公司檔案分類編號(hào)整理方案

11檔案分類編號(hào)整理方案司檔案工作的實(shí)際狀況，擬定本方案。一、分類原則〔一制度》以一個(gè)立檔單位所形成的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)公司職能，發(fā)利用?！捕撤诸惡蟮臋n案，分別用英文字母挨次編排大類代字。〔三本方案適用于集團(tuán)本部及各子公司的全部檔案進(jìn)展實(shí)體分類、歸檔和排架治理。二、集團(tuán)公司及各子公司的全宗號(hào)：公司名稱公司名稱全宗號(hào)廣東宏德投資集團(tuán)01東莞市**建設(shè)工程02東莞市**房地產(chǎn)開發(fā)03東莞市**酒店投資04東莞市*** 05東莞市**** 06東莞市***投資 07東莞市**處理 08東莞市**治理 09惠州市**開發(fā) 10東莞市**投資 11廣西***投資 12廣州市***實(shí)業(yè)投資 13東莞市**實(shí)業(yè)投資 14東莞市***工程 15東莞市*** 16東莞市*** 17鴻發(fā)*** 18東莞市*** 19〔備注：增子公司的檔案全宗號(hào)按序排列〕二、類別設(shè)置集團(tuán)本部及各子公司的檔案共分為八大類，具體為：〔一〕A〔二〕B〔三〕C〔四〕D〔五〕E〔六〕F〔七〕G〔八〕H三、各大類檔案的分類與編號(hào)、整理方法〔一〕A。式和處理程序的信息材料。號(hào)+件號(hào)01-A行政.2009.1 -3件號(hào)〔20093件文件〕保管期限代號(hào)〔1永久、2長期、3短期〕年度〔文件形成年度的公元紀(jì)年〕部門簡稱〔行政部〕大類代字〔文書檔案〕全宗號(hào)文書檔案分類、整理方法：1、歸檔推斷：打算文件是否歸檔，應(yīng)比照《檔案歸檔范圍及保管期限表〔見附表除。2、分類：就是依照本單位歸檔的實(shí)際狀況，對(duì)歸檔文件材料〔如：本年〕3、裝訂：將原來文件上帶有的會(huì)生銹的金屬物去掉〔短期的可不用去釘2至5頁的文件可用不銹鋼釘?shù)尼敃鴻C(jī)裝訂，5至30頁的可用不銹鋼夾把每一份文件夾結(jié)實(shí)，頁數(shù)較多的文件用三A416要按A4〔16〕規(guī)格進(jìn)展折疊或托裱再裝訂。4、編頁碼：編頁碼一般用號(hào)碼機(jī)及黑色或藍(lán)色印油編寫。但凡文件中有有效文字的頁面都要編頁碼，正面的蓋在右下角空白〔呈批表5、編制檔號(hào)：在文件右上方空白處加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)的組成:全宗號(hào)+類別名+保管期限代號(hào)+年度+機(jī)構(gòu)〔部門名稱〕+件號(hào)檔號(hào)章式樣：全宗號(hào)全宗號(hào)01類別名A年度2010機(jī)構(gòu)行政部期限長期件號(hào)16、編制歸檔文件名目：歸檔文件名目格式： 檔號(hào)章〔件號(hào)填1-n〕件號(hào)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注文件流水號(hào)發(fā)文單位宏德文件標(biāo)題不至少填寫到每件文件頁文件的變化[2010]51能明確內(nèi)容年碼總數(shù)或參見檔號(hào)號(hào)的要重?cái)M寫標(biāo)題續(xù)打印，不需要在檔案盒內(nèi)另外存放。7別名、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)。8、上架排列：指對(duì)整理好并裝好的檔案依照分類的標(biāo)準(zhǔn)放入填寫箱柜指引卡。〔二〕B全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，包括根本建設(shè)工程的提出、調(diào)研、可行性爭論、評(píng)估、決策、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)預(yù)備、竣工等工作中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的歷史記錄。檔號(hào)構(gòu)造模式為：全宗號(hào)+大類代字+工程代號(hào)+案卷號(hào)+件號(hào)02-B1-5-1件號(hào)〔第51件文件〕案卷號(hào)〔裝滿每盒文件的流水號(hào)〕工程代號(hào)〔按工程開發(fā)時(shí)間先后排序〕大類代字〔基建檔案〕全宗號(hào)基建檔案分類、整理方法：1、歸檔推斷：與文書檔案一樣。2、份數(shù)：一般一式多份。確定份數(shù)時(shí)應(yīng)考慮三種狀況：滿足業(yè)檔案館的需要。送集團(tuán)本部的檔案一般為原件。3、分類：先分工程，后分階段。按工程先后挨次分類，然后、同一階段、同一期限。卷內(nèi)文件的排列：治理性文件按問題、按時(shí)間排列；保管期限長的在前，短的在后；文字材料在前，圖紙?jiān)诤?；圖紙按原圖名目排列，無名目的，總的在前，分項(xiàng)在后，建施在前，結(jié)施在后，土建在前，其他專業(yè)在后。4、裝訂：除圖紙外，其他文件材料的裝訂與文書檔案一樣。4〔210×297mm〕進(jìn)展折疊，以顯露圖紙右下角的圖標(biāo)為基準(zhǔn)。檔號(hào)件號(hào)檔號(hào)件號(hào)B1-51檔號(hào):類別名+工程代號(hào)+案卷號(hào)件號(hào)：每份文件的流水號(hào)6、編制歸檔文件卷內(nèi)名目：歸檔文件名目格式： 檔號(hào)章〔件號(hào)填1-n〕序號(hào)序號(hào)文件責(zé)任者文件材料題名日期頁數(shù)備注編號(hào)件號(hào)文號(hào)或發(fā)文單位標(biāo)題全稱編制文件材每件文件的圖號(hào)料的時(shí)間頁碼總數(shù)案分類名目一起裝訂成檢索名目冊(cè)。歸檔時(shí)間、檔號(hào)、底圖名稱、幅面張數(shù)、編制單位、編制日期、備再編制。7、裝盒：卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，還必需簽定組卷時(shí)間、組卷人簽名，而后檢查一下卷內(nèi)文件排列、裝訂是否正確。卷紙袋/長抽屜中平放或卷成筒狀裝入硬紙筒保存。8、上架排列：在同一工程的歸檔檔案按案卷挨次先后排列?！踩矯隨機(jī)帶來的材料，其應(yīng)歸檔設(shè)備的價(jià)格限額為2萬元以上〔含2萬元。號(hào)+件號(hào)06-C1.1-5-1件號(hào)〔每件文件材料的流水號(hào)〕案卷號(hào)〔裝滿每盒檔案的流水號(hào)〕型號(hào)代號(hào)〔設(shè)備型號(hào)的流水號(hào)〕設(shè)備代號(hào)〔設(shè)備的流水號(hào)〕大類代字〔設(shè)備和儀器檔案〕全宗號(hào)設(shè)備議器檔案分類、整理方法：套即可。〔四〕D會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算材料。檔號(hào)構(gòu)造模式為：全宗號(hào)+大類代字+屬類代號(hào)+自然號(hào)+年度+案卷號(hào)01-D3.1.2002-1案卷號(hào)〔每冊(cè)檔案的流水號(hào)〕年度〔形成材料年度的公元紀(jì)年〕〔〕屬類代號(hào)〔1帳簿、2憑證、3報(bào)表、4其它類〕〔會(huì)計(jì)檔案〕全宗號(hào)1、加蓋檔號(hào)章：卷號(hào)保持全都。全宗號(hào)全宗號(hào)名目號(hào)案卷號(hào)01D3.1.200212、編制會(huì)計(jì)檔案名目：成的會(huì)計(jì)報(bào)表〔財(cái)務(wù)報(bào)告、帳簿、憑證及其他會(huì)計(jì)文件四大類各編一本名目。序號(hào)類別案卷題名起止時(shí)間序號(hào)類別案卷題名起止時(shí)間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注〔帳現(xiàn)金日記2002-6-9至15〔見〔簿、憑證、報(bào)帳、明細(xì)帳、2002-7-9〔附表《檔案碼〕表、其它〕等歸檔范圍及保水號(hào)〕〕卷名目，一年后連同會(huì)計(jì)檔案一同移交檔案室〔五〕E它由簡歷、入職材料、職位變更、證書復(fù)印件等材料組成。檔號(hào)構(gòu)造模式：全宗號(hào)+大類代字+年度+案卷號(hào)+件號(hào)01-E2000-1-1件號(hào)〔每份員工檔案材料流水號(hào)〕案卷號(hào)〔每盒檔案流水號(hào)〕年度〔員工入職年度〕大類代字〔職工檔案〕全宗號(hào)人事檔案分類、整理方法：可參照文書檔案分類整理方法〔六〕F它主要包括：照片、錄像帶、錄音帶、光盤、獎(jiǎng)旗等非紙質(zhì)檔大做強(qiáng)的歷程。檔號(hào)構(gòu)造模式：全宗號(hào)+大類代字+類別代號(hào)+年度+案卷號(hào)+件號(hào)01-F2.1999-1-3件號(hào)〔每份資料的流水號(hào)〕案卷號(hào)〔每盒檔案的流水號(hào)〕年度〔資料形成年度〕類別代號(hào)〔12345獎(jiǎng)旗等其他〕(聲像檔案)全宗號(hào)照片歸檔時(shí)留意填寫相關(guān)的文字說明，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、每盒〔盤、張〕的外套上要貼有標(biāo)簽，注明時(shí)間、內(nèi)容、編號(hào)、保管期限等內(nèi)容。獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案按件編號(hào)歸檔?！财摺矴主要是為本單位營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi)所形成的資料、報(bào)告、方案、歸入基建檔案B檔號(hào)構(gòu)造模式為：全宗號(hào)+大類代字+一級(jí)屬類代號(hào)+二級(jí)屬類代號(hào)+案卷號(hào)+件號(hào)02-G1.1-5-1件號(hào)〔51件文件〕案卷號(hào)〔裝滿每盒文件的流水號(hào)〕二級(jí)屬類代號(hào)〔業(yè)務(wù)大類的分類代號(hào)〕一級(jí)屬類代號(hào)〔本公司經(jīng)營業(yè)務(wù)大類代號(hào)〕大類