物資采購(gòu)作業(yè)規(guī)范

物資采購(gòu)作業(yè)規(guī)范1.概述物資采購(gòu)是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，對(duì)于項(xiàng)目或產(chǎn)品的成功順利進(jìn)行具有重要意義。物資采購(gòu)作業(yè)規(guī)范是為了保證采購(gòu)流程的規(guī)范化，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和成本而制定的一系列操作標(biāo)準(zhǔn)和流程要求。2.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)采購(gòu)部門(mén)的職責(zé)是負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門(mén)的物資采購(gòu)，包括但不限于以下內(nèi)容：根據(jù)公司需求，確定采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物品名稱、價(jià)格、發(fā)貨期限及供應(yīng)商。按照采購(gòu)計(jì)劃選擇供應(yīng)商，確定誰(shuí)能為企業(yè)提供最佳的物品或服務(wù)，同時(shí)降低采購(gòu)成本和風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審核和評(píng)估，以確保他們有合適的資質(zhì)、信譽(yù)和能勝任合同要求。簽署合同并管理供應(yīng)商的供貨進(jìn)程。對(duì)于合同涉及到技術(shù)支持、配套標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)要求，采購(gòu)人員應(yīng)該在確認(rèn)協(xié)議內(nèi)容之前與企業(yè)法律顧問(wèn)或其它專業(yè)人員進(jìn)行咨詢。監(jiān)督和管理供應(yīng)商的交貨進(jìn)程，保證采購(gòu)所需物資的準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)。負(fù)責(zé)驗(yàn)收進(jìn)貨物資，對(duì)于質(zhì)量不符、數(shù)量偏差、重量短欠、外包裝破損等問(wèn)題，應(yīng)在第一時(shí)間聯(lián)系供應(yīng)商，處理并及時(shí)反饋至采購(gòu)計(jì)劃。建立訂單記錄，編制采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、采購(gòu)清單、采購(gòu)憑證等相關(guān)文檔，并及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)審核記賬。3.采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)流程經(jīng)歷下列7個(gè)基本步驟：采購(gòu)需求分析：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該先了解公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和運(yùn)營(yíng)情況，再考慮采購(gòu)需求。推薦企業(yè)采用最合理的方法進(jìn)行評(píng)估。尋找供應(yīng)商：對(duì)于確定需求的物品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該在已審核過(guò)的供應(yīng)商清單中尋找適當(dāng)?shù)墓?yīng)商。如果沒(méi)有合適的供應(yīng)商，就需要重新尋找供應(yīng)商或者招標(biāo)。請(qǐng)求報(bào)價(jià)：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該向供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單或請(qǐng)求報(bào)價(jià)單。郵件需清晰明確、描述要詳細(xì)。評(píng)估報(bào)價(jià)單：評(píng)估所有提供報(bào)價(jià)的供應(yīng)商或可能的供應(yīng)商。通過(guò)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，避免存在不公平的情況，確保采購(gòu)部門(mén)所選供應(yīng)商能夠在合理的時(shí)間和價(jià)格范圍內(nèi)提供所需物品或服務(wù)。競(jìng)標(biāo)階段：在確定標(biāo)識(shí)符的供應(yīng)商之后，采購(gòu)部門(mén)將向供應(yīng)商發(fā)送要求案例份的附錄和報(bào)價(jià)，以參與競(jìng)標(biāo)。這個(gè)階段很重要，競(jìng)標(biāo)中的信息應(yīng)該由管理員保證保密性。選定供應(yīng)商：在競(jìng)標(biāo)中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該選出最有效且最具有成本效益的供應(yīng)商。選中供應(yīng)商后，應(yīng)該立刻簽署合同，并通知公司相關(guān)部門(mén)或項(xiàng)目方。監(jiān)督執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和評(píng)估。確認(rèn)供應(yīng)商能夠按時(shí)交貨和提供有合格水平的物品或服務(wù)。4.采購(gòu)管理制度采購(gòu)不僅僅是企業(yè)的某個(gè)部門(mén)的職責(zé)，它也涉及到企業(yè)管理的核心要素之一。以下制度和規(guī)范旨在高效、可持續(xù)地管理采購(gòu)流程。采購(gòu)申請(qǐng)單：企業(yè)的員工可以通過(guò)填寫(xiě)采購(gòu)需求申請(qǐng)單（RequisitionForm）向采購(gòu)部門(mén)提出采購(gòu)需求，部門(mén)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)審批相關(guān)的申請(qǐng)，然后將其提交給采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)計(jì)劃：采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)當(dāng)由采購(gòu)部門(mén)編制，包括生產(chǎn)原料、辦公用品、機(jī)器設(shè)備和租賃、委外加工等服務(wù)。計(jì)劃應(yīng)制定三個(gè)月至一年的到貨計(jì)劃，如需變更需及時(shí)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行改動(dòng)。采購(gòu)審批：采購(gòu)人員需要填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門(mén)審批后，方可開(kāi)始采購(gòu)程序。合同審批：合同應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法務(wù)部門(mén)審核并與供應(yīng)商簽署。合同應(yīng)包含所有需要支持的物品或服務(wù)的項(xiàng)目描述、標(biāo)準(zhǔn)、包裝、付款方式和到貨日期。付款管理：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)際付款圖表，并按規(guī)定時(shí)間和方式完成付款。5.總結(jié)物資采購(gòu)是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，采購(gòu)的規(guī)范化和流程管理不僅關(guān)乎企業(yè)是否能夠盡早獲得物料或服務(wù)，還關(guān)乎著企業(yè)的成本效益和商業(yè)信譽(yù)。因此，企業(yè)需要制定