論商務秘書職業(yè)素質要求

論商務秘書職業(yè)素質要求

改革開放以來，中國社會經濟快速發(fā)展，辦公專業(yè)人員的數量日益增多，尤其是經濟秘書。他的工作覆蓋著商業(yè)活動的各個方面。國有企業(yè)、外國企業(yè)或合資公司、民營企業(yè)、市政企業(yè)和個人企業(yè)家需要大量秘書在管理和商業(yè)方面的支持。商業(yè)秘書的需求越來越大，專業(yè)能力的要求也越來越高。在現代企業(yè)中,商務秘書的工作不僅包括協助各類經營者從事日常公務,而且需要協助企業(yè)主管對內協調員工的關系,對外協調企業(yè)與社會公眾的關系。秘書既是業(yè)務人員,也是管理人員,秘書人員的素質能力及其工作效率,直接影響到整個企業(yè)的形象及其在市場競爭中的地位。工作的重要性決定了商務秘書應具有不同于一般員工的能力。據《中國人才報》的統計:“人才市場單一型秘書的推薦成功率是8%,80%以上的企業(yè)需要具有多種能力‘復合型’人才,要破除‘憑一技之長端一輩子鐵飯碗’的傳統觀念?！痹谌毡竞茉缇吞岢鲆囵B(yǎng)“四合一”的人才計劃,即培養(yǎng)有科技內涵、藝術氣質、經貿才干、外語本領的復合型人才,認為只有這樣才能適應新形勢的需要。筆者認為,商務秘書要應付變化莫測的新情況,必須具備多方面的職業(yè)能力。一、基于ility的能力綜合職業(yè)能力(OccupationalAbility)是人們從事某種職業(yè)的多種能力的綜合。隨著知識經濟的發(fā)展,企業(yè)對商務秘書的職業(yè)能力要求越來越高,主要表現在以下方面。(一)領導重視,落實責任秘書的日常工作就是減輕領導的事務性負擔。凡是自己職責范圍內能處理的事,都應主動出擊,以確保領導有更多的時間考慮大事、研究要事、處理急事;對領導交辦的事,準確理解和領會領導意圖,確保執(zhí)行不走樣變形,并快速反饋辦理結果,讓領導放心;在配合其他部門或同事的一些工作時,要以“承人難承之重,挑人難挑之擔”的精神主動多辦實事、多做好事,使人信得過。除此之外,一名當代秘書,還應該熟練掌握計算機,同時掌握其他現代辦公設備的操作技能,像復印機、傳真機、擴音器、錄音機、移動電話等,還要會攝影、攝像、駕駛汽車等。(二)提高財務水平表達能力就是通過語言、文字和體態(tài)語等傳遞信息,相互交往,合作共事的本領,在商務秘書的職業(yè)能力中發(fā)揮著重要的作用,主要有三種形式:(1)口語表達能力。秘書在上傳下達、匯報情況、接待來訪時,要思路清晰,簡潔明了,讓人聽得懂、聽得明白,而且把握分寸,讓人樂于接受,不反感。(2)書面表達能力。秘書人員必須具備扎實的文字功底,不僅要精通語法、修辭和邏輯知識,還要掌握一定的寫作規(guī)律。如果是涉外秘書,還需要具備用外語口頭交流與書面交流的能力。(3)體態(tài)表達能力。體態(tài)表達能力就是運用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段,表達思想或情感的本領。在商務交往中,身勢表達能力是對口語表達能力的重要補充,能起到強化口語表達的作用。(三)善于協調好局部與整體、長遠利益與眼前利益的關系商務秘書在辦文、辦會和辦事過程中要善于協調企業(yè)內外部關系,要熟悉政策法規(guī)及事實依據,通盤考慮,著眼大局,協同各方,處理好局部與整體、長遠利益與眼前利益的關系,在大事要事上要堅持原則,在細節(jié)、枝節(jié)問題上要善于變通,將原則性和靈活性結合起來;要善于分析矛盾的焦點、主要矛盾的主要方面,抓住協調關鍵,緩解或化解矛盾,要善于運用協調方法和協調藝術,充當領導者綜合協調的得力助手。秘書還要通過各種方式、手段、妥善地調節(jié)、處理所屬系統內各層次、各職能部門、單位之間的各種關系、矛盾和糾紛。(四)正確對待成功與失敗,并正確處理思想政治關系秘書處于機關權力核心和各種矛盾糾葛的交匯點,人際交往頻繁,工作瑣碎繁重,工作和心理壓力很大。因此,秘書要善于進行心理調適,以增強心理承受能力。一是要學會超脫。要耐得住寂寞、守得住清貧,要正確對待成功與挫折、表揚與批評,要盡量淡化對名的向往、對利的追逐。少一點淺薄和無聊,多一點大度和從容。二是要正確地待人接物。對上不自卑、對下不張狂,堅守自己的尊嚴和人格,消除心理障礙,少一分壓力、多一分輕松;關鍵是要和領導保持正常的關系。三是要理性修養(yǎng)和鍛煉。做事要站得高些,看得遠些;待人要站得低些,靠得近些。要能聽得進難聽之言,能辦難辦之事,以寧靜的心態(tài)對待是非得失。只有心不亂想,話不亂說,嘴不亂吃,遇事不亂,處變不驚,有大氣大節(jié),才能從容應對日趨復雜的人際關系,保持健康、平和、從容的心理狀態(tài)。(五)堅持創(chuàng)新意識,提高自身工作效率商務秘書的創(chuàng)新能力,是指創(chuàng)造性地貫徹領導意圖,為領導工作提供最佳服務的能力。美國學者、管理專家加里?哈梅爾曾說:“嶄新的思想是為公司也為自己創(chuàng)造財富的唯一途徑。”商務秘書要時刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài),在固有模式中努力出新招、創(chuàng)新意,將繁瑣的辦文程序簡化,不斷提高工作的效率,方法不斷出新;要適應日新月異的變化,使工作升華到一個新的高度,就一定要解放思想,打破常規(guī),多層次、多側面、多角度地去認識和解決問題,把創(chuàng)新精神落實在各種思路和各項工作的具體環(huán)節(jié)中,做到在常規(guī)工作中求創(chuàng)新,在不斷實踐中求擴展。創(chuàng)新能力也是21世紀檢驗各類人才素質高低的一個重要尺度。(六)“雪中送炭”的原因現代優(yōu)秀秘書的基本要求是面對大量企業(yè)內外的大事小情,在眾多五花八門的信息中挑選和整理好領導需要的材料,知道哪些是上司現在需要的信息,能夠“雪中送炭”,這對領導工作的順利進行,本部門系統的正常運轉還是秘書個人發(fā)展前途等都發(fā)揮著至關重要的作用。由于市場行情瞬息萬變,各類信息也在不斷變化,秘書對收集到的信息還要有所選擇,“去偽存真”,再加上一點“前瞻眼光”,這對企業(yè)會有更大幫助。(七)輔助領導管理決策能力國際秘書聯合會認為“秘書是上司的特殊助手,他們掌握辦公室工作的技巧,能在沒有上司過問的情況下表現自己的責任感,以實際行動顯示主動性和判斷力,并在所有給予的權利范圍內做出決定?！鄙虅彰貢藛T要具有輔助領導者管理決策的能力,要在領導者授權理事中具有獨當一面管理事物的能力。所以,秘書一方面要通曉辦事的渠道,提高辦事的效能,平時多接觸一些具體事物,處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的,不斷增加自己的閱歷和經驗;另一方面要用系統的觀點,統籌安排工作,并根據職責的要求,秘書人員按照領導的意圖組織各類活動。二、強化意識,培養(yǎng)正確的學習能力。在文秘書應具備的職業(yè)能力中,天資、天賦雖存在差異,比如有的人天生“悟性”強,有的人與人“見面熟”,但不可否認,秘書的絕大多數能力都是后天培養(yǎng)的。后天的勤奮與努力,能夠彌補與改變先天的不足。筆者認為,商務秘書的職業(yè)能力是一個多層次、多因素的綜合體,培養(yǎng)完善的職業(yè)能力,可以從以下三方面著手。1、勤奮學習。通過學習,特別是自學獲取知識,是商務秘書能力培養(yǎng)的一條重要途徑。時代在不斷地發(fā)展,社會在不斷地進步,秘書工作也要與時俱進。新情況不斷出現、新知識層出不窮,商務秘書應具有超強的學習能力以適應新的情況。這種學習能力具有以下特點:一是強調自主學習;二是強調持久的、終身的學習;三是強調“工作學習化,學習工作化”;四是強調“雙環(huán)學習”;五是強調學會學習;六是強調學后有新行為;七是強調組織學習。不斷學習和發(fā)展自身的職業(yè)能力是秘書適應職業(yè)要求,提高職業(yè)水平的關鍵,是秘書形成良好的自我生態(tài)的核心。隨著科學技術的不斷發(fā)展,各種先進的網絡技術和辦公設備不斷地出現,企業(yè)秘書只有不斷自主學習,勇于接受新的挑戰(zhàn),才能更好更快地掌握新技術,為領導決策與管理提供合理化的建議,從而更好地發(fā)揮參謀的職能。這首先要從培養(yǎng)求知欲入手,激勵自己的學習興趣和學習熱情,因為強烈的求知欲是推動學習、掌握知識的巨大動力。其次要養(yǎng)成自學習慣。自學是成人學習,特別是商務秘書人員學習的基本形式,在繁忙的工作之余,安排一定的學習時間并養(yǎng)成自學的習慣。自學的習慣屬于積極的習慣,它是商務秘書勤奮學習的心理條件之一。再次,要改進學習方法。由于商務秘書人員學習內容的廣泛性和學習時間的零碎性,其學習方法也應該是多種多樣的,如計劃學習法和隨意學習法、集中學習法和分散學習法、博采學習法和專題學習法等,多種學習法可以相互結合,靈活運用。2、強化培訓。商務秘書不斷增長和更新知識,開闊自己的視野,其目的也是為了學以致用,將所學知識轉化為能力,以期更好地適應崗位的需要。要把知識變成能力,其重要的環(huán)節(jié)便是培訓。培訓包括崗前培訓和崗中進修兩種形式。在秘書正式進入這個行業(yè)之前,應該進行高效的專業(yè)系統培訓。秘書工作直接對領導負責,是公司正常運作的關鍵樞紐,稍有差錯就可能造成無法估量的損失,所以在正式走上秘書工作崗位前,從業(yè)者應積極接受關于優(yōu)秀秘書的系統培訓。這種培訓包括口語表達培訓、辦公設備使用培訓、寫作培訓等。一名優(yōu)秀的秘書應該從學習秘書專業(yè)知識開始培訓自己的職業(yè)能力,為今后的實際工作和進一步提高自己的理論與實踐能力打下堅實的基礎。全球化及帶來的經濟、政治、文化內容的急劇變化,也使企事業(yè)單位的工作內容和方式發(fā)生著變化。一名優(yōu)秀的秘書不僅需要能夠妥善的處理自己份內的日常工作,而且要適應瞬息萬變的環(huán)境,不斷提高適應能力及應變能力。這就要求秘書在工作后還要抓住機會繼續(xù)學習,包括單位安排的進修機會和自己主動尋找和爭取的學習機遇,增長相關知識,提高職業(yè)能力,提高競爭力。3、注重實踐。商務秘書職業(yè)能力的形成和發(fā)展,與實踐活動密不可分。商務秘書的職業(yè)能力,具有顯著的后天性,是在人的生理素質的基礎上,經過后天的教育和培養(yǎng),并在實踐活動中形成和發(fā)展起來的。商務秘書要提高職業(yè)能力,只有在實踐中不斷總結,摸索規(guī)律,掌握方法和技巧,將所學的知識熟練地運用于實踐,才能轉化為嫻熟的工作能力。如寫作是一種綜合能力,要做到內容與形式的統一,既要有好的表現形式,又要有充實的內容。這就要求秘書人員加強日常寫作實踐,熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平,強化職業(yè)能力。面對經濟全球化和一體化進程的加快,面對日益加劇的市場競爭,企業(yè)的生存和發(fā)展充滿新的機遇和挑戰(zhàn)。新的形勢向新時代的商務秘書提出了更高的要求。商務活動的特殊性還要求企業(yè)的秘書人員必須懂得經