中小型企業(yè)存貨管理問(wèn)題研究

中小型企業(yè)存貨管理問(wèn)題研究

這種情況經(jīng)常出現(xiàn)在貸款中。尤其是對(duì)于中小企業(yè)。由于他們?cè)诠举Y產(chǎn)中所占比例較大，因此出現(xiàn)問(wèn)題的可能性也非常普遍。存貨內(nèi)部會(huì)計(jì)控制涉及的部門(mén)較多,如計(jì)劃部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等,所以其控制點(diǎn)也多,主要包括人員、計(jì)劃、合同訂立、存貨驗(yàn)收、付款、領(lǐng)料、銷(xiāo)售、盤(pán)點(diǎn)等。針對(duì)中小企業(yè)的特殊性,其存貨的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制應(yīng)抓好以下幾個(gè)方面的工作:一、不相容職務(wù)分離企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨業(yè)務(wù)的流程和特點(diǎn),系統(tǒng)地分析存貨業(yè)務(wù)涉及的不相容職務(wù),并結(jié)合崗位職責(zé)分工采取分離措施。有條件的企業(yè),可以借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)系統(tǒng),通過(guò)權(quán)限設(shè)置等方式自動(dòng)實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)的相互分離。1.存貨處置申報(bào)與審批制度存貨業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)至少包括:(1)存貨的請(qǐng)購(gòu)與審批,審批與執(zhí)行。(2)存貨的采購(gòu)與驗(yàn)收、付款。(3)存貨的保管與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄。(4)存貨發(fā)出的申請(qǐng)與審批,申請(qǐng)與會(huì)計(jì)記錄。(5)存貨處置的申請(qǐng)與審批,申請(qǐng)與會(huì)計(jì)記錄。要注意這些不相容職務(wù)應(yīng)相互分離。2.提高員工的素質(zhì)辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備較高的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和職業(yè)道德水平,遵紀(jì)守法、客觀公正。企業(yè)應(yīng)創(chuàng)造條件定期對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的政策、法律法規(guī)及業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。另外,中小企業(yè)可以根據(jù)具體情況對(duì)辦理存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換,防范采購(gòu)人員做出利用職權(quán)和工作便利收受賄賂、損害企業(yè)利益的行為。3.規(guī)范存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度,推動(dòng)存貨業(yè)務(wù)正常進(jìn)行明確審批人對(duì)存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,規(guī)定經(jīng)辦人辦理存貨業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi),按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理存貨業(yè)務(wù)。二、購(gòu)買(mǎi)倉(cāng)儲(chǔ)控制權(quán)1.完善企業(yè)存貨管理,制定合理的采購(gòu)計(jì)劃存貨的采購(gòu)必須制定采購(gòu)計(jì)劃,確保所采購(gòu)的存貨為經(jīng)營(yíng)所需,避免產(chǎn)生存貨的積壓?jiǎn)栴},造成浪費(fèi)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)計(jì)劃、資金籌措計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃等制定采購(gòu)計(jì)劃,對(duì)存貨的采購(gòu)實(shí)行預(yù)算管理,合理確定材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等的比例。采購(gòu)計(jì)劃必須在采購(gòu)活動(dòng)開(kāi)始之前得到批準(zhǔn),實(shí)行按照計(jì)劃采購(gòu)。2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部利益的管理對(duì)存貨采購(gòu)中得到的折扣和折讓,應(yīng)該要求會(huì)計(jì)人員、銷(xiāo)售人員如實(shí)進(jìn)行反映,同時(shí)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施,防止將企業(yè)享有的折扣和折讓隱匿起來(lái),避免相關(guān)人員將企業(yè)的利益占為己有,導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部利益的不合理分配。3.辦理采購(gòu)手續(xù)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)建立完善的管理制度,確保采購(gòu)過(guò)程的透明化。企業(yè)應(yīng)根據(jù)預(yù)算或采購(gòu)計(jì)劃辦理采購(gòu)手續(xù),嚴(yán)格控制預(yù)算外或計(jì)劃外采購(gòu)。同時(shí)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)編制存貨年度、季度和月份的采購(gòu)、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、銷(xiāo)售預(yù)算,并按照相關(guān)預(yù)算對(duì)實(shí)際執(zhí)行情況予以考核。4.驗(yàn)收貨物的質(zhì)量應(yīng)引起關(guān)信息的前提外購(gòu)存貨入庫(kù)前一般應(yīng)經(jīng)過(guò)以下驗(yàn)收程序:(1)檢查訂貨合同、入庫(kù)通知單和供貨企業(yè)提供的合格證、運(yùn)單、提貨通知單等原始單據(jù)與待檢驗(yàn)貨物相關(guān)信息是否相符。(2)對(duì)擬入庫(kù)存貨的交貨期進(jìn)行檢查,核對(duì)外購(gòu)貨物的實(shí)際交貨期與訂購(gòu)單中的交貨期是否一致。(3)對(duì)待檢驗(yàn)貨物進(jìn)行數(shù)量復(fù)核和質(zhì)量檢驗(yàn),必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家協(xié)助進(jìn)行。(4)對(duì)驗(yàn)收后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的貨物辦理相關(guān)入庫(kù)手續(xù),對(duì)經(jīng)驗(yàn)收不符合要求的貨物,應(yīng)及時(shí)辦理退貨或索賠。(5)特別注意不要漏掉對(duì)不經(jīng)倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)直接投入生產(chǎn)或使用的存貨進(jìn)行檢驗(yàn),應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)此類(lèi)存貨進(jìn)行控制。5.對(duì)將本項(xiàng)納入的企業(yè)的相關(guān)情況進(jìn)行審核(1)現(xiàn)購(gòu)存貨的,要認(rèn)真核對(duì)才能付款。會(huì)計(jì)人員在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)合同約定的付款條件以及采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核,確認(rèn)其符合規(guī)定后方能支付款項(xiàng)。如果是采購(gòu)結(jié)束后才支付款項(xiàng),會(huì)計(jì)人員也必須參與采購(gòu)計(jì)劃的審核。采購(gòu)人員應(yīng)將定購(gòu)單、購(gòu)銷(xiāo)合同、入庫(kù)單和發(fā)票及時(shí)送交會(huì)計(jì)部門(mén)辦理付款手續(xù),會(huì)計(jì)人員應(yīng)審核憑據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性,逐一將發(fā)票上記載的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額與定購(gòu)單、購(gòu)銷(xiāo)合同、入庫(kù)單核對(duì)一致,在審核無(wú)誤后才能辦理付款手續(xù)。同時(shí)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證并登記存貨等相關(guān)明細(xì)賬。(2)預(yù)購(gòu)存貨的,必須加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度,同時(shí)企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控,定期對(duì)其進(jìn)行追蹤核查。對(duì)預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合判斷。對(duì)有疑問(wèn)的預(yù)付賬款應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施,盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。(3)賒購(gòu)存貨的,必須準(zhǔn)確反映應(yīng)付賬款的真實(shí)性。企業(yè)應(yīng)該定期函證核對(duì)應(yīng)付賬款與債權(quán)人的應(yīng)收賬款,做到賬賬相符,發(fā)現(xiàn)差異應(yīng)及時(shí)查明原因,防止應(yīng)付賬款被誤列。對(duì)確認(rèn)的應(yīng)付賬款應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)償還。三、資產(chǎn)配置和質(zhì)量控制1.庫(kù)卡、臺(tái)賬的管理生產(chǎn)部門(mén)需要領(lǐng)用物資時(shí),必須填寫(xiě)領(lǐng)料單,并報(bào)生產(chǎn)部門(mén)經(jīng)理審批,經(jīng)簽字批準(zhǔn)的才能辦理領(lǐng)用手續(xù),倉(cāng)庫(kù)保管人員及時(shí)登記出庫(kù)卡,記賬員及時(shí)登記臺(tái)賬。對(duì)重要的原材料可以采用“限額領(lǐng)料單”進(jìn)行管理,避免浪費(fèi)。2.實(shí)際退料手續(xù)(1)月末為了更真實(shí)地核算生產(chǎn)成本,生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)對(duì)生產(chǎn)耗用后所結(jié)存的材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),對(duì)結(jié)存的未實(shí)際退回倉(cāng)庫(kù)的原材料,辦理“假退料手續(xù)”,以明確保管責(zé)任。(2)會(huì)計(jì)部門(mén)每月根據(jù)各生產(chǎn)車(chē)間耗用的材料及其他物資編制“生產(chǎn)耗用材料匯總表”,作為核算生產(chǎn)成本的原始憑證。(3)會(huì)計(jì)部門(mén)或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期或不定期地到倉(cāng)庫(kù)部門(mén)檢查領(lǐng)料單和領(lǐng)料單匯總表是否相一致,以防止出現(xiàn)舞弊問(wèn)題。四、倉(cāng)儲(chǔ)管理1.確認(rèn)銷(xiāo)售價(jià)格已獲得批準(zhǔn)凡是賒銷(xiāo)、折價(jià)銷(xiāo)售都必須由銷(xiāo)售部門(mén)申報(bào)、經(jīng)總經(jīng)理或主管副總審批,同時(shí)應(yīng)制定包括回收應(yīng)收賬款在內(nèi)的銷(xiāo)售獎(jiǎng)勵(lì)政策。2.會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)票的簽發(fā)根據(jù)已授權(quán)的商品價(jià)目表開(kāi)具發(fā)票,檢查裝運(yùn)憑證的真實(shí)性和完整性,認(rèn)真核對(duì)提貨單上的商品數(shù)目,有銷(xiāo)售合同的應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷(xiāo)售合同。3.積極類(lèi)型貨物的核對(duì)(1)發(fā)貨人員應(yīng)該根據(jù)加蓋現(xiàn)金收訖章、銀行收訖章的發(fā)貨憑證或經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的賒銷(xiāo)通知書(shū)發(fā)貨,注意與銷(xiāo)售通知單上列示的貨物品種和數(shù)量進(jìn)行核對(duì),發(fā)貨時(shí)應(yīng)對(duì)商品的品種、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行認(rèn)真復(fù)核。(2)大宗的、大額的發(fā)貨還應(yīng)有第三人進(jìn)行復(fù)核。(3)賒銷(xiāo)通知書(shū)及蓋有收訖章的發(fā)貨憑證,應(yīng)及時(shí)送交財(cái)務(wù)部門(mén),作為記錄應(yīng)收賬款或銷(xiāo)售款的依據(jù)。(4)發(fā)貨完成后,倉(cāng)庫(kù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)發(fā)貨單,并由客戶在查收欄簽字、蓋章。4.未達(dá)賬項(xiàng)的查對(duì)(1)如果是現(xiàn)銷(xiāo),會(huì)計(jì)人員必須及時(shí)將款項(xiàng)入賬,同時(shí)注意將銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì),發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查對(duì)。(2)如果是賒銷(xiāo),會(huì)計(jì)人員必須建立應(yīng)收賬款明細(xì)賬,應(yīng)收賬款的記錄必須以經(jīng)銷(xiāo)售部門(mén)核準(zhǔn)的銷(xiāo)售發(fā)票和發(fā)貨單等為依據(jù),以防止應(yīng)收賬款少列或虛列。(3)如果是預(yù)售,會(huì)計(jì)人員應(yīng)該注意檢查預(yù)售合同的簽訂情況,及時(shí)將所收款項(xiàng)存入銀行,同時(shí)將收款情況反饋給銷(xiāo)售部門(mén)。五、倉(cāng)儲(chǔ)管理1.存貨保管制度存貨的日常保管是防止存貨短缺和毀損十分重要的工作,應(yīng)該建立存貨保管制度。存貨要有專(zhuān)門(mén)存放地點(diǎn),并有專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)保管,嚴(yán)格限制其他無(wú)關(guān)人員接觸存貨,入庫(kù)存貨應(yīng)及時(shí)登記收發(fā)存登記簿或存貨卡片,并詳細(xì)標(biāo)明存放地點(diǎn)。2.為經(jīng)營(yíng)和管理創(chuàng)造可靠的倉(cāng)儲(chǔ)明細(xì)表，建立有利于經(jīng)營(yíng)和管理的數(shù)量、金額和詳細(xì)賬戶(1)會(huì)計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真記錄存貨的數(shù)量金額式明細(xì)賬。(2)存貨保管部門(mén)對(duì)入庫(kù)的存貨應(yīng)當(dāng)建立存貨保管明細(xì)賬。3.定期編制盤(pán)盈、盤(pán)虧情況企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定詳細(xì)的存貨盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃,合理安排人員、有序擺放存貨、保持盤(pán)點(diǎn)記錄的完整。存貨的盤(pán)盈、盤(pán)虧應(yīng)當(dāng)及時(shí)編制盤(pán)點(diǎn)表進(jìn)行反映,并分析原因,提出處理意見(jiàn),經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后,在期末結(jié)賬前應(yīng)處理完畢。對(duì)于特殊存貨,可以聘請(qǐng)專(zhuān)家采用特定方法進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。六、完善企業(yè)存貨管理中小企業(yè)一般執(zhí)行《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》,存貨發(fā)出的計(jì)價(jià)方法可以為個(gè)別計(jì)價(jià)法、加權(quán)平均法、先進(jìn)先出法或后進(jìn)先出法等,中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況,確定存貨計(jì)價(jià)方法。計(jì)價(jià)方法一經(jīng)確定,未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意變更。發(fā)出存貨計(jì)價(jià)方法的選擇,應(yīng)當(dāng)反映存貨的特點(diǎn)及企業(yè)內(nèi)部存貨流轉(zhuǎn)的管理方式。在實(shí)際工作中,越來(lái)越多的企業(yè)采用電算化系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理,個(gè)別計(jì)價(jià)法可以廣泛應(yīng)用于發(fā)出存貨的計(jì)價(jià),并且個(gè)別計(jì)價(jià)法確定的存貨成本最為準(zhǔn)確。企業(yè)存貨中的周轉(zhuǎn)材料如包裝物和低值易耗品,應(yīng)當(dāng)采用一次轉(zhuǎn)銷(xiāo)法或者五五攤銷(xiāo)法進(jìn)行攤銷(xiāo);建造承包商的鋼模板、木模板、腳手架等其他周轉(zhuǎn)材料,可以采用一次轉(zhuǎn)銷(xiāo)法、五五攤