文件化信息控制程序

1.目的：通過職責(zé)劃分、明確工作程序及規(guī)定，確保公司管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)、統(tǒng)計(jì)的編寫、修改、發(fā)行、廢除和管制等文獻(xiàn)化信息得到有效控制。2.范疇：本程序合用于與管理體系有關(guān)的全部文獻(xiàn)化信息的控制。3.職責(zé)：3.1文獻(xiàn)編制（修訂）、審核、同意權(quán)限文獻(xiàn)類型編制（修訂）審核批準(zhǔn)手冊(cè)文獻(xiàn)質(zhì)量部管理代表總經(jīng)理程序文獻(xiàn)主管部門管理代表總經(jīng)理作業(yè)原則/方法主管部門主管部門經(jīng)理管理代表表單統(tǒng)計(jì)主管部門主管部門經(jīng)理管理代表3.2文獻(xiàn)編制單位代號(hào)為：?jiǎn)挝淮?hào)單位代號(hào)質(zhì)量部Q物料部M人力資源部H財(cái)務(wù)部F工程部E商務(wù)部S生產(chǎn)部P3.3質(zhì)量部是管理體系文獻(xiàn)控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)同意后的文獻(xiàn)分發(fā)、收回、銷毀及管制，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位管理體系文獻(xiàn)的管理實(shí)施狀況。其它管理性文獻(xiàn)由各有關(guān)職能部門歸口管理。3.4公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂頒布公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目的，同意【質(zhì)量手冊(cè)】和第二層次程序文獻(xiàn)的公布。3.5管理代表負(fù)責(zé)公司內(nèi)使用的第三層次文獻(xiàn)的同意公布。3.6管理代表負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有文獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)審。3.7管理代表負(fù)責(zé)組織編制、修改、并審核質(zhì)量手冊(cè)和第二層次程序文獻(xiàn)。3.8各單位一把手負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的文獻(xiàn)、作業(yè)原則的審核。3.9工程部負(fù)責(zé)技術(shù)性文獻(xiàn)的歸口管理，負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督各單位技術(shù)性文獻(xiàn)的管理實(shí)施狀況，適時(shí)安排文獻(xiàn)修改的評(píng)審。3.10各單位負(fù)責(zé)建立本單位使用的與管理性有關(guān)的體系文獻(xiàn)清單，并進(jìn)行管制。4.有關(guān)術(shù)語和定義：4.1技術(shù)性文獻(xiàn)：特指顧客工程原則/規(guī)范及其更改、產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文獻(xiàn)、工藝文獻(xiàn)、檢查作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)原則、圖樣更改、工藝更改、工裝模具圖樣等。4.2管理體系文獻(xiàn)：除技術(shù)性文獻(xiàn)以外的與管理有關(guān)的體系文獻(xiàn)，如多個(gè)工作程序、工作規(guī)范等。4.3系統(tǒng)文獻(xiàn)：【質(zhì)量手冊(cè)】將管理體系中各作業(yè)要項(xiàng)以書面文獻(xiàn)形式作系統(tǒng)的規(guī)定。4.4程序文獻(xiàn)：將管理體系中各管理程序以書面文獻(xiàn)敘述的文獻(xiàn)。4.5指導(dǎo)文獻(xiàn)：管理體系中各作業(yè)原則、方法、圖面、闡明其作業(yè)辦法的文獻(xiàn)。4.6表單統(tǒng)計(jì)：將程序文獻(xiàn)或工作作業(yè)原則所規(guī)定的執(zhí)行事項(xiàng)﹐以數(shù)字、文字、圖表或其它可明確體現(xiàn)內(nèi)容的文獻(xiàn)呈現(xiàn)執(zhí)行的成果。凡含有下列條件者稱為正式表單：a．使用期及保存期超出三個(gè)月以上。b．正式附屬于質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)原則內(nèi)并賦予編號(hào)列管。4.7外來文獻(xiàn):國際原則、國標(biāo)、行業(yè)原則、客戶提供之文獻(xiàn)數(shù)據(jù)等非我司內(nèi)部所發(fā)行的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)均屬之。5.文獻(xiàn)控制工作流程：5.1文獻(xiàn)控制工作流程原則序號(hào)流程塊工作內(nèi)容或原則一文獻(xiàn)需求各單位根據(jù)質(zhì)量管理和體系原則規(guī)定，擬定所需的文獻(xiàn)清單。二文獻(xiàn)編寫/修訂文獻(xiàn)編寫1、質(zhì)量手冊(cè)——由管理代表組織編寫。2、程序文獻(xiàn)——根據(jù)質(zhì)量管理體系規(guī)定策劃，由管理者代表組織編制【程序文獻(xiàn)】；3、三階文獻(xiàn)——由各部門主管組織編制各作業(yè)原則／作業(yè)方法文獻(xiàn)、表單。文獻(xiàn)修訂1.文獻(xiàn)運(yùn)行中，發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)需要修訂時(shí)，由原文獻(xiàn)編寫單位提出，并填寫【文獻(xiàn)制/修/廢申請(qǐng)告知單】，對(duì)其作出對(duì)應(yīng)修訂；2、文獻(xiàn)經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從0到9時(shí)）或文獻(xiàn)需進(jìn)行大幅度修改時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文獻(xiàn)作廢，換成新版和新版次，新版次從0次開始。三審核1.質(zhì)量手冊(cè)和程序文獻(xiàn)由管理代表審核.2.各部門內(nèi)作業(yè)原則/方法﹑表單由各單位一把手審核。3.【文獻(xiàn)分發(fā)/回收表】的審核與對(duì)應(yīng)文獻(xiàn)審核程序相似。四批準(zhǔn)1.編制單位將質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)及其【文獻(xiàn)分發(fā)/回收表】送總經(jīng)理同意。2.各部門內(nèi)作業(yè)原則/方法﹑表單，由編制單位將文獻(xiàn)原稿及審批發(fā)放表一起報(bào)管理代表同意。3.【文獻(xiàn)分發(fā)/回收表】同意與對(duì)應(yīng)的文獻(xiàn)同意程序相似。五外來文獻(xiàn)接受1.對(duì)于普通外來文獻(xiàn)，如國家、國際原則等統(tǒng)一由職能部門接受、登記、編號(hào)、轉(zhuǎn)發(fā)，發(fā)放時(shí)加蓋“外來文獻(xiàn)”印章。2.對(duì)于顧客提供的技術(shù)資料，按工程規(guī)范變更程序進(jìn)行管理。六文獻(xiàn)歸檔管理1、文獻(xiàn)編號(hào)：程序文獻(xiàn)的編號(hào)由質(zhì)量部在編制程序文獻(xiàn)匯編時(shí)按編號(hào)辦法一編寫。其它三階文獻(xiàn)的編號(hào)由編制單位按編號(hào)辦法二編寫。（技術(shù)資料的編號(hào)格式不包含在內(nèi)）。編制人員應(yīng)確保文獻(xiàn)編號(hào)和發(fā)放號(hào)其唯一性。表單統(tǒng)計(jì)的編號(hào)方法由編制單位按編號(hào)辦法三編寫。編號(hào)辦法一：質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)辦法為：QEM□□□□□□編寫年份序列號(hào)質(zhì)量環(huán)境管理手冊(cè)編號(hào)辦法二：程序、制度規(guī)范文獻(xiàn)的編號(hào)辦法為：QEP□□□□□□□□□編寫年份序列號(hào)原則條款程序、制度、規(guī)范、指導(dǎo)書編號(hào)辦法三：表單統(tǒng)計(jì)編號(hào)為：QER□□□—□□序列號(hào)原則條款號(hào)統(tǒng)計(jì)2.編制單位將審批后的系統(tǒng)文獻(xiàn)、程序文獻(xiàn)、三階文獻(xiàn)及各式表單的原稿、【文獻(xiàn)分發(fā)/回收表】及電子版一起報(bào)質(zhì)量部，由質(zhì)量部系統(tǒng)列帳管理。同時(shí)要及時(shí)在公司局域網(wǎng)上維護(hù)，確保紙版文獻(xiàn)與電子版文獻(xiàn)的統(tǒng)一性。3.編制單位應(yīng)對(duì)本單位編制的文獻(xiàn)底稿進(jìn)行臺(tái)帳系統(tǒng)管理。4.各使用單位主管或授權(quán)人員，應(yīng)建立本部門有關(guān)統(tǒng)計(jì)，負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的歸檔管理。5.各類質(zhì)量數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)及表單的保存期限根據(jù)程序的有關(guān)作業(yè)內(nèi)容進(jìn)行管理。6.任何人均不得于正式文獻(xiàn)上加以標(biāo)記、書寫或涂改任何文字、符號(hào)，否則視為無效文獻(xiàn)。7.有關(guān)部門設(shè)有專人管理，文獻(xiàn)管理納入內(nèi)部審核項(xiàng)目中，以確保數(shù)據(jù)的對(duì)的使用。七文獻(xiàn)發(fā)行1.職能部門將審批后的文獻(xiàn)，按【文獻(xiàn)分發(fā)/回收表】中由編制單位擬定好的印制份數(shù)和發(fā)放范疇，印發(fā)到有關(guān)人員及單位。2.經(jīng)發(fā)行的文獻(xiàn)，由質(zhì)量部以【文獻(xiàn)清單】列冊(cè)管理，印適宜份數(shù)，在紙質(zhì)文獻(xiàn)封面上加蓋受控章后發(fā)行，并請(qǐng)收文單位于【文獻(xiàn)分發(fā)/回收表】上簽收(表單除外)。電子版本的文獻(xiàn)，設(shè)定審批及簽收人員的權(quán)限，自行打印的無受控章的文獻(xiàn)為非受控文獻(xiàn)。3.各單位若有發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)份數(shù)局限性需求、缺頁、破損、筆跡含糊，應(yīng)填寫【文獻(xiàn)信息借閱復(fù)制記錄表】，向職能部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。4.當(dāng)文獻(xiàn)、資料已經(jīng)丟失，持有人應(yīng)填寫【文獻(xiàn)信息借閱復(fù)制記錄表】，向職能部門、文獻(xiàn)編制單位（或外來文獻(xiàn)的職能管理部門）申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。經(jīng)核算無誤，職能部門則重新印制、發(fā)放并統(tǒng)計(jì)。八文獻(xiàn)宣貫執(zhí)行1、文獻(xiàn)編制單位負(fù)責(zé)組織本文獻(xiàn)的培訓(xùn)，同時(shí)做好有關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)。2、各單位組織本單位員工學(xué)習(xí)有關(guān)的文獻(xiàn)，并作好有關(guān)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)。3、各單位按文獻(xiàn)規(guī)定指導(dǎo)、執(zhí)行工作。九收集使用單位意見編制單位負(fù)責(zé)收集各單位的反饋意見。十意見評(píng)審文獻(xiàn)編制單位負(fù)責(zé)組織有關(guān)單位及領(lǐng)導(dǎo)參加文獻(xiàn)意見的評(píng)審第一：應(yīng)當(dāng)修改，則接第二款“文獻(xiàn)修訂”第二：若不需修改則接第八款“文獻(xiàn)宣貫執(zhí)行”。第三：應(yīng)當(dāng)廢止，則接“文獻(xiàn)廢止審批”。十一文獻(xiàn)廢止審批1.質(zhì)量手冊(cè)和程序文獻(xiàn)的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理同意。2.各部門內(nèi)作業(yè)原則/方法的廢止由各單位一把手審核。管理代表同意。3.外來文獻(xiàn)的廢止由管理代表審核.總經(jīng)理同意。十二廢止文獻(xiàn)解決1、通過同意廢止的文獻(xiàn),應(yīng)由質(zhì)量部根據(jù)【文獻(xiàn)分發(fā)/回收表】發(fā)放范疇,收回舊版文獻(xiàn),并作好統(tǒng)計(jì)。2、質(zhì)量部回收的舊版文獻(xiàn)可于文獻(xiàn)上畫“【×】作費(fèi)”標(biāo)記供回收用紙，或進(jìn)行銷毀。若因需要保存作廢文獻(xiàn)時(shí)，保存單位應(yīng)對(duì)這些文獻(xiàn)進(jìn)行標(biāo)記，避免造成錯(cuò)用或誤用。5.2統(tǒng)計(jì)控制作業(yè)流程序號(hào)流程塊工作內(nèi)容或原則一表單需求編制單位根據(jù)公司實(shí)際生產(chǎn)狀況和體系原則統(tǒng)計(jì)規(guī)定，擬定所需的表單目錄清單。二統(tǒng)計(jì)表單設(shè)計(jì)1、質(zhì)量體系文獻(xiàn)編制人員根據(jù)原則、顧客規(guī)定及為證明體系有效運(yùn)行的需求，設(shè)計(jì)多個(gè)使用方便、內(nèi)容充足的統(tǒng)計(jì)格式。2、允許使用有授權(quán)的電子統(tǒng)計(jì)形式。3、統(tǒng)計(jì)表單應(yīng)明確其日期、表單編號(hào)，統(tǒng)計(jì)編號(hào)、統(tǒng)計(jì)名稱、統(tǒng)計(jì)人和保存期限。三編目（涉及保存期和編目）1、表單編號(hào)統(tǒng)計(jì)表單編號(hào)方法見本程序——六、文獻(xiàn)歸檔管理。2、編制人員應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)的追溯驗(yàn)證需求，在文獻(xiàn)中規(guī)定多個(gè)統(tǒng)計(jì)的保存期限。3、表單編制單位形成質(zhì)量統(tǒng)計(jì)目錄清單并編號(hào)，報(bào)質(zhì)量部歸檔。四表單使用培訓(xùn)各編制人員安排培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)統(tǒng)計(jì)使用人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)使用的培訓(xùn)，讓使用人員能對(duì)的使用統(tǒng)計(jì)表單。五提供統(tǒng)計(jì)表單1、公司范疇內(nèi)使用的紙版質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表單由職能部門統(tǒng)一印制并提供應(yīng)使用單位。2、各單位內(nèi)部使用的紙版質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表格由各單位自行負(fù)責(zé)印制。六統(tǒng)計(jì)表單使用1、各有關(guān)崗位人員按照原則及程序規(guī)定，準(zhǔn)時(shí)如實(shí)填寫有關(guān)的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)。2、全部質(zhì)量統(tǒng)計(jì)應(yīng)認(rèn)真書寫，做到筆跡清晰、統(tǒng)計(jì)的事實(shí)或數(shù)據(jù)精確、完整，不得隨意涂改。確實(shí)需更改時(shí)采用劃改，劃去原文后寫上更改的內(nèi)容，并由更改人簽名或蓋上印章。對(duì)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表格中未涉及的項(xiàng)目打斜杠“/”注銷，不能留有空白。七統(tǒng)計(jì)收集各單位根據(jù)其職能擬定、收集有關(guān)的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)。八整理各單位應(yīng)編制本單位統(tǒng)計(jì)目錄清單，方便檢索，并報(bào)質(zhì)量部備份。質(zhì)量部應(yīng)建立公司的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)清單。九查閱/檢索1、各紙版統(tǒng)計(jì)貯存地應(yīng)建立統(tǒng)計(jì)貯存臺(tái)賬，方便檢索。2、電子版由計(jì)算機(jī)室設(shè)計(jì)工作模塊，明確檢索目錄3、查閱已歸檔的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)時(shí)，查閱人員應(yīng)在《文獻(xiàn)信息借閱復(fù)制記錄表》上簽名，質(zhì)量統(tǒng)計(jì)不能帶離保管場(chǎng)合。十保存和防護(hù)1、各單位所產(chǎn)生的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)由本單位按職能分地保存，為方便存取、檢索，質(zhì)量統(tǒng)計(jì)應(yīng)按月整頓，并按分類號(hào)、流水號(hào)依次次序排列，建立清晰的臺(tái)帳，每月歸檔一次，并妥善貯存。含有永久性保存價(jià)值的應(yīng)整頓成質(zhì)量檔案，送質(zhì)量部歸檔。2、統(tǒng)計(jì)的保存期：法規(guī)和顧客有規(guī)定的按對(duì)應(yīng)法規(guī)和顧客規(guī)定執(zhí)行。否則，有關(guān)員工教育培訓(xùn)、經(jīng)歷、資格、供方檔案等含有永久性保存價(jià)值的統(tǒng)計(jì)永久保存；與產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)保存期；其它統(tǒng)計(jì)保存期3年。3、紙版統(tǒng)計(jì)貯存地應(yīng)確保防潮、防蟲、防火；電子版統(tǒng)計(jì)貯存應(yīng)確保防病毒、防誤刪?？蛻粲刑厥庖?guī)定時(shí)，將質(zhì)量統(tǒng)計(jì)掃描成電子存檔。十一處置對(duì)逾期的質(zhì)量統(tǒng)計(jì)，使用單位應(yīng)辦理銷毀手續(xù)。銷毀前經(jīng)保管員核對(duì)無誤后，填寫《統(tǒng)計(jì)銷毀清單》，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可解決，解決方式普通可采用破碎、燒毀或澆上腐蝕劑；電子版質(zhì)量統(tǒng)計(jì)由管理者代表監(jiān)督各部門做永久性刪除。十二統(tǒng)計(jì)控制檢查監(jiān)督質(zhì)量部定時(shí)或不定時(shí)的對(duì)公司質(zhì)量統(tǒng)計(jì)的實(shí)施狀況進(jìn)行檢查和糾正，并按有關(guān)文獻(xiàn)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行考核。6有關(guān)文獻(xiàn)化信息6.1QER7.5-01《文獻(xiàn)化信息清單》6.2QER7.5-02《文獻(xiàn)化信息制/修/廢申請(qǐng)告知單》6.3