行政管理課件-信息工作

信息工作

6.1信息工作概述

6.2信息工作程序圖

6.3信息的收集與整理

6.4信息的傳遞與存儲

6.5信息的開發(fā)與利用

6.6信息的反饋

6.7技能訓練6.1信息工作概述

6.1.1信息的含義及類型

對事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運動狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。

6.1.2信息的特點

1、可量度。2、可識別。3、可轉換。4、可存儲。5、可處理。6、可傳遞。7、可再生。8、可壓縮。9、可利用。10、可共享。6.1信息工作概述6.1.3信息對秘書工作的意義秘書人員輔助領導決策的依據(jù)；秘書人員處理日常事務的依據(jù)。秘書人員起草文書的基礎；秘書人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關系的依據(jù)。

6.1信息工作概述6.1.4信息工作的基本要求及時；準確；全面；適用。6.1.5目前最急需的信息預測性信息。動態(tài)性信息。反饋性信息。綜合性信息。6.1.6秘書信息工作的特點普遍性。緊迫性。開拓性。

6.2信息工作程序圖收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋6.3信息的收集與整理6.3.1信息的收集

1、范圍

政策法規(guī)信息;社會動態(tài)信息組織內(nèi)部信息；國際信息同級相關信息；貿(mào)易信息客戶信息；交際信息

6.3信息的收集與整理10.3.1信息的收集2．渠道信息網(wǎng)絡渠道、大眾傳描媒介渠道文書渠道、調(diào)查渠道會議渠道、圖書館渠道關系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機構渠道

6.3信息的收集與整理

6.3.1信息的收集

3、方法

1)觀察法2)詢問法

3)問卷法4)閱讀法

5)交換法6)索取法

7)購置法8)網(wǎng)絡法6.3信息的收集與整理

6.3.1信息的收集

4、原則價值原則時效性原則層次性原則針對性原則全面系統(tǒng)性原則6.3信息的收集與整理6.3.2信息整理

1、分類方法

1）字母分類法；2）主題分類法；

3）來源分類法；4）地區(qū)分類法；

5）數(shù)字分類法；6）時間分類法。6.3信息的收集與整理6．3．2信息整理

2、篩選方法

1）查重法。2）時序法。

3）比較法。4）測評法。

3、校核方法

1）溯源法。2）比較法。

3）核對法。4）邏輯法。

5）調(diào)查法。6）數(shù)理統(tǒng)計法。6.3信息的收集與整理

6.3.2信息整理

4、綜合分析方法1）點面結合法。2）定性定量分析法。3）預測分析法。

5、信息加工的形式1）編寫信息簡報。2）信息資料的編寫。

6.4信息的傳遞與存儲

6.4.1信息傳遞的方法

當面對話召開會議

1、語言傳遞

接打電話電臺傳送

電視傳輸

文本

2、文字傳遞

表格圖表

表格示例收文機關名稱收文號

收文日期

年月日存檔號

柱狀圖餅狀圖折線圖框圖收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋組織圖校長教學副校長副校長后勤副校長教務科實習基地教研組圖書館實驗室學生科招生就業(yè)辦辦公室人事科總務科財務室門衛(wèi)食堂醫(yī)務室6.4信息的傳遞與存儲6.4.1信息傳遞的方法電話、電報

3、電訊傳遞

傳真電子郵件攝影、攝像

4、實物及輔助設備傳遞投影實物展示6.4信息的傳遞與存儲

10.4.2信息存儲

1、方法登記編碼存放排列檢索

2、方式手工存儲、計算機存儲、電子存儲、縮微膠片存儲。6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.1信息的開發(fā)

1、形式剪報、剪報、索引、目錄編制、文摘簡訊、調(diào)查報告、資料冊和綜述。

2、方法匯集法。歸納法?？v深法。連橫法。圖表法。轉換法。6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.2信息的利用

1、信息利用服務的途徑

（1）信息檢索服務

①信息復制服務。

②信息發(fā)布服務。

③數(shù)據(jù)庫檢索服務。

④網(wǎng)絡信息檢索。

⑤電子期刊利用。6.5信息的開發(fā)與利用

6.5.2信息的利用

(2)信息加工服務

(3)定題、查詢利用服務

(4)信息咨詢服務

(5)網(wǎng)絡信息服務6.6信息的反饋

6.6.1信息反饋的形式

1、正反饋和負反饋

2、縱向反饋和橫向反饋

3、前反饋和后反饋

6.6.2信息反饋的方法

1、口頭反饋

2、書面反饋

3、通訊反饋注意事項既報喜也報憂做到快準結合做到深淺結合做到冷熱結合6.7技能訓練1．收集有關環(huán)保信息，然后將信息資料整理成一本小冊子，供宣傳普及用。2．收集技能考證方面的信息，包括外語等級、計算機等級、教師資格證證書、職業(yè)資格鑒定證書、上崗資格證書等，因各人情況不同，請你根據(jù)你小組成員的情況，整理出適合他們參加考試的信息。3．到學校就業(yè)指導辦公室索取今年來本校招聘的用人單位信息，并將這些信息整理加工，形成《