某公司采購(gòu)管理制度大全

第1章總則第1條目的為了規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)審批過程，確保采購(gòu)物資符合公司需求和相關(guān)規(guī)范，并為采購(gòu)過程中各項(xiàng)申請(qǐng)和審批工作提供指引，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)申請(qǐng)審批的管理工作。第2章物資請(qǐng)購(gòu)與審核第3條各部門應(yīng)根據(jù)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要編制“采購(gòu)申請(qǐng)單”，提出采購(gòu)申請(qǐng)并交采購(gòu)部。第4條“采購(gòu)申請(qǐng)單”要說明請(qǐng)購(gòu)物資的品名、數(shù)量、需求日期、預(yù)算金額等內(nèi)容。第5條采購(gòu)部應(yīng)對(duì)各部門提交的“采購(gòu)申請(qǐng)單”進(jìn)行初步審核，審核過程中應(yīng)主要分析采購(gòu)需求是否和實(shí)際需求相符，并以企業(yè)采購(gòu)審核管理程序和日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要為依據(jù)。第3章采購(gòu)申請(qǐng)與審批第6條匯總采購(gòu)需求1.采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)匯總各部門的采購(gòu)需求，并編制“采購(gòu)需求匯總表”。2.“采購(gòu)需求匯總表”編制完成后，應(yīng)仔細(xì)核查是否存在缺漏。第7條庫存調(diào)查采購(gòu)需求匯總完畢后，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)現(xiàn)有庫存進(jìn)行核查，了解現(xiàn)有庫存的實(shí)際情況。第8條編制采購(gòu)申請(qǐng)1.采購(gòu)計(jì)劃主管、采購(gòu)專員應(yīng)根據(jù)物資庫存數(shù)量、安全存量等，計(jì)算出實(shí)際需求數(shù)量，并編制采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃以及“采購(gòu)申請(qǐng)表”。2.“采購(gòu)申請(qǐng)表”應(yīng)報(bào)采購(gòu)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。3.一般替代品物資采購(gòu)申請(qǐng)由所需采購(gòu)物資部門的經(jīng)理審批，重要物資或關(guān)鍵物資的替代品采購(gòu)申請(qǐng)由總經(jīng)理審批。若采購(gòu)物資涉及相關(guān)技術(shù)方面的問題，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員參與審批工作。第9條采購(gòu)預(yù)算制定及審批1.采購(gòu)申請(qǐng)通過審批后，采購(gòu)部需要及時(shí)制定采購(gòu)預(yù)算，并報(bào)采購(gòu)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦審批。2.采購(gòu)預(yù)算通過審批后，采購(gòu)部應(yīng)據(jù)此編制采購(gòu)計(jì)劃，并實(shí)施采購(gòu)工作。第4章采購(gòu)實(shí)施及過程事項(xiàng)審批第10條供應(yīng)商開發(fā)1.采購(gòu)預(yù)算通過審批后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)尋找供應(yīng)商。2.如果現(xiàn)有合作供應(yīng)商中沒有能供應(yīng)此種物資的，應(yīng)及時(shí)開發(fā)供應(yīng)商。第11條供應(yīng)商選擇及審批1.采購(gòu)部需從已有供應(yīng)商和新開發(fā)的供應(yīng)商中選擇合適的供貨商。2.選擇好供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)報(bào)采購(gòu)總監(jiān)進(jìn)行審批。第12條采購(gòu)替代品申請(qǐng)及審批1.如果所需物資已找到合適的供應(yīng)商，則應(yīng)及時(shí)安排采購(gòu)工作，確保物資及時(shí)交付。2.如果所需物資因缺斷貨等其他原因暫時(shí)不能采購(gòu)，就需要請(qǐng)購(gòu)部門尋找合適的替代品。3.請(qǐng)購(gòu)部門若同意使用替代品，則應(yīng)向采購(gòu)部重新提交采購(gòu)申請(qǐng)。4.請(qǐng)購(gòu)部門若堅(jiān)持采購(gòu)原物資，則應(yīng)終止本次采購(gòu)工作。第5章附則第13條本制度由采購(gòu)部制定，經(jīng)采購(gòu)總監(jiān)審核后通過。第14條本制度自公布之日起施行。二、采購(gòu)合同執(zhí)行管理制度第1章總則第1條目的為了確保采購(gòu)合同的順利執(zhí)行，降低采購(gòu)合同執(zhí)行過程中發(fā)生的違約事件提升采購(gòu)工作的管理水平，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于采購(gòu)合同的執(zhí)行控制工作。第3條管理職責(zé)1.采購(gòu)部全面負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的執(zhí)行。2.法務(wù)部協(xié)助采購(gòu)部進(jìn)行索賠、糾紛的處理。第2章采購(gòu)訂單編制管理第4條采購(gòu)訂單編制程序1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求和各部門的申請(qǐng)編制采購(gòu)訂單，經(jīng)采購(gòu)總監(jiān)審批后交送供應(yīng)商。2.訂單發(fā)送到供應(yīng)商處后，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商代表進(jìn)行溝通，確認(rèn)其收到采購(gòu)訂單。第5條采購(gòu)訂單內(nèi)容規(guī)范采購(gòu)訂單應(yīng)包括以下四項(xiàng)內(nèi)容。1.采購(gòu)物資的名稱、品種、型號(hào)、規(guī)格。2.訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號(hào)。3.包裝運(yùn)輸說明、到貨地點(diǎn)、隨貨文件和驗(yàn)收方法。4.訂單生效條件和糾紛處理辦法等。第3章訂單執(zhí)行跟蹤管理第6條執(zhí)行訂單跟蹤供應(yīng)商確認(rèn)采購(gòu)訂單后，采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行跟蹤，實(shí)施訂單執(zhí)行過程中的管理監(jiān)控。第7條訂單跟蹤內(nèi)容具體跟蹤事項(xiàng)主要包括以下四個(gè)方面。1.跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)及備貨過程，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋，出現(xiàn)變更時(shí)應(yīng)立即解決并保證準(zhǔn)時(shí)到貨。2.隨時(shí)關(guān)注生產(chǎn)需求變化，如生產(chǎn)急需則應(yīng)立即與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，協(xié)助供應(yīng)商完成緊急供貨；如生產(chǎn)活動(dòng)出現(xiàn)延緩，經(jīng)采購(gòu)總監(jiān)批準(zhǔn)延緩或取消訂單時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)其可承受的延緩時(shí)間或中止訂單操作，并協(xié)商相關(guān)賠償事宜。3.跟蹤庫存狀況，保證庫存水平。出現(xiàn)庫存過高或過低時(shí)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，制定相應(yīng)采購(gòu)方案，保證庫存控制在合理水平。4.跟蹤物資的備貨、裝運(yùn)過程，確保供應(yīng)商發(fā)貨物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量符合要求。第4章采購(gòu)物資驗(yàn)收管理第8條物資驗(yàn)收步驟1.采購(gòu)人員在接收貨物前應(yīng)與供應(yīng)商確認(rèn)交貨與驗(yàn)收時(shí)間，并保證相關(guān)事宜符合合同約定條款。2.交貨驗(yàn)收的地點(diǎn)應(yīng)依照采購(gòu)合同制定地點(diǎn)為主，若預(yù)定地點(diǎn)因故無法進(jìn)行校驗(yàn)，采購(gòu)人員應(yīng)提前通知供應(yīng)商并立即實(shí)施轉(zhuǎn)移辦理，確保在約定時(shí)間實(shí)施驗(yàn)收。第9條物資驗(yàn)收內(nèi)容采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作主要有以下三個(gè)方面的內(nèi)容。1.驗(yàn)收數(shù)量，查驗(yàn)交貨數(shù)量是否與采購(gòu)合同、訂單及運(yùn)送憑單相符，采購(gòu)人員應(yīng)進(jìn)行兩次數(shù)量清點(diǎn)，確保驗(yàn)收工作準(zhǔn)確無誤。2.檢驗(yàn)質(zhì)量，確認(rèn)接收物資與訂購(gòu)物資一致，并檢驗(yàn)其質(zhì)量是否符合采購(gòu)合同約定的質(zhì)量要求，3.檢驗(yàn)單證，即對(duì)供應(yīng)商的供貨清單與承運(yùn)單位的貨運(yùn)清單進(jìn)行檢驗(yàn)。第10條物資驗(yàn)收結(jié)果處理采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對(duì)物資進(jìn)行處理，具體處理辦法如下表所示。物資驗(yàn)收結(jié)果處理說明表處理辦法適用條件具體說明入庫驗(yàn)收合格的物資對(duì)物資進(jìn)行“合格”標(biāo)識(shí)，并交送倉儲(chǔ)部辦理入庫手續(xù)拒收驗(yàn)收結(jié)果不符合合同條款規(guī)定的物資1、

通知供應(yīng)商在限期內(nèi)收回物資2、

若合同約定準(zhǔn)許換貨，則應(yīng)在供應(yīng)商交妥合格品后再發(fā)還補(bǔ)齊物資短損通知供應(yīng)商在限期內(nèi)補(bǔ)齊短損物資索賠物資出現(xiàn)損壞向供應(yīng)商或運(yùn)輸單位索賠

第5章采購(gòu)結(jié)算管理第11條通知結(jié)算采購(gòu)部確認(rèn)物資已驗(yàn)收入庫后，應(yīng)通知財(cái)務(wù)部按照采購(gòu)合同約定的方式進(jìn)行付款。第12條確認(rèn)到賬情況財(cái)務(wù)部完成付款后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確認(rèn)款項(xiàng)到賬情況，執(zhí)行采購(gòu)合同。第6章合同執(zhí)行變更第13條合同變更條件合同執(zhí)行中出現(xiàn)下列情況之一的，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照國(guó)家法律法規(guī)、本企業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同約定與供應(yīng)商代表協(xié)商變更或解除合同。1.由于不可抗力致使合同不能執(zhí)行的。2.對(duì)方在合同約定的期限內(nèi)沒有執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)的。3.由于情況變更，致使本企業(yè)無法按約定執(zhí)行合同或雖能執(zhí)行但會(huì)導(dǎo)致重大損失的。4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形。第14條合同變更處理程序采購(gòu)合同需要變更時(shí)，采購(gòu)部相關(guān)人員應(yīng)會(huì)同法律顧問與合同雙方協(xié)商解決。協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，采購(gòu)部相關(guān)人員協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。第7章合同執(zhí)行紀(jì)律規(guī)范第15條合同法律約束采購(gòu)合同簽訂后即生效，具有法律約束力。采購(gòu)合同執(zhí)行的相關(guān)人員必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助和保密等義務(wù)。第16條執(zhí)行記錄管理在采購(gòu)合同執(zhí)行過程中，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)合同的執(zhí)行情況以臺(tái)賬形式作詳細(xì)全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證。第17條違紀(jì)行為采購(gòu)合同執(zhí)行與管理的相關(guān)人員不得有下列行為，否則將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。1.泄露合同內(nèi)容或私自更改合同內(nèi)容。2.丟失合同。3.參與合同工作時(shí)發(fā)生的嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任、不合規(guī)定的其他行為等。第18條合同執(zhí)行違紀(jì)處理1.合同執(zhí)行過程中，相關(guān)人員違反國(guó)家和本企業(yè)相關(guān)規(guī)定，造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的，本企業(yè)將視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟(jì)處罰。2.違紀(jì)情節(jié)嚴(yán)重、觸犯刑法的，應(yīng)及時(shí)移交司法部門處理，本企業(yè)保留對(duì)責(zé)任人的追索權(quán)。第8章附則第19條本制度由采購(gòu)部制定，經(jīng)總經(jīng)辦審批后通過。第20條本制度自公布之日起實(shí)施。三、采購(gòu)授權(quán)審批制度第1章

總則第1條

目的為明確審批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。第2條

采購(gòu)業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。第3條

嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。1．采購(gòu)員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。2．對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，采購(gòu)員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。第4條

對(duì)于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而給公司造成嚴(yán)重?fù)p失。第2章

采購(gòu)業(yè)務(wù)程序第5條

請(qǐng)購(gòu)使用部門、倉儲(chǔ)部門及其他相關(guān)部門根據(jù)公司采購(gòu)預(yù)算、實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要等提出采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，及時(shí)向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。第6條

審批采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理根據(jù)規(guī)定的職責(zé)權(quán)限和程序?qū)Σ少?gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核審批。1．采購(gòu)預(yù)算內(nèi)采購(gòu)金額在2萬元以內(nèi)的，采購(gòu)部經(jīng)理審批；采購(gòu)金額在2萬～5萬元的，采購(gòu)部經(jīng)理審核，報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；采購(gòu)金額在5萬元（含）以上的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審批。2．超預(yù)算或預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目均由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。3．對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人應(yīng)當(dāng)要求請(qǐng)購(gòu)人員調(diào)整采購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。第7條

采購(gòu)1．采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容，組織采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。2．采購(gòu)員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)，擬定供應(yīng)商名單，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核并提出參考意見后，交總經(jīng)理最終確定合格供應(yīng)商名單。3．采購(gòu)部根據(jù)合格供應(yīng)商名單進(jìn)行采購(gòu)談判，采購(gòu)員擬定采購(gòu)合同后，交采購(gòu)部經(jīng)理審閱，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后簽訂采購(gòu)合同。（1）采購(gòu)計(jì)劃范圍內(nèi)金額在2萬元以下的采購(gòu)合同，需由財(cái)務(wù)部審核后交采購(gòu)部經(jīng)理簽訂采購(gòu)合同即可。（2）采購(gòu)計(jì)劃范圍內(nèi)金額在2萬～5萬元以內(nèi)的采購(gòu)合同，需交財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后授權(quán)采購(gòu)部經(jīng)理簽訂采購(gòu)合同。（3）采購(gòu)計(jì)劃范圍內(nèi)金額在5萬元以上的采購(gòu)合同，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交授權(quán)采購(gòu)部經(jīng)理簽訂采購(gòu)合同。（4）采購(gòu)計(jì)劃外的所有采購(gòu)合同，需由財(cái)務(wù)部核對(duì)后，交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批后授權(quán)采購(gòu)部經(jīng)理簽訂采購(gòu)合同。第8條

驗(yàn)收質(zhì)檢部門根據(jù)公司有關(guān)驗(yàn)收規(guī)定對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行驗(yàn)收并入庫，對(duì)于在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部，采購(gòu)員根據(jù)驗(yàn)收情況進(jìn)行辦理。1．驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的采購(gòu)商品或勞務(wù)數(shù)量不符合公司規(guī)定的情況，采購(gòu)員需提出解決方案，報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批。2．采購(gòu)商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，由采購(gòu)部經(jīng)理組織召開問題解決會(huì)議，邀請(qǐng)質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)等相關(guān)人員參加；采購(gòu)部負(fù)責(zé)編寫《問題解決方案》，經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)處理。第9條

付款1．財(cái)務(wù)部應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核，具體審核采購(gòu)的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實(shí)，手續(xù)是否齊全，計(jì)算是否正確。2．應(yīng)付賬款在2萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批；應(yīng)付賬款在2萬～5萬元的，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在5萬元以上，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批。3．預(yù)付款與定金在1萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批即可；預(yù)付款與定金在1萬～3萬元以內(nèi)的，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；預(yù)付款與定金在3萬元以上的，由總經(jīng)理審批。4．審核無誤后交財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商。第3章

采購(gòu)賬務(wù)處理第10條

財(cái)務(wù)部在采購(gòu)單據(jù)齊全的情況下，按照《會(huì)計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。第11條

將請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單、外購(gòu)物資入庫單、專用發(fā)票以及進(jìn)口物資的報(bào)關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊(cè)，注明索引號(hào)后存檔。第12條

每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬。第13條

對(duì)賬1．財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對(duì)。2．取得供應(yīng)商對(duì)賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。第4章

附則第14條

本制度由采購(gòu)部會(huì)同公司其他有關(guān)部門解釋。第15條

本制度自

年

月

日起開始實(shí)施。第16條

相關(guān)文件表單1．《問題解決方案》。2．《會(huì)計(jì)核算規(guī)定》。四、采購(gòu)信息保密制度第1章總則第1條目的為規(guī)范采購(gòu)專員在采購(gòu)活動(dòng)中的行為，維護(hù)公司的商業(yè)利益，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)相關(guān)信息的保密管理工作。第3條職責(zé)分工1.總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司信息保密的管理工作，制定采購(gòu)信息保密信息，并處理執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.人力資源部負(fù)責(zé)公司全體員工的保密教育和涉密員工的保密管理，以及相關(guān)方面的保密工作指導(dǎo)。3.采購(gòu)部及相關(guān)部門人員執(zhí)行信息保密制度的相關(guān)規(guī)定。第2章采購(gòu)信息密級(jí)分級(jí)第4條信息密級(jí)規(guī)定公司的采購(gòu)信息，根據(jù)保密程度和重要程度的不同可以分為絕密信息、機(jī)密信息、秘密信息和內(nèi)部公開信息四類。第5條絕密信息1.絕密信息是指極為重要的公司核心商業(yè)秘密，如被泄露會(huì)使公司利益遭到特別嚴(yán)重的損失，包括投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件、定標(biāo)文件、合同協(xié)議信息、采購(gòu)數(shù)據(jù)、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等信息。2.絕密信息的閱讀范圍。只有得到涉密信息部門或項(xiàng)目主管書面許可方可根據(jù)工作需要進(jìn)行內(nèi)部加密傳遞，且傳遞范圍僅限于需求部門主管或項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，由部門主管或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行分割、整理后傳達(dá)給本部門的員工。3.審批形式。許可須采用郵件回復(fù)、簽字審批等有文字記載的書面方式進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將此級(jí)別信息對(duì)外發(fā)布的，按泄密處理，責(zé)任人和部門主管負(fù)連帶責(zé)任。4.承擔(dān)責(zé)任。需求部門主管或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)接收到的資料信息的安全性和合理使用負(fù)責(zé)。因本人或本部門人員原因造成資料外泄的，由部門主管首先負(fù)管理責(zé)任，同時(shí)追究直接責(zé)任人的責(zé)任。第6條機(jī)密信息1.機(jī)密信息是指重要的公司秘密，如被泄露會(huì)使公司利益遭受嚴(yán)重?fù)p失，主要包括項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)專項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要、采購(gòu)工作計(jì)劃與總結(jié)、公司采購(gòu)月報(bào)、采購(gòu)合同臺(tái)賬、招標(biāo)文件、供應(yīng)商信息等對(duì)公司經(jīng)營(yíng)有重大商業(yè)價(jià)值的信息。2.機(jī)密信息閱知范圍。各個(gè)部門因工作關(guān)系，經(jīng)部門經(jīng)理審批后可了解相關(guān)信息，但嚴(yán)禁復(fù)制拷貝，需要復(fù)制拷貝前須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。此級(jí)別信息經(jīng)審批后可以在具有相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的經(jīng)理層傳遞，不得發(fā)布給與業(yè)務(wù)無關(guān)的經(jīng)理和普通員工，更不得對(duì)外泄露。第7條秘密信息1.秘密信息是指公司一般商業(yè)秘密，一旦泄露會(huì)使公司的利益遭受損失。主要包括日常的部門內(nèi)部討論、論證結(jié)論、日常采購(gòu)工作信息等。2.秘密信息閱知范圍。此級(jí)別信息由部門經(jīng)理決定發(fā)布范圍，可以在具有相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系的員工間傳遞，但不得發(fā)布給與業(yè)務(wù)無關(guān)的員工，更不得對(duì)外泄露。第8條內(nèi)部公開信息1.內(nèi)部公開信息是指內(nèi)部非保密信息，包括以公司名義發(fā)出的有關(guān)合約采購(gòu)的制度要求、通知通報(bào)、人事任免、采購(gòu)人員名錄、涉及采購(gòu)內(nèi)容的綜合會(huì)議紀(jì)要等信息。2.內(nèi)部公開信息閱知范圍。此級(jí)別信息可以在公司范圍內(nèi)發(fā)布傳遞，但不得對(duì)外公布。第3章采購(gòu)信息分類保密規(guī)定第9條招標(biāo)信息保密規(guī)定1.在招標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)的過程中，除各招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)人員外，其他人無權(quán)查看有關(guān)標(biāo)書等的任何信息，所有與招標(biāo)采購(gòu)工作相關(guān)的人員不得私自向非授權(quán)人員透露投標(biāo)信息。2.在招標(biāo)采購(gòu)過程中，所有與招標(biāo)采購(gòu)工作相關(guān)的人員不得私自向非授權(quán)人透露有關(guān)招標(biāo)采購(gòu)的信息，更不得引導(dǎo)投標(biāo)單位如何中標(biāo)。3.在定標(biāo)過程中，所有與招標(biāo)采購(gòu)工作相關(guān)的人員不得向他人透露意向定標(biāo)供應(yīng)商等的任何定標(biāo)信息。第10條合同信息保密規(guī)定1.合同信息包括合同文本，特別是物資價(jià)格、運(yùn)輸價(jià)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，還包括物資所對(duì)應(yīng)的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.合同價(jià)格信息除采購(gòu)、成本人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人外，其他人無權(quán)查看，如遇特殊情況需報(bào)總經(jīng)理審批。第11條供應(yīng)商信息保密規(guī)定1.供應(yīng)商信息包括供應(yīng)商公司信息、供應(yīng)產(chǎn)品或提供的服務(wù)、聯(lián)系方式、合作情況等信息。2.凡有權(quán)查閱合格和試用供應(yīng)商信息的人員，應(yīng)嚴(yán)守信息，確保不向外傳播；非授權(quán)人如需查閱合格或試用供應(yīng)商的信息，需報(bào)總經(jīng)理審批。第4章采購(gòu)信息保密措施第12條涉密員工管理措施1.采購(gòu)專員在與公司建立勞動(dòng)關(guān)系的同時(shí)，由公司人力資源部代表公司與其簽署保密合同，以此互相監(jiān)督，共同保障公司商業(yè)秘密的安全。2.采購(gòu)專員在日常工作中，除需認(rèn)真履行崗位職責(zé)，服從本部門主管的領(lǐng)導(dǎo)外，還要嚴(yán)格按相關(guān)保密要求做好公司秘密的保守和保護(hù)工作，并接受相關(guān)保密管理部門的工作指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查。3.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)與本部門管理職能相關(guān)的涉密人員進(jìn)行保密檢查，原則上每年不少于兩次，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)給予指導(dǎo)、指正，落實(shí)整改措施，并及時(shí)總結(jié)和推廣涉密員工在保密工作中好的做法和經(jīng)驗(yàn)。檢查結(jié)果應(yīng)向涉密員工所在部門的主管反饋，納入該員工月度、年度的崗位和績(jī)效考核中，作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)之一。4.對(duì)新安排至采購(gòu)崗位的涉密員工，人力資源部除進(jìn)行常規(guī)的入職教育外，應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部主管共同進(jìn)行入職保密教育；涉密員工因工作需要進(jìn)行崗位變更時(shí)，部門主管應(yīng)監(jiān)督其對(duì)保密工作的移交，人力資源部應(yīng)對(duì)其進(jìn)行離崗保密教育。第13條來訪接待管理措施1.公司供應(yīng)商的來訪接待，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)向總經(jīng)理備案，并按統(tǒng)一的公司介紹資料和公司產(chǎn)品樣本向來訪者介紹。2.應(yīng)定期完善、修改公司簡(jiǎn)介及用于接待的音像資料，并報(bào)經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)后方可用于接待。未經(jīng)許可，接待中不得涉及公司秘密事項(xiàng)內(nèi)容。3.采購(gòu)部接受接待任務(wù)后，應(yīng)事先制訂接待計(jì)劃和參觀路線，報(bào)公司總經(jīng)理或保密管理部門批準(zhǔn)。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得擅