項目立館項目立館的實踐與思考

項目立館項目立館的實踐與思考

2011年初，佛山市圖書館正式提出了“獨立設計”的辦公理念，引入了內部管理中的“風琴手”管理模式。按計劃,我們分三個階段進行“項目立館”的探索和推進:2011年是探索實施階段,通過一個典型項目工作實驗性地引入項目管理模式,接著是在此基礎上試探性小范圍地進行推進;2012年在總結2011年經(jīng)驗基礎上在全館范圍內有限制性的推廣;2013年是“項目立館”全面推進階段。1項目實踐與反思公共圖書館的傳統(tǒng)職能化管理模式,其組織結構是金字塔式,各職能部門之間有著明確的職能分工,橫向聯(lián)系較弱,而項目管理的組織結構是扁平化的,它能彌補傳統(tǒng)管理模式的不足。要想在如此結構穩(wěn)定的傳統(tǒng)組織中引入項目管理這種扁平化的柔性組織,不是一件容易的事。2011年1月,我們組建了“項目立館”課題研究小組,開展相關推廣工作的研究。課題組對“項目立館”的定義、實施的必要性與可行性、圖書館項目的特點和種類、圖書館項目團隊組織結構及責權利益、圖書館項目實施步驟與辦法、管理層對項目的行政支持、圖書館項目成果的推廣應用等一系列課題進行了廣泛深入的研討與論證,撰寫了研究報告《項目立館——圖書館發(fā)展新思路》。新成立的業(yè)務管理部是我館推進項目管理的核心部門和管理項目的常設機構,其主要職能是全面管理和監(jiān)控項目的運作,并為項目團隊和項目負責人提供及時的支持和指導,業(yè)務管理部在《項目立館——圖書館發(fā)展新思路》研究的基礎上,先后推出了《佛山市圖書館項目實施步驟》、《佛山市圖書館項目文檔模板》、《佛山市圖書館項目實施答疑》、《佛山市圖書館項目等級說明》、《佛山市圖書館2012年項目申報辦法》等一系列的項目實施文件。這一系列的理論研究成果和管理文件成為“項目立館”順利實施的指導性文件。經(jīng)過一段時間的學習和培訓,2011年2月底,我館確定以“崇文佛山·閱讀春天”系列讀書活動為項目試點,在日常業(yè)務活動中首次正式引入項目管理的運作模式。接著在“閱讀春天”項目實驗成功的基礎上,我們試探性地小范圍啟動了新項目的申報和立項。讀者自主采購借閱服務、“二代身份證”免押金書刊借閱服務、24小時智能圖書館、自助圖書館等項目相繼立項和實施。2011年底,業(yè)務管理部發(fā)布《佛山市圖書館2012年項目申報辦法》,全館員工以前所未有的熱情和創(chuàng)新思維投入到項目的策劃和申報中,共申報62個項目。這些項目涉及了圖書館工作的方方面面,既有技術研發(fā)型項目,也有理論研究型項目,更多的是來自一線部門的創(chuàng)新型服務項目。經(jīng)館項目審核小組評審,2012年有53個項目獲得立項。2“該項目的成功分析”的實施2.1政府關注,媒體關注圖書館要持續(xù)發(fā)展必須依賴于組織內部的創(chuàng)新,實施“項目立館”,引入項目管理方式,就是希望通過組織的變革激發(fā)員工的創(chuàng)新動力,推動事業(yè)的發(fā)展?！绊椖苛^”的試點工作開始后,我館員工的精神面貌和工作作風都有很大的改變,特別是員工的創(chuàng)新意識和服務意識均有極大提高,各部門、館員之間形成了你追我趕的良性競爭局面。據(jù)統(tǒng)計,2011年度館內出現(xiàn)了一些優(yōu)秀的創(chuàng)新項目(見表1),2012年成功立項的53個項目中,以“佛山市聯(lián)合圖書館建設與評估標準”、“‘閱讀·溫暖’——佛山視障讀者關愛行動”為代表的創(chuàng)新型項目30個,占比57%。2011年,我館以項目推進的讀者服務和讀書活動亮點紛呈,不僅深受市民歡迎,也引起政府、媒體的廣泛關注。2011年,各類媒體對佛山市圖書館的正面報道量為286篇,比2010年全年137篇增長了109%。而2012年一季度的媒體報道量已有60篇,幾乎達到2010年全年一半的報道量(見圖1)。其中,“二代身份證”免押金書刊借閱服務更成為佛山市政府貫徹實施《珠江三角洲地區(qū)改革發(fā)展規(guī)劃綱要》的重點項目之一,頻繁亮相于政府公益短信、公益廣告之列。政府、媒體對佛山市圖書館的持續(xù)關注,從一個側面反映了我館推出的一系列創(chuàng)新之舉順應民意,獲得社會好評,提升了圖書館形象。2.2統(tǒng)一運作,高效運作項目管理在整體工作規(guī)劃、組織完善、決策及時等方面效果顯著。一些重點工作、難點問題通過項目運作都得到很好的解決。比如:2011年,我館提出佛山市聯(lián)合圖書館體系內用“二代身份證”代替借書證的想法。其時,佛山市聯(lián)合圖書館體系共有32家不同類型的成員館,要統(tǒng)一開展“二代身份證”免押金書刊借閱服務,困難極大。我們采用項目管理的方式運作,組建項目組,在大項目下又細分為技術開發(fā)組、宣傳推廣組、業(yè)務流通組三部分,每組有專職的項目負責人,由項目負責人組建自己的團隊。每個項目均有獨立的策劃案、詳細的人員分工表、工作進度表、階段成果時間表等,從技術、宣傳、推廣三方面齊驅并駕開展工作,確保了整體項目有條不紊地高效運作。從項目提出到完成,只用了短短六個月的時間。2011年10月25日,佛山市圖書館聯(lián)合38家成員館在全國率先推出“二代身份證”免押金書刊借閱服務。這項服務受到廣大市民的熱烈歡迎,各路媒體爭相報道。佛山市聯(lián)合圖書館辦證量與書刊借閱量也隨之持續(xù)攀升,從活動啟動到2011年底,新增辦證同比增長400%以上。而我館更是門庭若市,讀者借閱人次創(chuàng)歷年新高(見圖2)。2.3合作項目—提高服務質量,提升讀者滿意度受困于讀者長期對圖書館藏書質量不高,新書太少的抱怨,2011年初由采編部牽頭,協(xié)同其他部門,我們啟動了“讀者自主采購借閱服務”項目,通過與供應商的合作,圖書館采訪人員不定期到書商處挑選近期出版的新書,直接提供給讀者閱覽、外借或購買。讀者借走的圖書,則視為圖書館已購買,讀者還回圖書后,再集中到采編部統(tǒng)一進行分編加工,作為館藏上架;如果新書借閱處的圖書在三個月內一直沒有受到讀者青睞,則會被退回書商處。該項目創(chuàng)新之處是通過與供應商的合作,為讀者提供借、閱、購一體的新型服務模式。這個項目牽涉到與供應商的合作,項目的進度和運作均存在著一定的難度和風險,但是通過項目管理的方式,該項目全程都得到項目管理部門的支持和監(jiān)管,各個項目進度計劃都按時有序地得以實現(xiàn),2011年3月“新書借閱處(知識超市)”如期對外開放。通過該項目,我館購書經(jīng)費的使用獲得了放大效應,讀者可以閱讀到遠超于購書經(jīng)費幾倍甚至幾十倍的圖書。此項目的開展,大受讀者歡迎,辦證量和圖書借閱量比同期增長了40%,社會各界對我館推出的新舉措和新服務給予了積極的關注。2.4對項目經(jīng)費預算進行細化管理,杜絕不合理預算和支出項目管理在我館的應用,帶來的變革還突出表現(xiàn)在圖書館經(jīng)費的使用上。在傳統(tǒng)的管理模式下,圖書館的預算是一種概算,既沒有細化也沒有進行效益評估。項目管理則搭建起對圖書館經(jīng)費預算的效益評估機制,在申請階段項目團隊就必須對項目經(jīng)費預算進行細化,提交《項目資金預算計劃表》,對所需的每筆資金預算提出詳細的使用計劃,再經(jīng)項目審批小組審查核批;在項目進行中,項目團隊必須對每筆支出進行管理,做到專款專用,其中超過5000元的項目經(jīng)費使用必須有財務部門介入監(jiān)管;在項目完成時,項目團隊需提交《項目資金使用情況表》,對每一筆實際支出進行說明,并作為項目驗收和評估的必備材料上報項目管理部門,通過這些措施我們杜絕了不合理預算和支出。如2012年項目申報時各項目自行申報的經(jīng)費總額就達到900多萬,后來在項目審批小組和財務部門的核算下,項目經(jīng)費預算壓縮到528萬多,足足把經(jīng)費縮減了44%,這樣圖書館的經(jīng)費規(guī)劃、使用就更加透明、科學、合理。2.5項目等級的劃分項目管理以項目發(fā)明和目標完成情況量化反映員工的工作業(yè)績,以此調動員工參與項目的熱情和積極性。根據(jù)項目的復雜程度和對圖書館業(yè)務發(fā)展的重要性等要素,我們將項目劃分為A、B、C三個等級,員工依據(jù)參與度、貢獻量給予不同的分值(如表2所示)。以項目等級計分表為基礎我們建立了“員工評分系統(tǒng)”,這一系統(tǒng)為館內評優(yōu)、崗位競聘、職位升遷提供參考數(shù)據(jù),結果使員工參與項目的熱情高漲。據(jù)統(tǒng)計,僅2011年“崇文佛山·閱讀春天”系列讀書活動,主動報名參與各項目的員工就有58位,占員工總數(shù)的48%;2012年員工的項目參與率更是達到90%以上,以往事難做、人難用的情況已不復存在。2.6組建項目小組項目管理有助于快速提升員工的個人能力,通過參與項目,員工有了鍛煉和表現(xiàn)的機會,另外,項目管理鼓勵員工參與那些過去曾經(jīng)專屬于管理者的管理活動,使他們勇于承擔責任。每位員工不分年齡、職稱、職務均可平等參與,成為項目的負責人或項目組成員,這樣員工的知識體系和管理能力得以完善和提升。另外,項目管理在培養(yǎng)一專多能的人才方面有卓越的成效。原本我館只有兩名專職的美工設計人員,但是因為多項目的同時進行,美工緊缺,我們通過實施“館員提升計劃”項目,培養(yǎng)自己的美工,現(xiàn)在每個部門均培養(yǎng)出了自己的美工設計人才,而他們設計的部分作品已經(jīng)達到專業(yè)水平。事實證明,項目管理是圖書館發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)人才的最佳路徑。3績和效益分析“項目立館”經(jīng)過一年多的探索實踐,成績和效益是顯著的。但它畢竟是新生事物,國內尚無經(jīng)驗可借鑒,因此在許多方面都存在著完善和改進空間,需要我們繼續(xù)努力。3.1不斷優(yōu)化運作模式項目管理起源于美國,主要在工商企業(yè)界廣泛應用。我館確立“項目立館”,引入項目管理模式,目的是借鑒先進的管理手段,促進理念創(chuàng)新和管理變革,解決體制限制下圖書館發(fā)展乏力的問題。對于圖書館而言,項目管理畢竟是一種新的運作模式,它所需要的觀念轉變、組織轉型是不可能一蹴而就的,不能急于求成,必須在實踐中摸索發(fā)展、并不斷調整和完善。例如,以“閱讀春天系列讀書活動”為試點引入項目管理,當時的項目管理模式和出臺的配套制度非常粗放和不規(guī)范。無論是為配合項目的啟動而頒布的《關于開展佛山市圖書館2011年“崇文佛山·閱讀春天”系列讀書活動的通知》,還是后來補充出臺的《關于參與系列讀書活動項目的補充說明》,內容都相當粗淺,對其他項目也不具備指導意義。隨著項目工作的逐步推進,具體措施、制度和規(guī)范也相繼出臺,但這些制度文件還需通過實踐不斷檢驗、修改和完善,并最終形成科學、規(guī)范的項目管理體系,來指導“項目立館”的實踐,這些都需要長期持續(xù)的努力。3.2項目管理知識培訓不足項目管理是一門嚴謹?shù)墓芾韺W科,有統(tǒng)一的定義、科學的管理工具、規(guī)范的管理流程和嚴謹?shù)恼J證體系。要在圖書館培養(yǎng)適合其生長的土壤和環(huán)境,必須對員工進行項目管理相關知識的系統(tǒng)培訓。雖說在探索階段我館就成立了課題小組進行專項研究,也組織過員工培訓學習,但畢竟是摸著石頭過河,缺乏相關專業(yè)資深人士的輔導,導致項目實施過程出現(xiàn)諸多問題。下一步,我們計劃選送人員參加專業(yè)項目管理知識培訓,以彌補這方面的不足。3.3項目管理方面在項目的控制過程中,項目團隊既要有風險識別的能力,還應當具備降低或解決風險的能力,另外還需要專業(yè)的項目管理機構為項目團隊及時提供信息支持及專業(yè)知識指引。業(yè)務管理部是司職“項目立館”各項管理工作的部門,但目前因為人手不足,業(yè)務部的同事均身兼數(shù)職,在項目監(jiān)管和指導方面有心無力,特別是多項目齊發(fā)的情況之下,監(jiān)管和指導更是力不從心,因此加強項目管理人才的培養(yǎng)和引進將是未來我館工作的重點。另一方面,圖書館適用的項目管理軟件和平臺正在研發(fā)當中,導致無法運用技術手段對項目涉及的各個環(huán)節(jié)進行有效的管理,諸如項目申報、項目公示、項目進展、項目文檔管理等。因此,“項目立館”亟待項目管理平臺早日投入應用,相關監(jiān)管與指導部門適當增加人手,強化項目監(jiān)管。3.4溝通協(xié)調能力欠缺,導致受制圖書館導入項目管理,并不是完全取代原有的崗位責任制,理想狀態(tài)是二者并行、互為補充。在實施初期,由于員工認識程度和能力水平的差異、相關管理制度的欠缺,導致項目管理和崗位工作之間產(chǎn)生沖突。另一方面,一個復雜項目的啟動,需要調動多部門的資源,大部分項目團隊也是由不同部門的人員組成,這就需要項目負責人具備較強的溝通協(xié)調能力,稍有欠缺,就容易引發(fā)各種矛盾,自身項目也會陷入無法執(zhí)行的困境。針對這些問題,我館及時推出了項目實施協(xié)調指引,對可能引發(fā)沖突和矛盾的情況提前做出了明確的規(guī)定,在一定程度上防范了此類問題的發(fā)生。3.5考核評價機制的建立圖書館屬于公益性事業(yè)單位,不以盈利為目的,所追求的社會效益和服務效益,很難有量化評價指標,“項目立館”終極目標之一就是試圖在公共圖書館內探索建立一套科學的考核評價機制。我館建立的“員工評分系統(tǒng)”在充分調動了員工積極性的同時,也導致部分員工過于追求評價分數(shù),忽略了本職工作。如何建立一個系統(tǒng)有效的激勵評價機制,在崗位工作和項目工作之間獲得平衡,仍然是值得我們研究的難題。3.6員工流失成為考慮員工壓力的最主要因素,在目標工很明顯項目工作給員工帶來了挑戰(zhàn)性和成就感,他們可以根據(jù)自己的能力及興趣選擇參與一些跨部門的創(chuàng)新工作,而不是日復一日地重復同樣的職能工作,這樣,員工工作起來就有激情和干勁,組織也更有活力。但是隨著項目工作量的明顯加重,館員都普遍感覺到了壓力,特別是一些基層的普通員工,他們在做好職能工作的同時還必須兼顧項目工作,對