衢州市城建檔案館檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目初步方案

衢州市城建檔案館檔案數(shù)字化加工工程初步方案衢州市城建檔案館現(xiàn)有館藏檔案約5萬(wàn)卷，存儲(chǔ)介質(zhì)主要是紙張，關(guān)心的存儲(chǔ)介質(zhì)有磁帶、照片、光盤(pán)等。隨著時(shí)間的推移，館藏提升檔案科學(xué)化治理水平，增加檔案資料的可讀性、可視性、安全性案信息化建設(shè)，增加公共效勞力氣，提升檔案現(xiàn)代化治理水平，提高檔案工作效率，確保檔案的永久存儲(chǔ)和安全保管。然而，作為衢州信體安全、檔案出入庫(kù)登記、盤(pán)庫(kù)、流轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用、治理和維護(hù)等的問(wèn)題。檔案科學(xué)化治理水平，為社會(huì)供給準(zhǔn)確、便捷效勞；三是通過(guò)對(duì)破損案的整理，為檔案館達(dá)標(biāo)、復(fù)檢、升級(jí)等做好根底性工作；五是通過(guò)完善檔案著錄內(nèi)容，為編研、挖掘、鏈接、跨庫(kù)檢索等技術(shù)的實(shí)現(xiàn)供給支撐；六是通過(guò)開(kāi)展檔案劃控、鑒定、開(kāi)放工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息安庫(kù)登記、盤(pán)庫(kù)、統(tǒng)計(jì)、流轉(zhuǎn)、利用、實(shí)體檔案安全等問(wèn)題，也為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定良好根底。2023年以來(lái)移交的2412套建設(shè)工程竣工檔案進(jìn)展前整理、數(shù)字化加工、劃控鑒定；破損檔案修裱；6萬(wàn)個(gè)檔案卷盒的選購(gòu)和更換，卷盒、卷內(nèi)名目和備考表的制作打印等。通過(guò)數(shù)字化加工建立案卷級(jí)、文件級(jí)和編研級(jí)名目數(shù)據(jù)庫(kù)、決算。一、檔案數(shù)字化加工內(nèi)容擬標(biāo)題；檔案案卷級(jí)和文件級(jí)條目著錄〔要求一稿雙錄雙校)、名目建庫(kù)；檔案卷盒的選購(gòu)與更換、盒內(nèi)卷內(nèi)名目和備考表制作打??；修印刷體文字OCR冊(cè)制作；數(shù)據(jù)備份、導(dǎo)庫(kù)、成果治理；檔案復(fù)原裝訂、入庫(kù)；檔案解配套軟件、設(shè)備及耗材，由外包效勞公司供給。各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)內(nèi)容及要求如下：〔一〕檔案整理案卷內(nèi)狀況進(jìn)展登記、掃描文件選擇、拆卷、分件、排序、擬標(biāo)題；檔案案卷級(jí)和文件級(jí)條目著錄〔補(bǔ)錄、名目打印和建庫(kù)；檔案卷盒更換、盒內(nèi)卷內(nèi)名目和備考表制作打印及名目?jī)?cè)打印裝訂等工作環(huán)節(jié)。1、檔案進(jìn)出庫(kù)交接必需嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)治理制度。中標(biāo)單位必需在加工場(chǎng)所設(shè)立臨時(shí)檔案庫(kù)房，建立治理制度，指定專人〔組長(zhǎng)〕治理檔案實(shí)體，并建立《借用檔案審批單等工作流程單，做好調(diào)檔交接等各環(huán)節(jié)的登記工作。2、對(duì)案卷封面上的案卷題名、編制單位、保管期限、形成時(shí)間、密級(jí)等書(shū)寫(xiě)是否標(biāo)準(zhǔn)，前后是否統(tǒng)一；檔號(hào)、流水號(hào)是否正確，有無(wú)標(biāo)頁(yè)、擬標(biāo)題等。3、檢查和修正卷內(nèi)缺頁(yè)、重頁(yè)、倒頁(yè)、破損、字跡褪變、模糊、褶皺不平、裝訂壓字等現(xiàn)象，并加以記錄，通過(guò)對(duì)檔案的整理和標(biāo)準(zhǔn)著錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)案卷查閱利用、編研、統(tǒng)計(jì)、密級(jí)、劃控等科學(xué)治理。4、按要求區(qū)分同一案卷中的掃描件和非掃描件，并建立掃描件與非掃描件區(qū)分標(biāo)識(shí)，同時(shí)在《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》上注明OCR提高掃描效率做好根底工作。5、為提高數(shù)字化產(chǎn)品質(zhì)量，檔案數(shù)字化時(shí)允許拆卷，但拆卷時(shí)〔檔案內(nèi)的成冊(cè)資料不拆卷。6、依據(jù)國(guó)家檔案局《檔案修裱技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等修裱技術(shù)要求，依據(jù)檔案破損狀況的不同，制定檔案修裱方案，承受專業(yè)修補(bǔ)、托裱技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)展搶救和復(fù)原?！捕硻n案解密、劃控和開(kāi)放鑒定1不同等，制訂具有清楚、科學(xué)、合理、可行的解密、劃控和開(kāi)放鑒定解決方案和標(biāo)準(zhǔn)。2、依據(jù)解密、劃控和開(kāi)放鑒定解決方案和標(biāo)準(zhǔn)，提出“技防”和“人防”的解決措施，確保解密、劃控和開(kāi)放鑒定工作的有效、安的鑒定結(jié)果與名目數(shù)據(jù)相連接?！踩硻n案掃描：1、掃描設(shè)備要依據(jù)檔案幅面的大小〔A4、A3等〕和紙張狀況，搓紙型掃描儀進(jìn)展掃描。大幅面檔案承受大幅面數(shù)碼平臺(tái)。2、掃描模式，要求對(duì)全部紙質(zhì)檔案均承受彩色模式進(jìn)展掃描。3、掃描區(qū)分率要求，全文字檔案掃描區(qū)分率為300dpi，特別狀況，如文字偏小、密集、清楚度較差等，可適當(dāng)提高區(qū)分率。4、依據(jù)前處理單，認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記名、頁(yè)數(shù)是否全都，如有不全都狀況應(yīng)注明具體緣由和處理方法?！菜摹硤D像處理1、應(yīng)對(duì)掃描后的圖像進(jìn)展逐頁(yè)糾偏、去污、圖像拼接、裁黑邊〔不許裁檔案圖像內(nèi)的白邊、排序等處理，確保掃描件頁(yè)面內(nèi)容居圖像整體傾斜小于3度；數(shù)字化產(chǎn)品封裝前后頁(yè)面大小全都，前后兩份文件大小全都；全部數(shù)字化產(chǎn)品背風(fēng)光全都；文件排列挨次正確。2、除手寫(xiě)稿外，應(yīng)承受“尚書(shū)的文字識(shí)別軟件，將掃描合格的印刷體文件〔正式發(fā)文〕電子圖像,OCRPDFPDFPDF非法字符，能形成標(biāo)準(zhǔn)的DOC文本文件,文本識(shí)別準(zhǔn)確率要求到達(dá)95%以上。〔五〕圖像存儲(chǔ)1、存儲(chǔ)格式。全部檔案形成的圖像文件承受單頁(yè)TIFFLZWTIFFOCR識(shí)別后再形成對(duì)應(yīng)的雙層PDF文件(封裝的數(shù)字化產(chǎn)品承受雙PDFOCRTXT圖像不失真，翻開(kāi)便利并可快速掃瞄。2PDF單面TIFF的命名，是以文件夾命名，文件夾命名應(yīng)與文件級(jí)名目中8名排序不得消滅顛倒、缺頁(yè)、重頁(yè)或錯(cuò)頁(yè)等狀況，命名過(guò)失率把握在萬(wàn)分之三以內(nèi)。要求檔號(hào)〔數(shù)據(jù)編號(hào)、掃描頁(yè)碼與電子名目頁(yè)號(hào)的100%?！擦趁拷◣?kù)文件級(jí)名目、全文電子圖像、檔案實(shí)體、硬盤(pán)備份之間的有效關(guān)聯(lián)，并形成案卷級(jí)、文件級(jí)和專題名目數(shù)據(jù)庫(kù)。%以上。2、為保證著錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率，中標(biāo)單位必需供給雙機(jī)雙錄及校對(duì)軟件，條目著錄必需承受“一稿雙錄，人機(jī)雙校、看圖著錄”的方式進(jìn)展，做到名目數(shù)據(jù)著錄的同時(shí)做好校對(duì)和圖像掛接的預(yù)備工作，名目的排版、打印，建立檔案名目數(shù)據(jù)庫(kù)，著錄條目與對(duì)應(yīng)圖像文件掛接正確率要求到達(dá)100%。著錄字段最終由衢州市城建檔案館確定。3DBF、EXCEL、XMLTXT單盤(pán)調(diào)閱檢索系統(tǒng)，為快速檢索和利用供給數(shù)據(jù)根底。4、為保證名目數(shù)據(jù)的正確性，中標(biāo)單位應(yīng)建立名目數(shù)據(jù)庫(kù)治理一份紙質(zhì)或機(jī)讀著錄清單，標(biāo)明與原有館藏電子/紙制名目修改的項(xiàng)目及內(nèi)容，以備數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)查驗(yàn)。5、檔案裝訂時(shí)，要求依據(jù)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收后的成品名目〔原紙制名目仍保存市城建檔案館移交光盤(pán)電子名目?jī)商住埠妇砑?jí)名目和文件級(jí)名目〕和紙質(zhì)名目?jī)?cè)兩套。紙質(zhì)名目?jī)?cè)制作要求紙張挺括〔用120克銅版紙打印封面依據(jù)衢州市城建檔案館要求設(shè)計(jì)制作，并用120克以上銅版紙印制。(七)后期整理裝訂1裝訂。在恢復(fù)裝訂時(shí)，依據(jù)檔案原有的裝訂痕跡進(jìn)展，不行更換裝訂位置；遵循“兩對(duì)齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對(duì)齊，檔案內(nèi)頁(yè)以下的排列挨次不變，不得漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)，不得壓字，裝訂結(jié)實(shí)、不掉頁(yè)，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。同時(shí)，案卷備考表上要具體記錄案卷內(nèi)消滅的漏號(hào)、缺號(hào)、重號(hào)、重頁(yè)、空白頁(yè)等增刪改狀況，要求用黑色檔案專用水筆進(jìn)展書(shū)寫(xiě)，字體要求工整、清潔，不準(zhǔn)消滅涂改的現(xiàn)象。262分檔案卷盒，并按要求在檔案卷盒封面上填寫(xiě)相應(yīng)內(nèi)容。(八)數(shù)據(jù)掛接數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的名目數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù),通過(guò)質(zhì)檢環(huán)的技術(shù)要求，通過(guò)專業(yè)批量掛接軟件，比對(duì)、剔除重復(fù)件，實(shí)現(xiàn)圖像文件與案卷級(jí)、文件級(jí)名目數(shù)據(jù)庫(kù)的批量、快速掛接；實(shí)現(xiàn)名目數(shù)據(jù)求檔號(hào)、把握符、題名、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性到達(dá)100%。外包效勞公司需對(duì)上述加工內(nèi)容和要求提出具體處理流程、具體的技術(shù)方案。(九)數(shù)據(jù)備份加工數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，外包效勞公司要承受在線和離線相結(jié)合的方式對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)展備份。1、在線備份。數(shù)字化加工后的檔案數(shù)據(jù)，需完全符合衢州市城和數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)導(dǎo)入到磁盤(pán)陣列等存儲(chǔ)介質(zhì)載體PDF數(shù)據(jù)格式實(shí)現(xiàn)在線存貯存份，保證檔案的安全利用。2、磁帶備份。完成數(shù)據(jù)驗(yàn)收后，要制作六套成品數(shù)據(jù)磁帶。所有數(shù)字化加工成品數(shù)據(jù)磁帶在驗(yàn)收后移交給衢州市城建檔案館備份。同時(shí)，供給的單盤(pán)調(diào)閱數(shù)據(jù)磁帶應(yīng)具有供給名目查詢、圖像掃瞄、圖像放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印等功能。3、硬盤(pán)備份。移動(dòng)硬盤(pán)承受單個(gè)1T以上容量的正版愛(ài)國(guó)者或TIFF/LZW壓縮格式數(shù)字化加工產(chǎn)品、已封裝的雙層PDF數(shù)字化加工成品以硬盤(pán)備份方式移交衢州市城建檔案館保存。4、備份登記。加工人員要認(rèn)真填寫(xiě)數(shù)字化備份治理登記表單，數(shù)字化加工在監(jiān)管系統(tǒng)上的監(jiān)控記錄。5、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。使用省檔案局開(kāi)發(fā)的“數(shù)字化成果質(zhì)檢軟件”對(duì)全部數(shù)字化成品數(shù)據(jù)〔名目、圖像、路徑、磁帶、硬盤(pán)〕進(jìn)展成品檢測(cè)，檢測(cè)結(jié)果必需與衢州市城建檔案館數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)相符合?！彩硻n案歸還在數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格后，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)展逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、卷內(nèi)文件名目、頁(yè)數(shù)與挨次、文件狀況、裝訂要求等進(jìn)展檢查，如覺(jué)察喪失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；挨次錯(cuò)誤、卷內(nèi)文件顛倒等狀況，要重進(jìn)展處理和無(wú)條件整改。歸還每批實(shí)體檔案時(shí)，接，并做好移交記錄。二、驗(yàn)收要求〔一〕檔案前處理質(zhì)檢。效勞公司通過(guò)自檢成果后，衢州市城10%-20%，對(duì)檔案前整理質(zhì)量進(jìn)展驗(yàn)收，合格率95%以上〔95%〕95%以下，實(shí)體?！捕硤D像掃描和名目建庫(kù)數(shù)據(jù)質(zhì)檢。效勞公司通過(guò)自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢10%-20%，對(duì)圖像掃描和名目建庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)展驗(yàn)收。其中：①檔號(hào)、總流水號(hào)、選擇掃描的頁(yè)碼與電子名目的張頁(yè)號(hào)的全都性和掃描圖像的排列挨次與檔案原件的準(zhǔn)確率要求到達(dá)100〔%〕予以驗(yàn)收通過(guò)，如抽檢合格率在95%以下，提交驗(yàn)收實(shí)體和數(shù)據(jù)全部發(fā)回重檢。③其它數(shù)據(jù)抽檢合格率要求到達(dá)95%以上〔含在退回自檢期間，衢州市城建檔案館不再供給掃描實(shí)體。(三)檔案數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收。效勞公司通過(guò)自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢20%，對(duì)數(shù)據(jù)掛接進(jìn)展驗(yàn)收。要求檔號(hào)、總流水號(hào)、把握符、題名、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確率、圖像完整性到達(dá)100%，如覺(jué)察以上〔含，如抽檢合格率在以下，提交驗(yàn)收數(shù)據(jù)全部發(fā)回全面自檢，直至到達(dá)驗(yàn)收要求?！菜摹硻n案實(shí)體驗(yàn)收。效勞公司通過(guò)自檢成果后，衢州市城建檔案館每批抽檢20%，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)展驗(yàn)收。檔案實(shí)體驗(yàn)收必需按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件名目、頁(yè)數(shù)、挨次、備考表、裝訂等進(jìn)展逐卷檢查和清點(diǎn)，如覺(jué)察喪失、損壞、圈劃或涂改等將追究法律責(zé)任；挨次錯(cuò)誤、卷內(nèi)文件顛倒、裝訂不符合要求等均作為過(guò)失，要100%。%以上；%以下，提交驗(yàn)收檔案全部發(fā)回全面自檢，直至到達(dá)驗(yàn)收要求?！参濉骋陨厦總€(gè)環(huán)節(jié)的成果檢驗(yàn)均要做好驗(yàn)收記錄，并認(rèn)真填寫(xiě)《檔案數(shù)字化質(zhì)量驗(yàn)收登記表》一式三份。三、質(zhì)量保障要求〔一〕成立檔案數(shù)字加工工程組。外包效勞公司入駐衢州市城建檔案館之前，應(yīng)成立工程組，指定工程負(fù)責(zé)人，工程負(fù)責(zé)人必需是員如有變動(dòng)，應(yīng)以書(shū)面形式準(zhǔn)時(shí)向衢州市城建檔案館報(bào)告?zhèn)浒??！捕辰⒔∪卫碇贫群蜆I(yè)務(wù)操作規(guī)程。外包效勞公司應(yīng)提售后效勞承諾等一系列嚴(yán)格的規(guī)章制度?！踩惩獍诠颈匦杞?yán)格的質(zhì)量檢測(cè)體系，供給專業(yè)個(gè)產(chǎn)品加工的質(zhì)量檢驗(yàn)工作?！菜摹辰n制度。外包效勞公司應(yīng)準(zhǔn)時(shí)對(duì)加工過(guò)程中產(chǎn)生的文字、圖表等文件進(jìn)展整理、匯總，裝訂成冊(cè)。在工程完畢時(shí)，將全套檔案原件伴同光盤(pán)、硬盤(pán)一起移交衢州市城建檔案館。四、安全保密要求〔一〕檔案數(shù)字化加工要嚴(yán)格依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《保密法》等國(guó)家規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展。〔二〕檔案數(shù)字化加工必需在指定的場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)展，確保加工場(chǎng)頻監(jiān)控等專用設(shè)備，視頻監(jiān)控錄像數(shù)據(jù)留存六個(gè)月?！踩尺M(jìn)入加工現(xiàn)場(chǎng)的計(jì)算機(jī)等設(shè)備要做好相應(yīng)的保密措施處部門共用，計(jì)算機(jī)硬盤(pán)不得帶離加工現(xiàn)場(chǎng)。工程完畢后,效勞器上保存加工數(shù)據(jù)的硬盤(pán)必需撤除,交給衢州市城建檔案館處