第八章會展場館檔案資料與信息管理課件

第八章會展場館檔案資料

與信息的管理第八章會展場館檔案資料

與信息的管理11.會展場館檔案和技術(shù)資料管理2.會展資料與合同的管理3.會展信息的搜集與場館信息發(fā)布的管理4.會展場館網(wǎng)站的管理5.會展場館相關(guān)活動的管理1.會展場館檔案和技術(shù)資料管理2第一節(jié)會展場館檔案

和技術(shù)資料管理第一節(jié)會展場館檔案

和技術(shù)資料管理3一、會展場館檔案資料室的建筑和設(shè)備一、會展場館檔案資料室的建筑和設(shè)備4檔案放哪兒檔案放哪兒5容易分類易于保密保護性好檢索簡便1．抽屜式直立檔案容易分類1．抽屜式直立檔案62．開放式橫向檔案整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般2．開放式橫向檔案整齊劃一73．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存3．穿孔式活頁夾容易損毀有順序性保密性差容易保存8標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一便于存取長期保存保護性好4．檔案盒標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一4．檔案盒9靈活取用存量較小容易脫落5．金屬文件夾靈活取用5．金屬文件夾10隔水防污拿取方便保密性低暫時保存6．透明資料袋隔水防污6．透明資料袋11拿取方便臨時存取保密性差7．多層資料盒拿取方便7．多層資料盒12一般與場館辦公部分結(jié)合一起，也可獨立建筑。中小型場館中：保存會議展覽資料和業(yè)務(wù)檔案；建筑和設(shè)備較簡單，一般有直接對外的入口。大中型場館中：除保管借閱外，還有資料的修復(fù)、復(fù)制、編輯、發(fā)行等；應(yīng)與展廳、會議廳有一定的距離。一般與場館辦公部分結(jié)合一起，也可獨立建筑。13檔案庫房應(yīng)注意：密閉；通風(fēng)檔案庫房溫、濕度的控制檔案庫房應(yīng)注意：密閉；通風(fēng)檔案庫房溫、濕度的控制14●防火●防水●防潮●防霉●防蟲●防光●防塵●防盜檔案庫房庫房的“八防”:●防火●防水●防潮●防霉檔案庫房庫房的“八防”:15二、檔案管理二、檔案管理161.搜集2.整理分類——立卷——案卷排列——編制目錄——編制檔號3.鑒定重要文件或一般性文件4.保存5.檢索利用6.剔除和銷毀具體流程圖（一）檔案管理流程：1.搜集（一）檔案管理流程：17（二）檔案查閱紀(jì)律1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任查閱檔案無范圍限制；2.各部門只限查閱本部門送交或與本部門有關(guān)文件，查閱其他文件要由部門經(jīng)理簽字同意或辦公室核準(zhǔn)；3.各部經(jīng)理可查閱檔案室一般文件，涉密及機要、重要文件的查閱要事先征得辦公室主任同意；4.查閱文件必須登記，副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可由秘書代表查閱并簽字；5.文件查閱原則上在檔案室進行，必要時可復(fù)制；確需解除的要登記，涉密及機要、重要文件解除須經(jīng)辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；6.原則上不允許將文件帶出場館，確須帶出的，需填寫事由單，提交辦公室主任簽字批準(zhǔn)；7.不準(zhǔn)攜帶私人物品進入檔案室8.借閱文件要注意保護，不得損壞。（二）檔案查閱紀(jì)律1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任查閱檔案無18（三）文書檔案的管理（1）各類文書和場館處理完畢且有歸檔要求的其他文件和音像資料；（2）公文正本原價和附件（如條例、會議紀(jì)要、圖表、計劃、總結(jié)等）；（3）經(jīng)過辦公室登記的文件和未經(jīng)收發(fā)文登記的各種文字材料（如會議文件、調(diào)查報告、訪問記錄、合同契約等）；（4）場館會議紀(jì)要、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、重要文件的修正稿及具有保持價值的圖片、音像資料等。1.管理范圍（三）文書檔案的管理（1）各類文書和場館處理完畢且有歸檔要求192.管理程序1.搜集

移交文件；清點核收文件；檢查手續(xù)是否完整。2.整理3.分類

場館收文按發(fā)文單位；場館發(fā)文按收文單位；場館文件按文種；各部門文件按部門類別。4.查閱內(nèi)部查閱、外部查閱（見表1，表2）。2.管理程序1.搜集20表1文件/檔案借閱審批表表1文件/檔案借閱審批表21表2檔案借閱審批表表2檔案借閱審批表223.清理與保存

檔案員應(yīng)經(jīng)常拂拭檔案架，保持檔案的清潔，防止蟲蛀腐朽。年度更換時，依照檔案保管期限表剔除注銷，并填寫《檔案銷毀清冊》。3.清理與保存檔案員應(yīng)經(jīng)常拂拭檔案架，保持23永久保存中心章程；組織及規(guī)章制度；重大決定、決議；批文、重要會議紀(jì)要；政府機關(guān)核準(zhǔn)文件；上級文件等5年保存期滿或解除之合約、場館一般性文件（文字、函字）等1年保存結(jié)束后無長期保存必要文件、中心各部門文件等表3文書檔案保管期限表永久保存中心章程；組織及規(guī)章制度；重大決定、決議；批文、重要24（四）財務(wù)檔案的管理1.管理范圍

會計憑證、財務(wù)賬簿、財務(wù)報表、會計資料檔案、工資表、其他有歸檔要求的等。（四）財務(wù)檔案的管理1.管理范圍25(1)分類(2)歸檔

財務(wù)檔案由財務(wù)部負責(zé)按歸檔要求整理、立卷并裝訂成冊。財務(wù)部保管期滿后，編制清冊連同檔案一并移交場館檔案室保管。檔案室接受、保存的財務(wù)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，要會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。(3)查閱(4)保管和保密

保管期限分為永久和定期，原則上按《企業(yè)會計檔案保管期限表》執(zhí)行；嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2.管理程序(1)分類2.管理程序26企業(yè)會計檔案保管期限表序號

檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證記帳憑證匯總憑證15年

其中：涉外會計憑證永久

2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年

企業(yè)會計檔案保管期限表序號

檔案名稱保管期限備注一、會計憑27二、會計帳簿類1日記賬15年

其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年2明細賬15年3總賬15年包括日記賬4固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年5輔助帳簿15年6涉外會計賬簿永久

序號

檔案名稱保管期限備注二、會計帳簿類1日記賬15年其中：現(xiàn)金和銀行存25年228序號

檔案名稱保管期限備注三、財務(wù)報表類（包括各級主管部門的匯總會計報表）1財務(wù)報表永久2會計報表永久3稅務(wù)報表永久四、工資表永久

序號

檔案名稱保管期限備注三、財務(wù)報表類1財務(wù)報表永久2會29（五）工程檔案的管理1.工程建設(shè)檔案管理范圍（1）歸檔內(nèi)容（前期工作資料、基礎(chǔ)資料、設(shè)計文件、施工文件、竣工文件）；（2）歸檔要求（五）工程檔案的管理1.工程建設(shè)檔案管理范圍302.工程設(shè)施設(shè)備檔案管理范圍以下各項設(shè)計、施工的圖紙、文字和圖片資料等：土建、裝修工程，電力系統(tǒng)，配電系統(tǒng)，照明系統(tǒng)，水管系統(tǒng)，風(fēng)管系統(tǒng)，通風(fēng)系統(tǒng)，給排水系統(tǒng)，消防系統(tǒng)，電梯系統(tǒng)，樓宇自控系統(tǒng)，綜合布線系統(tǒng)，電視監(jiān)控系統(tǒng)，廣播系統(tǒng)，通信系統(tǒng)等。2.工程設(shè)施設(shè)備檔案管理范圍以下各項設(shè)計、施工的圖紙、文字和313.管理程序（1）整理（2）分類（3）歸檔

工程部門驗收資料后編制目錄表，移交資料時派人協(xié)助。工程檔案原則上以原封裝保存，出現(xiàn)問題檔案員協(xié)同工程部人員共同解決。（4）查閱（5）保管永久性保管資料；分類謹慎保管，嚴(yán)禁毀損和丟失3.管理程序32（六）人事檔案的管理1.管理范圍

場館員工人事檔案、員工花名冊、員工履歷表、員工進出手續(xù)、勞動保險檔案、干部任免文件等。（六）人事檔案的管理1.管理范圍332.管理程序(1)歸檔(2)鑒別(3)整理(4)查閱a.事由（查閱本人檔案、履歷，或出具證明）；b.審批；c.紀(jì)律（檔案轉(zhuǎn)遞需留檔案轉(zhuǎn)遞通知存根、發(fā)出通知單并接受回執(zhí)單）。(5)保密和保管(6)剔除和銷毀2.管理程序34第八章會展場館檔案資料與信息管理課件35第八章會展場館檔案資料與信息管理課件36第二節(jié)會展資料與合同的管理一、會展場館的資料管理（一）會展場館資料管理的含義：

1.廣義：包括會展場館資料管理和圖書、報刊資料管理。

2.狹義：會議展覽資料的管理。第二節(jié)會展資料與合同的管理一、會展場館的資料管理（一）37（二）會展資料范圍：1.籌備會議、展覽所搜集的原始資料。2.辦會展中行程的籌備計劃、實施方案、經(jīng)費預(yù)算、陳列大綱、平面圖、效果圖；有關(guān)照片、前沿、簡介、解說詞、版面詞、重要展品及其說明書；上級領(lǐng)導(dǎo)對展覽的指示與題字；開幕剪彩錄像、錄音以及展覽有關(guān)的印刷物、出版物；報刊所刊登的展覽廣告、消息報道、對展覽的評價、觀眾反映、邀請函、請柬、參觀券、會刊、學(xué)術(shù)報告等。3.展會閉幕后的總結(jié)、統(tǒng)計材料等。（二）會展資料范圍：1.籌備會議、展覽所搜集的原始資料。38（三）展會資料搜集將分散的無系統(tǒng)的各類資料加以搜集整理。資料管理的基礎(chǔ)，專業(yè)性、針對性強。方法：征集、收購、接受捐贈、預(yù)訂、交換、復(fù)制、購買等。渠道：1.個別搜集；

2.社會搜集；

3.相關(guān)部門、單位提供全套資料。（三）展會資料搜集將分散的無系統(tǒng)的各類資料加以搜集整理。39（四）展會資料管理任務(wù)：完整地、系統(tǒng)地搜集和存儲文獻資料，提供依據(jù)和參考，開發(fā)資源，傳播知識。程序：搜集、鑒選、查重、蓋館藏章、登記、分類、著錄編目、入庫上架、宣傳報道和提供利用。（四）展會資料管理40（五）展會資料登記1.總括登記：以一批或一套資料為登記對象按入館先后進行登記。2.按類登記：以一種資料為登記對象，將同類資料登記在一起。（五）展會資料登記1.總括登記：以一批或一套資料為登記對象按41（六）展會資料分類原則：歸類正確，反映充分，前后一致，便于檢索。（七）著錄編目書本式目錄或卡片式目錄（六）展會資料分類42二、策劃部門文件存放管理規(guī)定每份文件夾存放同一類文件，扉頁要注明目錄和標(biāo)號以便于查閱，同一項目的文件須存放在一檔內(nèi)，以利綜合使用。二、策劃部門文件存放管理規(guī)定每份文件夾存放同一類文件，扉頁要43（一）會展策劃部經(jīng)理

展會項目文件夾、客戶檔案夾、項目計劃夾、合同夾（二）項目經(jīng)理

展會項目文件夾、參展商回執(zhí)函夾、貿(mào)易商登錄類、傳真文件夾、工作手冊文件夾（三）信息員

展會信息資料夾、市場信息資料夾、收傳真夾、發(fā)傳真夾、商務(wù)接待夾、重要文件夾第八章會展場館檔案資料與信息管理課件44三、合同的管理合同檔案包括合同正本、往來函電（信函、電話記錄、傳真、電傳電報、電子郵件等）、批文、授權(quán)書、圖紙、技術(shù)資料、合同對方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等有關(guān)資料。法律室負責(zé)公司合同的分類、編號、登記工作。檔案室負責(zé)保管合同檔案。合同是場館的機密文件，屬于永久保存資料。堅持保密原則。三、合同的管理合同檔案包括合同正本、往來函電（信函、電話記錄45第三節(jié)會展信息的搜集

與場館信息發(fā)布的管理第三節(jié)會展信息的搜集

與場館信息46一、信息

（一）信息的含義

“信息”在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”,日文中為“情報”，我國臺灣稱之為“資訊”，我國古代用的是“消息”。作為科學(xué)術(shù)語最早出現(xiàn)在哈特萊（R.V.Hartley）于1928年撰寫的《信息傳輸》一文中。20世紀(jì)40年代，信息的奠基人香農(nóng)（C.E.Shannon）給出了信息的明確定義。此后許多研究者從各自的研究領(lǐng)域出發(fā)，給出了不同的定義。具有代表意義的表述如下：一、信息

（一）信息的含義“信息”在英文47

信息奠基人香農(nóng)認為“信息是用來消除不確定性的東西”。（經(jīng)典性定義）控制論創(chuàng)始人維納（NorbertWiener）認為“信息是人們在適應(yīng)外部世界，并使這種適應(yīng)反作用于外部世界的過程中，同外部世界進行互相交換的內(nèi)容和名稱”（經(jīng)典性定義）經(jīng)濟管理學(xué)家認為“信息是提供決策的有效數(shù)據(jù)”物理學(xué)家提出“信息熵”，用信息熵描述系統(tǒng)與環(huán)境交流信息的程度。電子學(xué)家、計算機科學(xué)家認為“信息是電子線路中傳輸?shù)男盘枴?。我國著名的信息學(xué)專家鐘義信教授認為“信息是事物存在方式或運動狀態(tài)，以這種方式或狀態(tài)直接或間接的表述”。信息奠基人香農(nóng)認為“信息是用來消除不確定性的東西48

美國信息管理專家霍頓（F.W.Horton）指出：“信息是為了滿足用戶決策的需要而經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)?！焙唵蔚卣f，信息是經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)，或者說信息是數(shù)據(jù)處理的結(jié)果。根據(jù)近年來人們對信息的研究成果，科學(xué)的信息概念可以概括如下：

信息是對客觀世界中各種事物的運動狀態(tài)和變化的反映，是客觀事物之間相互聯(lián)系和相互作用的表征，表現(xiàn)的是客觀事物運動狀態(tài)和變化的實質(zhì)內(nèi)容。

美國信息管理專家霍頓（F.W.Horton）指出49（二）信息的種類1.按照信息的來源：1）一級信息。信息源可能是能得到第一手信息的人或某個政府部門。自己觀察到的信息，照片，未加剪接的錄像帶，政府資料等。。。2）二級信息。變動過的信息。報紙，雜志，電視，電臺提供的信息等。。。（二）信息的種類1.按照信息的來源：502.按照信息收集：1）基本信息。搜集時可以比較直接地得到的信息。2）創(chuàng)造性信息。需要通過一些間接的方法或非常規(guī)的方法才能得到的信息。2.按照信息收集：51二、信息的收集

（一）公開信息的收集1.政府公開的信息。2.媒體信息。3.科研機構(gòu)的信息。4.圖書館信息。5.行業(yè)協(xié)會信息。6.證券交易所資料。7.利用剪報服務(wù)。8.商品展銷會信息。二、信息的收集

（一）公開信息的收集1.政府公開的信息。52（二）人際關(guān)系信息收集：

1.詢問關(guān)鍵客戶。

2.讓客戶替你詢問。

3.詢問供應(yīng)商。

4.詢問調(diào)查對象。

5.利用招聘會詢問調(diào)查對象的前雇員。

6.詢問設(shè)計顧問。

7.參加學(xué)術(shù)交流會。

8.朋友之間交流。

9.通過招聘調(diào)查對象的骨干獲取信息。（二）人際關(guān)系信息收集：53（三）信息的收集方法

1.觀察法：信息收集員親自到經(jīng)濟活動現(xiàn)場或借助一定的儀器對信息收集對象的言行進行觀察和如實記錄的收集方法。1）觀察法的應(yīng)用。了解管理中存在的問題和作為懲罰獎勵員工的依據(jù)。了解消費者需求和購買習(xí)慣。商品的使用情況。觀察消費環(huán)境。（三）信息的收集方法542）觀察法的優(yōu)點：

A.客觀性。

B.直觀性。

C.廣泛性。3）觀察法的缺點：

A.難以揭示深層次的原因。

C.難以量化。2）觀察法的優(yōu)點：552.調(diào)查法：通過與信息收集對象進行直接交流來獲得信息的方法。

A.訪談?wù){(diào)查B.問卷調(diào)查訪談?wù){(diào)查的優(yōu)點：

1）可以確定被調(diào)查者的身份。

2）有利于得到更多信息。

3）所得信息便于處理。

4）被拒絕的可能性小。

5）反饋及時。2.調(diào)查法：通過與信息收集對象進行直接交流來獲得信息56訪談?wù){(diào)查的缺點：1）調(diào)查費用高，范圍窄。2）調(diào)查敏感問題比較困難。3）調(diào)查人員的主觀因素影響大。問卷調(diào)查的優(yōu)點：1）成本低。2）調(diào)查范圍廣。3）可以方便處理。訪談?wù){(diào)查的缺點：57問卷調(diào)查的缺點：1）回答的真實性相對較差。2）拒答率較高。訪談?wù){(diào)查和問卷調(diào)查的缺點：1）難以確定事物的真正因果關(guān)系。2）難以復(fù)查和檢驗。問卷調(diào)查的缺點：583.實驗法：將所選主題的刺激因素引入被控制的環(huán)境中，通過系統(tǒng)改變刺激程度來測定實驗對象的行為反應(yīng)，從而確定所選主題與刺激因素的因果關(guān)系。主要優(yōu)點：控制。主要缺點：設(shè)計難度大。3.實驗法：將所選主題的刺激因素引入被控制的環(huán)境中59(四)信息收集的原則：（1）準(zhǔn)確性原則該原則要求所收集到的信息要真實，可靠。當(dāng)然，這個原則是信息收集工作的最基本的要求。（2）全面性原則該原則要求所搜集到的信息要廣泛，全面完整。只有廣泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活動和決策對象發(fā)展的全貌，為決策的科學(xué)性提供保障。（3）時效性原則信息的利用價值取決于該信息是否能及時地提供，即它的時效性。(四)信息收集的原則：（1）準(zhǔn)確性原則60（五）信息的收集過程信息收集的過程一般包括以下步驟：（1）制定收集計劃只有制定出周密、切實可行的信息收集計劃，才能指導(dǎo)整個信息收集工作正常地開展。（2）設(shè)計收集提綱和表格為了便于以后的加工、貯存和傳遞，在進行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求設(shè)計出合理的收集提綱和表格。（3）明確信息收集的方式和方法（4）提供信息收集的成果要以調(diào)查報告、資料摘編、數(shù)據(jù)圖表等形式把獲得的信息整理出來，并要將這些信息資料與收集計劃進行對比分析，如不符合要求，還要進行補充收集。（五）信息的收集過程信息收集的過程一般包括以下步驟：61三、信息的整理（一）信息整理的常見方式

1.歸類——把收集到的信息按性質(zhì)和內(nèi)容分類歸納整理。

2.去偽存真——把收集到的信息進行鑒別處理,

區(qū)分信息的真?zhèn)魏涂煽啃浴?/p>

3.抓住重點，突出主要因素——把收集到的信息進行篩選處理，按重要性排隊。三、信息的整理（一）信息整理的常見方式62網(wǎng)上資料的可信度觀察網(wǎng)站的類型.edu：教育類網(wǎng)站，可能是嚴(yán)肅學(xué)術(shù)研究，也可能是學(xué)生的隨意制作；.gov：政府網(wǎng)站，一般比較可靠；.com：商業(yè)網(wǎng)站，最常見，理智地接受；.net：網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司，為商業(yè)或個人用戶提供服務(wù)；.org：非贏利組織，其觀點帶有傾向性。網(wǎng)上資料的可信度觀察網(wǎng)站的類型63觀察作者的姓名、組織機構(gòu)明或公司名稱如果是個人頁面，那么是否有作者的簡介，受教育程度、所屬單位等如果是機構(gòu)或公司，是否有詳細的介紹頁面、歷史、目的、信譽等。觀察作者的姓名、組織機構(gòu)明或公司名稱如果是個人頁面，那么是否64（二）信息整理的常用方法比較法——對同類信息進行對比分析。核對法——對可能有用的信息進行審核查對。佐證法——對信息的關(guān)鍵性、相關(guān)因素開展證據(jù)的收集和鑒定。邏輯法——通過邏輯分析發(fā)現(xiàn)信息的可靠性和合理性。文獻法——查閱有關(guān)的最新文獻，確定信息的先進程度。評估法——請專家學(xué)者對信息的價值和可靠性進行評估。調(diào)查法——對信息的真假和來源開展調(diào)查研究。（二）信息整理的常用方法比較法——對同類信息進行對比分析。65

通過收集和整理信息，我們獲得了與設(shè)計問題相關(guān)的各種信息資料。一方面為制訂方案提供了素材，為設(shè)計者提供了設(shè)計的源泉；另一方面為選擇材料做了準(zhǔn)備。方案設(shè)計材料選擇收集與整理信息技術(shù)試驗通過收集和整理信息，我們獲得了與設(shè)計問題相66四、會展場館的信息工作信息是會展賴以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，是會展場館提高效率的重要條件。工作任務(wù)快、廣、精、準(zhǔn)——搜集、整理、提供利用。包括：搜集信息（原始資料、市場需求、客戶意見等）、篩選、分類編目、存儲、檢索、發(fā)布（報道）、提供利用、信息反饋。基本要求1.有自己的情報信息機構(gòu)2.有一批信息工作的專業(yè)人才3.加快信息現(xiàn)代化的步伐，重視信息工作的投入四、會展場館的信息工作信息是會展賴以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，是會展場館提67五、信息交流程序目的

為及時、準(zhǔn)確地搜集、傳遞及反饋有關(guān)信息，做好信息管理工作。范圍會展場館內(nèi)部信息傳遞、處理及與外部各方相關(guān)信息的交流。職責(zé)

1.辦公室負責(zé)公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理；

2.各部門負責(zé)與對口相關(guān)單位的信息交流和搜集，建立信息檔案，保存和管理相關(guān)的信息，并負責(zé)各自工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流；

3.職工代表負責(zé)與職工有關(guān)信息的搜集和傳達；

4.保衛(wèi)部負責(zé)治安消防信息的處理。內(nèi)容

1.信息的搜集與處理

內(nèi)部信息、外部信息

2.信息的整理和應(yīng)用

及時將信息匯總整理后按要求建檔。五、信息交流程序目的68第四節(jié)會展場館網(wǎng)站的管理第四節(jié)會展場館網(wǎng)站的管理69一、會展場館網(wǎng)站的作用一、為會展場館營銷和客戶服務(wù)拓展了市場空間。二、為會展場館提供了快速的市場應(yīng)變能力。三、有利于會展場館特定信息的傳播。四、有利于場館、展會與有關(guān)企業(yè)和機構(gòu)的寫作。五、有利于展會招展招商活動的展開。六、有利于提高會展場館客戶服務(wù)水平。一、會展場館網(wǎng)站的作用一、為會展場館營銷和客戶服務(wù)拓展了市場70二、會展場館網(wǎng)站的建立與管理一、對該網(wǎng)站的主要功能進行定位。二、確定網(wǎng)站需要哪些欄目和內(nèi)容。為展會服務(wù)，為目標(biāo)客戶服務(wù)，吸引目標(biāo)客戶眼球。三、設(shè)計網(wǎng)頁的界面。簡單明了、重點突出、圖文并茂、輕松瀏覽四、確定網(wǎng)上內(nèi)容的更新方法。五、制定網(wǎng)站技術(shù)維護方法。二、會展場館網(wǎng)站的建立與管理一、對該網(wǎng)站的主要功能進行定位。71

第五節(jié)

會展場館相關(guān)活動的宣傳第五節(jié)

會展場館相關(guān)活動的宣傳72一、廣告的選擇（一）會展廣告策略：1.委托廣告公司全面代理選擇標(biāo)準(zhǔn)：豐富的行業(yè)經(jīng)驗及優(yōu)秀的策劃能力。2.會展場館自己執(zhí)行場館自己擁有獨立的廣告公司。自辦展的廣告費用可自己支配，利潤獨享；還可承接會展客戶廣告項目。廣告是會展宣傳的重要方式，也是吸引辦會辦展單位、參會參展對象的主要手段之一。會展廣告是覆蓋面最廣的，還可以加強聯(lián)絡(luò)效果。但同時也是較昂貴的宣傳手段，要嚴(yán)格控制，要目標(biāo)明確，根據(jù)需要、意圖和實力進行安排。一、廣告的選擇（一）會展廣告策略：73（二）廣告的作用1.提升展會的知名度展會知名度分為四個層次：（1）無知名度：參與展會的參展商和觀眾根本不知道該展會及其品牌。（2）提示知名度：經(jīng)過提示，被問者能夠記起某個展會及品牌。（3）未提示知名度：不經(jīng)過提示，被訪者就能記起某個展會及品牌。（4）第一提及知名度：即使沒有任何提示，當(dāng)提及某種題材的展會時，被訪者就會立即記起某個展會及品牌。（二）廣告的作用1.提升展會的知名度742.擴大展會的品牌認知度

品牌認知度指目標(biāo)參展商和觀眾對展會的整體品質(zhì)或優(yōu)越性的感知程度，它是參展商和觀眾對展會的品質(zhì)作出是“好”或“壞”的判斷，對展會的檔次提出是“高”或“低”的評價。2.擴大展會的品牌認知度品牌認知度指目標(biāo)參753.努力創(chuàng)造積極的展會品牌聯(lián)想

展會品牌聯(lián)想指在目標(biāo)參展商和觀眾的記憶中與該展會相關(guān)的各種聯(lián)想，包括他們對展會的類別、展會的品質(zhì)、展會的服務(wù)、展會的價值和顧客在展會中的利益等的判斷和想法。3.努力創(chuàng)造積極的展會品牌聯(lián)想展會品牌聯(lián)想764.不斷提升目標(biāo)參展商和觀眾對品牌的忠誠度品牌忠誠度可分為五個層次：（1）無忠誠度（2）習(xí)慣參加某展會（3）對該展會滿意（4）情感參加者（5）忠貞參加者4.不斷提升目標(biāo)參展商和觀眾對品牌的忠誠度品牌忠誠度可分為五77（三）展會宣傳與推廣的內(nèi)容1.展會基礎(chǔ)資訊的宣傳與推廣（1）開展的時間、場館地點、交通住宿情況、會務(wù)組接待事宜、展會時限等。（2）參展者情況、往屆展會效果、社會評價等。（3）參展要求與條件。（三）展會宣傳與推廣的內(nèi)容1.展會基礎(chǔ)資訊的宣傳與推廣782.展會相關(guān)活動的宣傳與推廣

展會中的活動，一般指開幕式、閉幕式、民族風(fēng)格的表演、場內(nèi)特設(shè)舞臺上的節(jié)目、表演、音樂會或主題討論會、研究會等。根據(jù)活動類別，將其歸納為：正式活動由主辦者舉行的前夜典禮、開幕式、閉幕式等正式活動主題活動圍繞展會主題進行的討論會、研究會、電影節(jié)等活動交流活動出展單位主辦的活動一般活動音樂演奏會、電影、傳統(tǒng)藝能、街頭表演、盛裝游行等市民參加活動由一般市民資助主辦的活動2.展會相關(guān)活動的宣傳與推廣展會中的活動，一般793.展會品牌的宣傳與推廣

展會品牌經(jīng)營的主要目的，是通過對展會進行品牌會經(jīng)營來提高展會的影響力和市場占有率，并努力使本展會在該題材的展覽市場上形成一種相對壟斷，因此，展會品牌的宣傳與推廣應(yīng)著力于獨特性與排他性，在宣傳過程中突出品牌展會在行業(yè)或領(lǐng)域中的不可替代性。3.展會品牌的宣傳與推廣展會品牌經(jīng)營的主要80（四）展會宣傳與推廣的手段1.廣告展會廣告在操作過程中應(yīng)遵循五個原則：（1）市場導(dǎo)向性原則（2）目標(biāo)性原則（3）系統(tǒng)性原則（4）針對性原則（5）誠信原則展會廣告具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性，因此，最好的方法是與廣告代理公司合作，從而實現(xiàn)廣告宣傳的最佳效果。（四）展會宣傳與推廣的手段1.廣告812.新聞宣傳新聞宣傳的一般流程如下：（1）任命新聞負責(zé)人或開始聯(lián)系委托代理，收集、整理、更新目標(biāo)新聞媒體和人員名單。（2）制定新聞工作計劃。（3）舉辦記者招待會、發(fā)布展會基本信息。（4）手機媒體報道情況，如果展會期間對記者作過許諾，一定要盡快予以辦理或告知何時辦理。（5）向未能參展的記者寄發(fā)資料。（6）向出席招待會、參觀展會的記者發(fā)感謝信，向所有記者寄展會新聞工作報告。（7）迅速、充分地回答新聞報道應(yīng)起的讀者來信。（8）與媒體保持聯(lián)系。2.新聞宣傳新聞宣傳的一般流程如下：823.公關(guān)活動

為擴大展會影響、吸引觀眾、促進成交、展會組辦方往往要通過會議、評獎、演出等公關(guān)手段對展會進行宣傳。報告會、研討會、交流會、說明會、講座等會議形式是展會過程中最普遍的公關(guān)手段。3.公關(guān)活動為擴大展會影響、吸引觀眾、促進83吸引社會贊助和商業(yè)贊助的方式：

1.集資方式

（1）社會捐贈

（2）商業(yè)贊助

2.回饋方式

（1）授予贊助商榮譽

（2）提供媒體廣告

（3）授權(quán)冠名活動

（4）提供區(qū)域廣告

（5）指定產(chǎn)品

（6）標(biāo)志產(chǎn)品

（7）特約消費場所

（8）邀請贊助企業(yè)負責(zé)人參與展會重要活動

吸引社會贊助和商業(yè)贊助的方式：

1.集資方式

（1）社會捐贈84（五）展會廣告策略1.廣告策略的步驟（1）明確廣告受眾（2）設(shè)計廣告內(nèi)容（3）制定廣告目標(biāo)（4）組合運用各種廣告手段（5）策劃廣告中的互動環(huán)節(jié)（五）展會廣告策略1.廣告策略的步驟852.媒體選擇策略電波媒體（1）鏈接展覽會網(wǎng)址（2）利用自身的網(wǎng)站（3）合理選用門戶網(wǎng)站印刷媒體：主要是報紙和專業(yè)性雜志。戶外媒體：海報、招貼、廣告牌、橫幅和氣球等。2.媒體選擇策略電波媒體86二、廣告規(guī)模廣告預(yù)算決定廣告規(guī)模經(jīng)費充裕：幾家報刊上反復(fù)登載。經(jīng)費有限：幾種力量在少數(shù)影響大效果好的報刊上。廣告開支與效果不一定是正比例，選擇合適的媒體是降低成本提高效率的最好辦法。二、廣告規(guī)模廣告預(yù)算決定廣告規(guī)模87三、廣告時間廣告時間要進行合理規(guī)劃一般，做好展會決定時就要開始并持續(xù)刊登。連續(xù)刊登廣告有利于加深客戶印象相比未刊登廣告的辦展單位：連續(xù)登6次廣告，多招收50%參展企業(yè)；