公文基礎(chǔ)知識(shí)

公文基礎(chǔ)知識(shí)一、法定公文的概念、特點(diǎn)、種類和作用（一）概念行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。（二）法定公文的特點(diǎn)1.宗旨的政治性；2.體式的規(guī)范性；3.內(nèi)容的權(quán)威性；4.特定的處理程序；5.作者讀者的法定性。（三）法定公文的種類

1.公文種類的劃分（1）按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理措施》規(guī)定分類，共有13種，詳細(xì)如下：1）命令（令）合用于根據(jù)有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。2）決定合用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不合適的決定事項(xiàng)。3）公告合用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。4）通告合用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。5）告知合用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相從屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)規(guī)定下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。6）通報(bào)合用用于表揚(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況。7）議案合用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。8）匯報(bào)合用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反應(yīng)狀況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的問詢。9）請(qǐng)示合用于向上級(jí)機(jī)關(guān)祈求指示、同意。10）批復(fù)合用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。11）意見合用于對(duì)重要問題提出見解和處理措施。12）函合用于不相從屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，問詢和答復(fù)問題，祈求同意和答復(fù)審批事項(xiàng)。13）會(huì)議紀(jì)要合用于記載、傳達(dá)會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)。有相似內(nèi)容文種的區(qū)別：命令（令）、決定、通報(bào)都可以對(duì)好人好事予以表獎(jiǎng)，怎樣區(qū)別使用呢？首先，在《措施》中，使用了不一樣的詞語。命令是“嘉獎(jiǎng)”；決定是“獎(jiǎng)懲”；通報(bào)是“表揚(yáng)”。詞語用的不一樣，內(nèi)涵則不一樣。另一方面，由于所用詞語不一樣，體現(xiàn)出獎(jiǎng)勵(lì)的規(guī)格就不一樣。命令獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)格高；決定獎(jiǎng)勵(lì)規(guī)格較高；通報(bào)屬于一般的表揚(yáng)。再次，決定不僅能獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，還能懲罰錯(cuò)誤。相近文種的區(qū)別：公告與通告不一樣點(diǎn)：從使用者看：公告的制發(fā)者是國(guó)家高級(jí)機(jī)關(guān)；通告各級(jí)行政機(jī)關(guān)、部門及社會(huì)團(tuán)體均可使用。從公布的內(nèi)容看：公告內(nèi)容的重要性不小于通告；通告重要公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。從公布的范圍看：公告面向國(guó)內(nèi)外，范圍廣；通告用于局部范圍。告知與通報(bào)不一樣點(diǎn)：告知的內(nèi)容側(cè)重于直提規(guī)定，必須有下步意見；通報(bào)的內(nèi)容側(cè)重于闡明、簡(jiǎn)介狀況，可以提出下步規(guī)定，也可以不提任何規(guī)定。通告與告知但凡向社會(huì)公開告知人們應(yīng)遵守某一事項(xiàng)用“通告”；內(nèi)部行文告知下級(jí)應(yīng)辦理某一事項(xiàng)，用“告知”。（2）按行文關(guān)系分類1）上行文如：匯報(bào)、請(qǐng)示、意見等。2）下行文如：命令（令）、決定、公告、通告、告知、通報(bào)、批復(fù)、意見、會(huì)議紀(jì)要。3）平行文如：議案、函、意見。2.怎樣對(duì)的選用公文文種？（1）從行文對(duì)象上考慮文種的選擇（2）從行文目的上考慮文種的選擇（3）從公文內(nèi)容上考慮文種的選擇（4）從對(duì)文獻(xiàn)處理上考慮文種的選擇二、公文規(guī)范公文用紙及版面尺寸公文用紙幅面尺寸采用國(guó)際原則A4型：297mmx210mm（長(zhǎng)x寬）天頭（上白邊）為：37mm訂口（左白邊）為：28mm版心尺寸為：225mmx156mm（不含頁碼）公告、通告用紙大小，可根據(jù)實(shí)際需要確定。（一）公文格式規(guī)范公文文獻(xiàn)格式1.眉首紅色反線：是眉首與主體的分界線。上行文為135mm，下行文為105mm。紅色反線寬約0.5mm，長(zhǎng)度與版心等寬（156mm），是一條紅色的細(xì)實(shí)線。（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)1）構(gòu)成由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱背面加上“文獻(xiàn)”二字構(gòu)成。2）闡明①假如是聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱可按次序上下排列。②如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。③聯(lián)合行文，也可以只使用主辦機(jī)關(guān)的“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”。④各級(jí)地方政府的“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”的字體號(hào)要不不小于國(guó)務(wù)院的“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”的字號(hào)，推薦使用小標(biāo)宋體字。用紅色標(biāo)識(shí)。3）格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，下行文上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文為80mm。（2）發(fā)文字號(hào)是發(fā)文單位對(duì)一年中所發(fā)文獻(xiàn)的統(tǒng)一編號(hào)。1）構(gòu)成由發(fā)文機(jī)關(guān)代字（即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的簡(jiǎn)寫）、發(fā)文年度、本年發(fā)文次序號(hào)三部分構(gòu)成。2）闡明①黨政機(jī)關(guān)的代字一般用“XX發(fā)”；業(yè)務(wù)部門的代字用“XX字”。②發(fā)文年份應(yīng)寫全稱，用六角括號(hào)擴(kuò)起來，不可用圓擴(kuò)號(hào)。③序號(hào)是發(fā)文的次序號(hào)（流水號(hào)），不編虛位（如“2”不編寫成“02”）不加“第”字。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。④聯(lián)合行文只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明黨的機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；政府與軍隊(duì)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，只標(biāo)政府機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。⑤發(fā)文機(jī)關(guān)的代字字?jǐn)?shù)應(yīng)限制在五個(gè)字以內(nèi)，最佳是兩三個(gè)字。3）格式發(fā)文字號(hào)寫在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布。（3）公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印刷若干份數(shù)時(shí)每份公文的次序編號(hào)。用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)在公文首頁版心左上角第一行。此項(xiàng)內(nèi)容只有涉密公文使用，一般公文不用。（4）秘密等級(jí)、保密期限秘密等級(jí)分為：秘密、機(jī)密、絕密。秘密公文除標(biāo)明秘密等級(jí)外，還要寫明保密期限。國(guó)家機(jī)密的標(biāo)識(shí)為五角星，五角星前為密級(jí)，后為保密期限?！氨Ｃ芷谙蕖迸c“密級(jí)”一起頂格標(biāo)注在首頁版心右上角第一行?！懊芗?jí)”與“保密期限”之間用五星隔開。用3號(hào)黑體字。如只需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，標(biāo)識(shí)的位置相似，只是兩字之間空1字。“保密期限”與“密級(jí)”一起頂格標(biāo)注在首頁版心右上角第一行?！懊芗?jí)”與“保密期限”之間用五星隔開。用3號(hào)黑體字。如只需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，標(biāo)識(shí)的位置相似，只是兩字之間空1字。（5）緊急程度緊急公文分為：特急、急件。頂格標(biāo)注在公文首頁版心右上角第一行，兩字之間空一字。如碰到“秘密等級(jí)”和“緊急程度”需同步標(biāo)注時(shí)，版心右上角頂格第一行先標(biāo)“秘密等級(jí)”，第二行標(biāo)“緊急程度”。均用3號(hào)黑體字。（6）簽發(fā)人此項(xiàng)內(nèi)容僅限上行文中使用。簽發(fā)人標(biāo)注在紅色反線右側(cè)，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，后加冒號(hào)，冒號(hào)背面用3號(hào)楷體字標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人姓名居右空1字。凡標(biāo)注簽發(fā)人的公文，發(fā)文字號(hào)不再居中，與簽發(fā)人在同一行，移至左側(cè)空一字的位置。2.主體（1）標(biāo)題1）公文標(biāo)題的三要素①發(fā)文機(jī)關(guān)用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。②發(fā)文事由是對(duì)公文中心內(nèi)容的提煉。擬寫事由要用介詞“有關(guān)”，形成一種“有關(guān)┅┅的”語言形式。③文種下行文的標(biāo)題，三要素缺一不可；特殊狀況下公告、通告的標(biāo)題可以省略事由；任何狀況下都不能省略文種。2）公文標(biāo)題的體現(xiàn)形式①完整的公文標(biāo)題（三要素具全）。②簡(jiǎn)化的公文標(biāo)題A.只寫事由和文種B.只寫發(fā)文機(jī)關(guān)和文種C.只寫文種3）規(guī)定①必須簡(jiǎn)要地概括出公文的重要內(nèi)容，做到文題相符。②標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。③標(biāo)題的字?jǐn)?shù)以不超過30個(gè)字為宜，較長(zhǎng)時(shí)可分行排列，注意對(duì)稱美觀。排三行時(shí)，按長(zhǎng)短短或短短長(zhǎng)的形式排列?；匦袝r(shí)要詞意完整、間距合適，數(shù)字、年份不能回行中斷。4）格式寫在紅色反線下空2行處，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。（2）主送機(jī)關(guān)是收受公文的機(jī)關(guān)，也是公文的行文對(duì)象。1）注意的問題①下行文的主送機(jī)關(guān)可以有許多種。上行文的主送機(jī)關(guān)只有一種。②應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。③會(huì)議紀(jì)要、通告、公告不寫主送機(jī)關(guān)。2）格式在標(biāo)題下第二行左側(cè)頂格寫。用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)?；匦袝r(shí)仍頂格，最終一種主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)冒號(hào)。（3）正文正文寫在主送機(jī)關(guān)下一行。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。（4）附件是附屬公文內(nèi)容的文獻(xiàn)或材料，是公文內(nèi)容的補(bǔ)充闡明或參照材料。1）什么材料可以作為附件處理？①轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)性公文，把被轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)的公文當(dāng)附件處理。②隨公文報(bào)送的登記表或其他闡明材料，也按附件處理。2）格式在正文下一行左空兩格處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)和名稱。附件一般與正文裝訂在一起。（5）成文日期是公文形成或生效的時(shí)間標(biāo)志。1）成文日期或生效日期確實(shí)定①一般公文的成文日期都以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；②經(jīng)會(huì)議正式討論通過方能生效的公文，以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)；③需依法履行特殊同意生效程序的法規(guī)性文獻(xiàn)，以同意日期為準(zhǔn)；④簽發(fā)后經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)間方能印發(fā)的公文以印發(fā)日期為準(zhǔn)；⑤聯(lián)合行文以最終簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；⑥以電報(bào)形式發(fā)出的公文，以電報(bào)發(fā)出日期為準(zhǔn)。除在正文明確規(guī)定文獻(xiàn)生效或開始執(zhí)行日期的公文外，公文的成文日期即為公文生效的時(shí)間。2）成文日期的格式與規(guī)定①寫在落款下空一行的位置，右邊要空出4格。②應(yīng)使用中文書寫，年月日要寫全，不可省略年份。（6）落款、印章或簽訂①落款蓋一種公章的，不落款；蓋兩個(gè)公章的，也不落款；蓋三個(gè)以上公章的，應(yīng)落款，可用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。②印章1）公文除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)外，均應(yīng)加蓋印章。2)印章要端正蓋在成文日期的上方，距正文2mm——4mm處。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅如下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。3)當(dāng)聯(lián)合行文需蓋兩個(gè)公章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7個(gè)字。兩個(gè)公章平行排列，上不壓正文，下壓成文日期，主辦機(jī)關(guān)印章在左側(cè)。兩個(gè)印章均壓在成文時(shí)間上，之間互不相交或相切，相距不超過3mm。4)當(dāng)聯(lián)合行文需蓋三個(gè)以上公章時(shí)，要落款。為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，每排最多排三個(gè)印章，兩端不得超過版心；最終一排如余一種或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。公章對(duì)應(yīng)蓋在機(jī)關(guān)名稱之上。成文日期在最終一排公章之下空一行、右空2個(gè)字的位置上。5)行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋公章。③簽訂是發(fā)文時(shí)，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文落款處簽寫姓名或加蓋簽名章。只限以行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義公布的命令（令）和議案。特殊闡明：當(dāng)公文排版后所?？瞻撞荒苋菹掠≌聲r(shí)，應(yīng)采用調(diào)整行距、字距的措施加以處理，務(wù)使印章與正文同處一面。（7）附注指在正文中不適宜闡明的事項(xiàng)。1）對(duì)公文與否可以公開公布、可以翻印的規(guī)定。2）對(duì)公文中生僻詞語、專業(yè)術(shù)語、引語出處的解釋。3）閱讀范圍的規(guī)定。上行文不需規(guī)定閱讀范圍。4）“請(qǐng)示”一文應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)絡(luò)人電話。附注的位置寫在成文日期下一行居左空兩格處，外加圓括號(hào)，用3號(hào)仿宋體字。3.版記版記置于公文最終一頁，版記的最終一種要素置于最終一行。首先用一條黑色粗實(shí)反線在末頁下端三分之一處隔開。版記中各要素之間均加一條反線，寬度同版心。合計(jì)三條黑線。（1）主題詞主題詞是用以揭示公文基本內(nèi)容并通過規(guī)范化處理的詞語。1）主題詞表每一類主題詞分為固定碼區(qū)和自由碼區(qū)?！秶?guó)務(wù)院公文主題詞表》所列主題詞被稱為固定碼區(qū)主題詞；國(guó)務(wù)院直屬各部門及各省區(qū)辦公廳制定的各自行業(yè)的《XX類主題詞表》被稱為自由碼區(qū)主題詞。2）主題詞的標(biāo)注一份公文主題詞的數(shù)量是五到七個(gè)。最終一種是文種詞。主題詞三字用3號(hào)黑體；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字。3）格式主題詞位于版記第一條黑色反線上，頂格寫“主題詞”三個(gè)字，并加冒號(hào)。后邊是從主題詞表中找出來的主題詞，詞與詞之間空一格，不加標(biāo)點(diǎn)。（2）抄送指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告之公文內(nèi)容的上級(jí)、下級(jí)和不相從屬機(jī)關(guān)。向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同步抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。1）格式在版記第一道反線下一行左空一格處用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注“抄送”，后加冒號(hào)，再排印抄送機(jī)關(guān)名稱。抄送機(jī)關(guān)名稱回行時(shí)與上一行抄送機(jī)關(guān)名稱對(duì)齊，右側(cè)空一格。2）規(guī)定①抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)按一定次序排列。②各抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)或逗號(hào)隔開，最終一種抄送機(jī)關(guān)名稱之后用句號(hào)。③抄送機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)闡明及印發(fā)份數(shù)包括公文印發(fā)單位名稱、印發(fā)時(shí)間、份數(shù)等。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占2行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。這兩項(xiàng)要素在同一行。印發(fā)份數(shù)在第三條黑線下偏右處注明共印多少份，外加小括號(hào)。公文特定格式公文的特定格式有三種：即信函式、會(huì)議紀(jì)要式、命令式。1.信函式格式信函式格式的公文重要用于處理平常事務(wù)的平行文。信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上紙邊的距離為30mm。用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（雙線，上一條粗，下一條細(xì)），距下紙邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線均為170mm。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均為紅色。發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。2.會(huì)議紀(jì)要格式：這種會(huì)議紀(jì)要的格式指的是各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議紀(jì)要（即簡(jiǎn)報(bào)式會(huì)議紀(jì)要）。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“XXXX會(huì)議紀(jì)要”或“發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)+會(huì)議紀(jì)要”構(gòu)成。位置是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。（二）公文行文規(guī)范1.黨政分開行文2.根據(jù)從屬關(guān)系行文3.