采購部管理制度及工作流程

采購部工作流程采購管理辦法第一條為加強對采購工作的管理，做到有章可循，以保證各項生產(chǎn)、業(yè)務(wù)工作的正常進行，特制訂本辦法。第二條本公司采用統(tǒng)一采購方式，以期發(fā)揮下列優(yōu)勢：1.節(jié)省相關(guān)人力、物力，簡化或合并相關(guān)業(yè)務(wù)。2.有效統(tǒng)一管制各項物品、物料用量，降低庫存量，減少資金積壓。3.利用群組技術(shù)及V.A手法，以降低材料采購成本。4.加強采購稽查，以確保采購品質(zhì)及成本目標(biāo)。第三條統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)范圍如下：1.辦公事務(wù)用品及文具用品、表單印制。2.生產(chǎn)所用原物料、物品（含直接材料、間接材料、消耗品）。3.機器、儀器設(shè)備、冶工具（含零配件、量具、夾具、模具、檢查儀器）。4.廠房設(shè)備營繕及修繕工程。5.開發(fā)新廠商，以降低成本。提高品質(zhì)，確保交期。6.國外進口零件。第四條統(tǒng)一采購作業(yè)程序：1.各單位依需要填報“物料請購單”、“設(shè)備工具請購單”，經(jīng)核準(zhǔn)后送總務(wù)部采購科辦理。2.采購品經(jīng)使用單位或檢驗單位驗收后，交使用單位使用及管理。第五條請購申請單內(nèi)需注明：品名、料號、規(guī)格、單位、數(shù)量、需要日期、包裝方式、包裝量、用途及其他特別規(guī)定或要求事項。第六條采購時除參考上列資料外，另需準(zhǔn)備相關(guān)圖示、質(zhì)量指標(biāo)、驗收基準(zhǔn)等。第七條采購業(yè)務(wù)包含：1.處理各單位請購單業(yè)務(wù)。2.廠商詢價、招標(biāo)、議價、發(fā)包、訂購單業(yè)務(wù)。3.廠商交貨記錄、進度管制業(yè)務(wù)。4.請款業(yè)務(wù)。5.驗收及不良品處理業(yè)務(wù)。6.廠商品質(zhì)監(jiān)查業(yè)務(wù)。7.廠商**處理業(yè)務(wù)。8.廠商資料卡建立業(yè)務(wù)。第八條采購應(yīng)注意的其他事項：1.在確保品質(zhì)的前提下，采購成本越低越好。2.盡可能向制造商采購，不要向經(jīng)銷及買賣商購買。3.需考慮市場變化及庫存成本等因素。4.采購與檢驗單位需分開。5.盡可能參考過去使用需求量，做計劃性采購。6.需注意售方的售后服務(wù)和信譽。7.訂購單內(nèi)應(yīng)注明檢驗質(zhì)量基準(zhǔn)，抽驗方式及不良率拒收標(biāo)準(zhǔn)。8.訂購單內(nèi)應(yīng)注明誤期或因品質(zhì)不良退貨產(chǎn)生誤期時的責(zé)任及懲罰辦法。采購經(jīng)理工作職責(zé)1.制定并完善采購制度和采購流程：（1）根據(jù)公司的長期計劃，擬定采購部門的工作方針和目標(biāo)；（2）負(fù)責(zé)制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行；（3）制訂招、投標(biāo)管理辦法和各項物品的采購標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行；2.制定并實施采購計劃：（1）根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營目標(biāo)，制訂有效的采購目標(biāo)和采購計劃；（2）審核年度各部門呈報的采購計劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，制訂主輔料采購清單；（3）組織實施市場調(diào)研、預(yù)測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計劃；（4）根據(jù)采購管理程序，參與重點和大宗采購項目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實情況；（5）負(fù)責(zé)組織落實公司的采購、供應(yīng)材料、備品配件及其他物資供應(yīng)，確保合理地組織采購，并及時供應(yīng)生產(chǎn)所需的物資；（6）督導(dǎo)檢查倉庫的驗收、入庫、發(fā)放及管理工作，確保采購物品的質(zhì)量；3.采購成本預(yù)算和控制：（1）編制年度采購預(yù)算，實施采購的預(yù)防控制和過程控制，有效降低成本；（2）采購價格審核、預(yù)算、報價，達(dá)到有效的成本控制；（3）向各部門提出降低成本的建議，減少不必要的開支，以有效的資金保證最大的物資供應(yīng)；（4）對采購合同履行過程進行監(jiān)督檢查，及時支付相關(guān)款項；4.選擇并管理供應(yīng)商：（1）根據(jù)公司的物質(zhì)需求，選定價格合理、貨物質(zhì)量可靠、信譽好服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟；（2）建立對供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及物資市場價格狀況和走勢的綜合評估系統(tǒng)；（3）不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強對新老客戶的走訪和調(diào)查；（4）制定供應(yīng)商管理辦法，加強對供應(yīng)商的管理、考核，確保供應(yīng)商提供產(chǎn)品的優(yōu)良性；5.本部門建設(shè)工作：（1）根據(jù)公司的績效管理制度，考核下屬的工作業(yè)績，并協(xié)助其制定績效改進計劃；（2）負(fù)責(zé)采購部門采購人員的職責(zé)分工及行政事務(wù)處理；（3）協(xié)助并參與采購人員的崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)。采購部門職責(zé)（一）核心職責(zé)1．首要任務(wù)是保證本單位所需產(chǎn)品與服務(wù)的正常供應(yīng)，以支持本單位生產(chǎn)及其他經(jīng)營活動的順利運作；2．不斷改進采購過程及供應(yīng)商管理過程，以提高貨物質(zhì)量；3．控制、減少所有與采購相關(guān)的成本，包括直接采購成本和間接采購成本；4．建立可*、最優(yōu)的供應(yīng)配套體系；5．利用供應(yīng)商的專業(yè)優(yōu)勢，積極參與產(chǎn)品或過程開發(fā)；6．建立并維護本企業(yè)、本公司的良好形象；7．管理、控制好與采購相關(guān)的文件及信息。特別是要收集有關(guān)貨物質(zhì)量事故的信息，重點是造成產(chǎn)品質(zhì)量或設(shè)備故障的貨物信息，這些信息也將作為評價供應(yīng)商的重要依據(jù)。（二）其他職責(zé)從采購管理的角度講，其他職責(zé)包括制定并實施采購的方針、策略、流程、目標(biāo)及改進計劃并進行采購及供應(yīng)商績效衡量，建立供應(yīng)商審核及認(rèn)可、考核與評估體系，開展采購系統(tǒng)自我評估，建立培養(yǎng)穩(wěn)定并有創(chuàng)造性的專業(yè)采購隊伍等等。（2）采購工作管理①測定最好的商品來源、商定采購合約內(nèi)容，包括訂價、品質(zhì)、按時交貨、規(guī)則、保證、零件之補充及退貨。②致力于對公司最有利的地方、采購時考慮到“公司優(yōu)勢”的貨源以及以盡可能的低價購進。③要向營運負(fù)責(zé)人提出忠告：有關(guān)主要貨源和需求因素的狀況，而這些狀史是會影響到將來采購成本的有利或不利的一些因素。④與市場營銷部、營運促銷部協(xié)調(diào)部促銷計劃中各人應(yīng)負(fù)責(zé)、聯(lián)系的事項。⑤創(chuàng)立或建立一個標(biāo)準(zhǔn)的陳設(shè)或是商品分類容積所需要的適當(dāng)空間。⑥為了增加銷售，要選擇適當(dāng)?shù)纳唐芳疤岢龊侠淼膬r格并與廠商及營運部門合作，來改善銷售。⑦檢討營銷部的促銷計劃活動，例如：廣告方式、陳列介紹的正確性等。⑧一項一項檢討及分析銷售及庫存的報告，以便決定那些商品的庫存是否適當(dāng)，那些應(yīng)該降價，那些應(yīng)清。（3）監(jiān)督：指導(dǎo)所有采購員的采購作業(yè)，分派采購職責(zé)，協(xié)助他們選商品及訓(xùn)練，建立工作的標(biāo)準(zhǔn)，訂定責(zé)任和考評績效。（4）業(yè)務(wù)與責(zé)任：①改善實際銷售計劃以達(dá)到滿意的銷售額，適當(dāng)?shù)闹苻D(zhuǎn)數(shù)及高利潤目標(biāo)。②建立適當(dāng)?shù)纳唐方Y(jié)構(gòu)，以適合市場需求及達(dá)成預(yù)期的庫存及周轉(zhuǎn)能力。③是否有能力在商品品質(zhì)、效用和價格方面做改進以達(dá)到有競爭潛力。④能否改善商品來源、以達(dá)成品質(zhì)、樣式、價格及時間上能適合的程度。⑤能否與有關(guān)支援單位營銷部協(xié)調(diào)達(dá)到對促銷有貢獻(xiàn)這方面的能力。⑥能否與廠商保持良好關(guān)系的能力，而這良好關(guān)系導(dǎo)致廠商愿意提供我們所要求的商品。

（二）、職稱：采購副經(jīng)理1、基本職能：在公司的政策之下，配合協(xié)助采購部長制定采購、銷售計劃，負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)工作的日常管理，負(fù)責(zé)商品采購業(yè)務(wù)的具體談判，負(fù)責(zé)采購合同的審核、商品價格、毛利水平的擬定，商品變價、調(diào)價的審核，商品促銷計劃、跟進銷售情況、對比分析銷售業(yè)績及銷售方式改進的擬定。對于所負(fù)責(zé)部門商品的挑選、訂價和銷售擔(dān)負(fù)完全責(zé)任。2、職責(zé)與任務(wù)：（1）負(fù)責(zé)采購員的甄選、訓(xùn)練及工作指導(dǎo)；（2）負(fù)責(zé)對新品的開發(fā)選擇，要確保所選購之商品能銷售、進貨成本低；（3）與廠商合作發(fā)展：①新商品。②獨占性商品③廉價品。④促銷廣告用之商品。（4）盡可能在促銷廣告時爭取到廠商的協(xié)作贊助；（5）向營運部建議某項商品促銷陳列；（6）以下列原則為準(zhǔn)來訂價：①以人們對顧客所愿意付出之價格來判斷；②與別家公司相同的或相似的貨品要訂出競爭性的價格；③進貨成本；④廠商建議的價格；（7）下列原則降價、漲價：①銷售的速度；②商品的存放時間；③同行之價；④庫存狀況；⑤季節(jié)變換。（8）屬于協(xié)助方面的責(zé)任：①督導(dǎo)銷售人員；②追加補貨時協(xié)助計算庫存；③使倉庫保持整齊清潔；④處理賒欠并確保顧客能馬上收到商品及周到的服務(wù)（9）在其他人協(xié)助的情況下，遵照規(guī)定，使正確的實物盤存。3、組織關(guān)系：報告——采購部經(jīng)理、總經(jīng)理；督導(dǎo)——采購主管、采購員；協(xié)調(diào)——營業(yè)部、市場營銷部。4、考核事項：工作表現(xiàn)依下陳述之事項衡量：①商場的營業(yè)情形與商品計劃及預(yù)算相符合的程度；②商品所獲毛利和商品計劃及預(yù)算相符合的程度；（四）鮮食、食品、非食品采購員及聯(lián)營租賃業(yè)務(wù)的職責(zé)說明1、采購員的職責(zé)說明：負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌鲛r(nóng)副產(chǎn)品、水果蔬菜的采購談判，按公司的采購政策，盡力減少供應(yīng)商中間環(huán)節(jié)，直接向生產(chǎn)商采購；負(fù)責(zé)鮮食部每日銷售商品的采購補貨。2、我商場銷售商品的主要貨源基地主要靠市場采集。通過市調(diào)、談判、開發(fā)引進適合消費市場的銷售商品。3、聯(lián)營招商業(yè)務(wù)的職責(zé)說明：按公司政策開發(fā)引進新品名牌，洽談?wù)猩套赓U業(yè)務(wù)；并對該項目跟進監(jiān)督；對市場情況、銷售情況及時反饋并做出調(diào)整改進措施。4、采購員基本要求：具有誠實敬業(yè)的個人素質(zhì)，有相當(dāng)?shù)牟少徑?jīng)驗，具有敏銳的市場意識，較強的談判能力；作為采購部的員工必須對公司絕對忠誠；不接受廠商的回扣、旅游招待、贈品、宴會，違者將按公司有關(guān)規(guī)定處理；采購人員應(yīng)密切注意市場行情的變化，掌握市場信息；采購人員必須了解本部門的專業(yè)知識，避免采購假冒偽劣商品及被廠商蒙騙；采購人員必須具備豐富的商品知識，慎重選擇商品，建立商品類別組織，控制品項結(jié)構(gòu)，清除滯銷商品，經(jīng)常引起新商品，維持商品的快速周轉(zhuǎn)及新鮮度；采購員應(yīng)了解商品特性，并突顯其特性；控制毛利，盡量達(dá)到目標(biāo)毛利；創(chuàng)造銷售業(yè)績，完成目標(biāo)值；采購員必須考慮新商品的陳列問題，對正常陳列的商品要畫出陳列圖（MODULAR），促銷商品應(yīng)注明其陳列方式；采購員應(yīng)隨時關(guān)注天氣的變化，及時調(diào)節(jié)受較大影響的商品庫存；采購人員應(yīng)經(jīng)常深入賣場，了解商情，客情，以期創(chuàng)造最佳的銷售業(yè)績；采購員應(yīng)建立穩(wěn)定的采購渠道，尋找充足的貨源，避免商品脫銷斷檔；⑾采購員必須適時開發(fā)新商品；⑿采購員應(yīng)經(jīng)常做市場調(diào)查，掌握競爭對手的商品構(gòu)成、價格策略、促銷手段等；并采取相應(yīng)對策；⒀采購人員應(yīng)定期收集銷售數(shù)據(jù)，分析銷售狀況；且應(yīng)定期擬定促銷計劃，并策劃實施。4、專業(yè)知識：作為一個合格的采購員，除應(yīng)具備豐富的商品知識外，還應(yīng)了解與采購有關(guān)的法律、法規(guī)等相關(guān)的專業(yè)知識。具體如下：國家規(guī)定的商品檢驗標(biāo)準(zhǔn)?！魃唐钒踩谙?。△商品品質(zhì)的辨別方法。△商標(biāo)認(rèn)識?！麂N售技巧?！魃唐饭δ堋！魃唐返闹谱骷夹g(shù)?！魃唐分圃斐杀镜臉?gòu)成?！魃唐穬r值的顯現(xiàn)方法。△供應(yīng)商的優(yōu)缺點?！魃唐返募竟?jié)變化規(guī)律?！鞴?yīng)商談判技巧。（五）商品行政部的職責(zé)說明懂商品知識、熟悉操作電腦、基本電腦維護、商品分類編碼、商品登信息錄入、供應(yīng)商檔案管理、商品變價調(diào)價的執(zhí)行以及每日價格單據(jù)、公司文件等資料的存檔、傳遞，每日或每周交配送中心配送員，傳交松原公司財務(wù)部。商品行政部主管崗位職責(zé)采購員簽完合同拿到財務(wù)處加蓋合同章、布置錄入工作；核查商品的報告表，布置錄入工作；供應(yīng)商檔案、商品信息的錄入；審核生效訂單，調(diào)價單、恢復(fù)采購、停止采購單、并轉(zhuǎn)移更換供應(yīng)商的商品信息；修改供應(yīng)商檔案、錯誤條碼、商品信息等系統(tǒng)資料；為經(jīng)理、采購員查尋、提供系統(tǒng)中資料；錄入、打印商品計劃表、備忘錄、報告等采購部所需資料；申領(lǐng)、保管、控制采購部所需辦公用品；考勤，制定商品行政部文員排班表；嚴(yán)格遵守公司企業(yè)文化及公司規(guī)章制度。需掌握技能：①熟練使用微機及應(yīng)用系統(tǒng)；②能維護微機及設(shè)備；③熟悉商品知識及商品分類編碼。商品行政部文員崗位職責(zé)錄入供應(yīng)商檔案、商品信息、競爭商品、停止采購單、恢復(fù)采購單；錄入調(diào)整商品進、售價單；錄入打印未生效訂單、生效的商品進、售價單、商品計劃表、備忘錄、報告等資料；為經(jīng)理、采購員查尋、提供系統(tǒng)中的資料；打印商品自產(chǎn)制作打印各種報表；向相關(guān)部門傳送有關(guān)單據(jù)；為采購部制作打印各種報表；修改錯誤商品信息；系統(tǒng)維護；嚴(yán)格遵守公司企業(yè)文化及規(guī)章制度。需掌握技能：1、熟練使用微機；2、打字速度快；3、熟練應(yīng)用系統(tǒng)。采購流程一、采購業(yè)務(wù)流程圖供應(yīng)商如期送貨補貨訂單補貨訂單發(fā)出訂單供應(yīng)商資料建檔新品資料建檔填寫《新品確認(rèn)表》交商品行政部報總經(jīng)理、董事長簽批簽訂《商品購銷/代銷/聯(lián)銷/租賃合同書》簽訂銷售政策協(xié)議、促銷計劃協(xié)議采購副經(jīng)理、經(jīng)理評審結(jié)束議定商品供銷分析議定銷售政策采購員與供應(yīng)商談判提供新品之樣品、實物或圖片提供商品報告及產(chǎn)品市場情況供應(yīng)商資料驗證填寫《供應(yīng)商分析表》采購員與新供應(yīng)商初步接觸采購員市場調(diào)查（銷售市場、供應(yīng)商市場）物業(yè)安保培訓(xùn)方案供應(yīng)商如期送貨補貨訂單補貨訂單發(fā)出訂單供應(yīng)商資料建檔新品資料建檔填寫《新品確認(rèn)表》交商品行政部報總經(jīng)理、董事長簽批簽訂《商品購銷/代銷/聯(lián)銷/租賃合同書》簽訂銷售政策協(xié)議、促銷計劃協(xié)議采購副經(jīng)理、經(jīng)理評審結(jié)束議定商品供銷分析議定銷售政策采購員與供應(yīng)商談判提供新品之樣品、實物或圖片提供商品報告及產(chǎn)品市場情況供應(yīng)商資料驗證填寫《供應(yīng)商分析表》采購員與新供應(yīng)商初步接觸采購員市場調(diào)查（銷售市場、供應(yīng)商市場）為規(guī)范保安工作，使保安工作系統(tǒng)化/規(guī)范化,最終使保安具備滿足工作需要的知識和技能，特制定本教學(xué)教材大綱。一、課程設(shè)置及內(nèi)容全部課程分為專業(yè)理論知識和技能訓(xùn)練兩大科目。其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二．培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的1）保安人員培訓(xùn)應(yīng)以保安理論知識、消防知識、法律常識教學(xué)為主，在教學(xué)過程中，應(yīng)要求學(xué)員全面熟知保安理論知識及消防專業(yè)知識，在工作中的操作與運用，并基本掌握現(xiàn)場保護及處理知識2）職業(yè)道德課程的教學(xué)應(yīng)根據(jù)不同的崗位元而予以不同的內(nèi)容，使保安在各自不同的工作崗位上都能養(yǎng)成具有本職業(yè)特點的良好職業(yè)道德和行為規(guī)范）法律常識教學(xué)是理論課的主要內(nèi)容之一，要求所有保安都應(yīng)熟知國家有關(guān)法律、法規(guī)，成為懂法、知法、守法的公民，運用法律這一有力武器與違法犯罪分子作斗爭。工作入口門衛(wèi)守護，定點守衛(wèi)及區(qū)域巡邏為主要內(nèi)容，在日常管理和發(fā)生突發(fā)事件時能夠運用所學(xué)的技能保護公司財產(chǎn)以及自身安全。2、培訓(xùn)要求1）保安理論培訓(xùn)通過培訓(xùn)使保安熟知保安工作性質(zhì)、地位、任務(wù)、及工作職責(zé)權(quán)限，同時全面掌握保安專業(yè)知識以及在具體工作中應(yīng)注意的事項及一般情況處置的原則和方法。2）消防知識及消防器材的使用通過培訓(xùn)使保安熟知掌握消防工作的方針任務(wù)和意義，熟知各種防火的措施和消防器材設(shè)施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保護公司財產(chǎn)和員工生命財產(chǎn)的安全。3)法律常識及職業(yè)道德教育通過法律常識及職業(yè)道德教育，使保安樹立法律意識和良好的職業(yè)道德觀念，能夠運用法律知識正確處理工作中發(fā)生的各種問題；增強保安人員愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)更好的為公司服務(wù)的精神。4)工作技能培訓(xùn)其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二．培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書為了進一步落實安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財務(wù)部簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo)：一、目標(biāo)值：1、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3