合同管理辦法

合同管理辦法第一章

總則第一條

為加強(qiáng)企業(yè)協(xié)議管理工作，規(guī)范協(xié)議行為，根據(jù)《中華人民共和國(guó)協(xié)議法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定本措施。第二條

本措施所稱協(xié)議、協(xié)議（如下簡(jiǎn)稱協(xié)議）是指企業(yè)與平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)置、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，詳細(xì)包括采購(gòu)協(xié)議、建設(shè)工程協(xié)議、委托協(xié)議、保險(xiǎn)協(xié)議以及其他各類協(xié)議等。第三條

簽訂和履行協(xié)議應(yīng)遵守國(guó)家法律、法規(guī)和鐵道部有關(guān)文獻(xiàn)規(guī)定，堅(jiān)持平等、自愿、公平和誠(chéng)實(shí)信用的原則，嚴(yán)格按照協(xié)議約定行使權(quán)利、履行義務(wù)。第二章

協(xié)議管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)第四條企業(yè)設(shè)置協(xié)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組。協(xié)議管理小組：組長(zhǎng)：劉新林唐紹宣副組長(zhǎng)：劉明單紅英孫志標(biāo)成員：馬會(huì)軍陳秀梅王春嶺高仲明鐘川江馬濤協(xié)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)協(xié)議管理的領(lǐng)導(dǎo)工作，重要負(fù)責(zé)指導(dǎo)有關(guān)協(xié)議管理制度的制定和監(jiān)督執(zhí)行，研究審定企業(yè)協(xié)議，審核協(xié)議管理獎(jiǎng)、懲提議。協(xié)議主辦部門、管理部門在企業(yè)授權(quán)范圍內(nèi)履行協(xié)議管理職責(zé)。第五條企業(yè)各職能部門是協(xié)議主辦部門，重要職責(zé)是：（一）研究有關(guān)法律法規(guī)和調(diào)研市場(chǎng)狀況，提供決策根據(jù)；（二）按《協(xié)議法》的規(guī)定和項(xiàng)目的詳細(xì)規(guī)定，審查協(xié)議對(duì)方當(dāng)事人的資質(zhì)、資信和履約能力；根據(jù)企業(yè)授權(quán)，代表企業(yè)與協(xié)議對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行談判，起草協(xié)議文本；（三）負(fù)責(zé)辦理協(xié)議審查手續(xù)，按照協(xié)議審查流程進(jìn)行協(xié)議審查。審查前，將協(xié)議對(duì)方有效的資質(zhì)、資信和履約能力的證明資料及協(xié)議文本(含附件)，一并送交協(xié)議管理部門；（四）依法辦理協(xié)議的簽訂、變更、終止、解除手續(xù)，對(duì)所主辦協(xié)議的真實(shí)性、可靠性、可行性負(fù)責(zé)；（五）協(xié)議簽訂后全面履行協(xié)議，建立協(xié)議履行狀況臺(tái)帳，認(rèn)真做好協(xié)議標(biāo)的物的交接、驗(yàn)收，保證標(biāo)的物的質(zhì)量、數(shù)量符合協(xié)議規(guī)定，交接、驗(yàn)收均應(yīng)有協(xié)議當(dāng)事人共同簽字確認(rèn)的書面記錄；（六）保留好協(xié)議文本及履行、變更、終止、解除等有關(guān)資料(含協(xié)議當(dāng)事人之間往來的電傳、電報(bào)、信件、信函等有關(guān)資料)，協(xié)議履行完畢或協(xié)議履行期滿時(shí)，應(yīng)及時(shí)書面向安全生產(chǎn)部報(bào)送協(xié)議履約狀況；（七）參與協(xié)議糾紛的處理；（八）積極接受協(xié)議管理部門指導(dǎo)，及時(shí)向協(xié)議管理部門通報(bào)協(xié)議簽訂和履行中發(fā)生的問題，必要時(shí)直接向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第六條

安全生產(chǎn)部是企業(yè)協(xié)議歸口管理部門，其重要職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)協(xié)議管理平常工作，建立協(xié)議管理臺(tái)賬，妥善保管協(xié)議文本、有關(guān)文獻(xiàn)、重要數(shù)據(jù)及證據(jù)材料；（二）組織協(xié)議的會(huì)簽審查，協(xié)助協(xié)議主辦部門辦理會(huì)簽手續(xù)；（三）制定協(xié)議履約風(fēng)險(xiǎn)防備控制措施，定期開展協(xié)議履約檢查，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提交協(xié)議檢查匯報(bào)；（四）組織學(xué)習(xí)、宣傳并貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)協(xié)議及協(xié)議管理的法律、法規(guī)和規(guī)章；結(jié)合實(shí)際制定協(xié)議管理制度、措施，并檢查監(jiān)督執(zhí)行；（五）配合主辦部門的協(xié)議簽訂工作，負(fù)責(zé)或參與協(xié)議的起草、論證、審查、談判和簽訂履行、變更、解除等工作；（六）協(xié)助辦理企業(yè)法人代表授權(quán)委托書等手續(xù)；（七）負(fù)責(zé)協(xié)議糾紛案件的訴訟或仲裁工作；（八）指導(dǎo)配合各部門辦理協(xié)議的報(bào)批、鑒證和公證等事項(xiàng)；（九）負(fù)責(zé)管理協(xié)議專用章，并按規(guī)定使用協(xié)議專用章。（十）承接其他有關(guān)協(xié)議管理工作。第七條 安全生產(chǎn)部詳細(xì)分工：(一)原料采購(gòu)、施工安全協(xié)議等協(xié)議或協(xié)議由安全生產(chǎn)部主辦；第八條

協(xié)議主辦部門應(yīng)當(dāng)建立協(xié)議承接專人負(fù)責(zé)制度，承接人發(fā)生變化時(shí)，必須做好資料的完整移交。第三章

協(xié)議的簽訂第十條

協(xié)議簽訂一律采用書面形式，嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正式書面協(xié)議，有關(guān)修改協(xié)議的文書、圖表、傳真件等均為協(xié)議的構(gòu)成部分。第十一條 施工承包、監(jiān)理、甲供物資和設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)等協(xié)議的簽訂必須根據(jù)《招投標(biāo)法》和《政府采購(gòu)法》采用招投標(biāo)等要約承諾方式簽訂協(xié)議。第十二條國(guó)家規(guī)定采用原則或示范協(xié)議文本的，必須采用原則或示范協(xié)議文本。協(xié)議內(nèi)容一般包括如下條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行期限，地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，處理爭(zhēng)議的措施以及協(xié)議生效條件等。對(duì)企業(yè)權(quán)益影響較大的協(xié)議條款，必須對(duì)當(dāng)事人雙方的權(quán)利義務(wù)做出明確的約定。同步，根據(jù)《擔(dān)保法》的有關(guān)規(guī)定規(guī)定對(duì)方當(dāng)事人提供履行協(xié)議的擔(dān)保。第十三條

企業(yè)如授權(quán)對(duì)外簽訂協(xié)議的應(yīng)當(dāng)持有企業(yè)《法定代表人授權(quán)委托書》。授權(quán)書應(yīng)當(dāng)注明授權(quán)委托事項(xiàng)、權(quán)限、期限等，必要時(shí)可以補(bǔ)充注明與否可以轉(zhuǎn)委托以及轉(zhuǎn)委托的條件等，企業(yè)法定代表人簽字并加蓋公章和授權(quán)代理人簽字后有效。代理人簽訂協(xié)議必須在授權(quán)范圍和期限內(nèi)行使代理權(quán)，嚴(yán)禁越權(quán)代理。波及對(duì)外投資、擔(dān)保、借款、不動(dòng)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、涉外及其他法律關(guān)系較復(fù)雜、履行期較長(zhǎng)的協(xié)議原則上不得授權(quán)簽訂。第十四條協(xié)議的簽訂應(yīng)當(dāng)由當(dāng)事人各方的法定代表人或其授權(quán)代理人簽字，并加蓋當(dāng)事各方單位的協(xié)議專用章（或法人公章），同步需提供法定代表人身份證明書，授權(quán)代理人簽字的，還應(yīng)提供授權(quán)委托書。第十五條采用非招投標(biāo)方式簽訂協(xié)議的，協(xié)議主辦部門在協(xié)議簽訂前應(yīng)驗(yàn)證協(xié)議對(duì)方當(dāng)事人有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、資信狀況，驗(yàn)明協(xié)議對(duì)方當(dāng)事人與否具有簽訂協(xié)議的主體資格，審查協(xié)議對(duì)方的主辦（經(jīng)辦）人與否具有代理權(quán)及其權(quán)限內(nèi)容，查驗(yàn)上述資料的真實(shí)性、合法性，并保留有關(guān)資料。協(xié)議技術(shù)條款等有關(guān)內(nèi)容必須經(jīng)協(xié)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核。第十六條采用招投標(biāo)方式簽訂協(xié)議的，招標(biāo)文獻(xiàn)中協(xié)議條款在招標(biāo)文獻(xiàn)發(fā)售前，必須經(jīng)企業(yè)協(xié)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組審查，由企業(yè)協(xié)議歸口管理部門組織實(shí)行。第十七條企業(yè)建立協(xié)議審查會(huì)簽責(zé)任制。在協(xié)議正式簽訂前，協(xié)議詳細(xì)承接人應(yīng)當(dāng)將擬簽協(xié)議文本送有關(guān)主辦部門負(fù)責(zé)人、協(xié)議管理部門負(fù)責(zé)人和我司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審查會(huì)簽。參與審查的部門對(duì)協(xié)議提出異議或修改意見的，應(yīng)當(dāng)補(bǔ)辦會(huì)簽手續(xù)，協(xié)商一致后，企業(yè)法定代表人或代理人方可正式對(duì)外簽訂協(xié)議。協(xié)議審查可采用會(huì)簽審查方式進(jìn)行。未經(jīng)審查的協(xié)議或協(xié)議不得簽訂或辦理變更。第十八條協(xié)議審查內(nèi)容：（一）協(xié)議與否符合法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范。（二）協(xié)議雙方權(quán)利、義務(wù)與否明確、清晰。（三）各項(xiàng)費(fèi)用計(jì)算與支付方式與否對(duì)的、清晰。（四）協(xié)議內(nèi)容與談判或招投標(biāo)不一致的問題與否處理。（五）企業(yè)與簽約方的組織和技術(shù)接口與否建立并保持。（六）簽約方的規(guī)定與否雙方都已明確并形成文獻(xiàn)。（七）滿足協(xié)議規(guī)定的技術(shù)能力和按期交付能力等與否已得到企業(yè)有關(guān)方面確實(shí)認(rèn)。（八）協(xié)議所波及事項(xiàng)，與否按照企業(yè)各項(xiàng)管理規(guī)定得到同意。（九）按照協(xié)議將發(fā)生的費(fèi)用支出，與否符合企業(yè)及上級(jí)單位同意的預(yù)算規(guī)定；（十）協(xié)議項(xiàng)目及費(fèi)用與否有概算根據(jù)或企業(yè)審批意見（使用預(yù)備費(fèi)或降造費(fèi)的項(xiàng)目，協(xié)議主辦部門應(yīng)事先辦理審批手續(xù)）；（十一）對(duì)協(xié)議乙方資信等方面的審查成果。第十九條協(xié)議會(huì)簽審查的流程：主辦部門→協(xié)議管理部門→分管協(xié)議工作的領(lǐng)導(dǎo)→主辦部門按照會(huì)簽審查意見修改或貫徹、財(cái)務(wù)部、安全生產(chǎn)部復(fù)核→企業(yè)負(fù)責(zé)人。第二十條企業(yè)對(duì)外簽訂的所有經(jīng)濟(jì)協(xié)議或協(xié)議，通過審查后，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦理協(xié)議登記手續(xù)，對(duì)協(xié)議進(jìn)行編號(hào)和歸檔管理。主辦部門應(yīng)將協(xié)議審查記錄、協(xié)議文本、電子文獻(xiàn)以及附件等一起交安全生產(chǎn)部歸檔保留，建立協(xié)議檔案。第二十一條

協(xié)議主辦部門應(yīng)保證最終簽訂的協(xié)議與通過會(huì)簽審查的協(xié)議一致，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，辦理協(xié)議簽訂的報(bào)批、立案、登記、公證等手續(xù)。第四章

協(xié)議專用章管理第二十二條

協(xié)議專用章管理（一）協(xié)議專用章僅用于對(duì)外簽訂協(xié)議，并嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)使用；（二）協(xié)議專用章做到專人專管，嚴(yán)格印章使用，所有用章均需由經(jīng)辦人員簽字登記并建立使用臺(tái)帳；（三）加蓋協(xié)議專用章之前必須經(jīng)企業(yè)總經(jīng)理審查簽字，未經(jīng)簽字的任何協(xié)議都不得加蓋協(xié)議專用章；（四）非協(xié)議文稿及空白紙張不得蓋協(xié)議專用章。第五章

協(xié)議的履行第二十三條

依法成立的協(xié)議應(yīng)全面履行，不得隨意變更或解除。如協(xié)議不能履行應(yīng)當(dāng)及時(shí)采用補(bǔ)救措施減少損失。因不可抗力原因影響協(xié)議履行的應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知對(duì)方當(dāng)事人，同步采用積極措施減少損失，并注意保留有關(guān)證據(jù)。第二十四條協(xié)議主辦部門對(duì)協(xié)議談判、履行過程中雙方往來的電報(bào)、傳真、會(huì)議紀(jì)要、文獻(xiàn)、圖表、電子郵件等文獻(xiàn)資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)搜集和妥善保管。第二十五條協(xié)議主辦人應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握協(xié)議履行的動(dòng)態(tài)，對(duì)于對(duì)方當(dāng)事人提出的有關(guān)協(xié)議履行問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部協(xié)商后起草書面闡明答復(fù)對(duì)方，不得遲延，防止導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失；發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或者不完全履行協(xié)議步，協(xié)議主辦人應(yīng)積極與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，催促其履行協(xié)議約定義務(wù)，同步應(yīng)將其不履行或不完全履行協(xié)議的狀況及時(shí)書面匯報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部，并協(xié)助在索賠期限內(nèi)搜集和保留證據(jù)，及時(shí)索賠；將協(xié)議履行狀況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部。第二十六條協(xié)議主辦部門應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)議約定檢查和督促協(xié)議的履行，及時(shí)將協(xié)議履行狀況反饋給安全生產(chǎn)部。第二十七條安全生產(chǎn)部對(duì)所簽訂的協(xié)議執(zhí)行狀況進(jìn)行跟蹤，定期理解對(duì)方當(dāng)事人的資信和履約能力變動(dòng)狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采用積極穩(wěn)妥、切實(shí)可行的措施；對(duì)協(xié)議履行中出現(xiàn)的問題予以解釋、處理。第二十八條協(xié)議結(jié)算必須通過財(cái)務(wù)部進(jìn)行。財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)已生效協(xié)議的約定，及時(shí)辦理收付結(jié)算。對(duì)未經(jīng)審批、簽章的協(xié)議，不得辦理收付結(jié)算。第六章

協(xié)議的變更和解除第二十九條

協(xié)議變更是指協(xié)議標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者酬勞、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任和處理爭(zhēng)議措施等的變化。第三十條協(xié)議生效后任何一方當(dāng)事人不得單方面變更或解除協(xié)議，確需變更或解除的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方當(dāng)事人協(xié)商一致并簽訂書面協(xié)議。當(dāng)事人協(xié)商一致的變更或者解除協(xié)議的協(xié)議，視同新協(xié)議，應(yīng)當(dāng)按照協(xié)議審查程序履行聯(lián)簽審查手續(xù)。當(dāng)事人簽訂的變更或者解除協(xié)議的協(xié)議、文書、電報(bào)等資料應(yīng)當(dāng)一并與原協(xié)議裝訂入卷，不得分散寄存。第三十一條

協(xié)議變更的原則：協(xié)議變更的同意必須按規(guī)定的程序進(jìn)行；協(xié)議的變更均應(yīng)簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并根據(jù)協(xié)議約定的費(fèi)用計(jì)算原則確定變更費(fèi)用。第三十二條

對(duì)方當(dāng)事人規(guī)定變更或解除協(xié)議的，協(xié)議主辦部門應(yīng)當(dāng)與計(jì)劃財(cái)務(wù)部共同審查對(duì)方當(dāng)事人的理由與否合法，提交企業(yè)協(xié)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對(duì)于符合協(xié)議變更或解除條件，同意變更或解除的，按照協(xié)議審查程序與對(duì)方當(dāng)事人簽訂變更或解除協(xié)議。因?qū)Ψ疆?dāng)事人變更或解除協(xié)議導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)當(dāng)在變更協(xié)議中明確賠償數(shù)額和方式，并及時(shí)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出索賠。需要向人民法院或者仲裁機(jī)構(gòu)祈求變更或者撤銷協(xié)議的，應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的期限內(nèi)提出。第三十三條協(xié)議的解除必須按照《協(xié)議法》及本措施的規(guī)定辦理。對(duì)于特殊狀況下協(xié)議履行過程中的終止，必須及時(shí)辦理終止手續(xù)，搜集終止協(xié)議給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失的證據(jù)和資料，為糾紛的處理做好準(zhǔn)備。第三十四條協(xié)議終止時(shí)，主辦部門做好終止記錄，搜集履行協(xié)議過程中所有與協(xié)議有關(guān)的文獻(xiàn)，做好經(jīng)濟(jì)往來和結(jié)算工作，辦理解除協(xié)議的手續(xù)，并將資料交安全生產(chǎn)部保留。第三十五條發(fā)生協(xié)議糾紛后協(xié)議主辦部門或主辦人員應(yīng)及時(shí)匯報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，并通報(bào)安全生產(chǎn)部，在其指導(dǎo)下妥善處理糾紛。必要時(shí)，有關(guān)業(yè)務(wù)部門和法律顧問予以協(xié)助。如在協(xié)議執(zhí)行過程中發(fā)生糾紛，與協(xié)議履行有關(guān)的部門應(yīng)及時(shí)分析查明原因，提出處理指導(dǎo)意見并通報(bào)安全生產(chǎn)部，及時(shí)與對(duì)方協(xié)商處理。第三十六條發(fā)生協(xié)議糾紛需要通過訴訟或者仲裁處理的，統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部登記、審查，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代理人代理訴訟或仲裁。訴訟或仲裁方案應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)商一致并經(jīng)協(xié)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組同意。第三十七條協(xié)議糾紛處理后裔理訴訟或仲裁的有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)在結(jié)束之日起10個(gè)工作日內(nèi)向企業(yè)提交書面匯報(bào)，并將案件有關(guān)材料裝訂送安全生產(chǎn)部存檔。第七章

協(xié)議監(jiān)督與檔案管理第三十八條

協(xié)議管理應(yīng)當(dāng)接受上級(jí)主管部門的檢查和監(jiān)督，應(yīng)當(dāng)建立健全協(xié)議的監(jiān)督檢查制度，安全生產(chǎn)部定期或不定期地組織開展協(xié)議檢查。第三十九條

協(xié)議檢查的重要內(nèi)容：（一）協(xié)議管理制度的建立與貫徹狀況；（二）協(xié)議管理檔案、臺(tái)賬建立狀況；（三）協(xié)議的簽訂與履行狀況；（四）協(xié)議糾紛的處理狀況；（五）協(xié)議管理人員狀況；（六）對(duì)于違反協(xié)議管理制度、導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失人員的責(zé)任追究狀況。第四十條

企業(yè)應(yīng)當(dāng)將協(xié)議管理作為對(duì)所屬部門及人員的考核內(nèi)容。因違反協(xié)議管理規(guī)定導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失的部門和個(gè)人，要承擔(dān)對(duì)應(yīng)的責(zé)任。第四十一條安全生產(chǎn)部應(yīng)建立協(xié)議檔案，協(xié)議檔案重要包括下列資料:（一）談判筆錄、會(huì)議記錄；（二）對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照（或證書）等的副本復(fù)印件；（三）對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或協(xié)議主辦人員的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、簡(jiǎn)介信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；（四）我方授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件及同意文獻(xiàn)；（五）對(duì)方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件，有關(guān)擔(dān)保文獻(xiàn)；（六）雙方簽訂、履行、變更索賠、解除協(xié)議的往來電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽資料；（七）有關(guān)協(xié)議可行性、合法性的書面審查、會(huì)簽、同意意見；（八）協(xié)議正本或副本及變更、解除協(xié)議的書面協(xié)議；（九）登記、鑒證、公證等文書資料；（十）標(biāo)的物的驗(yàn)收記錄、商檢證明、檢查匯報(bào)、鑒定結(jié)論；（十一）交接、收付標(biāo)的物和款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件；（十二）處理協(xié)議糾紛到達(dá)的協(xié)議書、調(diào)解書，根據(jù)法律程序產(chǎn)生的調(diào)解書、仲裁書、判決書等法律文書及其他訴訟文書；（十三）協(xié)議臺(tái)帳及其他與協(xié)議簽訂、履行、變更、解除及糾紛處理有關(guān)的資料。第四十二條協(xié)議履行完畢，經(jīng)協(xié)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組審查后，及時(shí)將所有協(xié)議檔案資料裝訂成冊(cè)，移交企業(yè)檔案室存檔。波及需要保密的內(nèi)容，按照保密的規(guī)定辦理。第八章

獎(jiǎng)懲規(guī)定第四十三條企業(yè)在協(xié)議管理中，有下列行為的應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處分，構(gòu)成