員工手冊(cè)的建議

員工手冊(cè)的建議一、需走過(guò)民主制訂程序

什么是民主制訂程序？原最高院關(guān)于勞動(dòng)爭(zhēng)議的第一個(gè)司法解釋?zhuān)岢隽诉@一概念，卻沒(méi)有明確相應(yīng)的含義，導(dǎo)致這一概念沒(méi)有起到實(shí)際的作用，此次〈〈勞動(dòng)合同法〉〉對(duì)這一概念進(jìn)行了細(xì)化，即要求通過(guò)與職工代表大會(huì)或者全體職工的對(duì)話，總結(jié)他們的意見(jiàn)之后，再通過(guò)與工會(huì)或者職工代表協(xié)商確定。

這一細(xì)化同時(shí)產(chǎn)生的問(wèn)題在于，如何選舉職工代表？2008年1月1日之前的員工手冊(cè)是否也需要走過(guò)同樣的程序？職工代表大會(huì)需要多次個(gè)職工代表參加或者參加者達(dá)到多大的比例才是有效的？參會(huì)者多大比例通過(guò)決議才是有效的？所有這些，目前還不具有操作性。

在此情況下，企業(yè)通過(guò)自己的員工手冊(cè)時(shí)，應(yīng)該如何操作呢？

最好的建議還是在2008年之前通過(guò)，因?yàn)楫吘勾藭r(shí)，勞動(dòng)合同法還沒(méi)有生效，尚不需要按勞動(dòng)合同法的民主制訂程序的要求進(jìn)行操作。而勞動(dòng)合同法正式生效之后，再進(jìn)行制訂的話，就需要期待相應(yīng)的配套規(guī)定明確職工代表大會(huì)的問(wèn)題之后，才實(shí)際具有切實(shí)可行的操作方案。

二、員工手冊(cè)防范員工入職之前的風(fēng)險(xiǎn)

首先需要了解員工入職之前的風(fēng)險(xiǎn)

員工入職前，主要風(fēng)險(xiǎn)在于員工的身份真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)?、身體健康情況、有無(wú)現(xiàn)原單位解除勞動(dòng)關(guān)系、是否存在競(jìng)業(yè)禁止義務(wù)、是否存在保密義務(wù)等各種情況。

其次，在員工手冊(cè)中，規(guī)制防范方案。

對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)有不同的防范措施。查詢員工身份證信息真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)危梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查詢；對(duì)健康狀況，可以通過(guò)體檢得知，對(duì)是否解除，可以通過(guò)離職證明獲知，對(duì)是否存在競(jìng)業(yè)禁止和保密，可以通過(guò)詢問(wèn)和背景調(diào)查得知。而其中關(guān)于競(jìng)業(yè)禁止和保密這一塊，目前企業(yè)認(rèn)真去做的較少，主要原因還是在于缺乏相應(yīng)的意識(shí)。

除了實(shí)際的防范方案之外，員工手冊(cè)能夠做到的，主要還在于界定清楚員工入職之前，HR需要做的工作，以及這些工作需要完成的一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，即以上工作，必須在員工實(shí)際入職之前做完，而不能在員工入職之后的一定期限內(nèi)完成。否則，企業(yè)就存在風(fēng)險(xiǎn)。

三、員工手冊(cè)防范勞動(dòng)合同風(fēng)險(xiǎn)

員工入職具有特殊的意義，《勞動(dòng)合同法》將入職的時(shí)間，作為了界定雙方正式建立勞動(dòng)合同關(guān)系的起點(diǎn)。所以這一時(shí)間，從今后將具有特殊的意義，會(huì)成為企業(yè)與員工勞動(dòng)爭(zhēng)議發(fā)生的一個(gè)起始點(diǎn)。

對(duì)于這一時(shí)間，企業(yè)必須在員工手冊(cè)中，要求HR們，在一個(gè)員工入職之前，就與員工簽訂好勞動(dòng)合同。這是一種最妥當(dāng)?shù)姆绞?。否則，如果不簽勞動(dòng)合同達(dá)到了一個(gè)月的時(shí)間，就會(huì)發(fā)生《勞動(dòng)合同法》所說(shuō)的雙倍向員工支付工資的風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)，員工先入職再簽合同，也會(huì)產(chǎn)生員工入職之后，不再積極配合企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同事宜，甚至?xí)l(fā)生員工故意不與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同的事項(xiàng)，或者員工對(duì)勞動(dòng)合同提出較多的修改意見(jiàn)，所有這些，都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)工作的不便。因此企業(yè)在員工手冊(cè)中，要考慮公司的實(shí)際情況，較好地規(guī)制HR們與員工簽訂勞動(dòng)合同

很多勞動(dòng)法和勞動(dòng)合同法的模糊概念，需要企業(yè)的員工手冊(cè)進(jìn)行界定和明確，諸如前述的“不符合錄用條件”，還有“不勝任工作”“客觀情況發(fā)生變化”“嚴(yán)重失職”“嚴(yán)重違紀(jì)”或者“嚴(yán)重違犯公司規(guī)章制度”等法律概念。這些法律概念跟一個(gè)公司的人力資源管理概念，并不統(tǒng)一，所以公司需要將這些概念跟人力資源管理概念進(jìn)行統(tǒng)一。同時(shí)，這些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性，所以公司需要考慮公司的管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際操作模式，吸納別的公司的管理經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)考慮合理化，對(duì)這些概念進(jìn)行具體化。只有如此，才能使公司的員工手冊(cè)具有實(shí)用價(jià)值。

八、員工手冊(cè)灌輸取證意識(shí)

員工手冊(cè)不但是管理企業(yè)員工的管理工具，同時(shí)也是企業(yè)HR的操作工具。人力資源的風(fēng)險(xiǎn)，一向可以分為兩種，一種為文本風(fēng)險(xiǎn)，另一種為執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。文本風(fēng)險(xiǎn)需要企業(yè)在文本中盡量預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)，在制度內(nèi)容上盡可能地完善規(guī)定出各種情形，并提供處理方案；執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)一般存在于執(zhí)行制度的過(guò)程中，處理問(wèn)題的過(guò)程中。一般人皆認(rèn)為，執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因，在于具體執(zhí)行者的執(zhí)行能力，但是實(shí)際上，通過(guò)完善的文本規(guī)范處理問(wèn)題的流程和細(xì)節(jié)，可以大大減輕和降低執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)。而企業(yè)的員工手冊(cè)在內(nèi)容上，對(duì)于細(xì)節(jié)上多做規(guī)定，注重取證，是降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)有效方式。

比如企業(yè)在制訂員工手冊(cè)時(shí)，注重HR工作的具體流程規(guī)定，對(duì)于流程化的工作程序，盡可能地細(xì)化，而且每個(gè)環(huán)節(jié)皆要求HR取到相應(yīng)的書(shū)證，貫輸書(shū)面化的工作方式和習(xí)慣。通過(guò)這種方式，消化執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

九、員工手冊(cè)通過(guò)訪談方式解決辭退問(wèn)題

員工手冊(cè)的一個(gè)重大作用，就在于可以據(jù)此解除與員工之間的勞動(dòng)合同，所以，員工手冊(cè)解決辭退問(wèn)題，是公司員工手冊(cè)負(fù)有的天生使命?！秳趧?dòng)合同法》以嚴(yán)重違犯公司規(guī)章制度代替了嚴(yán)重違紀(jì)的概念，更使員工手冊(cè)的這個(gè)使命感愈加濃厚。

但是員工手冊(cè)如何解決辭退問(wèn)題，卻并非一個(gè)容易和簡(jiǎn)單的事。筆者在為多家公司修改員工手冊(cè)時(shí)皆發(fā)現(xiàn)，很多公司都認(rèn)識(shí)到了員工手冊(cè)在這方面的重要作用，而且都力圖解決這個(gè)問(wèn)題，但是事實(shí)上，多數(shù)公司做得并不理想。很多企業(yè)在制訂這一塊時(shí)，也充滿困惑。有的公司直接從網(wǎng)上下載，有的公司向朋友公司求助，將別的公司的規(guī)定混合摘來(lái)自用，有的公司召開(kāi)人力資源部會(huì)議，進(jìn)行公開(kāi)討論，有的公司進(jìn)而委托律師介入修改過(guò)程，參加討論來(lái)進(jìn)行界定。我們認(rèn)為，這些做法都不足取。

對(duì)于公司的實(shí)際管理，每一家公司各不相同，每家公司的發(fā)展?fàn)顩r，目前所面臨并急需要解決的問(wèn)題，更是大不相同，所以從網(wǎng)上下載來(lái)的或者從朋友公司借過(guò)來(lái)的，肯定存在與本公司實(shí)際需要脫節(jié)的地方；人力資源部的人員，多數(shù)只對(duì)公司歷年來(lái)發(fā)生的爭(zhēng)議類(lèi)型有所了解，對(duì)于公司的整體狀況以及整體的問(wèn)題，缺乏全面的認(rèn)識(shí)；律師哪怕是專(zhuān)業(yè)律師，也只是基于經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于公司的實(shí)際需要，并沒(méi)有足夠的了解。所以通過(guò)這些渠道所制訂出來(lái)的員工手冊(cè)，并不能夠適合于公司的實(shí)際需要。

制訂員工手冊(cè)的能力是一方面，同樣重要的，是應(yīng)該有一個(gè)良好的方法。我們認(rèn)為，了解公司實(shí)際需要，了解公司潛在的用工風(fēng)險(xiǎn)，全面規(guī)范公司的用工制度，最好的一種方式就是在制訂員工手冊(cè)的過(guò)程中，建立一個(gè)訪談制度。

通過(guò)對(duì)在職員工的訪談，了解他們對(duì)公司的認(rèn)識(shí)，對(duì)公司的發(fā)展前景是否有信心，了解公司的用工流程，了解公司一般情況下，會(huì)在哪些用工的環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，出現(xiàn)什么樣的問(wèn)題，問(wèn)題的原因是什么，了解員工對(duì)同一個(gè)問(wèn)題由于立場(chǎng)不同所產(chǎn)生的不同的認(rèn)識(shí)，什么樣的行為才是真正損害公司利益的行為，什么樣的行為正在損害公司的利益，公司的日常性錯(cuò)誤是什么，公司管理中潛在的問(wèn)題是什么，員工對(duì)公司有沒(méi)有潛在的抱怨和相應(yīng)的要求。所有這些，是公司內(nèi)部用工現(xiàn)狀的第一手最直觀的資料，是最有利于制訂員工手冊(cè)需要的。

建立訪談制度，是制訂員工手冊(cè)過(guò)程中必須要走的一個(gè)程序。同時(shí)，在具體操作訪談時(shí)，又需要有所側(cè)重，對(duì)于不同的訪談目的，設(shè)計(jì)不同的訪談提綱，采取不同的訪談方法，界定合適的訪談范圍。這是提高工作效率，同時(shí)也使訪談工作更有效率的一個(gè)基本要求。

十、員工手冊(cè)的公示問(wèn)題

公司常見(jiàn)的公示做法有以下幾種：

1、將公司的規(guī)章制度，公布在公司的會(huì)議室內(nèi)，沒(méi)有特意去提醒員工注意或者確實(shí)提醒了員工，但沒(méi)有任何證據(jù)可以證明，甚至沒(méi)有任何證據(jù)可以證明是何時(shí)公布的；這一做法常見(jiàn)于一些老國(guó)企。

2、將公司的員工手冊(cè)，公布在公司的內(nèi)部網(wǎng)站上，每個(gè)員工皆可以通過(guò)公司系統(tǒng)進(jìn)行查詢查看。這一做法常見(jiàn)于新型的IT公司，甚至一些知名的國(guó)際化的IT公司。

3、將公司的員工手冊(cè)，通過(guò)電子郵件系統(tǒng)，向公司的每一名員工送達(dá)。這一做法常見(jiàn)于新興的企業(yè)，雖然不是IT行業(yè)，但是工作習(xí)慣依賴于網(wǎng)絡(luò)，習(xí)慣于在工作過(guò)程中使用網(wǎng)絡(luò)溝通方式。

上面的第一種做法，是一種比較傳統(tǒng)的做法，也是一種風(fēng)險(xiǎn)最大的做法。因?yàn)檫@種做法事實(shí)上沒(méi)有任何證據(jù)可以證明將這些制度對(duì)員工進(jìn)行過(guò)公示。那么在這種情況下，只要員工一否認(rèn)，基本上就是員工手冊(cè)無(wú)效的結(jié)局。

上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網(wǎng)絡(luò)工具的興起，因?yàn)槠涫褂么_實(shí)具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實(shí)踐中受到了廣泛的應(yīng)用。這些做法本身可以節(jié)省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節(jié)省人力，節(jié)省勞動(dòng)量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風(fēng)險(xiǎn)。這些公示方式，由于皆是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，目前司法實(shí)踐考慮到網(wǎng)絡(luò)本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現(xiàn)員工否認(rèn)而公司無(wú)法提供其他的可參考性證據(jù)時(shí)，一般情況下，也是認(rèn)定為員工手冊(cè)無(wú)效的。

法律本身并沒(méi)有對(duì)公示作出任何解釋。目前司法實(shí)踐對(duì)公示的理解是公司要將員工手冊(cè)通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經(jīng)出現(xiàn)過(guò)被訴公司為了證明公示過(guò)員工手冊(cè)，由所有在職的員工集體簽名證明這一點(diǎn)。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關(guān)系，也就具有了一定的經(jīng)濟(jì)利害關(guān)系，因此這樣的證據(jù)在實(shí)踐中并不能得到仲裁員或者法官的認(rèn)可。從而也就引申出了結(jié)論，即企業(yè)如果要證明對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行了公示，就必須要有證據(jù)證明對(duì)發(fā)生爭(zhēng)議的員工進(jìn)行過(guò)明確的告知。

在實(shí)踐中我們也碰到過(guò)以下幾類(lèi)比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒：

1、員工入職時(shí)，公司會(huì)為員工準(zhǔn)備一些工作需要的資料或者勞動(dòng)工具，與這些資料和勞動(dòng)工具同時(shí)交付給員工的，就有員工手冊(cè)（需要單獨(dú)列明），同時(shí)，要求員工簽字確認(rèn)收到了。這一種做法，既有充分的證據(jù)向員工進(jìn)行了公示，同時(shí)也便于員工在入職之時(shí)就了解企業(yè)的規(guī)章制度，便于迅速地了解企業(yè)的文化以及工作流程。

2、員工入職時(shí)，為員工進(jìn)行適當(dāng)培訓(xùn)時(shí)（時(shí)間也許只有二三天），其中就有對(duì)員工手冊(cè)的內(nèi)容培訓(xùn)，對(duì)于這種培訓(xùn)，主題以及到場(chǎng)人員工皆有登記，并要求每一名員工進(jìn)行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實(shí)際意義。

3、在第二種做法的基礎(chǔ)上，企業(yè)在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)，會(huì)對(duì)員工進(jìn)行關(guān)于員工手冊(cè)的開(kāi)卷考試，第一名員工皆需要對(duì)員工手冊(cè)進(jìn)行手寫(xiě)式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。

針對(duì)以上三種方式，我們還需要考慮對(duì)異地員工的管理問(wèn)題。對(duì)于異地員工，由于其一般