食品質(zhì)量管理體系的審核-現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的實(shí)施

首次會(huì)議的召開首次會(huì)議的目的和要求一首次會(huì)議的內(nèi)容和程序二目錄頁(yè)首次會(huì)議的召開首次會(huì)議的目的和要求確認(rèn)審核計(jì)劃簡(jiǎn)介實(shí)施審核活動(dòng)的方法和程序確認(rèn)審核中的溝通渠道向受審核方提供詢問(wèn)的機(jī)會(huì)首次會(huì)議的目的首次會(huì)議的要求主持人：審核組長(zhǎng)參會(huì)人員按時(shí)、簡(jiǎn)短、明了簽到和保留會(huì)議記錄會(huì)議氣氛首次會(huì)議的內(nèi)容和程序首次會(huì)議的內(nèi)容和程序人員介紹（內(nèi)審可簡(jiǎn)化）；確認(rèn)審核目標(biāo)、范圍和準(zhǔn)則；確認(rèn)審核計(jì)劃和其他相關(guān)安排；簡(jiǎn)要說(shuō)明審核的方法；說(shuō)明審核中與周審核方之間的正式溝通渠道；確認(rèn)審核時(shí)所需的資源和設(shè)施（內(nèi)審可簡(jiǎn)化）；介紹由于審核組的到場(chǎng)對(duì)組織可能形成的風(fēng)險(xiǎn)的管理（內(nèi)審可簡(jiǎn)化）；確認(rèn)有關(guān)保密和信息安全事宜（內(nèi)審可簡(jiǎn)化）；確認(rèn)審核組的健康安全事項(xiàng)、應(yīng)急和安全程序；有關(guān)審核可能被終止的條件的信息；有關(guān)如何處理審核期間可能的審核發(fā)現(xiàn)的信息。首次會(huì)議的召開收集和驗(yàn)證審核信息審核信息收集的方法和技巧一驗(yàn)證審核信息，獲得審核證據(jù)二目錄頁(yè)收集和驗(yàn)證審核信息審核信息收集的方法和技巧面談面談對(duì)象；面談時(shí)機(jī)；面談方式；面談氣氛；面談后的感謝。觀察一般用于現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)使用；通過(guò)這種方式獲取的信息一般比較可信。比如產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)，現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境等評(píng)審查閱文件和記錄與受審核的活動(dòng)和過(guò)程直接相關(guān)；合理抽樣；關(guān)注文件的有效性及文件內(nèi)容的充分性和適宜性；關(guān)注記錄內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，與文件規(guī)定的一致性實(shí)際測(cè)量（需要時(shí)）不是獲得審核信息的常用方法，需要時(shí)（比如洗手池消毒液的濃度驗(yàn)證）收集和驗(yàn)證審核信息驗(yàn)證審核信息，獲得審核證據(jù)驗(yàn)證審核信息的方法對(duì)照文件規(guī)定，現(xiàn)場(chǎng)觀察相關(guān)活動(dòng)的實(shí)際操作，證實(shí)實(shí)際操作與文件規(guī)定的一致性；對(duì)照文件規(guī)定，核查相應(yīng)的記錄，以證實(shí)記錄與文件要求的符合性；通過(guò)對(duì)活動(dòng)和過(guò)程的觀察證實(shí)面談和查閱記錄時(shí)獲得信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性；通過(guò)必要的實(shí)際測(cè)量證實(shí)活動(dòng)和過(guò)程的結(jié)果或記錄的符合性、有效性和真實(shí)性；其他適用的驗(yàn)證方法。收集和驗(yàn)證審核信息驗(yàn)證審核信息，獲得審核證據(jù)收集、驗(yàn)證信息注意事項(xiàng)明確總體、合理抽樣辨別關(guān)鍵過(guò)程辨別主要因素重視控制效果，避免主觀武斷、形式主義注意相關(guān)影響尊重受審核方、營(yíng)造良好審核氣氛組長(zhǎng)注意控制審核工作的進(jìn)展審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧沒(méi)問(wèn)題型這種人試圖使審核員產(chǎn)生“優(yōu)秀”的看法只給你看好的一面，對(duì)差的地方搪塞了事。堅(jiān)持全面審核，聽好的，也要聽差的，看好的，也要看差的。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧抵觸型不歡迎任何批評(píng)，輕視審核員的意見，不與審核員合作。保持冷靜、堅(jiān)持審核，對(duì)查到的問(wèn)題做清楚耐心的說(shuō)明。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧掩蓋型盡可能少說(shuō)話，少回答問(wèn)題，即便回答問(wèn)題也兜個(gè)圈子，力圖使審核員少了解真實(shí)情況。耐心、容忍、靈敏變換問(wèn)法，直至達(dá)到目的。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧一問(wèn)三不知型對(duì)所提的問(wèn)題以情況不熟悉為由不作回答。請(qǐng)示受審核方領(lǐng)導(dǎo)，另派熟悉情況的人陪同或介紹情況。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧高談闊論型對(duì)審核員提出的問(wèn)題旁征博引，高談闊論，與你進(jìn)行理論探討，想利用專業(yè)方面的優(yōu)勢(shì)震懾住審核員，減緩審核進(jìn)度。及時(shí)插入最實(shí)際的問(wèn)題，不與其辨論理論問(wèn)題或技術(shù)問(wèn)題。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧辦不到型當(dāng)審核員提出問(wèn)題時(shí)，以實(shí)際行不通、做不到、沒(méi)必要、太繁瑣等為理由向你解釋，不肯承認(rèn)問(wèn)題清楚、耐心地說(shuō)明這是標(biāo)準(zhǔn)要求，審核是標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)核對(duì)的過(guò)程。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧辯解型對(duì)被查到的不合格項(xiàng)千方百計(jì)辯解，尋找開脫理由?？梢灾匦潞瞬椋瑘?jiān)持以事實(shí)為依據(jù)。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧主動(dòng)暴露型向?qū)徍藛T主動(dòng)介紹存在問(wèn)題，并推卸責(zé)任。先核實(shí)其所介紹的問(wèn)題，但應(yīng)謹(jǐn)慎，不可介入受審核方的人際矛盾。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧求饒型承認(rèn)審核員查到問(wèn)題，但要求審核員高抬貴手，不要判不合格項(xiàng)，并表示立即糾正。應(yīng)堅(jiān)持原則，但對(duì)受審核方可表示同情，持理解態(tài)度，對(duì)確能立即糾正的輕微不合格項(xiàng)降為觀察項(xiàng)或待其糾正確認(rèn)后可不判。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧故意拖延型千方百計(jì)轉(zhuǎn)移審核員目標(biāo)、精力和時(shí)間，你讓他取材料，他遲遲不提供；你讓他介紹，他給你海闊天空吹一通。盡量避免做不相干的事，周密計(jì)劃，保持審核目標(biāo)明確，要主動(dòng)客氣地打斷不相干的介紹，催促受審核方提交材料，不與人討論問(wèn)題等。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧審核中遇到的典型情況及應(yīng)對(duì)技巧審核典型情況應(yīng)對(duì)技巧熱情過(guò)度型對(duì)審核員非?？蜌鉄崆椋莶?、遞煙、供水果等，以圖淡化審核氣氛。審核時(shí)盡量少應(yīng)酬，通常不吃水果之類的食物，客氣但嚴(yán)肅。具體表現(xiàn)應(yīng)對(duì)技巧不符合報(bào)告的編制和使用不符合報(bào)告的內(nèi)容一不符合事實(shí)的描述二目錄頁(yè)不符合報(bào)告的使用三不符合報(bào)告的編制和使用不符合報(bào)告的內(nèi)容——受審核的部門或不符合發(fā)生的地點(diǎn)；——受審核部門負(fù)責(zé)人；——審核員；——審核日期；——不符合事實(shí)的描述；——不符合審核準(zhǔn)則的名稱和條款；——不符合的性質(zhì)；——審核員簽字、審核組長(zhǎng)認(rèn)可簽字和受審核部門代表方確認(rèn)簽字；——適用時(shí)，不符合報(bào)告的內(nèi)容還可包括：●不符合項(xiàng)的原因分析；●糾正措施計(jì)劃及預(yù)計(jì)完成日期；●糾正措施實(shí)施情況的說(shuō)明；●糾正措施的完成情況及驗(yàn)證記錄。不符合報(bào)告的編制和使用不符合事實(shí)的描述準(zhǔn)確地描述觀察到的事實(shí)（時(shí)、地、人、具體圖號(hào)、文件編號(hào)等）；使其有可重查性和可追溯性；力求簡(jiǎn)明精煉，抓住核心不合格加以概括；合格的事實(shí)不要寫，有負(fù)面影響的不要寫；無(wú)關(guān)人員提供的信息不要寫；企業(yè)發(fā)現(xiàn)的偶然不合格已經(jīng)糾正的不要寫；不要光寫結(jié)論，不寫事實(shí)。不符合報(bào)告的編制和使用不符合報(bào)告的使用不符合事實(shí)描述不符合實(shí)施確認(rèn)原因分析制定糾正措施認(rèn)可糾正措施執(zhí)行糾正措施糾正措施驗(yàn)證不符合報(bào)告使用流程責(zé)任人審核員責(zé)任部門責(zé)任部門責(zé)任部門審核員責(zé)任部門審核員現(xiàn)場(chǎng)審核注意事項(xiàng)及審核過(guò)程的控制現(xiàn)場(chǎng)審核注意事項(xiàng)一審核過(guò)程的控制二目錄頁(yè)現(xiàn)場(chǎng)審核注意事項(xiàng)及審核過(guò)程的控制現(xiàn)場(chǎng)審核注意事項(xiàng)審核員應(yīng)隨機(jī)抽取樣本；要相信樣本；不要完全脫離或依賴檢查表；當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格時(shí)，要追查到必要深度；與被審核方負(fù)責(zé)人共同確認(rèn)事實(shí)；始終保持客觀、公正和禮貌。現(xiàn)場(chǎng)審核注意事項(xiàng)及審核過(guò)程的控制審核過(guò)程的控制控制審核計(jì)劃；控制審核進(jìn)度；控制審核氣氛；控制客觀性；控制紀(jì)律；控制審核結(jié)果確定審核發(fā)現(xiàn)的方法審核發(fā)現(xiàn)的分類一確定審核發(fā)現(xiàn)的方法二目錄頁(yè)確定審核發(fā)現(xiàn)的方法審核發(fā)現(xiàn)的分類審核發(fā)現(xiàn)符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)（不符合項(xiàng)）體系性不符合實(shí)施性不符合效果性不符合確定審核發(fā)現(xiàn)的方法確定審核發(fā)現(xiàn)的方法壹審核組成員分別說(shuō)明審核情況、收集的信息和證據(jù)，以及初步判定的審核發(fā)現(xiàn)；貳審核組成員之間溝通需要相互印證的信息和證據(jù)，討論疑點(diǎn)和分歧；叁將審核組成員獲得的信息和證據(jù)匯總分析，共同確定審核發(fā)現(xiàn)；末次會(huì)議的召開末次會(huì)議的目的和要求一末次會(huì)議的程序二目錄頁(yè)末次會(huì)議的召開末次會(huì)議的目的和要求會(huì)前準(zhǔn)備充分審核組長(zhǎng)主持參會(huì)人員同首次會(huì)議簽到并保留會(huì)議記錄介紹審核情況宣布審核結(jié)論提出糾正措施及跟蹤驗(yàn)證要求宣布現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)束目的要求末次會(huì)議的程序末次會(huì)議的召開重申審核的目標(biāo)、準(zhǔn)則和范圍；提出審核發(fā)現(xiàn)、處理審核發(fā)現(xiàn)的過(guò)程和可能的后果；宣布審核結(jié)論；必要時(shí)，說(shuō)明可能降低審核結(jié)論可信程度的情況；適當(dāng)時(shí)，討論糾正和預(yù)防措施的時(shí)間表；如審核目標(biāo)有要求，針對(duì)管理體系中存在的潛在問(wèn)題提出改進(jìn)方向；需要時(shí)，請(qǐng)高層管理者或管理者代表作簡(jiǎn)短致辭。形成審核結(jié)論匯總分析不符合項(xiàng)一管理體系有效性和符合性的評(píng)價(jià)二目錄頁(yè)審核結(jié)論的內(nèi)容三形成審核結(jié)論匯總分析不符合項(xiàng)審核結(jié)論是在匯總分析審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)的基礎(chǔ)上形成的。通過(guò)分析不符合項(xiàng)的分布情況、數(shù)量、類型以及實(shí)際情況分析其對(duì)質(zhì)量管理體系整體符合性和有效性的影響，分析質(zhì)量管理體系的哪些過(guò)程和部門的運(yùn)行是有效的，哪些過(guò)程和部門是重點(diǎn)改進(jìn)的對(duì)象。形成審核結(jié)論管理體系有效性和符合性的評(píng)價(jià)管理體系文件與審核準(zhǔn)則的符合程度文件是否能夠結(jié)合組織及其產(chǎn)品、過(guò)程的特點(diǎn)并具有指導(dǎo)性和可操作性。管理體系的實(shí)施狀況及有效程度管理者和員工的質(zhì)量意識(shí)管理方針和管理目標(biāo)的適宜性和實(shí)現(xiàn)情況主要過(guò)程和關(guān)鍵過(guò)程達(dá)到預(yù)期結(jié)果的情況資源狀況及其滿足要求的能力產(chǎn)品質(zhì)量符合要求的程度和穩(wěn)定性顧客滿意程度管理體系持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)內(nèi)部審核管理評(píng)審糾正和預(yù)防措施數(shù)據(jù)分析決策改進(jìn)形成審核結(jié)論審核結(jié)論的內(nèi)容內(nèi)部審核的審核結(jié)論管理體系與審核準(zhǔn)則的符合程度及穩(wěn)健程度，包括管理體系滿足聲稱目標(biāo)的有效性；管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)；管理評(píng)審過(guò)程在確保管理體系持續(xù)的適宜性、充分性、有效性和改進(jìn)的能力；審核目標(biāo)的完成情況、審核范圍的覆蓋情況，以及審核準(zhǔn)則的履行情況；為識(shí)別趨勢(shì)從其他受審核領(lǐng)域獲得的相似的審核發(fā)現(xiàn)。不同審核目標(biāo)的審核，其審核結(jié)論是不相同的。審核報(bào)告的編制審核報(bào)告編寫的要求一審核報(bào)告的內(nèi)容二