酒店管理系統(tǒng)分析

酒店管理系統(tǒng)一、可行性研究與計(jì)劃隨著旅游業(yè)的發(fā)展，酒店、餐飲娛樂行業(yè)日趨發(fā)達(dá)，引入全方位的電腦服務(wù)和電腦管理日益流行。同時(shí)，酒店和餐廳娛樂業(yè)引入電腦服務(wù)和管理也取得了優(yōu)良的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。為此，國家建設(shè)部已于最近作出明確規(guī)定：凡星級(jí)酒店在項(xiàng)目審批時(shí)，其設(shè)計(jì)方案必須包括電腦管理系統(tǒng)，否則不予立項(xiàng)?？梢?，酒店管理電腦化勢(shì)在必行。酒店管理系統(tǒng)將先進(jìn)的電腦技術(shù)與現(xiàn)代酒店服務(wù)管理完美地結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)了住宿、餐飲、娛樂全新概念的服務(wù)和管理方式。傳統(tǒng)的酒店管理往往令管理者花大量的時(shí)間來處理顧客投訴，例如錯(cuò)誤查詢、煩瑣的登記和結(jié)帳手續(xù)、旅客費(fèi)用計(jì)算錯(cuò)誤、空余客房資料不能及時(shí)提供等，從而影響出租率，使的管理人員不得不集中精力規(guī)劃管理運(yùn)行策略和進(jìn)行決策。以上問題可通過電腦系統(tǒng)輔助解決，酒店管理的電腦化，不僅是體現(xiàn)酒店現(xiàn)代化形象的一個(gè)重要標(biāo)志，而且對(duì)于提高員工工作效率，加速資金周轉(zhuǎn)、降低各項(xiàng)成本及改善服務(wù)質(zhì)量都有十分積極的作用。我們?cè)诮?jīng)過對(duì)市場(chǎng)深入細(xì)致的分析和研究后，運(yùn)用國際上的先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，采用國際先進(jìn)的管理模式，結(jié)合中國酒店的實(shí)際特點(diǎn)，開發(fā)了這套酒店管理系統(tǒng)。一個(gè)成熟的酒店管理系統(tǒng)不僅僅是記錄酒店客人的信息，提供查詢，報(bào)表打印等一系列簡(jiǎn)單的工作，它能讓工作人員從煩瑣的手工操作中解脫，并且酒店管理系統(tǒng)本身就代表著一種管理方法。隨著它的深入，將帶動(dòng)企業(yè)的運(yùn)做，為管理和決策提供支持。為了達(dá)到這個(gè)要求，它必須依靠高起點(diǎn)的硬件環(huán)境和軟件開發(fā)工具來保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和正常運(yùn)行。酒店電腦系統(tǒng)要求24小時(shí)連續(xù)運(yùn)行，數(shù)據(jù)量大，可靠性要求高，因此整個(gè)電腦系統(tǒng)供電采用專線方式，加配UPS（不間斷供電系統(tǒng)），并合理接地，以便保障整套系統(tǒng)的正常運(yùn)行。總之，使用該酒店管理系統(tǒng)，將會(huì)有以下好處：1.電腦收銀，打印帳單：快速準(zhǔn)確，減少賓客等待時(shí)間，并可杜絕收銀過程中的舞弊現(xiàn)象。2.高效的客房管理：能有效的提高房率，增加營(yíng)業(yè)收入。3.提高決策依據(jù)：管理者可以隨時(shí)了解經(jīng)營(yíng)情況，以制定相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)方針。4.減輕員工的工作負(fù)擔(dān)：從而使員工把更多的精力放在提高為賓客服務(wù)的質(zhì)量上。5.簡(jiǎn)單、方便地保存和查詢歷史資料。6.樹立良好的酒店形象。二、需求分析與規(guī)格說明1．客房預(yù)定系統(tǒng)散客預(yù)定團(tuán)體預(yù)定客房預(yù)定預(yù)定未到處理預(yù)售查詢預(yù)定系統(tǒng)可隨時(shí)查詢30天以內(nèi)酒店客房預(yù)售一覽表，及可售房間數(shù)，可查詢某間客房預(yù)定情況。對(duì)?？涂墒褂孟到y(tǒng)的客歷資料預(yù)定及陪房，可大大減少資料的輸入2．前臺(tái)接待系統(tǒng)散客入住登記合約入住登記團(tuán)體自動(dòng)入住和手動(dòng)入住補(bǔ)填客單修改客人信息、轉(zhuǎn)房、調(diào)房、設(shè)置房態(tài)、客人留言預(yù)定客房查詢可售客房查詢客人一旦入住酒店，將允許客人先消費(fèi)（簽單），后付帳（使用一卡通）。系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了限制消費(fèi)的功能。團(tuán)體入住后除了每個(gè)團(tuán)員有自己的帳外，系統(tǒng)還自動(dòng)產(chǎn)生該團(tuán)的主帳號(hào)，操作員每一個(gè)消費(fèi)記入成員帳還是記入團(tuán)體帳，該團(tuán)成員的房租將自動(dòng)記入團(tuán)主帳。3．前臺(tái)收銀系統(tǒng)記帳（包括客人在酒店各營(yíng)業(yè)場(chǎng)點(diǎn)的消費(fèi)）埋單限制客人消費(fèi)退房押金加入查帳（可查總客帳、總收入帳、總消費(fèi)帳）轉(zhuǎn)帳設(shè)置跑單客用保險(xiǎn)箱管理團(tuán)體埋單及退房每一個(gè)客人從預(yù)定房間起系統(tǒng)（一卡通系統(tǒng)）內(nèi)已自動(dòng)產(chǎn)生了該客人的帳號(hào)，住店的客人享受酒店的短期貸款，可以在酒店絕大部分簽單，這將刺激客人的消費(fèi)心理，增加酒店的收入，記帳功能主要加入酒店暫無連網(wǎng)的那些消費(fèi)場(chǎng)所和諸如賠償、日租、特別消費(fèi)等。酒店管理者還可根據(jù)客人的情況鎖住其帳號(hào)，以限制其消費(fèi)。前臺(tái)收銀系統(tǒng)的埋單又與其他營(yíng)業(yè)場(chǎng)所不同，前臺(tái)的埋單允許客人一帳多單，分期埋單，分類別埋單，退房時(shí)能自動(dòng)檢測(cè)：客人的帳務(wù)余額為零；客人帳號(hào)的帳項(xiàng)為空；保險(xiǎn)箱鑰匙以歸還，否則系統(tǒng)拒絕退房。轉(zhuǎn)帳功能也具有萬能分帳的功能，既不但可以把幾個(gè)帳號(hào)的消費(fèi)轉(zhuǎn)入另一帳號(hào)，也可把某一帳號(hào)特定時(shí)期特定幾類消費(fèi)轉(zhuǎn)入另一帳號(hào)，轉(zhuǎn)帳帳項(xiàng)將留下記號(hào)并且留下記錄以方便查核人員核對(duì)。團(tuán)體埋單與其他埋單相同，而團(tuán)體退房則采用全自動(dòng)方式，不必一一輸入房號(hào)。如果系統(tǒng)檢測(cè)到某團(tuán)的成員全部已退房，團(tuán)主單也隨即自動(dòng)退出。4．帳務(wù)系統(tǒng)除具有收銀系統(tǒng)的功能外，還具有糾錯(cuò)、報(bào)表輸出等功能，能將損失降至最低5．管家系統(tǒng)設(shè)置凈房、臟房、壞房、及取消壞房設(shè)置SKIP房、SLEEP房查詢凈房表、臟房表、壞房表房間狀態(tài)新入住查詢6．電話系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)費(fèi)夜審系統(tǒng)夜間稽核應(yīng)該是控制酒店經(jīng)營(yíng)的一個(gè)核心部分,每天的經(jīng)營(yíng)情況都必須經(jīng)由夜間審核.本系統(tǒng)提供的功能有:過房租.每天一次地將在住客的帳目加上當(dāng)天的房租費(fèi)用日營(yíng)業(yè)報(bào)表.將當(dāng)天的收入分類統(tǒng)計(jì).產(chǎn)生客人余額表.客人明細(xì)帳查詢.便于夜審人員核對(duì)明細(xì)帳.客人信息查詢動(dòng)態(tài)房態(tài)查詢房間明細(xì)帳查詢收銀員報(bào)表當(dāng)日入住客人報(bào)表7．客歷系統(tǒng)客人資料手工、自動(dòng)輸入客人資料查詢與修改黑名單入住客人自動(dòng)查詢客歷入住客人自動(dòng)歸入客歷客歷合并8．合約系統(tǒng)可將酒店簽約的單位或個(gè)人的資料輸入電腦，并可隨時(shí)查詢、修改和刪除。凡合約單位或個(gè)人入住，均可自動(dòng)填單。系統(tǒng)還可自動(dòng)打印與合約單位或個(gè)人來往的信函信封等。9．經(jīng)理系統(tǒng)`修改客房定價(jià)增加、刪除、修改各級(jí)密碼修改特別客單設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)內(nèi)部銀行系統(tǒng)（即IC卡功能）數(shù)據(jù)整理自我診斷數(shù)據(jù)備份10．總經(jīng)理系統(tǒng)住店客單查詢查詢客房狀態(tài)查詢可售情況客房占用統(tǒng)計(jì)帳務(wù)查詢?nèi)f能查詢報(bào)表輸出11．密碼管理系統(tǒng)12．報(bào)表系統(tǒng)(1).客房占用表(2).轉(zhuǎn)房改租表(3).預(yù)定未到表(4).客房取消表(5).房租分析表(6).經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)表(7).可售情況表(8).房間狀況表(9).壞房報(bào)告表(10).日租統(tǒng)計(jì)表(11).合約銷售表13．帳務(wù)報(bào)表(1).收入報(bào)表（前臺(tái)收入明細(xì)表、現(xiàn)付收入明細(xì)表）(2).消費(fèi)報(bào)表(3).顧客帳務(wù)（住客帳務(wù)、離店客人帳務(wù)和跑單帳務(wù)）(4).交班報(bào)表(5).信用卡報(bào)表(6).街帳報(bào)表(7).應(yīng)收?qǐng)?bào)表(8).催帳報(bào)表(9).轉(zhuǎn)帳報(bào)表(10).借貸總表(11).聯(lián)網(wǎng)消費(fèi)(12).酒店總表三．分析與數(shù)據(jù)流圖設(shè)計(jì)1.系統(tǒng)各模塊分析、DFD圖和數(shù)據(jù)字典總流程圖客人客人酒店管理系統(tǒng)登記客人離店憑據(jù)圖2.系統(tǒng)總流程圖表1：系統(tǒng)總流程數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)流名：登記組成：{客戶信息}+{房間信息}+{押金}+時(shí)間數(shù)據(jù)項(xiàng)：客戶信息備注：個(gè)人或團(tuán)隊(duì)組成：身份證號(hào)+姓名+性別+年齡+民族+出生日期+家庭住址+VIP+人數(shù)+單位+單位地址+電話+手機(jī)+BP機(jī)號(hào)碼+E-MAIL地址+照片組織：身份證號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)：客房信息組成：房號(hào)+類型+單價(jià)+狀態(tài)組織：房號(hào)數(shù)據(jù)項(xiàng)：狀態(tài)取值：空房可用空房待修預(yù)訂占用正在占用數(shù)據(jù)項(xiàng)：押金組成：預(yù)訂金+入住押金+入住租金取值：現(xiàn)金信用卡轉(zhuǎn)帳支票掛帳免費(fèi)數(shù)據(jù)項(xiàng)：時(shí)間組成：預(yù)訂時(shí)間+入住時(shí)間+預(yù)計(jì)離店時(shí)間+住宿時(shí)間數(shù)據(jù)流名：離店憑據(jù)備注：指客人辦理手續(xù)后，所持有的酒店開出的票據(jù)組成：住店發(fā)票+停車場(chǎng)收據(jù)+其它票據(jù)數(shù)據(jù)庫1.2第二層流程圖數(shù)據(jù)庫1客人客人前臺(tái)后臺(tái)停車場(chǎng)數(shù)據(jù)庫2數(shù)據(jù)庫3圖3.第二層流程圖表2：流程圖數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)處理名：前臺(tái)加工簡(jiǎn)述：在酒店中直接與客人發(fā)生關(guān)系的活動(dòng)，為客人提供的一切服務(wù)，包括客人進(jìn)入酒店前的預(yù)訂，預(yù)訂后的入住，消費(fèi)，以及離店前的手續(xù)辦理。組成：預(yù)訂+接待+取消預(yù)訂+離店數(shù)據(jù)處理名：后臺(tái)加工簡(jiǎn)述：在酒店中不直接與客人發(fā)生關(guān)系的活動(dòng)，包括間接為客人提供的服務(wù)，以及酒店的內(nèi)部管理體系，主要是庫房管理，IC卡管理，總理查詢等。組成：數(shù)據(jù)備份+經(jīng)理查詢數(shù)據(jù)處理名：停車場(chǎng)加工簡(jiǎn)述：為酒店內(nèi)外客人提供停車的系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫1：所有在前臺(tái)與客人有關(guān)的信息庫。組成：歷史客人信息表+房間占用信息表+IC卡管理表數(shù)據(jù)庫2：組成：酒店日常消耗品庫存管理表+日現(xiàn)金帳目表數(shù)據(jù)庫3：說明：停車場(chǎng)建立的有關(guān)車輛進(jìn)出停車場(chǎng)的時(shí)間及費(fèi)用信息表?？腿祟A(yù)訂客人預(yù)訂離店接待取消預(yù)訂圖4.前臺(tái)系統(tǒng)示意圖備注按照客人從住店、離店的過程將系統(tǒng)劃分為預(yù)訂、接待、取消預(yù)訂和離店四個(gè)處理過程。客人通過預(yù)訂，也可直接到酒店登記住宿?？腿祟A(yù)訂后，也可能取消預(yù)訂。客人分為個(gè)人與團(tuán)體兩類。個(gè)人預(yù)訂訂金訂金預(yù)訂證明表客人收銀訂房預(yù)訂金入帳表客人預(yù)訂信息表客人客人信息查詢客人黑名單房間查詢客房預(yù)訂信息表1客房預(yù)訂信息表2是黑客有無指定房間已預(yù)訂完訂金收據(jù)預(yù)訂登記表掛帳個(gè)人表掛帳個(gè)人表圖5.個(gè)人預(yù)訂DFD圖表3：個(gè)人預(yù)訂數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)處理名：房間查詢簡(jiǎn)述：根據(jù)客人的預(yù)訂要求，查詢客房預(yù)訂信息表，確定是否有空房輸入：客戶信息，來源：外部實(shí)體“客人”輸出：[1]無客房，去處：外部實(shí)體“客人”[2]有客房，預(yù)訂登記表，去處：“客人信息”數(shù)據(jù)流名稱：預(yù)訂登記表簡(jiǎn)述：在房間查詢有房時(shí)所填的表，用于記載客人信息組成：身份證號(hào)+姓名+性別+年齡+民族+國籍+家庭住址+VIP+電話數(shù)據(jù)處理名：訂房簡(jiǎn)述：根據(jù)客人的預(yù)訂要求，確定客人訂什么房，哪類房，多少間房，是否確定具體房間。輸入：訂金收據(jù)，來源：收銀輸出：預(yù)訂證明表，去處：外部實(shí)體“客人”數(shù)據(jù)流名稱：預(yù)訂證明表簡(jiǎn)述：在訂房、收銀后所填的表，用于記載客人訂房的信息和證明組成：身份證號(hào)+姓名+性別+家庭住址+電話+押金+房間數(shù)量、類別+時(shí)間客人來店預(yù)訂，服務(wù)員查詢“客房預(yù)訂信息表”，無空房則返回客人。有客房則登記，并核對(duì)“客人黑名單”（進(jìn)行消費(fèi)而未付帳的客人名單）及“掛帳表”，無誤后收取預(yù)訂押金并記入“預(yù)訂金入帳表”。進(jìn)行訂房，將預(yù)訂信息記入“客人預(yù)訂信息表”，修改“客房預(yù)訂信息表”的客房狀態(tài)，給客人預(yù)訂證明表。預(yù)訂完成。（2）團(tuán)隊(duì)預(yù)訂是黑客是黑客已預(yù)訂完預(yù)訂證明表客人收銀訂房預(yù)訂金入帳表團(tuán)體預(yù)訂信息表客人客人信息查詢客人黑名單房間查詢客房預(yù)訂信息表1客房預(yù)訂信息表2有無空房間訂金收據(jù)交款預(yù)訂登記表掛帳單位表圖6.團(tuán)隊(duì)預(yù)訂DFD圖表4：團(tuán)隊(duì)預(yù)訂數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)處理名：房間查詢簡(jiǎn)述：根據(jù)客人的預(yù)訂要求，查詢客房預(yù)訂信息表，確定是否有空房輸入：客戶信息，來源：外部實(shí)體“客人”輸出：[1]無客房，去處：外部實(shí)體“客人”[2]有客房，預(yù)訂登記表，去處：“客人信息”數(shù)據(jù)流名稱：預(yù)訂登記表簡(jiǎn)述：在房間查詢有房時(shí)所填的表，用于記載客人信息組成：團(tuán)隊(duì)ID號(hào)+團(tuán)隊(duì)名稱+領(lǐng)隊(duì)人+領(lǐng)隊(duì)手機(jī)+團(tuán)隊(duì)開戶行+帳號(hào)+地址+聯(lián)系電話+人數(shù)+人員名單+房間數(shù)量數(shù)據(jù)處理名：訂房簡(jiǎn)述：根據(jù)客人的預(yù)訂要求，確定客人訂什么房，哪類房，多少間房，是否確定具體房間。輸入：訂金收據(jù)，來源：收銀輸出：預(yù)訂證明表，去處：外部實(shí)體“客人”數(shù)據(jù)流名稱：預(yù)訂證明表簡(jiǎn)述：在訂房、收銀后所填的表，用于記載客人訂房的信息和證明組成：團(tuán)隊(duì)ID號(hào)+團(tuán)隊(duì)名稱+地址+聯(lián)系電話+人數(shù)+進(jìn)店日期+離店日期+房間數(shù)量+押金。團(tuán)體預(yù)訂與個(gè)人預(yù)訂基本一樣，只是將團(tuán)隊(duì)預(yù)訂信息記入“團(tuán)體預(yù)訂信息表”。（3）取消預(yù)訂客人客人退款客人團(tuán)體或個(gè)人預(yù)訂信息表客房預(yù)訂信息表預(yù)訂金入帳表預(yù)訂查詢客人預(yù)訂信息表1預(yù)訂登記表預(yù)訂收據(jù)現(xiàn)金退款記錄表圖7.取消預(yù)訂DFD圖表5：取消預(yù)訂數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)處理名：預(yù)訂查詢簡(jiǎn)述：核對(duì)客人的“預(yù)訂證明表”。輸入：預(yù)訂證明表，來源：外部實(shí)體“客人”輸出：預(yù)訂收據(jù)，去處：退款處理客人黑名單客人要取消預(yù)訂，只需將“預(yù)訂證明表”和“預(yù)訂收據(jù)”交給服務(wù)員，經(jīng)核對(duì)后退款并修改“客房預(yù)訂信息表”及“團(tuán)隊(duì)或個(gè)人預(yù)訂信息表”?？腿撕诿麊危?）接待團(tuán)體（未預(yù)訂的客人）客客人無空房是黑客客人客人查詢歷史客人信息表1收銀押金入帳表查詢空房目前房間占用信息表1有無空房間有客人ID的IC卡客房占用信息表2歷史客人信息表2交款住房登記表掛帳單位表寫IC卡IC卡管理表IC卡鎖押金收據(jù)圖8.接待團(tuán)體DFD圖表6：接待團(tuán)體數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)處理名：空房查詢簡(jiǎn)述：根據(jù)客人的住房要求，查詢“目前房間占用信息表”，確定是否有空房輸入：客戶信息，來源：外部實(shí)體“客人”輸出：[1]無客房，去處：外部實(shí)體“客人”[2]有客房，住房登記表，去處：“客人查詢”數(shù)據(jù)流名稱：住房登記表簡(jiǎn)述：在房間查詢有空房時(shí)所填的表，用于記載客人信息組成：身份證號(hào)+姓名+性別+年齡+民族+國籍+家庭住址+電話+單位數(shù)據(jù)處理名：客人查詢簡(jiǎn)述：根據(jù)客人的住房登記表，從“客人黑名單”、“掛帳單位”等多個(gè)表中查詢核對(duì)。輸入：住房登記表，來源：查詢空房輸出：交款，去處：收銀處理數(shù)據(jù)流名稱：押金收據(jù)簡(jiǎn)述：在收銀后所開出的證明，用于記載客人住房時(shí)交的押金組成：身份證號(hào)+姓名+押金金額+房間數(shù)量、類別+入住時(shí)間+離開時(shí)間（5）接待個(gè)人（未預(yù)訂的客人）客客人無空房是黑客客人寫IC卡客人查詢歷史客人信息表1收銀住房押金入帳表客房占用信息表2查詢空房目前房間占用信息表1入住登記表有無空房間押金收據(jù)有客人ID的IC卡歷史客人信息表2交款客人黑名單掛帳個(gè)人表IC卡管理表IC卡鎖圖9.接待個(gè)人DFD圖接待的客人是個(gè)人時(shí)，過程基本與接待團(tuán)隊(duì)相同，首先通過“目前房間占用信息表”查詢目前有無空房，有則填“住房登記表”，根據(jù)客人的信息核對(duì)“客人黑名單”、“掛帳個(gè)人”等多個(gè)表，確認(rèn)后收取住房押金，將客人的有關(guān)信息記入“歷史客人信息表”并用寫卡機(jī)將客人的ID寫入IC卡。（6）接待團(tuán)體（已預(yù)訂）客客人客房預(yù)訂信息表3查詢驗(yàn)證預(yù)訂表團(tuán)體預(yù)訂信息表預(yù)訂金入帳表寫IC卡收銀住房押金入帳表客人客房占用信息表住店客人信息表查詢客房預(yù)訂證明表押金收據(jù)有客人ID的IC卡登記表交款I(lǐng)C卡管理IC卡鎖掛帳單位圖10.接待預(yù)訂團(tuán)體DFD圖表7：接待預(yù)訂團(tuán)體數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)處理名：查詢驗(yàn)證預(yù)訂表簡(jiǎn)述：核對(duì)客人的預(yù)訂表是否與數(shù)據(jù)庫中的相符輸入：預(yù)訂證明表，來源：外部實(shí)體“客人”輸出：登記表，去處：查詢客房接待團(tuán)隊(duì)（已預(yù)定）的過程與接待未預(yù)訂的相似，只是開始要驗(yàn)證“預(yù)訂表”，同時(shí)不必進(jìn)行客人查詢而可直接入住。將預(yù)訂金轉(zhuǎn)為住房押金。（7）接待個(gè)人（已預(yù)訂）客客人查詢驗(yàn)證預(yù)訂表個(gè)人預(yù)訂信息表預(yù)訂金入帳表寫IC卡收銀住房押金入帳表客人客房占用信息表住店客人信息表查詢客房有無空房押金收據(jù)有客人ID的IC卡登記表交款I(lǐng)C卡鎖IC卡管理掛帳個(gè)人客房預(yù)訂信息表3圖11.接待預(yù)訂個(gè)人DFD圖接待個(gè)人（已預(yù)定）的過程與接待未預(yù)訂的相似，只是開始要驗(yàn)證“預(yù)訂表”，同時(shí)不必進(jìn)行客人查詢而可直接入住。將預(yù)訂金轉(zhuǎn)為住房押金。客人客人退房收銀客房占用信息表住房押金入帳表客人歷史客人信息表有客人ID的IC卡退房憑據(jù)離店發(fā)票及多余押金酒店實(shí)際現(xiàn)金收入表IC卡管理IC卡鎖圖12.離店收銀DFD圖（8）離店表