文秘工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)-公務(wù)員手冊

文秘工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)一、文秘工作在審計工作中的重要地位及其現(xiàn)狀對這個問題，大家是有所了解的。在審計工作中，文秘工作具有非常重要的地位和作用。文件、信息工作都屬于文秘工作的范疇。在審計工作中，審計報告、審計決定、審計意見、審計建議都是以文件的方式發(fā)給被審計單位，報送上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。審計法賦予審計機關(guān)和審計人員的職責(zé)和權(quán)力，都要通過文件來體現(xiàn)。一紙紅頭文件，不是一般性的公文，而是法律約束力的一種體現(xiàn)。審計工作中的一些失誤、風(fēng)險也往往是通過文件來體現(xiàn)的。多年來，廣大文秘工作人員、廣大審計人員在文秘工作中付出了大量辛勤的勞動，做出了顯著的成績，文秘工作為保證審計工作的順利開展，為廣大審計人員和各級審計機關(guān)依法履行職責(zé)，開展審計工作，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，產(chǎn)生了良好的作用和效果。借這個機會，我也向多年從事文秘工作的同志以及在文秘工作方面付出了大量艱辛勞動的審計人員表示衷心感謝，向大家表示親切的問候。當(dāng)前文秘工作的現(xiàn)狀，可以說既有應(yīng)該充分肯定的一些好的方面，有很多值得總結(jié)的好經(jīng)驗，有很多值得繼續(xù)發(fā)揚的優(yōu)良作風(fēng)，同時也還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，有不少突出問題。對這些問題，我在平時工作中也是十分關(guān)注的，應(yīng)當(dāng)說看到的也比較多，所以我今天要講一講。也用不著專門準(zhǔn)備，用不著羅列好多現(xiàn)象。我就憑印象舉一些例子，和大家討論。文件的質(zhì)量不高，表現(xiàn)在各級審計機關(guān)、各級工作人員平時的工作中。我們平時見到的各類文件毛病太多，有的毛病在各級領(lǐng)導(dǎo)審核的過程中逐步得到解決。還有一些文件，是從一開始就帶著問題出生，在文件的整個運行過程中難以消除、難以發(fā)現(xiàn)，最后帶病出廠，產(chǎn)生不好的影響和效果。有的文件報到審計署以后，在各個環(huán)節(jié)的審查和評審中被指出被通報，這也是常有的事。這些文件中表現(xiàn)出來的問題通常有這樣幾種類型：一是文字表述含糊。起草文件，做文秘工作，和文字打交道，首先必須注意文字的準(zhǔn)確性。而我們現(xiàn)在有許多審計人員、專職的文秘工作人員，文字基本功不夠，對中國語言文字的基本含義和特點掌握不熟練，所以在運用文字來表達一些事物的時候，文字運用不準(zhǔn)確，表達不清，有一些詞句甚至整段的文字或者是整個文件詞不達義，言不達義，甚至有的文字容易讓人產(chǎn)生歧義的理解，產(chǎn)生很不好的效果。二是一些文件里對某些法律、政治、政策的概念表述不準(zhǔn)確。而法律、政治、政策上的語言和內(nèi)容，在一個文件里是最關(guān)鍵的最重要的地方，如果在這方面出了問題就是大問題，如果在這方面有毛病就是大毛病。有一些可能導(dǎo)致法律性的錯誤，會導(dǎo)致一個文件或一個行政行為的違法，或者會導(dǎo)致某一個行政行為的政治性錯誤、政策性錯誤。我們有不少文件，這樣的錯誤是司空見慣的。這暴露出我們相當(dāng)一部分審計人員和文秘工作人員法律知識不足，政治水平、政策水平不高。文件出去以后，所反映不僅僅是工作人員的水平問題，而是反映一個機關(guān)的工作水平、工作質(zhì)量、法律觀念、政策水平。文件出去以后，人家就不再是說某一個工作人員而是說一個機關(guān)，所以這方面問題導(dǎo)致的后果和影響也是嚴重的。三是很多文件出現(xiàn)的問題反映出工作人員的責(zé)任心不夠強。有一些問題本來是可以避免的，可是往往避免不了，暴露出一些工作人員在工作中有馬馬虎虎的現(xiàn)象，特別是在文字上下功夫不夠，不細心，粗枝大葉。比如說錯別字，那是司空見慣。一個文件要注意錯別字的話那就看不下去了，這種文件太多太多，可以說見不到錯別字的文件是非常罕見的。錯別字的問題，有些錯別字是工作人員用的習(xí)慣了，他就不知道，以錯為對。還有一些不是不知道，是工作粗心，不負責(zé)任造成的。有些文件送上級審批的時候，在要求簽發(fā)之前顯的很急，說我們早就準(zhǔn)備好了，早就在等開會研究，早就在等領(lǐng)導(dǎo)聽匯報，等領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，好像一切準(zhǔn)備工作都做好了，萬事俱備只欠東風(fēng)，結(jié)果送上來到了后邊的環(huán)節(jié)一看還有那么多的錯誤。如果在自己手里的時候每個環(huán)節(jié)不要著急先送上去，不要著急發(fā)，先看看有沒有應(yīng)當(dāng)解決的問題。著急什么呀，有足夠的時間，有足夠的條件把這些毛病解決了。但是很多同志不注意，還是存在一個責(zé)任心的問題。我自己直到現(xiàn)在，如果有一個重要的文件從手里出去的話，都得反復(fù)看幾遍，有時候一份文件印出來了還要再看一遍，這時發(fā)現(xiàn)問題還來得及糾正?，F(xiàn)在這方面存在問題比較多。我們看到各級的文件都有這樣的現(xiàn)象，我講的不僅僅是審計廳，包括全省各級審計機關(guān)。四是從一些文件、文字所反映的內(nèi)容可以看出，一部分工作人員缺乏辯證唯物主義的分析問題的方法。有些文字、有些語言寫的太絕，把話說的太足，有些話說的分量太重，就是說缺乏一種余地。有些話是沒有把意思充分表達出來。中國語言文字的不同的表達方式差異是很大的。一個意思有幾種不同的表達方法，這種差異里邊體現(xiàn)了政策，比如說“錯誤”、“嚴重錯誤”，就有很大的不同。我們有的話往往說的很大，大而不當(dāng)，表述一種錯誤的現(xiàn)象，往往要把最嚴重的形容詞搬出來渲染，這種渲染的做法是不好的，應(yīng)該力求實事求是，力求準(zhǔn)確。是一種什么狀態(tài)就把它表述為一種什么狀態(tài)，不要人為的拔高，不要一說不好就說成最不好，說好就說得天花亂墜。這種現(xiàn)象也是比較突出的。還有的總喜歡說“多數(shù)”、“一般”，如果需要用數(shù)字來表述的東西，就要用數(shù)字來說話，尤其是審計機關(guān)的文書，審計發(fā)現(xiàn)的問題，更多的情況下應(yīng)該用一定的時間、地點、數(shù)字來準(zhǔn)確地表述。表述一種事實，切記太多的濫用“一般”、“多數(shù)”、“可能”、“大概”等詞語。五是文件的審核過程不嚴格。各級領(lǐng)導(dǎo)干部、各個環(huán)節(jié)對文件的審核沒有盡到責(zé)任，有許多人員在審核文件的時候停留在簽一個字、畫一個圈，這是遠遠不夠的。只要這個文件經(jīng)過你的手審核，無論你是一個什么級別的干部，都要盡職盡責(zé)地解決應(yīng)該解決的問題。簽一個字就代表你要對這個文件全部內(nèi)容負一定的責(zé)任?，F(xiàn)在好多人是簽字了事。從我們各級辦公室的文秘人員這個環(huán)節(jié)上看，就存在這個問題。你們的任務(wù)不僅僅是簽字，應(yīng)該把文件里面的全部內(nèi)容都吃透，文字方面的問題，法律、政治、政策方面的問題，內(nèi)容方面的問題，事實方面的問題，格式方面的問題，都應(yīng)當(dāng)關(guān)注到。所有的問題該發(fā)現(xiàn)的都要發(fā)現(xiàn)，該糾正的都要糾正。如果帶病出去了，在這些方面都是負有相應(yīng)責(zé)任的。到了各級領(lǐng)導(dǎo)干部手里，一般來說領(lǐng)導(dǎo)干部主要是關(guān)注文件的一些主要內(nèi)容，把握政策、法律方面的一些問題，首先是要注意文件內(nèi)容的合法性，事實的完整性、準(zhǔn)確性，處理意見的正確性。但是現(xiàn)在留給領(lǐng)導(dǎo)干部的不僅僅是這些，把一些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上的文字方面的問題也留到后邊，甚至是最后審定的環(huán)節(jié)來解決，這顯然是一種錯位，該是哪一級的責(zé)任，哪一級就要擔(dān)負起來，該由哪一級解決的問題，哪一級就必須解決。如果每一環(huán)節(jié)都負起責(zé)任都發(fā)揮了應(yīng)有的作用，文件的質(zhì)量就得到了提高。六是文件發(fā)送范圍的混亂。有些重要的文件該往那里發(fā)，不該往那里發(fā)，這也是有規(guī)范的要求的。現(xiàn)在我們有些文件發(fā)送的范圍不當(dāng)，有的是范圍太大，本來應(yīng)該送到某一個特定機關(guān)的文件，變成了傳單，滿天飛。還有應(yīng)該送達的地方?jīng)]有送達。發(fā)文前就應(yīng)當(dāng)嚴格確定發(fā)文范圍。七是文件的利用和檢索比較困難。管理困難，檢索困難，利用率不高，有的文件發(fā)出以后，工作人員就感到后邊沒事了，目的就是發(fā)出文件。文件制作完成了、發(fā)出了僅僅是一個階段的工作完成了，還有一個運用的過程，有的文件運用的過程可能是比較長的，就要考慮到以后使用如何才能更方便一些。在制作文件的時候，文件管理的過程中，要考慮到使文件的檢索更方便一些?，F(xiàn)在我們的文件不僅僅是紙質(zhì)文件，還有電子文件。紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔、管理、檢索，規(guī)律基本上是一樣的，格式和要求基本上是一樣的。紙質(zhì)文件按分類、時間這些要素來檢索，電子文件和紙質(zhì)文件在這些方面也一樣，電子文件應(yīng)該是更方便了，用電子計算機管理和檢索文件，效率應(yīng)該更高?，F(xiàn)在我們好多工作人員管理文件比較粗放，計算機管理的文件比手工管理的還要落后，檢索還要困難。文件起名不當(dāng)，有的文件有名無姓，有的有姓無名。就像我們坐下幾十個人，沒有姓名、性別、年齡的區(qū)別，都變成一種統(tǒng)一的符號，能識別嗎？文件也是這樣，有些文件名僅僅標(biāo)注“審計報告”，每年的審計報告都是一樣的，怎么區(qū)別？還有的用時間作為文件名，2006年12月18日這一天產(chǎn)生了10個文件，如果僅僅用了時間，內(nèi)容不同的10個文件又怎么區(qū)別？所謂檢索的條件，就是把能夠體現(xiàn)文件特點的要素都列出來，當(dāng)然不能把文件的全部內(nèi)容變成題目，題目就是要更典型，抓住這個文件的具有典型性的特點。還有主題詞。我們現(xiàn)在的文件都要求標(biāo)注主題詞。主題詞的設(shè)置是為了干什么，我們好多人沒有搞清楚，以為文件就是為了好看，在下邊列了那么一行寫幾個不同的詞，每個文件下面都標(biāo)注了關(guān)鍵詞，但是實踐中往往都用不上。紙質(zhì)文件印上了，在電子文件的題目上沒有體現(xiàn)出來。還有的沒有搞清楚主題詞應(yīng)該怎么確定。有的為了省勁兒順著文件題目，把文件題目一分解，就成了主題詞，沒有抓住要害。所謂主題詞，就是為了和別的文件區(qū)別，而且就是為了檢索的時候區(qū)別。好多人沒有搞懂這個概念，拿上一些不好區(qū)別的詞來做主題詞。既要自己用起來方便，又要以后查閱方便，利用方便。八是文件格式的使用不規(guī)范。對文秘工作現(xiàn)狀，我就作這樣一個簡單的分析。當(dāng)然這方面還涉及文秘工作人員的素質(zhì)不夠適應(yīng)，這也不僅僅是專業(yè)的、專職的文秘工作人員，我們審計機關(guān)的廣大工作人員、審計人員在文秘工作方面的素質(zhì)，整體上還是偏低的，嚴重地不適應(yīng)審計工作的要求。二、文秘工作中應(yīng)當(dāng)解決的幾個突出問題剛才講到的這些情況，實際上也涉及到了應(yīng)該解決的一些突出問題。一是每個審計人員特別是專職的文秘工作人員必須有較強的文字能力，要下功夫提高文字的基本功。這是每個機關(guān)工作人員特別是公務(wù)員，在進入公務(wù)員隊伍時，就應(yīng)該向他們提出的一個首要的條件?，F(xiàn)在每個機關(guān)招收公務(wù)員都要有筆試、面試，就要把住這個關(guān)。但是，在長期的歷史過程中，由于審計人員進入審計機關(guān)都是在不同的時期以不同的方式進來的，再加上審計人員也是在過去不同的歷史環(huán)境下成長起來的，這些因素造成了不少審計人員知識結(jié)構(gòu)不夠合理，知識的功底也不夠扎實，有的同志強一點，有的同志弱一點。有的可以歸咎于當(dāng)時的教育質(zhì)量不夠高，后來每個環(huán)節(jié)都沒有來得及很好地補課，到機關(guān)以后又忙于具體的事務(wù)性工作，也沒有時間好好學(xué)習(xí)?；蛘哒f好多機關(guān)多年以來就沒有嚴格的要求，一些同志還覺得自己水平已經(jīng)很高了。客觀地公正地說，我們很多同志在這方面欠帳是很多的。不要說擔(dān)負起草一個審計機關(guān)的審計文書這樣的公文，就是寫私人信件也是需要比較強的文字功底的，否則對方也不能準(zhǔn)確把握你的意思，甚至?xí)l(fā)生歧義的理解，發(fā)生誤會。文字表達的不準(zhǔn)確，比起人們在日常的交往中語言表達的不準(zhǔn)確，產(chǎn)生的不良效果往往更嚴重。文字表達比語言表達的要求更高。語言表達不夠準(zhǔn)確，還可以在交談過程中補充，但文字表達就不同了，必須更精確，更簡練。文字的優(yōu)點在于便于傳播和保存。我們要正確把握語言和文字的區(qū)別。有些文件里有過多的口語，把一些日常交談的語言習(xí)慣帶到了文件里，使得一些文件看起來有些過于隨意。文件的基本要素就是文字,我們的審計人員、文秘工作人員必須在文字功夫的錘煉上下大功夫。這是無止境的,不要以為經(jīng)過幾年的努力就完成了,活到老學(xué)到老,永無止境。到了八十歲了,不能說你就學(xué)得很好了,不需要再學(xué)了。不能說你已經(jīng)是教授了，是高級審計師了，就不需要再學(xué)習(xí)了，那是不對的。教授也有不懂的東西，權(quán)威也有不懂的東西，何況我們普通人呢？我們不能固步自封。不能說已經(jīng)工作多少年了，十年、二十年、三十年了，很有經(jīng)驗了，需要的就是更多的肯定和表揚了，總結(jié)經(jīng)驗了，而不是找找毛病了，怎么學(xué)習(xí)了。我們必須提出學(xué)習(xí)的任務(wù)，特別是要從基本功開始。我建議大家回去以后把過去自己寫過的東西拿出來解剖上幾個東西，不好意思給別人看，就自己解剖，一句話一句話地解剖，看看究竟有多少毛病。二是我們每個審計人員和文秘工作人員都要認真學(xué)習(xí)法律、法規(guī)和相關(guān)的政策。我們起草的文件必須是合法的，不能在法律上出現(xiàn)問題，不能出現(xiàn)違法的文件，違法的表述，也不能在政治上存在什么錯誤。政治性的錯誤、違法的問題往往也會不知不覺地出來，法律規(guī)定不能做的事，我們有的同志在寫文件時寫成可以這樣也可以那樣，這就是違法了。法律禁止的，你就不能寫成允許。政治性的問題也要注意。中共十六大以后，中央提出了許多新的思路，新的方針，十六大以后你要起草文件就不能用一些過時了的說法來表述。有些時事政治方面的常識，我們要關(guān)注，不要犯一些常識性的錯誤。再比如黨委、人大、政府、政協(xié)這樣一些機關(guān)的關(guān)系，也應(yīng)該搞清楚。中國共產(chǎn)黨是執(zhí)政黨，黨委是居于領(lǐng)導(dǎo)地位的；地方人大是地方的權(quán)力機關(guān)；政府是行政機關(guān)，在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下工作，要接受人大的監(jiān)督；而政協(xié)是一個多黨合作，實行政治協(xié)商、民主監(jiān)督的組織。不能把這些機關(guān)的性質(zhì)混淆了。還有，不同的法律法規(guī)有不同的層級，不同的地位，在我們國家憲法是國家的根本大法，憲法之下就是法律，法律之下是國家的行政法規(guī)，然后是地方性法規(guī)，還有部門的規(guī)章、政府的規(guī)章。國務(wù)院各部、省級人民政府、較大的市的人民政府可以發(fā)布規(guī)章。我們在平時起草文件，有好多表述往往很混亂，搞不清法律、法規(guī)、規(guī)章的關(guān)系和區(qū)別，把一個部門的、基層政府的文件不適當(dāng)?shù)乇硎鰹榉ㄒ?guī)。應(yīng)該加強在法律、法規(guī)、政策方面的學(xué)習(xí)，在寫文件時應(yīng)該準(zhǔn)確地表述，避免在這些方面發(fā)生混亂，發(fā)生錯誤。三是起草審計文書一定要堅持實事求是的態(tài)度，辯證唯物主義的態(tài)度。所謂實事求是，用辯證唯物主義的態(tài)度來起草文件，就是說我們所起草的文件在事實方面不能出問題，不能出現(xiàn)不真實的現(xiàn)象，我們在文件里反映的事實必須是準(zhǔn)確的，我們所得出的結(jié)論必須是建立在事實基礎(chǔ)上的，從一定的準(zhǔn)確事實出發(fā)經(jīng)過分析得出正確的全面的認識，正確的結(jié)論，我認為這就是實事求是。準(zhǔn)確地全面地反映事實，全面地看待問題，得出正確的全面的結(jié)論，這就是一種辯證唯物主義的態(tài)度。如果對事實的反映是殘缺不全的，講了一部分事實，而沒有講出全部的事實，從部分的事實出發(fā)就可能得出片面的結(jié)論。建立在不全面的事實基礎(chǔ)上得出片面的結(jié)論、片面的看法，那就違背了實事求是，違背了辯證唯物主義。我們審計中發(fā)現(xiàn)的問題，怎么樣反映，怎么樣表述，都需要有一種正確的指導(dǎo)思想。比如說對一個領(lǐng)導(dǎo)干部的經(jīng)濟責(zé)任審計，經(jīng)濟責(zé)任審計既要反映成績又要反映工作中存在的問題，在這個基礎(chǔ)上做出對一個領(lǐng)導(dǎo)干部履行經(jīng)濟責(zé)任情況的評價，如果僅僅依靠成績來做出評價，忽視了存在的問題，事實不完整，評價不全面。如果僅僅講了問題而忽略工作的成績，不全面也不公正。這是就大的方面來說。再具體來講，我們講一件事，講一個問題，這一個問題的整個過程也是完整的，如果我們只講了問題的一個階段一個情節(jié)而忽略了別的階段、別的情節(jié)或者相關(guān)的背景，對這個問題的表述可能就不完整了。對某些重要情節(jié)的忽略可能就會導(dǎo)致我們對這個問題的定性處理產(chǎn)生片面性，有時候即使是一句話，這一句話說不到就帶來了片面性，多一句話就帶來了對問題認識的完整。還有時候，在更小一些的細節(jié)上，對一個環(huán)節(jié)或一個看法的表述，其實就是一句話，這一句話里也有一個實事求是的問題，也有一個能不能體現(xiàn)辯證法的問題。這一句話該怎么說，大家可以去琢磨，去研究。一句話如果說的客觀一些，讓人感覺很得當(dāng)，既準(zhǔn)確反映了事物存在的狀態(tài)，又不是絕對化的。因為我們認識事物的能力是有限的，我們對事物的了解也是有一定局限性的。我們在審計過程中發(fā)現(xiàn)的一些問題，是不是掌握了事物的全部情況也不一定，同時我們也沒有能力掌握更多的情況，我們對這個問題的認識是不是就能夠十分全面了，就沒有一點認識不到的因素了？很難。那么，在文字表述中要體現(xiàn)出這種狀態(tài)，就是我前面提到的不要把話說絕。同時又不能是模棱兩可，不能說這個問題可能存在也可能不存在。比如說，我們在一些經(jīng)濟責(zé)任審計報告里，經(jīng)常會講到，通過審計沒有發(fā)現(xiàn)某某同志違反廉政制度的行為，或者說沒有發(fā)現(xiàn)不廉潔的行為，應(yīng)該說這種表述還是比較客觀的，叫做沒有發(fā)現(xiàn)。如果是另一種表述，通過審計認為某某同志不存在不廉潔的行為?；蛘咦兂闪硪环N說法，說不知道廉潔不廉潔，那行嗎？你審計干什么去了，難道你一點也不知道嗎？你總是審計了一定的領(lǐng)域，通過一些具體的方面具體的事情來了解，連一點肯定的評價都沒有不行，說的太絕對了也不行。比如說有些單位存在損失浪費、揮霍浪費現(xiàn)象，你用一個“大肆揮霍浪費”的說法，好像表現(xiàn)了很大的義憤。但是，什么叫大肆呀？浪費多少算大肆？到什么程度是大肆？我們不是寫評論，也不是在寫散文。在這種情況下就要求我們不要多寫形容詞。損失浪費一百萬就是一百萬，一千萬就是一千萬，是大事或者不是大事，看的人就會分析。四是起草文件、起草各類審計文書要注意邏輯性。現(xiàn)在不少文件邏輯上比較混亂。首先是有重復(fù)的現(xiàn)象，前面一個問題已經(jīng)講過的事實，到了后面的一個問題又講，把一件事分割成幾塊，給人感覺比較混亂。我們有些同志理解，我按照不同性質(zhì)的問題來表述，幾個方面都能掛上，所以在前面講了到后面還要講，這樣想有一定的道理，但必須比較，用什么樣的表達方式更準(zhǔn)確，效果更好。一般來講，一件事主要放在一個地方講應(yīng)該說是比較清楚，更完整一些。比如說審計一個單位，講一個工程項目的問題，這個工程項目的問題既涉及到投資的管理，又涉及到資金的管理、決策的程序，放在幾個方面講，都可以涉及到。但是一件事在幾個地方都講，就不如放在一個地方講更為集中和明確。一件事，最典型的最主要的問題是什么，在性質(zhì)上要把握，按其主要的方面來確定?？朔壿嫽靵y的現(xiàn)象，關(guān)鍵是起草文件的過程中一定要明確，你要說什么，必須搞清楚，不要你自己都搞不清要說什么，說到那算那，最后看的人也云里霧里的，搞不清楚說了什么。有的文件反來復(fù)去的改，就是這個問題。五是起草文件必須開門見山，言之有物，力戒空話套話太多。一句話能說清楚的，不要用兩句話，一段話能說清楚的不要用兩段話三段話，不要離題萬里。有的文件，人為的把房子蓋的越來越大，本來是一間房子可以放下的內(nèi)容，蓋了一棟樓，蓋了幾排房子，房子很多了，里邊是空的，沒有材料，沒有人住。有的把簡單的問題復(fù)雜化，沒有必要。有的故意拉長文件，本來一百字能說清楚的要變成一千字，如果寫的短了怕別人以為不會寫，這是一個誤區(qū)，文章并不是越長越好。六是重要文件起草要發(fā)揮集體的作用，成為集體智慧的結(jié)晶。審計報告應(yīng)該是集體的作品，審計組成員都應(yīng)該參與，都應(yīng)該貢獻出自己的智慧，提出自己的觀點、建議，該討論的討論，該各自提供有關(guān)材料的提供有關(guān)材料，該提出觀點的提出觀點，同時每個環(huán)節(jié)上，不同角度、不同的側(cè)面，該補充什么內(nèi)容的，就補充什么內(nèi)容。有些重要的文件、審計報告、審計建議，或者機關(guān)的一些重要公文，不同的環(huán)節(jié)上究竟應(yīng)該起什么樣的作用，有些環(huán)節(jié)上存在認識的誤區(qū)。后邊環(huán)節(jié)上不僅僅是對前邊環(huán)節(jié)上起一個檢驗的作用。比如說工作人員寫了一個材料，到了處長那里、廳長局長那里，不僅僅是是檢驗，后邊的環(huán)節(jié)要站在你那個高度上來審視，文件應(yīng)該表達的內(nèi)容表達出來了沒有，還缺什么，是不是正確。我們有些審核環(huán)節(jié)現(xiàn)在成了二傳手，不能每個環(huán)節(jié)都成二傳手，不是在打拍球。我們審計機關(guān)的各級工作人員、各級領(lǐng)導(dǎo)干部不是排球運動員，不是在相互傳球。我們更應(yīng)該像是廚師，不同的環(huán)節(jié)上都要經(jīng)過加工，通過這種加工要賦予作品新的形態(tài)，給它添加新的材料，使之更加完美。一個文件經(jīng)過的環(huán)節(jié)很多，每個環(huán)節(jié)都是參與者，每個環(huán)節(jié)的聰明才智都體現(xiàn)在其中，我們不能要求其中一個環(huán)節(jié)上就把所有的問題都解決了，也不能要求某個環(huán)節(jié)上就盡善盡美。存在不完善也是一種客觀的狀態(tài)，因為個人的能力和智慧是有限的，所以才需要集體研究，不同的環(huán)節(jié)來審核。每個環(huán)節(jié)都要發(fā)揮應(yīng)有的作用。七是起草文件要妥善處理各方面的關(guān)系。要準(zhǔn)確把握哪些問題是我們職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)該講的，哪些問題是不應(yīng)該講的。不要在我們的文件里無端地損害別的部門、單位。不負責(zé)任的指責(zé)，產(chǎn)生的效果是不好的，會帶來一些負面的影響。審計機關(guān)的審計文書，大量的是講被審計單位的，要非?？陀^、準(zhǔn)確，而且要做好應(yīng)對行政復(fù)議、行政訴訟的思想準(zhǔn)備。在復(fù)議和訴訟的過程中要努力爭取立于不敗之地。還有一些相關(guān)的行政部門，它不是我們的被審計單位，可能是工作上有一定聯(lián)系的部門單位，我們的文件里涉及到相關(guān)的部門單位，或者是上級機關(guān)時，要注意用法制和文明來規(guī)范我們的文書。文件內(nèi)容涉及到相關(guān)部門單位時，表述上不要超越了法律的界限，不要違反文明的規(guī)則，避免不必要的麻煩。相關(guān)的部門單位看到我們的文件，要增強工作的合力，避免增加不必要的阻力。比如說經(jīng)濟責(zé)任審計，是由好幾個部門合作的，有紀檢委、組織部、監(jiān)察機關(guān)，有企業(yè)管理部門，這些部門各自有各自的職責(zé)，我們的文件里怎么樣恰當(dāng)?shù)?、?zhǔn)確地表述每個部門的職責(zé)，表述一件事的時候怎么樣恰當(dāng)?shù)伢w現(xiàn)各部門之間的這種恰當(dāng)?shù)年P(guān)系，必須正確把握。通過一份高質(zhì)量的文件，能夠把外部的、內(nèi)部的積極的因素更好地整合起來，為我們更好地開展工作營造一種良好的環(huán)境。如果文件寫不好，看了這個文件就感到是一個矛盾的集合體，就像一個傳染病人一樣，到處散發(fā)出一種不利的、影響團結(jié)的、會帶來矛盾的因素。比如一個文件如果指責(zé)這個部門，指責(zé)那個部門，怨天尤人，上級不支持，橫向的那個部門不合作，就不會產(chǎn)生好的效果。還有報送上級的一些報告，也不能隨意指責(zé)一通。什么上級機關(guān)指導(dǎo)不力了，領(lǐng)導(dǎo)不夠了。專門讓你批評的時候你可以批評，不是專門讓你批評的時候，就不能不適當(dāng)?shù)嘏u。比如說我們給審計署寫一份報告，我們自己工作沒做好，卻把責(zé)任推到了審計署，推到了國務(wù)院，說國務(wù)院沒有給我們好的政策，審計署沒有給我們解決什么問題，省政府沒有給我們解決什么問題，到處放炮，那好嗎？類似這樣的東西，我們在起草文件的各個環(huán)節(jié)上，從各級工作人員到各級領(lǐng)導(dǎo)都要認真把關(guān)，處理好相關(guān)的關(guān)系。說到更深一點，我們的文秘工作，各級審計機關(guān)的文書都要符合構(gòu)建和諧社會的目標(biāo)要求。八是所有的公文、審計文書都要體現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀?？茖W(xué)發(fā)展觀是我們黨在新的時期提出的一個重要指導(dǎo)思想，它體現(xiàn)在我們各級審計機關(guān)的工作中，也是審計工作的根本指導(dǎo)思想?？茖W(xué)發(fā)展觀是審計工作的靈魂。我們審計機關(guān)的各種公文、審計文書，一定要以科學(xué)的發(fā)展觀為指導(dǎo)。一個審計報告，講那么多的事，下那么多的結(jié)論，都要注意是不是符合科學(xué)發(fā)展觀?？茖W(xué)發(fā)展觀有很多具體的內(nèi)容，有很多判斷是非的標(biāo)準(zhǔn)，我們的同志要認真學(xué)習(xí)和領(lǐng)會科學(xué)發(fā)展觀。在文秘工作中也要做到以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，提高公文質(zhì)量。三、文秘工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)在審計機關(guān)，我們所講的文秘人員應(yīng)該是兩部分，一部分是專職的文秘工作人員，另一部分，應(yīng)該說我們每個審計人員同時也是文秘工作人員。一個合格的審計人員必須具備制作審計底稿、審計日記，起草審計報告的能力，而且這也是我們經(jīng)常性的工作。所以，在審計機關(guān)，文秘工作人員和審計人員的界限不是十分嚴格，我們現(xiàn)在講文秘工作的一些基本要求，應(yīng)該是針對這兩方面人員的，既包括專職的文秘工作人員，也包括廣大的審計人員。文秘工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)，我想主要有以下幾個方面。一是必須牢固樹立馬克思主義的世界觀、人生觀、價值觀。牢固地掌握辯證唯物主義的思想方法。只有我們具備了馬克思主義的世界觀、人生觀、價值觀和辯證唯物主義的思想方法，在起草公文和審計文書的時候，才能自覺地運用馬克思主義的世界觀、人生觀、價值觀和方法論來表述事物，提出觀點，才能起草高質(zhì)量的公文，我們起草的公文才能具有較強的思想性，才能具有正確的政治觀點。二是必須具有廣博的知識。從審計機關(guān)的實際情況來講，我們的文秘工作人員和審計人員必須具有審計的專業(yè)知識、財務(wù)、經(jīng)濟、法律方面的知識，運用計算機的能力，同時還應(yīng)當(dāng)具備社會科學(xué)和自然科學(xué)方面的一般知識，根據(jù)不同的專業(yè)特點，還應(yīng)當(dāng)熟練地掌握日常工作中接觸較多的專業(yè)知識。在起草審計文書和審計公文的時候，能夠正確地表述某些事實，做出符合各門科學(xué)本質(zhì)和規(guī)律的正確結(jié)論，避免審計文書和公文發(fā)生違反科學(xué)常識，違背客觀規(guī)律的論斷的現(xiàn)象。三是文秘工作人員和審計人員要敢講真話，要具有敢講真話、堅持原則、堅持真理的優(yōu)秀品質(zhì)。在審計機關(guān)寫一份公文，或者起草一個審計文書，講的都是一些和審計有關(guān)的具體事情，審計人員必須敢于堅持原則，該寫什么寫什么。該寫的就要寫，不該寫的就不能亂寫。具備這樣的素質(zhì)，才能防止寫假報告、說假話的現(xiàn)象。如果不具備這種敢講真話、堅持原則、堅持真理的品質(zhì)，有關(guān)的、有特殊利益的人員出于特殊的需要要求你說假話，要求你編造事實，要求你寫假報告，你就可能答應(yīng)，就可能經(jīng)受不住考驗。對一個合格的文秘工作人員和審計人員來說，無論是什么人以什么條件要求我們說假話、寫假報告、編造事實，我們都不能接受，無論給予我們什么好處，我們都必須拒絕。要忠于事實，忠于法律，忠于真理，敢于抵制任何形式的威逼利誘。以個人利益無條件地服從國家利益和人民利益。四是必須保持強烈的學(xué)習(xí)精神。我們處在一個知識爆炸、信息爆炸的時代，原有的知識和經(jīng)驗，遠遠滿足不了審計工作不斷進步的要求。我們必須堅持不斷地學(xué)習(xí)，使自己的知識和認識水平跟上飛速發(fā)展的時代，適應(yīng)審計工作不斷提出的新的要求，不斷地調(diào)整我們的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)，不斷地擴充我們的知識。一個優(yōu)秀的文秘工作人員和審計人員，應(yīng)該像海綿吸收水分一樣利用各種方式，利用各種可能利用的時機來學(xué)習(xí)，不斷吸取各方面的知識，不斷地完善自己。五是應(yīng)當(dāng)具有謙虛謹慎的優(yōu)良作風(fēng)，具有善于與人合作的高尚風(fēng)格，要樂于奉獻，甘當(dāng)無名英雄。文秘工作、審計工作特別是文字工作，是一種吃苦的工作。我們必須具有高度的奉獻精神，不要希望寫一個文件、寫一個報告就能得到什么，得到什么