盤進(jìn)館歷年照片檔案檔案進(jìn)館情況網(wǎng)上年檢單位編號(hào)全宗號(hào)單位名稱06年進(jìn)館情況07年進(jìn)館情況08年進(jìn)館盒號(hào)備注1359青島港（集團(tuán)）有限公司12367青島市市政工程集團(tuán)有限公司VV33380青島市紡織總公司14351青島益青國有資產(chǎn)控股公司15青島飲料集團(tuán)有限公司16365青島建設(shè)集團(tuán)公司VV37382青島市房產(chǎn)置業(yè)集團(tuán)有限公司VV38352青島市機(jī)械工業(yè)總公司19370青島市城市建設(shè)綜合開發(fā)總公司V210353青島海灣集團(tuán)1網(wǎng)上年檢單位編號(hào)全宗號(hào)單位名稱06年進(jìn)館情況07年進(jìn)館情況08年進(jìn)館盒號(hào)備注11387青島市二輕總公司V212383青島交運(yùn)集團(tuán)公司V213360海爾集團(tuán)公司VV314361青島啤酒股份有限公司VV315363青島鋼鐵控股集團(tuán)有限責(zé)任公司VV316362海信集團(tuán)有限公司VV317364青島澳柯瑪集團(tuán)總公司V218369雙星集團(tuán)有限責(zé)任公司V219355青島中泰集團(tuán)有限責(zé)任公司V221368青島黃海橡膠集團(tuán)有限責(zé)任公司V222354青島海珊服裝服飾集團(tuán)有限公司1注：去年有些單位進(jìn)館的照片不符合要求，今年進(jìn)館時(shí)應(yīng)該補(bǔ)上07年度的照片檔案。網(wǎng)上年檢單位編號(hào)全宗號(hào)單位名稱06年進(jìn)館情況07年進(jìn)館情況08年進(jìn)館盒號(hào)備注23391青島國信實(shí)業(yè)有限公司V224390青島開發(fā)投資有限公司125389青島市企業(yè)發(fā)展投資公司V226388青島（香港）華青發(fā)展有限公司VV327366青島流亭國際機(jī)場V228392青島弘信公司129386青島益佳集團(tuán)V230384紅星化工集團(tuán)V231385青島公交公司V232青島市高級(jí)技工學(xué)校133393青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院V234山東黃島發(fā)電廠1題名應(yīng)為：圖為1980年＊＊＊公司位于長江東路的公司大門照片A4紙張29.7*21五寸照片12.7*8.92007年2月7日，青島港集團(tuán)舉辦重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案整理協(xié)調(diào)會(huì)。右一，青島市檔案局＊＊＊，右二，青島港集團(tuán)檔案室＊＊＊。

二、照片檔案管理規(guī)范解釋<一>范圍

本規(guī)范規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的照片的歸檔、整理、保管的原則和方法。本規(guī)范適用于青島市機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體和其他社會(huì)組織；各區(qū)市檔案館參照?qǐng)?zhí)行。<二>定義

照片檔案：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案底片照片說明紙質(zhì)照片數(shù)碼照片<三>歸檔1范圍

本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)人及全體職工的照片。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)著名人物來本單位檢查、視察、指導(dǎo)工作的照片。本單位召開的各種會(huì)議（包括工作會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、表彰會(huì)議、代表會(huì)議）的照片。本單位各種工作成果的照片。本單位宣傳報(bào)道工作的照片。本單位外事活動(dòng)的照片。本單位發(fā)生的各種重大事件、事故的照片。本單位在職能活動(dòng)中主辦或承辦的重大活動(dòng)的照片。本單位獲得的各種榮譽(yù)（如獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯等）、禮品、紀(jì)念品、宣傳品的照片。本單位的產(chǎn)品、設(shè)備儀器照片。記錄本單位建設(shè)發(fā)展史的照片。本單位組織或參加的其它重要活動(dòng)的照片。2時(shí)間<三>歸檔對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，攝影者或承辦部門按規(guī)范要求進(jìn)行收集、整理，自形成之日起一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交，并辦理移交手續(xù)<三>歸檔3要求①對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有②對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁③照片的說明要充分體現(xiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者等六要素，確切地反映照片的內(nèi)容時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；人物：照片影像上主要人物的姓名、職務(wù)、在照片中所處的位置；事由：照片影像所反映事件、事物的情由；背景：對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景；攝影者：照片的拍攝人。④照片形成部門歸檔時(shí)應(yīng)與檔案部門辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交（接收）登記表》。登記表一式兩份，交接雙方各保存一份檔案移交（接收）登記表序號(hào)題名年度移交接收日期文號(hào)或圖號(hào)頁數(shù)保管期限備注移交人簽名:

移交人簽名：

⑤使用膠片相機(jī)拍攝的照片，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)掃描后將數(shù)碼照片、紙質(zhì)照片、底片一并歸檔；使用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，反映重要內(nèi)容的應(yīng)沖洗紙質(zhì)照片，與數(shù)碼照片一并歸檔，反映一般內(nèi)容的，可只歸檔數(shù)碼照片⑥數(shù)碼照片歸檔時(shí)應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為JPEG格式

⑦用數(shù)碼相機(jī)直接拍攝的數(shù)碼照片，其像素?cái)?shù)應(yīng)在300萬以上，用掃描儀對(duì)紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率應(yīng)不低于600dpi。⑧大幅照片掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)照片大小合理分割掃描，掃描時(shí)相鄰部分應(yīng)至少重合10mm。⑨歸檔的紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片、底片影像應(yīng)一致。照片掃描的技術(shù)要求

①照片檔案數(shù)字化采用掃描方式進(jìn)行。②彩色照片掃描類型采用“彩色”模式；黑白照片掃描類型采用“灰度”模式。

③掃描后的照片建議采用JPEG格式

④掃描圖像縮放比應(yīng)為100％

⑤對(duì)于所掃描的照片，以常見5寸照片大?。?2.5cm*8.5cm）為參照，統(tǒng)一采用600pdi;對(duì)于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相應(yīng)調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對(duì)于一些涉及重要?dú)v史事件和任務(wù)的照片，其掃描精度可在以上基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。存檔的重要的照片要用600dpi供網(wǎng)上查詢利用的照片用72dpi

照片掃描的技術(shù)要求

強(qiáng)調(diào)幾個(gè)問題:

新形成的照片檔案，按照青檔字[2005]14號(hào)關(guān)于印發(fā)《青島市照片歸檔與管理規(guī)范》的通知整理。之一：強(qiáng)調(diào)幾個(gè)問題:

之二：已整理好的照片檔案保留原整理辦法不變，只對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化后做為電子文件刻錄光盤存儲(chǔ)。

光盤編號(hào)GP.SX1-00006：其中SX1是照片檔案的類目號(hào)

00006指照片檔案的第六張盤強(qiáng)調(diào)幾個(gè)問題:

之三：數(shù)碼相機(jī)形成的數(shù)碼照片只需擇其重要的沖洗。

照片檔案的畫面內(nèi)容應(yīng)在題名中概括，不要在備注項(xiàng)中填寫過多的事項(xiàng)。強(qiáng)調(diào)幾個(gè)問題:

之四：<四>整理

原則：·有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系·有利于保管·有利于提供利用1數(shù)碼照片的整理<四>整理

·分類

數(shù)碼照片采用年度分類法，將數(shù)碼照片按其形成年度分類。

跨年度且不可分的照片，應(yīng)按事件結(jié)束年度歸檔?！づ帕?/p>

數(shù)碼照片應(yīng)按時(shí)間結(jié)合事由或事由結(jié)合時(shí)間順序排列。不同事由的照片按時(shí)間順序排列，同一事由的數(shù)碼照片應(yīng)按時(shí)間或重要程度排列在一起。<四>整理

·編號(hào)數(shù)碼照片號(hào)是固定和反映每張數(shù)碼照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼。數(shù)碼照片號(hào)格式為：全宗號(hào)—門類（類目）—年度—保管期限—張?zhí)?。全宗?hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。未給定全宗號(hào)的，該項(xiàng)可暫空。門類（類目）：指數(shù)碼照片的代號(hào)。用SP表示。年度：數(shù)碼照片所屬年度。保管期限：照片保管期限是按照片價(jià)值劃定的保存年限。分為長久和定期兩種。分別用”1”和”2”表示。張?zhí)枺褐冈谕槐９芷谙迌?nèi)按照片的排列從“1”開始的順序編號(hào)。1數(shù)碼照片的整理<四>整理

1數(shù)碼照片的整理·文件命名數(shù)碼照片文件名應(yīng)為：

門類（類目）—年度—保管期限—張?zhí)?。?

張?zhí)栍梦逦话⒗當(dāng)?shù)字，位數(shù)不足的在前補(bǔ)“0”?！癝P2005100001.Jpg”<四>整理

1數(shù)碼照片的整理應(yīng)采用只讀光盤作為數(shù)碼照片的保存載體一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)存儲(chǔ)至一張或多張光盤中幾個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲(chǔ)在一張光盤中刻制光盤時(shí)應(yīng)選擇“一次性寫入”方式·存儲(chǔ)<四>整理

1數(shù)碼照片的整理存儲(chǔ)數(shù)碼照片光盤背面應(yīng)注明光盤的全宗號(hào)、門類（類目）、年度、盤號(hào)，格式為：全宗號(hào)—門類（類目）—年度—保管期限—盤號(hào)如:00369SP2006100001(易于照片號(hào)混淆)盤號(hào)：指在同一全宗內(nèi)光盤的順序編號(hào)。全宗號(hào)、盤號(hào)用五位阿拉伯?dāng)?shù)字，位數(shù)不足的在前補(bǔ)“0”。書寫時(shí)應(yīng)使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標(biāo)記。注:企事業(yè)與電子文件管理規(guī)范保持一致<四>整理

1數(shù)碼照片的整理每張光盤的根目錄下應(yīng)有說明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。結(jié)構(gòu)如下:

根目錄說明文件數(shù)碼照片子目錄一張數(shù)碼照片著錄文件說明文件文件內(nèi)容：有關(guān)本存儲(chǔ)載體的各種信息。應(yīng)包括全宗號(hào)、門類（類目）、年度、保管期限、盤號(hào)、全宗名稱、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等。文件格式：說明文件為字符文件。每行的左邊為標(biāo)題，右邊為說明內(nèi)容，中間用冒號(hào)分開。字符代碼應(yīng)符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的規(guī)定。著錄文件文件內(nèi)容：數(shù)碼照片盤內(nèi)目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成。文件格式：XML文件。數(shù)碼照片子目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過整理后的數(shù)碼照片。

README.TXTDESCRIPT.XMLDATASP2005100001注:如果沒有軟件,應(yīng)手工建立<四>整理

1數(shù)碼照片的整理刻錄光盤應(yīng)一式四套，套別分別為A、B、C，

A封存

B利用

C異地保存B套刻錄兩份，A套、B套進(jìn)館保存。暫不進(jìn)館單位可保存三套<四>整理

1數(shù)碼照片的整理<四>整理

1數(shù)碼照片的整理·編目光盤封面分正面和背面光盤封面應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫檔號(hào)：369GP.SP-26指光盤內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月,而非形成此光盤的年月<四>整理

1數(shù)碼照片的整理<四>整理

1數(shù)碼照片的整理·編目文件目錄數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認(rèn)定的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄的編制、管理序號(hào)類目年度保管期限張?zhí)栴}名拍攝時(shí)間光盤號(hào)備注1SP2006長久00001***單位中層干部培訓(xùn)班開幕式20060123369GP.SP-122SP2006長久00002**領(lǐng)導(dǎo)來**公司參觀學(xué)習(xí)并講話20060212369GP.SP-12照片檔案分類目錄全宗號(hào)00369<四>整理

2紙質(zhì)照片的整理·

編號(hào)紙質(zhì)照片號(hào)格式：全宗號(hào)—門類（類目）—年度—保管期限代碼—張?zhí)?。全宗?hào)：同上門類（類目）：用ZP表示年度：同上保管期限：同上張?zhí)枺和侠?ZP2006100001<四>整理

·紙質(zhì)照片號(hào)的填寫紙質(zhì)照片號(hào)應(yīng)使用專用光盤標(biāo)記筆，橫排編寫在紙質(zhì)照片的背面右下方

2紙質(zhì)照片的整理<四>整理

·照片袋的標(biāo)注紙質(zhì)照片放入照片袋內(nèi)保管，一張一袋。照片袋規(guī)格為：13cm×18cm。照片袋項(xiàng)目填寫時(shí)應(yīng)使用專用光盤標(biāo)記筆或打印。紙質(zhì)照片號(hào)：拍攝時(shí)間：題名：參見號(hào)：與該張紙質(zhì)照片相對(duì)應(yīng)的數(shù)碼照片編號(hào)。編號(hào)格式為：全宗號(hào)—門類（類目）—年度—保管期限—張?zhí)?。攝影者：照片的拍攝人。紙質(zhì)照片號(hào)ZP2006100012拍攝時(shí)間題名

張?zhí)柌⒉粫?huì)一致參見號(hào)SP2006100066攝影者2紙質(zhì)照片的整理現(xiàn)階段要求紙質(zhì)照片一定要掃描成數(shù)碼照片,但數(shù)碼照片只需要選擇重要的沖洗.各單位在建立機(jī)檢目錄時(shí),只需要錄入數(shù)碼照片的目錄,在參見號(hào)中備出紙質(zhì)照片號(hào).<四>整理

2紙質(zhì)照片的整理·紙質(zhì)照片裝盒紙質(zhì)照片應(yīng)按張?zhí)栱樞蜓b入照片盒，并填寫備考表、照片盒脊項(xiàng)目。

不同保管期限的照片不應(yīng)裝入同一個(gè)盒內(nèi),可以跨年度全宗號(hào)、年度（號(hào)）、保管期限（號(hào)）、起止張?zhí)栍冒⒗當(dāng)?shù)字填寫全宗號(hào)369類目號(hào)ZP年度號(hào)20062007保管期限號(hào)1起止張?zhí)?lt;四>整理

2紙質(zhì)照片的整理備考表本盒情況說明：

整理人：檢查人：整理時(shí)間：備考表應(yīng)放在盒內(nèi)最后位置。本盒情況說明填寫盒內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。對(duì)照片裝盒以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。紙質(zhì)照片盒的排列紙質(zhì)照片盒應(yīng)按照全宗號(hào)、年度、保管期限、張?zhí)柕捻樞蚺帕?，上架保?lt;四>整理

2紙質(zhì)照片的整理<四>整理

3底片的整理底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。底片袋應(yīng)裝入相應(yīng)照片袋內(nèi)。底片袋右下角編寫底片編號(hào)