秘書(shū)日常工作職責(zé)

秘書(shū)日常工作職責(zé)類(lèi)型工作內(nèi)容工作完成要求日常事務(wù)行政方面1、對(duì)店人員每日上下班的打卡及外出登記進(jìn)行監(jiān)督每日進(jìn)行監(jiān)督2、監(jiān)督、管理店員工的日常行為，包括員工著裝、辦公禮儀、辦公環(huán)境的管理每日進(jìn)行監(jiān)督3、辦公用品的發(fā)放根據(jù)店工作需要進(jìn)行發(fā)放4、制作店內(nèi)所需的各類(lèi)日常工作報(bào)表根據(jù)店工作需要進(jìn)行完成5、對(duì)店固定資產(chǎn)日常維護(hù)及管理每日6、宣傳欄的布置及更新每日7、對(duì)公司各類(lèi)文件及時(shí)的上傳及下達(dá)即時(shí)下達(dá)8、簡(jiǎn)單的公文起草按經(jīng)理要求的時(shí)間內(nèi)完成9、跟進(jìn)廣告稿的出稿情況及校對(duì)根據(jù)廣告公司要求完成10、店周會(huì)及月會(huì)時(shí)間安排根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行安排11、店各類(lèi)文件的整理及歸檔至少每周一次12、櫥窗店廣告的更換至少每二月更換一次人事方面13、入職人員所需資料的準(zhǔn)備（職位申請(qǐng)表（原件）、面試報(bào)告、試題）按人事部要求的時(shí)間內(nèi)完成14、新業(yè)務(wù)員的入職前的引導(dǎo)工作（除專(zhuān)業(yè)知識(shí)）1個(gè)月內(nèi)完成15、店人員晉升、調(diào)動(dòng)情況按人事部要求的時(shí)間內(nèi)完成16、離職人員的手續(xù)辦理按人事部要求的時(shí)間內(nèi)完成17、制作店人事一覽表員工的入職及離職進(jìn)行記錄業(yè)務(wù)支持18、檢查當(dāng)日搜房幫及公司網(wǎng)站房源的錄入數(shù)量及質(zhì)量每日進(jìn)行監(jiān)督19、做好各類(lèi)業(yè)務(wù)合同的管理及使用登記根據(jù)業(yè)務(wù)需要完成20、協(xié)助店經(jīng)理每日檢查業(yè)務(wù)員量化數(shù)量及質(zhì)量每日進(jìn)行監(jiān)督21、各類(lèi)報(bào)表的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及核查工作根據(jù)報(bào)表要求完成22、成交報(bào)告的輸入業(yè)務(wù)成交后24小時(shí)內(nèi)完成其他23、嚴(yán)格遵守公司的公章使用規(guī)定根據(jù)業(yè)務(wù)需要24、監(jiān)督當(dāng)日店內(nèi)常費(fèi)用支出情況（其中包括水費(fèi)、電費(fèi)、電話費(fèi)等）根據(jù)業(yè)務(wù)情況執(zhí)行25、協(xié)助店經(jīng)理及區(qū)域經(jīng)理處理其他臨時(shí)事務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)需要完成財(cái)務(wù)事務(wù)店的日常財(cái)務(wù)事項(xiàng)1、每月鋪?zhàn)?、水電費(fèi)、清潔費(fèi)的申領(lǐng)，各種費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及發(fā)票跟蹤根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行跟進(jìn)2、辦理店稅務(wù)事項(xiàng)（銀行基本帳戶開(kāi)設(shè)、納稅登記、非獨(dú)立核算申請(qǐng)）根據(jù)財(cái)務(wù)部需要3、轉(zhuǎn)正的文員可領(lǐng)用500元備用金，用于分行的日常零星支出根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行合理支出4、工資傭金提計(jì)明細(xì)表的制作及解答業(yè)務(wù)員對(duì)工資的疑問(wèn)每月制作工資傭金明細(xì)表報(bào)表類(lèi)1、制作《周報(bào)表》和《業(yè)績(jī)周報(bào)表》每周一發(fā)郵件至財(cái)務(wù)部2、制作《月匯總表》、《返傭明細(xì)表》、《快炮獎(jiǎng)》表格的原件上交財(cái)務(wù)部每月8號(hào)前3、上交《成交結(jié)算報(bào)告》、《返傭單》、《折扣審批單》不跨月，按業(yè)務(wù)需要辦理4、制作每月《分行經(jīng)營(yíng)成本一覽表》每月15號(hào)前完成5、制作每月成交單《客戶信息匯總表》每月2號(hào)前完成6、協(xié)助經(jīng)理完成《周工作報(bào)告》及《月工作報(bào)告》每周一及每月2號(hào)前完成7、制作《合同交接明細(xì)表》每月10前交按揭部合同專(zhuān)員資金保管及使用事項(xiàng)1、財(cái)務(wù)文員暫存代收款金額不得超過(guò)伍萬(wàn)元整，超過(guò)限額請(qǐng)遵照《各店轉(zhuǎn)款（暫存代收款）程序》執(zhí)行；暫存代收款2、財(cái)務(wù)文員必須根據(jù)暫存代收款金額詳細(xì)記錄資金收支情況（現(xiàn)金日記帳）；每日必須清點(diǎn)現(xiàn)金，及時(shí)做到實(shí)存現(xiàn)金與帳本金額核對(duì)無(wú)誤。3、每周將上周現(xiàn)金日記帳明細(xì)、存折復(fù)印交給財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部及區(qū)域經(jīng)理可隨時(shí)對(duì)各管轄店財(cái)務(wù)文員現(xiàn)金及銀行存款進(jìn)行抽查。每周一上交或傳真至財(cái)務(wù)部4、各店經(jīng)理應(yīng)配合各分行財(cái)務(wù)文員工作，店經(jīng)理保管存折（或卡），財(cái)務(wù)文員保管密碼，每次存取款時(shí)，各店財(cái)務(wù)文員在店經(jīng)理拿取存折（或卡）后辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。若為取款，先應(yīng)由用款人提出申請(qǐng)，經(jīng)店經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)文員確認(rèn)后方可辦理。店經(jīng)理長(zhǎng)時(shí)間不在時(shí)應(yīng)授權(quán)財(cái)務(wù)文員保管存折（或卡），保證業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。保證店資金安全，做到帳面與實(shí)際現(xiàn)金一致5、各店業(yè)務(wù)如有款項(xiàng)劃轉(zhuǎn)公司時(shí)，應(yīng)及時(shí)與公司財(cái)務(wù)部出納核對(duì)款項(xiàng)是否到帳，并于三天內(nèi)將收據(jù)或發(fā)票交至財(cái)務(wù)部，出納簽收（如遇月未應(yīng)在最后一天清理帳務(wù)）。6、店收取或支付的每一筆款項(xiàng)都應(yīng)在財(cái)務(wù)周報(bào)表或代收款支付明細(xì)表上反映。7、如在較晚收到大額定金或首期款現(xiàn)金，而無(wú)法立即存入銀行，此款由區(qū)域經(jīng)理代管，并電話通知財(cái)務(wù)部款項(xiàng)事宜。區(qū)域經(jīng)理在第二天早上交財(cái)務(wù)文員存入店帳號(hào)或公司帳號(hào)。如收取假鈔應(yīng)由收款人負(fù)責(zé)(區(qū)域經(jīng)理資金代管權(quán)限以人力資源部通知為準(zhǔn))。8、各店經(jīng)理需支付任何款項(xiàng)時(shí)，需填寫(xiě)《代收款支付申請(qǐng)單明細(xì)表》。成交結(jié)算事項(xiàng)1、傭金基準(zhǔn)月的核定及結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)遵照2005年2、置業(yè)顧問(wèn)每填寫(xiě)的一份成交結(jié)算報(bào)告，必須附有房地產(chǎn)租賃合同（三方）復(fù)印件，財(cái)務(wù)文員必須審核填寫(xiě)內(nèi)容及附件是否正確，傭金是否收全，如有不詳情況應(yīng)及時(shí)查明原因后完善相關(guān)手續(xù)后上報(bào)財(cái)務(wù)。3、原則上傭金與成交結(jié)算報(bào)告同時(shí)交于按揭部的合同專(zhuān)員并附有產(chǎn)權(quán)確認(rèn)書(shū)及雙方合同復(fù)印件，成交報(bào)告如有特殊原因也應(yīng)在每月末前上交，結(jié)算傭金依據(jù)實(shí)際到帳款項(xiàng)及成交結(jié)算報(bào)告，傭金結(jié)算日期以每月月末（最后一天）劃分，如有一項(xiàng)超過(guò)限定日期的將在下月計(jì)算。4、每月30日前將結(jié)算報(bào)告、2日前發(fā)電子版月報(bào)表交財(cái)務(wù)，每月8日前將無(wú)誤的結(jié)算報(bào)告、月匯總及各區(qū)域評(píng)選的獎(jiǎng)項(xiàng)原件上報(bào)財(cái)務(wù)。5、月底應(yīng)對(duì)返傭（包括轉(zhuǎn)介者的公司或個(gè)人）傭金進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《返傭明細(xì)表》后于次月8日前（如遇節(jié)假日推遲1天）上報(bào)財(cái)務(wù)部。次月8日前上報(bào)財(cái)務(wù)部6、成交報(bào)告的分傭金額以實(shí)際到帳傭金分配。如業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)月不能收齊全傭，先將本月收傭情況填寫(xiě)成交結(jié)算報(bào)告交財(cái)務(wù)，次月收到另一半傭金的同時(shí)，再填寫(xiě)一份成交結(jié)算報(bào)告，但成交報(bào)告編號(hào)不變。創(chuàng)收業(yè)績(jī)報(bào)表事項(xiàng)1、商鋪、住宅部創(chuàng)收業(yè)績(jī)的上報(bào)標(biāo)準(zhǔn)，請(qǐng)遵照二手樓租售交易中心發(fā)放的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2、創(chuàng)收業(yè)績(jī)周報(bào)表、月報(bào)表、季度報(bào)表按財(cái)務(wù)部發(fā)放的表格及要求填列，電腦上的創(chuàng)收業(yè)績(jī)應(yīng)及時(shí)與報(bào)表業(yè)績(jī)相核對(duì)，并在報(bào)表上注明應(yīng)增加或減少項(xiàng)的金額。系統(tǒng)上業(yè)績(jī)與手工報(bào)表一致發(fā)票管理事項(xiàng)1、各店當(dāng)月開(kāi)具的發(fā)票，需在當(dāng)月將款項(xiàng)收回，如有特殊原因未收到款項(xiàng)，應(yīng)在當(dāng)月月末將發(fā)票底聯(lián)交財(cái)務(wù)進(jìn)行帳務(wù)處理。開(kāi)具的發(fā)票與現(xiàn)金金額一致2、店文員對(duì)發(fā)票的填寫(xiě)，需按稅務(wù)局統(tǒng)一要求，每一項(xiàng)目都必須填列，不得涂改，如有填錯(cuò)事項(xiàng)應(yīng)將發(fā)票四聯(lián)收回后寫(xiě)“作廢”字樣。發(fā)票的填寫(xiě)按稅務(wù)局統(tǒng)一要求3、發(fā)票只能由店文員保管、開(kāi)具，如文員因特殊原因不在店，店經(jīng)理寫(xiě)借條，文員只能借一份（四聯(lián)）收據(jù)交由分行經(jīng)理保管。發(fā)票由店文員或店?yáng)|保管人辦資源部事務(wù)資產(chǎn)管理1、店文員要做好固定資產(chǎn)的標(biāo)識(shí)工作，要熟悉本店各類(lèi)辦公設(shè)備的操作方法，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、監(jiān)督其他同事正確使用辦公設(shè)備；固定資產(chǎn)的申請(qǐng)及報(bào)廢需填制《資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》、《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表》；定期協(xié)助人力資源部進(jìn)行資產(chǎn)清查工作。需要實(shí)際情況進(jìn)行領(lǐng)用考勤管理2、店文員須對(duì)本店的出勤情況進(jìn)行監(jiān)督、管理和匯總，根據(jù)員工入離職時(shí)間、請(qǐng)假記錄制作《考勤匯總表》，備注須說(shuō)明人員的新入職、調(diào)動(dòng)和離職等人事變動(dòng)情況，于每月1日中午前傳真至公司本部，并于一周內(nèi)將考勤卡交至人力資源部；員工的《假期申請(qǐng)單》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后須于一周內(nèi)送至人力資源部備案(不可傳真)。每月1日前傳真到公司本部A、

店員工由店經(jīng)理簽卡；B、店經(jīng)理由店?yáng)|或區(qū)域經(jīng)理簽卡。名片制作3、公司名片實(shí)行每周統(tǒng)一印制、配送，各店在每周一全天、周二上午傳真《名片印制申請(qǐng)單》至公司前臺(tái)，經(jīng)人力資源部確認(rèn)后印制，于周六、周日發(fā)放至各分行。其他時(shí)間傳真的申請(qǐng)單將于下周印制，不予單獨(dú)安排。每周一全天、周二上午辦公用品的領(lǐng)用4、公司于每月10日、25日兩次統(tǒng)一發(fā)放辦公用品送至各個(gè)店，店文員必須在10日及25日前兩個(gè)工作日填制《辦公用品申領(lǐng)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后交人力資源部行政主管處審批；除辦公耗材（墨盒、墨水等）外，其他時(shí)間不予領(lǐng)用辦公用品。每月10日及25日前5、工牌、徽章領(lǐng)用及管理：新分行開(kāi)業(yè)期間，由文員根據(jù)分行需要，一次性在人力資源部領(lǐng)取一定數(shù)量的工牌吊繩及徽章，用于日常備用。在員工離職時(shí)，須交還吊繩及徽章于文員處，重復(fù)使用。需要業(yè)務(wù)情況進(jìn)行領(lǐng)用制作及印刷品印制申請(qǐng)：6、店內(nèi)由于工作需要，制作用品及印刷品，須填制《制作/維修申請(qǐng)單》及《印刷品審批單》，經(jīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后送人力資源部行政主管處審核。須填制《制作/維修申請(qǐng)單》及《印刷品審批單》印刷品領(lǐng)用7、公司印刷品主要包括公司期刊、宣傳品、報(bào)告用紙（內(nèi)頁(yè)、封面、封底）、手提袋、信封及二手樓交易中心各類(lèi)合同。文員領(lǐng)