辦公室管理作業(yè)答案(0910已修定)

辦公室管理作業(yè)答案(0910已修定)?辦公室管理?作業(yè)一以下彩色字體局部為問題的參考答案，其他為問題和對問題的分析與評講。請同學(xué)們在答題時加以注意。一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入以下表格，內(nèi)容根本相同的填在一行中。此題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容〞這一知識點。P3辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)〔含外企〕1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料；替上司收集演講或報告的資料；整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客；替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發(fā)電報、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會并做好記錄；為上司安排旅行或考察。13日常事務(wù)閱讀并分類信件；自動處理例行的事務(wù)；替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話；照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理；保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時交辦的事項以速記記下上司交待的事項；執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項。16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17外出辦事，如銀行、郵局等。18同學(xué)們在做此題時，要注意分析哪些是內(nèi)容根本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學(xué)因為沒有把內(nèi)容根本相同的放在一起而失分。在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比方：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內(nèi)容要分開來寫。比方：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項那么是文書處理的內(nèi)容。二、辦公用易耗品主要包括哪些？此題主要考核本課程的第一章第5點的“辦公用品的種類〞這一知識點。辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒；8．各種小型機器，如訂書機〔包括訂書針〕、打孔機、裝訂機〔包括裝訂線〕、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。此題在書上有明確答案，得分率很高。主要認(rèn)真閱讀教材，就能答對。三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？此題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導(dǎo)思想〞這一知識點。P27文員工作分為三個步驟：方案、實施和檢查。1．方案的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最正確。上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。3．檢查的步驟，要分析方案和實績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比擬分析。三者的關(guān)系為：先作方案，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“方案——實施——檢查〞這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定方案，然后根據(jù)這個方案去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的方案有所幫助和啟示。同學(xué)們在答復(fù)這道題時，需要注意此題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。此題雖然在書上有現(xiàn)成的答案，但是還是需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納再答題。四、按照“優(yōu)先順序〞處理工作原那么，虛擬一份半天或一天工作〔或家務(wù)〕方案書。此題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作〞這一知識點。在按照“優(yōu)先順序〞制定方案書時，要按以下三個步驟進(jìn)行：1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從方案中刪掉。2．對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事〔優(yōu)先做〕；緊急但是并不重要的事〔第二做〕；重要但是并不緊急的事〔第三做〕；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事〔可以請他人代勞〕。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。此題的例子請同學(xué)們見教材第29頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份方案書，不要抄襲。以下是課本上的例子,大家可以模仿著自已編一個方案,不能照抄,不能雷同。優(yōu)先順序表審核1.和王先生聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定方案的變更2.和司機聯(lián)絡(luò)今天預(yù)定方案的變更3.拍發(fā)喜慶電報4.復(fù)印下午的會議資料5.準(zhǔn)備奠基儀式6.譽寫原稿(今天截稿)7.結(jié)算旅費8.制作感謝信9.整理檔案10.練習(xí)電腦打字五、從以下文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。〔下面的題目選一題答復(fù)就可以了?！骋⒁獍凑找陨系乃悸纷鞔?；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。此題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué)們在答復(fù)此題時要加以注意。1．受意方法；受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤狻布搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會〕和間接受意〔即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等〕。受意方法要注意：〔1〕善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；〔2〕備好記錄本，記錄下指示要點；〔3〕注意傾聽，用心判斷指示的用意；〔4〕必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；〔5〕如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；〔6〕接受指示后，要不失時機地貫徹實施。個人體會：(這下面的體會不能照抄,可以參考后,自已寫一個體會)我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個局部——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。2．方案方法和總結(jié)方法；方案方法：文員對自己的工作要做到有方案地事先予以安排?！?〕要有科學(xué)的、明確的工作方案：工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成的時間。〔要素〕〔2〕分清輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進(jìn)行。受制約的工作應(yīng)置于前，自己支配的工作那么置于后；重大工作優(yōu)先考慮，集中精力去做；日常工作空余時間分散去做，任何工作既有嚴(yán)肅性，又有靈巧性，使方案有一定的余地。做到：整段時間---做復(fù)雜、需連續(xù)進(jìn)行的工作〔如文件擬寫〕；零星時間---做簡單、可間斷的工作〔如信件處理、查閱資料〕；要善于控制某些工作〔如接待來訪者、通電話〕時間的彈性。應(yīng)養(yǎng)成過一段時間就記錄自己工作時間的使用情況，再結(jié)合工作成績、效率作適當(dāng)調(diào)整。個人體會：略〔這個結(jié)合自已的情況寫一個體會〕3．請示方法和報告方法；請示方法：〔1〕文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示；〔2〕無權(quán)處理時，向上司請求批準(zhǔn)；〔3〕上司必須做出答復(fù)或批復(fù)；〔4〕請示必須事先。請示注意：〔1〕請示要對口；〔2〕請示要單一；(3)請示要簡要。報告方法：〔1〕文員向上司反響情況；〔2〕文員向上司提出建議；〔3〕報告可以在事先、事中、事后；〔4〕工作中發(fā)生的重大問題，讓上司及時做出處理；〔5〕上司不一定作出答復(fù)或批示。個人體會：略〔這個結(jié)合自已的情況寫一個體會〕4．傳達(dá)方法；要做到：1、傳達(dá)不走樣，不可夾進(jìn)自己的意見。2、必要時可形成文字材料，照本宣科。3、如果有些指示不便直說，可以根據(jù)上司授意，只傳達(dá)大致意思。4、注意保密。不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示。5、重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記。個人體會：略〔這個結(jié)合自已的情況寫一個體會〕5．進(jìn)言方法；進(jìn)言的意義和作用：〔1〕參謀作用?！?〕補缺作用?！?〕增進(jìn)關(guān)系的作用。進(jìn)言的方法和要求：〔1〕適事?！?〕適時?！?〕適地?！?〕適度。個人體會：略〔這個結(jié)合自已的情況寫一個體會〕6．變通方法和擋駕方法；變通方法：通常情況下，文員要照章辦事，但特殊情況下，文員可采用變通方法，靈巧從事。重大、緊急的事，可越級請示，可先處理后報告。擋駕方法：〔1〕電話擋駕〔2〕來訪擋駕〔3〕會議、活動擋駕。個人體會：略〔這個結(jié)合自已的情況寫一個體會〕7．分工方法與合作方法?！猜浴?辦公室管理?作業(yè)二一、從文員工作的角度比照說明打電話和接聽電話的異同。此題主要考核本課程的第三章第1點的“電話接打〞這一知識點。以下為參考答案：同：1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。2．打電話應(yīng)將重點局部在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話那么沒有這一步。此題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實際工作經(jīng)驗進(jìn)行分析再作答。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點。二、了解“電視會議〞、“交互式電話會議〞的根本用途，比擬其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。此題主要考核本課程的第三章第3點的“電視會議〞和“交互式電話會議〞這兩個知識點，并對這兩個知識點進(jìn)行比擬。此題答題思路如下：1．根本用途：“電視會議〞主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。“交互式電話會議〞的根本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。2．兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的局限性。3．各自的優(yōu)劣：“電視會議〞——優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高?！敖换ナ诫娫挄h〞——優(yōu)：方便、省時、高效，消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡送詞播放功能；劣：費用高，技術(shù)含量高。此題得分率很低，因為需要同學(xué)們對書上的知識進(jìn)行分析和歸納。以上只是此題的參考答案，同學(xué)們也可以有自己的看法，言之成理即可。三、簡要答復(fù)郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。此題主要考核本課程的第四章第2點的“郵件的分揀〞這一知識點。P63〔1〕按照收件人的姓名分揀；這是最容易操作的一種標(biāo)準(zhǔn)，但實際分類時很不方便，只適合于人數(shù)較少的公司或部門。〔2〕按照收件部門的名稱分揀。按一個部門一類的方法進(jìn)行分類，如果郵件上寫的部門本組織沒有設(shè)置，那么把它歸入與些相近的部門，如寫明“教育處〞收的，可以歸入本公司的“培訓(xùn)中心〞。這種方法還可以與第一種方法結(jié)合起來用，先按收件部門的名稱分揀，然后根據(jù)姓名歸類?！?〕按照郵件的重要性分揀；判斷郵件重要性的方法：一〕重要來信人的姓名或重要來信單位的名稱。二〕郵件上出現(xiàn)的掛號郵件、保價郵件、快遞郵件、機要郵件和帶回執(zhí)郵件等特殊的郵寄標(biāo)記。此外，電報、電傳和傳真等郵件也是比擬重要的。各單位可以根據(jù)自已的情況設(shè)置重要性分類標(biāo)準(zhǔn)。4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時?！跋雀嬖V來訪者上司即將外出〔理由〕。。。。〞再去通報上司。假設(shè)上司指示代理人，便向來訪者傳達(dá)：“抱歉，讓您久等，上司急著外出，但他請代理人與您見面。。。請往這邊走。。。〞使對方能充分了解情況。六、模仿作業(yè)上的那篇，自已編寫一份，其實只要把人名換一下，還有投訴的內(nèi)容換換就可以了。〔比方：投訴購置的商品有質(zhì)量問題，等等〕〔下面是格式〕致歉函尊敬的XX先生：感謝你讓我們了解到。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。您真誠的朋友：XXX〔經(jīng)理簽名〕七：簡要闡述會議記錄內(nèi)容與寫法應(yīng)注意的一些問題。會計記錄記載的事項如下：〔1〕會議名稱〔2〕會議記錄人的姓名、蓋章〔3〕時間〔開始時間、結(jié)束時間〕〔4〕會議地點〔5〕議題〔6〕主持人、主席〔7〕出席者名單〔8〕會議的經(jīng)過情形及結(jié)論〔9〕相關(guān)的資料〔10〕下次會議預(yù)定日期會議記錄的寫法應(yīng)注意如下的事項：〔1〕以決定事項為重點，逐項列出較易明了〔2〕簡潔而有要領(lǐng)地寫出會議經(jīng)過，不必寫所有人員的發(fā)言〔3〕要注意的是，要寫什么議題？以怎樣的順序提出？這些議題是什么人發(fā)言？有什么答復(fù)？表決結(jié)果有沒有定案？這些都要簡要地寫上〔4〕要寫正確、寫清楚，要注意會議內(nèi)容有無疏漏之處？客觀地記錄內(nèi)容，不可寫記錄者的主觀感覺，用主觀意識去影響記錄內(nèi)容。?辦公室管理?作業(yè)三一、日程安排方案表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份××預(yù)定表。此題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排方案表的種類和管理〞這一知識點。以下為參考答案：1．日程安排方案表的種類：〔1〕年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門?！?〕月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定方案，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定方案。周預(yù)定表是一個月預(yù)定方案中的一周方案，此預(yù)定方案比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表那么是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定方案，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。2．各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.172—P.176上的例子，編寫。下面是課本上的圖表，同學(xué)們可以參考完，自已編一個，不能抄襲！〔后面4至12月省略了〕此題考察同學(xué)們對知識點的靈巧運用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況答復(fù)此題。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？此題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐〞這個知識點，此題答題思路如下：1．提神醒腦的效勞。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的局部，另外是上司身邊的純粹私事：〔1〕特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。3．財物管理。包括：〔1〕薪金收入管理——薪金收入到達(dá)一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)?！?〕支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以防止被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個編寫“工作任務(wù)單〞的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最好能夠根據(jù)這個范本，結(jié)合自己的工作實踐，編寫一個“工作任務(wù)單〞。下面是給大家一個參考，你們自已編一個，不能抄襲。畢業(yè)聚餐工作任務(wù)單工程或任務(wù)完成任務(wù)的情況備注、提示負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度宴請人數(shù)460人〔行管/會計/工商/教管/法學(xué)〕各班級班長重要客人校長，老師場地溫馨園XX月XX日菜單的選擇已落實酒、飲料啤酒、果粒橙、可樂、雪碧簽到桌和簽到本XX負(fù)責(zé)門口的接待工作XX負(fù)責(zé)開餐前的校長發(fā)言祝酒詞XX負(fù)責(zé)送母校紀(jì)念品已落實餐前小節(jié)目已落實〔互動搶位置小游戲，魔術(shù)、猜謎〕聚餐過程攝影已落實〔XX攝影公司跟拍〕送領(lǐng)導(dǎo)紀(jì)念品XX負(fù)責(zé)結(jié)束后清場?辦公室管理?作業(yè)四一、簡單闡述口頭語言的根本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。此題主要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特征〞和第2點的“敬語的用法〞這兩個知識點。以下為參考答案：1．口頭語言的根本特征：〔1〕語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、標(biāo)準(zhǔn)，使人一聽就明白，并留下印象?！?〕有重音?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的?！?〕有歧義。因為漢字一音多字?！?〕口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比方，莊重的場合，口語應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。2．敬語使用的一般場合：〔1〕對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語?！?〕與并非熟悉的人或是在正式場合〔生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話〕也需要使用敬語?！?〕敬語一般針對：年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給〔給過〕自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。同學(xué)們要注意，此題有兩個問題：一是口頭語言的根本特征；二是敬語應(yīng)用的一般場合。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法〞這個知識點。二、簡要闡述社交話題的選擇。此題主要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇〞這個知識點，此題答題思路如下：1．適宜的話題包括：〔1〕談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；〔2〕一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；〔3〕顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等；〔4〕比擬高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；〔5〕積極、健康的生活體驗的話題；〔6〕幽默、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活潑氣氛。2．不適宜的話題包括：〔1〕應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等?！?〕令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等?！?〕過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。〔4〕自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮?！?〕夸耀自己的話題?！?〕庸俗的、色情的話題?！?〕不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機密的話題。三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？此題主要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用〞這一知識點。1．印章的使用的主要形式為：〔1〕落款章；加蓋于文書作者的落款處,用來說明作者的法定性和文件的有效性〔2〕更正章；對文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字，可以在改正后，用加蓋更正章的方法作為法定作者自行更正的憑信〔3〕證見章；對以他人名義出現(xiàn)的文書蓋章作證?！?〕騎縫章；帶有存根的公函、介紹信，還要加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上〔5〕騎邊章；〔6〕密封章；在公文和其他重要文件封套的封口處加蓋印章，以防私拆〔7〕封存章。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：〔1〕落款章加蓋于文書作者的落款處，用來說明作者的法定性和文件的有效性?！?〕騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。〔3〕更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。四、簡要闡述收文處理的程序及分送的根本原那么。此題主要考核本課程的第十四章第3點中的“收文處理〞這一知識點。1．收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。2．分送的根本原那么：〔1〕屬于方針政策性的，關(guān)系本機關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；〔2〕屬于機關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；〔3〕分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單〞，連同文件一并送批；〔4〕便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；〔5〕在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門〔或領(lǐng)導(dǎo)〕多的