文件管理程序正式版

蘇柏科技有限公司IT服務(wù)管理體系文獻(xiàn)文獻(xiàn)管理程序ITSM-0001-受控狀態(tài)受控分發(fā)號(hào)版本1.0持有人目錄1目的 22范疇 23職責(zé) 23.1總經(jīng)理 23.2管理者代表 23.3綜合管理部 23.4其它部門 24程序 24.1工作流程 24.2文獻(xiàn)的范疇及標(biāo)記 34.2.1受控文獻(xiàn)范疇： 34.2.2IT服務(wù)管理體系文獻(xiàn)的標(biāo)記 34.3文獻(xiàn)的同意 44.4文獻(xiàn)的公布 44.5文獻(xiàn)的評(píng)審和更改 45引用文獻(xiàn) 56統(tǒng)計(jì) 5

文獻(xiàn)管理程序1目的對(duì)IT服務(wù)管理體系所規(guī)定的文獻(xiàn)進(jìn)行控制，確?？色@得合用文獻(xiàn)的有效版本，特制訂本程序。

2范疇本程序合用于公司各部門的IT服務(wù)管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)和資料控制和管理。3職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)《IT服務(wù)管理手冊(cè)》和《程序文獻(xiàn)》的同意。3.2管理者代表負(fù)責(zé)《IT服務(wù)管理手冊(cè)》和《程序文獻(xiàn)》審核工作。3.3綜合管理部3.3.1負(fù)責(zé)本程序文獻(xiàn)的編制、更改、實(shí)施和控制管理；負(fù)責(zé)外來文獻(xiàn)（國家、地方和顧客與IT服務(wù)有關(guān)的文獻(xiàn)和資料）的識(shí)別和管理。3.3.2負(fù)責(zé)《IT服務(wù)管理手冊(cè)》的編制、發(fā)放、更改和控制管理，負(fù)責(zé)各程序文獻(xiàn)編制工作的指導(dǎo)、印制、發(fā)放、更改和控制管理。3.3.3負(fù)責(zé)收集國家頒布的IT服務(wù)管理方面的法律法規(guī)并進(jìn)行有效的控制和管理。3.4其它部門負(fù)責(zé)主管業(yè)務(wù)范疇內(nèi)體系文獻(xiàn)的編制、審核、修訂；以及所管轄的業(yè)務(wù)和有關(guān)的外來文獻(xiàn)、內(nèi)部文獻(xiàn)資料的識(shí)別、控制與管理。4程序4.1工作流程4.2文獻(xiàn)的范疇及標(biāo)記4.2.1受控文獻(xiàn)范疇：a)IT服務(wù)管理手冊(cè)（涉及IT服務(wù)方針、IT服務(wù)目的）；b)原則所規(guī)定的程序文獻(xiàn)；c)外來文獻(xiàn)；d)統(tǒng)計(jì)格式。4.2.2IT服務(wù)管理體系文獻(xiàn)的標(biāo)記4.2.2.1綜合管理部應(yīng)對(duì)IT服務(wù)管理體系文獻(xiàn)進(jìn)行標(biāo)記，標(biāo)記號(hào)為文獻(xiàn)編號(hào)，IT服務(wù)管理手冊(cè)的編號(hào)為ITSM-M-年份（如），其它文獻(xiàn)標(biāo)記號(hào)的編制以下：ITSM□□□□—□□□□文獻(xiàn)版本號(hào)（年代號(hào)）文獻(xiàn)次序號(hào)文獻(xiàn)類別號(hào)公司IT服務(wù)管理文獻(xiàn)代號(hào)4.2.2.2文獻(xiàn)類別號(hào)編制為：——基礎(chǔ)管理程序文獻(xiàn)00；——IT服務(wù)管理體系服務(wù)交付過程類程序文獻(xiàn)01；——IT服務(wù)管理體系關(guān)系過程類程序文獻(xiàn)02；——IT服務(wù)管理體系解決過程類程序文獻(xiàn)03；——IT服務(wù)管理體系控制過程類程序文獻(xiàn)04；——IT服務(wù)管理體系管理制度10。4.2.2.3文獻(xiàn)次序號(hào)按01、02、03??????次序編號(hào)。4.2.2.4涉密文獻(xiàn)應(yīng)按信息安全有關(guān)的規(guī)定分類并標(biāo)記。4.3文獻(xiàn)的同意4.3.1全部IT服務(wù)管理體系文獻(xiàn)在公布前都要審核其對(duì)的性、完整性、協(xié)調(diào)性及可操作性。4.3.2《IT服務(wù)管理手冊(cè)》由綜合管理部編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理同意。4.3.3程序文獻(xiàn)和制度文獻(xiàn)在綜合管理部組織下由主管該程序的職能部門編寫，管理者代表或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理同意公布。4.3.4外來文獻(xiàn)的管理程序。凡發(fā)到公司的與IT服務(wù)和有關(guān)的外來文獻(xiàn)均由綜合管理部負(fù)責(zé)簽收、登記、分類，由綜合管理部先送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，再根據(jù)管理層批示的內(nèi)容，送有關(guān)部門閱辦或轉(zhuǎn)發(fā)基層單位，有關(guān)部門閱辦或轉(zhuǎn)發(fā)后來，其文獻(xiàn)原件一律由公司綜合管理部收回并存檔案室。各部門收到的外來文獻(xiàn)，應(yīng)交綜合管理部解決。4.4文獻(xiàn)的公布4.4.1IT服務(wù)管理體系文獻(xiàn)以印制和電子文獻(xiàn)兩種形式公布，電子文獻(xiàn)應(yīng)以Word格式的文檔保護(hù)版發(fā)放到各部門。4.4.2應(yīng)及時(shí)對(duì)電子文獻(xiàn)進(jìn)行更新。4.4.3印制兩份書面文獻(xiàn)，一份存檔綜合管理部，一份存檔總經(jīng)理室。如有借閱書面文獻(xiàn)，需填寫《文獻(xiàn)資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)管理者代表同意后方可到綜合管理部借用，并按照商定時(shí)限償還。4.4.4IT服務(wù)管理體系文獻(xiàn)，均為受控文獻(xiàn)。文獻(xiàn)受控副本由綜合管理部按《文獻(xiàn)發(fā)放回收記錄表》規(guī)定的范疇編號(hào)發(fā)放?！段墨I(xiàn)發(fā)放回收記錄表》應(yīng)經(jīng)管理者代表同意。發(fā)放時(shí)由各部門接受人員在《文獻(xiàn)發(fā)放回收記錄表》上簽字。回收時(shí)由接受人員在《文獻(xiàn)發(fā)放回收記錄表》文獻(xiàn)回收欄簽收?；厥諘r(shí)應(yīng)填寫回收日期并由回收人員簽字。特殊狀況如需增加發(fā)放范疇須經(jīng)管理者代表同意。4.5文獻(xiàn)的評(píng)審和更改4.5.1在文獻(xiàn)實(shí)施過程中，各職能部門應(yīng)及時(shí)收集不適宜之處，及時(shí)上報(bào)頒發(fā)部門，由原文獻(xiàn)審批人決定與否進(jìn)行更改?！豆芾硎謨?cè)》、《程序文獻(xiàn)》每年在內(nèi)審時(shí)由綜合管理部組織有關(guān)部門進(jìn)行文獻(xiàn)的評(píng)審，必要時(shí)予以修訂。4.5.2文獻(xiàn)更改a.當(dāng)文獻(xiàn)和資料需要更改時(shí)，必須由更改人或部門提出《文獻(xiàn)更改告知單》，闡明更改因素，由文獻(xiàn)資料的原審批人審批。原審批人不在原職時(shí)，應(yīng)由接替其職務(wù)的人員審批。該審批人應(yīng)獲得審批所需根據(jù)及有關(guān)背景資料。b.文獻(xiàn)的版本由大寫英文字母A、B、C等替代，初版為A，以這類推，修改次數(shù)由阿拉伯?dāng)?shù)字替代，初始狀態(tài)為0，更改標(biāo)記由小寫英文字母1、2、3等表達(dá)。文獻(xiàn)的更改普通采用換版、換頁的方式。當(dāng)文獻(xiàn)大部分改動(dòng)時(shí)采用換版；換頁修改在修改碼處編號(hào),1.表達(dá)第一次更改,2.表達(dá)第二次更改，依次類推；同一處修改滿5次應(yīng)換版,文獻(xiàn)修訂后應(yīng)填寫《文獻(xiàn)更改修訂狀態(tài)一覽表》，以明確更改和修訂狀態(tài)。4.5.3文獻(xiàn)審批后，系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)更新電子文檔，綜合管理部同時(shí)更新書面文獻(xiàn)。4.5.4作廢的書面文獻(xiàn)由綜合管理部填寫《文獻(xiàn)銷毀統(tǒng)計(jì)》，經(jīng)同意人同意后銷毀;作廢的電子文檔放入作廢文獻(xiàn)夾里，或在綜合管