企業(yè)秘書辦公禮儀談分析研究 文秘學專業(yè)

目錄引言一、企業(yè)秘書辦公禮儀的基本點……….（一）企業(yè)辦公室形象禮儀……（二）企業(yè)秘書辦公形象禮儀………………二、企業(yè)秘書辦公室工作禮儀………….（一）日常事務管理中的接待禮儀………………（二）日常事務管理中的會客禮儀……………..（三）企業(yè)秘書的辦公會議禮儀………………（四）企業(yè)秘書的辦公文書禮儀………………..三、企業(yè)秘書辦公交際禮儀…………………（一）與上級相處的禮儀…………..（二）與同事相處的禮儀……………（三）與下級相處的禮儀…………結束語……………參考文獻企業(yè)秘書辦公禮儀談摘要：企業(yè)文秘的角色在辦公室工作中有著重要的位置，它是辦公室的形象代表。秘書因其職責要求決定了他們必須嚴格遵循辦公室禮儀去規(guī)范自身行為及服務他人行為。本文就企業(yè)秘書辦公禮儀問題展開論述，試圖從企業(yè)秘書辦公禮儀的辦公室形象禮儀和秘書辦公形象禮儀作為基本點，引述企業(yè)秘書辦公室工作禮儀，從日常事務管理中的接待禮儀、日常事務管理中的會客禮儀、企業(yè)秘書的辦公會議禮儀、企業(yè)秘書的辦公文書禮儀四方面進行談論。最后從辦公室的辦公質量角度提出企業(yè)秘書辦公交際禮儀，分別從與上級相處的禮儀、與同事相處的禮儀、與下級相處的禮儀三方面強調建立和諧辦公制度、和諧環(huán)境、和諧相處，應加強企業(yè)秘書辦公禮儀的修煉。要想成為一個好的企業(yè)秘書，本論文值得你讀一下。關鍵詞：企業(yè)秘書辦公禮儀Abstract：Theroleofcorporatesecretaryintheofficehasanimportantposition,itistherepresentativesoftheOfficeoftheimage.Secretarywhosedutiesrequirethattheymuststrictlyfollowofficeetiquettetoregulatetheirownbehaviorandthebehaviorofothers.Thispaperdiscussesthecorporatesecretaryofficeetiquetteproblem,tryingtoimagefromtheimageofetiquette,andsecretarialofficeofcorporatesecretaryofficeetiquetteofficeetiquetteasthebasicpoint,citingtheCorporateOfficeoftheSecretaryofetiquette,receptionetiquette,fromthedailyaffairsinthedailyaffairsparloretiquette,corporatesecretary,officemeetingetiquette,theenterpriseSecretarialandofficeclericaletiquettetotalkabout.Finally,thequalitypointofviewfromtheofficeofofficeEnterpriseSecretarialandOfficeCommunicationetiquette,frometiquettetogetalongwithsuperiors,colleagues,etiquette,andlowercoexistenceetiquettethreeemphasisonbuildingaharmoniousofficesystem,harmoniousenvironment,inharmony,shouldstrengthenenterprisethepracticeoftheSecretaryofofficeetiquette.Tobecomeagoodcorporatesecretary,thepaperisworthtoyoutoread.Keywords:EnterpriseSecretaryOfficeetiquette引言禮儀是人類文明的一個重要組成部分，已成為人們社會生活中不可或缺的內容?！岸Y者，敬人也”，“禮”是尊重人的道德要求；“儀”是人際交往的基本技巧、具體做法。禮儀就是指人們在各種社會交往中，用以美化自身，敬重他人的約定俗成的行為規(guī)范和程序。作為企業(yè)秘書有不同類型，如企業(yè)行政秘書、企業(yè)商務秘書等，他們在辦公時間，都要遵循一定的禮儀規(guī)范開展辦公室工作。筆者就這一主題進行有益探討，敬請指教。一、企業(yè)辦公室形象禮儀（一）企業(yè)辦公室環(huán)境禮儀企業(yè)辦公室講究布置及禮儀原則。企業(yè)秘書在辦公時，不僅自己需要一個整潔、舒適、安謐的辦公環(huán)境，而對不同的來訪者，也希望走進一個有條不紊、協調、舒適的辦公環(huán)境。企業(yè)辦公室體現出自尊及尊重他人的禮儀環(huán)境。其布置：如使用同樣大小桌子，可增進美觀，并促進文員相互平等感；又如辦公室在光線、通風、溝通、監(jiān)督等方面有所追求，可以調整大家的工作情緒。其原則：一是有利于溝通；二是便于監(jiān)督；三是協調、舒適。（二）企業(yè)秘書辦公形象禮儀1．秘書辦公禮儀形象的重要性。代表了這個企業(yè)的形象，是公司和主管的門面，所以要想做好一個理想中的好秘書的第一個必備條件就是有一個良好的“主觀形象”?？偟膩碚f，秘書的外在形象應該具有專業(yè)但保守的穿著，以及優(yōu)雅的舉止和端莊的態(tài)度。外表是讓內在得以與外界進行溝通的橋梁，唯有恰如其分的外表才能準確無誤地將內在的信息傳遞出去。秘書的內在很專業(yè)，但如果外表不夠專業(yè)或者對外表毫不在意，都會直接影響到別人對秘書能力的肯定。因為人們會直覺地感到：一個穿著邋遢、搭配單調、對自己的體形有哪些特點都不了解的，甚至穿衣都不分場合的人，很難讓人相信這個人很有才干。更甚至美國的一項調查顯示，大部分的主管認為，服裝得體者將比服裝不得體者獲得更多的遷升機會；同時，超過半數以上的主管不會告訴下屬，沒有得到遷升機會是因為他們的外表不夠得體的緣故?，F代社會競爭激烈，秘書想要在職場上脫穎而出，得到主管的重視，給別人的第一印象非常重要。第一印象中最先入眼的是儀容儀態(tài)。文秘穿著要注意五大要點：一是保持大眾化，不能趕時髦，不能標新立異，要合乎自然。二是小心首飾的副作用。三是別忽視鞋襪的“配套作用”。四是要穿得符合公司實力。五是不要比你的領導穿得更好。2．秘書辦公禮儀對形象的要求秘書在辦公室工作，服飾要與之協調，以體現穩(wěn)重、大方、干練的秘書形象。儀表儀容方面具體要求：其1.男士的頭發(fā)應保持短發(fā)，做到前不覆額，側不蓋耳，后不及領。女士可選擇齊耳的直發(fā)式或留稍長微曲的長發(fā)，頭發(fā)不應遮住臉部，前面留海兒不要過低。其2.女性員工化妝要給人以清潔健康的形象，不能濃妝艷抹，避免使用氣味濃烈的化妝品。其3.上班時穿企業(yè)規(guī)定的職業(yè)服裝。不能穿背心、短褲、運動服，女秘書在辦公室不得穿著超短裙，不得穿著薄、透、露的服裝，配戴的首飾也不宜過多。鞋子應保持清潔，不要穿拖鞋、戴釘子的鞋。出席正式場合時，如重要會議，談判，簽約等，一定要穿著正裝，遵守商務社交場合的儀容、儀表規(guī)范。儀態(tài)方面具體要求：企業(yè)秘書應保持優(yōu)雅的姿勢和動作，言行舉止要符合規(guī)范。其1.保持良好的站姿：兩腳腳跟著地，腰背挺直，兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳之間，雙臂自然下垂置于身體兩側。男士站立時，可將雙手在后腰處交叉搭放；女士可將雙手在體前相搭，放在小腹位置。在正式場合，或在客戶、上級、長輩面前，不得把手交叉抱在胸前。其2.保持端正的坐姿：坐下后，應盡量坐端正，把雙腿平行放好。如果要移動椅子的位置，應先把椅子移動到位，然后再坐。其3.相互致意：在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，“您好”、“早安”、“再會”之類的問候語要經常使用，不厭其煩。與同事相遇應點頭表示致意；對于上司，態(tài)度要禮貌周到，應稱其頭銜，以示尊重。其4.在辦公室里，無論是打電話還是與同事討論問題，一定要注意控制聲音，不能忘乎所以。較大范圍的討論應該選擇在會議室進行。其5.出入房間：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應答后再進入。進入后，回手關門，不能大力、粗暴。進入房間后，如果對方在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看準機會，并表示歉意。其6.遞交物品：如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去；如果是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接；如果是刀子或剪刀等利器，應把刀尖對著自己。其7.在公共區(qū)域行走：在通道和走廊里要放輕腳步，不能一邊走一邊大聲說話，更不能唱歌或吹口哨。在通道或走廊遇到領導或客戶時要禮讓，不能搶行。其8.保持良好情緒。不要把各種情緒帶到辦公室里，尤其是情緒不好時，會影響工作效率，甚至與別人發(fā)生沖突的。如果你控制不住自己的情緒，做個深呼吸或做些其他放松的事情。二、企業(yè)秘書辦公室工作禮儀（一）日常事務管理中的接待禮儀屬秘書人員的工作范圍，秘書人員在從事日常接待工作時，首先要掌握來訪者的基本情況，以確定是上級、下級、同級來訪，他們的基本情況和資料，如來訪者姓名、年齡與職務、來訪人數、其實力情況、專業(yè)背景、國別和宗教信仰情況、以此確定接待禮儀規(guī)格、接待內容等事宜。秘書人員要掌握一般的禮儀接待工作程序：接受任務；制定接待方案：根據客人的來訪目的，活動時間的長短、領導批示和要求，由秘書人員會同相關業(yè)務部門擬定接待方案，然后報分管領導或主要負責同志審閱。在迎接時，一般應根據來賓身份、職務、來訪目的等因素綜合考慮，安排相應領導，部門領導或有相應職務的人員迎接。接待工作人員應該準確掌握來賓所乘交通工具的航班號、車次、路線及抵達時間，做好迎接準備。宴請安排是一個非常重要的環(huán)節(jié)，包括宴請地點的選擇、宴請的規(guī)格、宴請的特色、宴請菜肴的選擇、宴請的陪同人員、宴請的座次安排、宴請場所的布置、宴請的程序等一系列細節(jié)問題，這些都直接關系到接待的規(guī)格和質量。（二）日常事務管理中的會客禮儀會面，通常是指在較為正式的場合與別人相見。在日常工作中，秘書往往需要會見各式各樣的客人。在會見他人時，尤其是當秘書的身份在工作崗位上會見正式來訪的客人時，既要對對方熱情、友好，又要講究基本的會面禮節(jié)。其1.稱呼。一般是指人們在交往應酬中彼此之間所采用的稱謂語。選擇正確的、適當的稱呼，既反映著自身的教養(yǎng)，又體現著對他人的重視程度，有時甚至還體現著雙方關系所發(fā)展到的具體程度。在人際交往中，尤其是在對外界的交往中，稱呼行政職務最為常用；對于具有技術職稱者，特別是具有高、中級技術職稱者，在工作中可直稱其技術職稱，以示對其敬意有加；為泛尊稱，通常適用于各類被稱呼者。諸如“同志”、“先生”等，都屬于通行尊稱。其2.問候。亦稱問好、打招呼。一般而言，它是人們與他人相見時以語言向對方進行致意的一種方式。通常認為，一個人在接觸他人時，假定不主動問候對方，或者對對方的問候不予以回應，便是十分失禮的。在正式會面時，賓主之間的問候，在具體的次序上有一定的講究。一個人問候另一個人。一個人與另外一個人之間的問候，通常應為“位低者先行”；一個人問候多人，既可以籠統地加以問候，也可以逐個加以問候。當一個人逐一問候許多人時，既可以由“尊”而“卑”、由長而幼地依次而行，也可以由近而遠地依次而行。問候是敬意的一種表現。當問候他人時，在具體態(tài)度上需要注意：主動，問候他人，應該積極、主動；熱情，在問候他人時，通常應表現得熱情而友好；自然，問候他人時的主動、熱情的態(tài)度，必須表現得自然而大方。其3.介紹。在人際交往中，特別是指人與人之間的初次交往中，介紹是一種最基本、最常規(guī)的溝通方式，同時也是人與人之間相互溝通的出發(fā)點。介紹自己內容要真實，實事求是，真實無欺；當有意識地抓住重點，言簡意賅；分為僅包含姓名職位的應酬型的自我介紹和包含全部信息的正式介紹。介紹他人標準的做法，是“尊者居后”。介紹女士與男士相識時，應當先介紹男士，后介紹女士；介紹長輩與晚輩相識時，應當先介紹晚輩，后介紹長輩；介紹外人與家人相識時，應當先介紹家人，后介紹外人；介紹客人與主人相識時，應當先介紹主人，后介紹客人；介紹上司與下級相識時，應當先介紹下級，后介紹上司。（三）企業(yè)秘書的辦公會議禮儀每個組織單位在經營管理活動中，不可避免地要開會，企業(yè)秘書在主持召開辦公會議中。有各種會而議之的形式，但都是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的有組織有計劃的商議活動。會議是解決問題的手段之一，是領導工作的一種重要方式。作為文秘工作人員，認真負責地做好會議的準備工作，是開好會議的基本保證。安排會議的禮儀服務，秘書要起碼掌握1.會議通用禮儀。如：會議文書禮儀（發(fā)請柬、邀請涵）、迎送禮儀、參會禮儀、服務禮儀（簽到、引領、食宿等））2.組織會議的禮儀。秘書要把握好與會者禮儀、主持人的禮儀、發(fā)言人禮儀、

主席團成員禮儀、

會議嘉賓禮儀、會議代表禮儀。3.理解安排會議禮儀服務的要求。一是突出重點；二是盡量滿足合理要求；從小處入手。在其具體工作之中，一定要遵守常規(guī)，講究禮儀，細致嚴謹，作好準備。（四）企業(yè)秘書的辦公文書禮儀企業(yè)秘書在經營管理活動中，必然要有事向上級發(fā)出文書（上行文），如請示、報告等；向下級發(fā)文書（下行文），如批復、通報等；向同級發(fā)文書（平行文），如合同、函等，在擬寫上，語言文字的規(guī)范使用，如在用語到位上何時使用公文專門術語接洽、函達、茲將等，再如屢戰(zhàn)屢敗和屢敗屢戰(zhàn)的用詞，都要慎重為之。數字的正確表達，如內涵表示要清楚準確，阿拉伯數字與漢字數字使用要符合規(guī)定，在模糊語言的使用上，為給執(zhí)行者或事物的發(fā)展留有余地，主體對客體的認識尚處于模糊狀態(tài)，出于表達的需要以簡代繁，使文字簡潔明了。在問題的敘述表達上，等等都講究禮儀規(guī)范。三、企業(yè)秘書辦公交際禮儀（一）與上級相處的禮儀1.尊重上級。要搞好企業(yè)管理，就必須樹立各級領導的權威，確保其有令必行，有禁必止。不能因個人恩怨，有意同上級唱反調，有意損害其威信。有不同意見，可尋找適合的機會與上級交流意見，但不要當面頂撞上級。2.支持上級。只要有利于企業(yè)的發(fā)展，有利于做好工作，就要積極主動地支持上級，配合上級開展工作。上級交辦的工作要認真執(zhí)行，及時匯報工作進度和工作結果。3.關鍵問題多請示。在工作中處理重要問題、需決策的問題、把握不準的問題，要多向領導請示。特別是在與外部聯系的工作中，更要向領導多請示，多匯報。4.理解領導，為領導分憂。在工作中要積極鍛煉自己獨立工作能力，思考問題要全面、細致，把握方向準確，有分寸，才能讓領導省心，領導才敢委以重任。合適地提出獨立的見解，做事能獨擋一面，善于把領導忽略的事情及時提醒，是一個好下屬必備的素質。熟悉自己的業(yè)務，并能主動提出工作改善計劃。（二）與下級相處的禮儀1.“知”?？鬃釉唬骸爸苏咧?，自知者明。”作為上級，更應該如此。知，就是了解，掌握自己的下級。上級要了解下級的性格、特長、愛好、生活狀況等基本情況。2.“禮”。禮，就是禮遇下屬。要尊重下屬。古人云：“敬人者，人恒敬之?！币玫较录壍膿碜o和支持，就必須尊重自己的下級。但作為領導而言，必須擯棄敬上易、敬下難的心理，應該相互尊重。3.要真誠相待。對下級在政治上要支持，工作中要配合，生活上要關心，讓下級有安全感；對自己授權的工作，要敢于為下級負責，敢于為下級承擔責任，給下級改正的機會，讓下級工作有依賴感；對和自己有不同觀點的下級，只要是對工作有利的，要鼓勵下級提出不同意見甚至反面意見；對自己在工作中存在的問題，要正視錯誤，勇敢糾正。4.要處事公平。凡事“不患寡而患不均”，這是下級與上級產生離心力機會最多的環(huán)節(jié)。這就要求上級在處理與下級關系時做到：一視同仁，避免資歷、關系產生的負效應；賞罰公平，使下級處于一種公平的工作競爭環(huán)境中。5.“寬”。寬，寬容。這里的寬容是相對的概念，不是無原則的忍讓。要網開一面。當下級有錯誤時，只要不是原則性的，就應得理讓人，網開一面，給下級以改正的機會和空間。6.要勇于使過。即大膽使用犯錯誤的下級。古人云：“使功不如使過?！鳖I導用人需要雅量，用人的時候，看誰最有能力，誰才是你最需要的人才。（三）與同事相處的禮儀同事是與自己一起工作的人，與同事相處得如何，直接關系到自己的工作、事業(yè)的進步與發(fā)展。如果同事之間關系融洽、和諧，人們就會感到心情愉快，有利于工作的順利進行，從而促進事業(yè)的發(fā)展，反之，同事關系緊張，相互拆臺，經常發(fā)生磨擦，就會影響正常的工作和生活，阻礙事業(yè)的正常發(fā)展。1.尊重同事。相互尊重是處理好任何一種人際關系的基礎，人與人之間處理好關系有三個層次：相互尊重、相互理解、相互欣賞。對于尊重我們一般要講五句話：“尊重上級是一種天職，尊重同事是一種本分，尊重下級是一種美德，尊重客戶是一種常識，尊重所有人是一種教養(yǎng)。所以，處理好同事之間的關系，最重要的是尊重對方。2.真誠合作?！耙粋€好漢三個